Mehr Effizienz für Medizintechniker – mit digitaler Wartungsplanung

Ohne Medizintechnik geht in Kliniken und Arztpraxen nichts mehr. Damit die Geräte immer einwandfrei funktionieren, sind regelmäßige Wartungen notwendig. Wir waren bei einem Service-Betrieb für Medizintechnik, der seine Einsätze komplett digital steuert.

Ob EKG-Gerät oder OP-Leuchte, Ultraschall oder Audiometer, Defibrillator oder
Beatmungsgerät – die Bandbreite an Medizintechnik ist riesig. Und in jeder
Produktgruppe gibt es viele verschiedene Hersteller und Modelle. Dies macht die
Wartung der Geräte sehr anspruchsvoll. Medizintechniker Axel Lehnert mag genau
diese Vielfalt an seinem Beruf. Er arbeitet seit fünf Jahren bei einem
mittelständischen Medizintechnik-Betrieb, der seinen Kunden das volle Service-
Angebot anbietet. Seine Kunden, das sind größere Kliniken, Praxen von Allgemein-
und Fachärzten, Pflegeheime und Reha-Einrichtungen.

Für sie alle ist es essentiell, dass die Geräte zu jeder Tageszeit vollumfänglich
einsatzbereit sind. Doch die wachsende Zahl an Geräten macht die Wartung zugleich
zu einer großen Herausforderung. Axel Lehnerts Betrieb unterstützt seine Kunden
mit professionellen Geräte-Checks – meist im Rahmen von Wartungsverträgen, bei
denen für jedes Produkt bestimmte Intervalle festgeschrieben sind. „Auch wenn das
einiges kostet – Reparaturen oder der Neukauf eines defekten Gerätes sind ungleich
teurer“, meint Lehnert.

Optimierte Zeit- und Touren-Pläne – synchron für alle verfügbar


Zur Planung der vielen Wartungseinsätze nutzt sein Betrieb seit mehreren Jahren
eine Cloud-Software. Das Büro im Innendienst ist entsprechend übersichtlich. Statt
vieler Aktenschränke, Ordner und Papierablagen mit Kunden- und
Geräteinformationen stehen lediglich drei Schreibtische mit Computern hier. „Die
Software hat unsere Planung viel effizienter und fehlerfreier gemacht – davon
profitieren auch unsere Kunden“, erzählt Lehnert.

Die Einsatzplanung der Servicetechniker läuft komplett digital ab. Der Dispatcher schaut im Online-
Kalender der Software, welche Techniker am anberaumten Einsatztag verfügbar
sind. Durch die integrierte Karte wird auch geschaut, dass jeder Mitarbeiter auf
sinnvollen Tagesrouten unterwegs ist. Zudem sind bei jedem Techniker bestimmte
Fähigkeiten verschlagwortet – so werden tatsächlich nur diejenigen losgeschickt, die
mit den jeweiligen medizinischen Geräten am besten vertraut sind.

Checklisten für produktspezifische Wartungsabläufe


Axel Lehnerts Smartphone blinkt auf. Er hat eine Push-Nachricht für einen neuen
Auftrag zur Wartung eines Brutschrankes erhalten. Durch die Cloud sind alle
Auftragsdaten sofort synchron, im Innen- und Außendienst. Niemand muss also früh
ins Büro und am großen Einsatzplan seine Aufträge abholen. Dank mobiler Field Service
Software kann jeder Servicetechniker die ihm zugewiesenen Aufträge in der App sehen.
Und keiner muss nach den erfolgten Aufträgen zurück, um Rapportzettel abzugeben,
der Servicebericht erfolgt digital über das Tablet. Alle Auftragsdaten
sind digital abrufbar und jederzeit aktuell. In seinem neuen Auftragsticket findet
Lehnert alle wichtigen Informationen – Kontakte, Ansprechpartner und Angaben zu
den wartenden Geräten. Für Stammkunden wurden im Laufe der Zeit die Daten aller
Geräte eingetragen, inklusive der bisherigen Wartungshistorie, Gerätenummern,
vorherigen Reparaturen und so weiter.

„Besonders praktisch finde ich die integrierten Checklisten für die wichtigsten
Medizingeräte“, sagt Lehnert. Sie geben einen genauen Fahrplan vor, welche Punkte
bei der Wartung eines bestimmten Gerätes kontrolliert werden müssen. Zugleich lässt sich
daraus ein valider Servicebericht erstellen. Ist eine Reparatur nötig, legt Lehnert
selbst einen Auftrag an und erledigt ihn gleich mit, wenn es die Zeit erlaubt. Fehlt für
den spontanen Einsatz ein Bauteil, kann er ebenfalls in der App schauen, ob ein
Kollege in der Nähe das Teil im Transporter hat – das Plug-in „Mobiles Lager“
ermöglicht es.

Ist alles erledigt, trägt er seine Arbeitszeit und eventuell verbrauchte Ersatzteile ein.
Daraus lässt sich in wenigen Klicks eine Rechnung generieren. „Das hat sich auch
nachhaltig positiv auf unsere Liquidität ausgewirkt“, freut sich der Medizintechniker.
Natürlich auch der gewachsene Kundenstamm – denn der Top-Service hat sich in
der Region herumgesprochen.

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