So digitalisieren Anlagen- und Maschinenbauer ihr Wartungsmanagement

Weltmarktführer gibt es nicht nur in den Metropolen – und sie müssen auch nicht immer Konzerne sein. Einen solchen Hidden Champion besuchen wir in Nordrhein-Westfalen. Versteckt trifft es gut – der Stammsitz liegt in einer unscheinbaren Kleinstadt. Auf den ersten Blick deutet hier nichts darauf hin, dass in den Hallen spezielle, weltweit gefragte Verpackungsmaschinen entwickelt und hergestellt werden. Karsten Hegrich kennt sie in jedem Detail. Er ist seit mehreren Jahren Service-Techniker bei dem Mittelständler und kümmert sich in seiner Region um die regelmäßige Wartung der Anlagen. Ein Job, der mit vielen Reisen und engem Kundenkontakt verbunden ist.

”Nach meinem Maschinebau-Studium hatte ich die Wahl: Im Büro sitzen und CAD-Software bedienen oder draußen unterwegs und nah dran an den Maschinen sein – ich habe mich für Letzteres entschieden und es nie bereut”, erzählt Hegrich. Für sein Unternehmen sind Wartungen ein lohnendes Geschäft, da auch über die Produktion hinaus über lange Zeiträume Kunden gebunden werden können. Vorausgesetzt, die sind zufrieden mit dem Service – sonst geht es eben zur Konkurrenz oder zu freien Anbietern.

Doch das Wartungsmanagement und Prüffristenmanagement ist durchaus komplex. Über die Jahre sind bei Karstes Unternehmen viele verschiedene Maschinentypen entstanden, das Kundenregister ist mittlerweile vierstellig – entsprechend viel Koordination ist nötig, um jede Maschine im vereinbarten Turnus zu warten. Dabei geht es natürlich auch um das Einhalten von Garantieansprüchen und gesetzlichen Vorgaben. ”Früher haben wir das Wartungsmanagement mit Excel-Listen und dem Outlock-Kalender organisiert. Damit waren wir vielen mittelständischen Unternehmen zwar schon voraus – aber es gab trotzdem immer wieder Probleme, weil Daten und Einträge nicht bei allen Mitarbeitern synchron waren”, resümiert Karsten.

Optimale Routen für ein effizientes Wartungsmanagement

Heute ist das Anlagen- und Maschinenbau-Unternehmen wieder ein Vorreiter: Es nutzt eine cloudbasierte Software zur digitalen Einsatzplanung und Auftragsabwicklung. Mit ihr konnten die wichtigsten Prozesse des Wartungsmanagements gebündelt und digitalisiert werden. Es beginnt bei den Stammdaten und Wartungsterminen. In der Software sind alle Kunden- und Anlagendaten zentral gespeichert, inklusive der letzten Prüfprotokolle. Für jede Anlage sind individuelle Wartungsintervalle hinterlegt, die automatisch zu festen Aufträgen in der Einsatzplanung des Unternehmens führen. So sieht der Disponent, welche Wartungen in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten anstehen und kann rechtzeitig Termine mit den Kunden vereinbaren. Anschließend stellt er für jeden Service-Techniker effiziente Tagesrouten zusammen.

Auch die Techniker sind immer up to date – denn sie haben über eigene Tablets Zugriff auf die Einsatz- und Stammdaten. ”Ändert sich spontan etwas, weil eine Havarie dazwischen kommt, schaut unser Disponent, welcher Techniker in der Nähe ist und legt ein Ticket an – wir bekommen dann eine Push-Nachricht aufs Tablet”, erzählt Karsten.

Wartungsarbeiten sofort digital dokumentieren

Vor Ort beim Kunden unterstützen Checklisten und digitale Serviceberichte den Wartungsprozess. In der Software kann für jede Anlage und jede Maschine eine eigene Checkliste angelegt werden. Selbst für einen Profi wie Karsten ist das eine gute Absicherung, dass er bei einer Wartung keinen Schritt vergisst. Seine Arbeitsschritte und den Zustand der Maschine dokumentiert er wiederum in einem digitalen Servicebericht. Vordefinierte Textbausteine zu bestimmten Zuständen oder Fehlern beschleunigen diesen Prozess enorm. “Außerdem kann ich in den Bericht Fotos hochladen – das gibt uns und unseren Kunden mehr Sicherheit”, so Karsten.

Für ihn und seine Kollegen ist der Umstieg auf die Software zum Wartungsmanagement eine große Erleichterung. Früher mussten sie die Angaben in Excel-Listen eintragen oder zwischendurch auf Papier notieren und später nachtragen. Heute tippen sie alles direkt in die Software – sobald sie den “Speichern”-Button klicken, stehen die Berichte auch schon dem Innendienst zur Verfügung, der dann eine Rechnung erstellen kann.

Dieses unkomplizierte Wartungsmanagement ist auch für immer mehr Kunden ein Grund, sich für Karstens Unternehmen zu entscheiden. Denn ein guter Service-Partner ist im Tagesbetrieb Gold wert.