Alles just in time – Moderne Materialverwaltung auf der Baustelle

Baustellen und Philharmonien haben mehr gemeinsam als viele denken. Es braucht hier und da einen Dirigenten, der gemeinsam mit den verschiedenen Teams etwas Großes schafft. Auf dem Bau sind es die Bauleiter, die das Tempo und den Ton vorgeben. Die einzelnen Handwerksbetriebe müssen bei ihren Auftritten alles geben. Dabei zählt nicht nur, dass alle Mitarbeiter pünktlich vor Ort sind – genauso wichtig ist die Materialverwaltung. Fehlen entscheidende Bauteile oder Werkzeuge, ist Stress vorprogrammiert. Dann heißt es: Zurück ins Lager oder zum Großhandel. Beides raubt viel Zeit und bringt schnell den gesamten Bauzeitplan aus dem Takt.

Bisher war das Risiko für Verspätungen durch eine ineffiziente und nicht transparente Materialverwaltung groß. Im Lager vieler Handwerksbetriebe wurde mit Bestandslisten auf Papier gearbeitet. Mitarbeiter und Einkäufer mussten also immer vor Ort schauen, was noch vorrätig ist und händisch ihre Entnahmen und Rückgaben dokumentieren. Teilweise waren die Listen auch nicht korrekt gepflegt – dann war das Fach mit den benötigten Heizungsrohren unerwartet leer. Selbst spätere Excel-Listen sorgten selten für Ordnung in der Materialverwaltung. Denn meist wurde irgendwie improvisiert und dann lagen irgendwann verschiedene Dateien mit ähnlichem Inhalt auf dem Server.

Was oftmals fehlte, war eine digitale Zentrale: eine Software mit Cloud-Basis auf die alle Mitarbeiter zugreifen können und die in Echtzeit die Aufträge und Materialbestände abbildet. Eine Zukunftsvision ist dies längst nicht mehr.

Materialien ganz einfach ein- und ausbuchen

Mittlerweile gibt es mehrere Software-Lösungen, die den Alltag von Handwerksbetrieben auf dem Bau vereinfachen sowie effizienter und agiler gestalten. Neben der digitalen Einsatzplanung und Auftragsabwicklung ist häufig auch eine smarte Materialverwaltung integriert. Smart heißt: Zum einen haben Innendienst und Handwerker den Bestand des innerbetrieblichen Lagers jederzeit im Blick – am Computer ebenso wie unterwegs am Tablet oder Smartphone. So kann beispielsweise beim Planen der Einsätze bereits das notwendige Material für jeden Auftrag eingebucht werden. Dadurch wissen die Handwerker frühzeitig, was sie am Morgen einpacken müssen. Weitere Teile und Geräte können sie selbst über die mobile App auf ihrem Smartphone dazu buchen – manuell oder noch bequemer mit einem Barcode-Scanner.

Durch eine sogenannte IDS-/UGL-Schnittstelle ist die Handwerker-Software sogar mit dem Online-Shop des bevorzugten Großhändlers verbunden. Bis zu 10.000 Artikel sind mit Daten wie EAN-Nummern und Preisen digital einsehbar und buchbar. Stellt der Innendienstmitarbeiter also beim Anlegen eines Auftrags fest, dass Teile fehlen, bucht er sie über die Software direkt beim Großhändler - ohne weitere Umwege über die Online-Shops oder Kunden-Hotlines.

Lagerbestände der Lieferwagen im Überblick

Damit nicht genug: Auch die Lieferwagen der einzelnen Handwerker lassen sich als Materiallager überwachen. Das Plug-in „Mobiles Lager“ macht es möglich. Wozu das nötig ist? Bei sehr spontanen Einsätzen etwa. Oder wenn wichtige Verbrauchsmaterialien im Wagen knapp werden. Und so funktionieren die rollenden Lager: Jedes Auto ist einem Mitarbeiter des Betriebes zugewiesen und hat einen vorgegebenen Bestand an Werkzeugen und Materialien. Nach jedem erledigten Auftrag werden auch die verwendeten Teile in der App notiert und automatisch aus dem Wagenlager herausgebucht.

Zusätzliches Material, das nicht zum Standard gehört, bucht der Handwerker selbst ein. Was er nicht braucht, bucht er am Ende des Tages wieder zurück. So bleibt die Materialverwaltung zwischen Hauptlager und den einzelnen Wagen immer up to date für alle Mitarbeiter. Sollte einmal doch kurzfristig ein Teil auf der Baustelle fehlen, kann der Disponent die mobilen Lager von Handwerkern in der Nähe prüfen – bestenfalls können sich die Kollegen gegenseitig helfen, ohne dass extra zum Großhandel gefahren werden muss.

Automatisch nachbestellen, bevor Material fehlt

Ebenfalls sehr hilfreich im schnellen Baustellen-Alltag: In der digitalen Materialverwaltung können für die Lieferwagen Mindestmengen für sehr oft verwendete Artikel definiert werden. Ist etwas zu wenig an Bord, erhält das Hauptlager automatisch eine Nachricht und kann für Nachschub sorgen. Der Handwerker wiederum bekommt eine Push-Nachricht auf das Smartphone, sobald die Teile abholbereit sind. Überraschende Engpässe? Fehlanzeige mit dieser innovativen Funktion.

Die Lieblingsfunktion der Einkäufer und Controller ist übrigens die optionale KlarPris-Integration. Mit dem Online-Portal lassen sich die Preise verschiedener Großhändler vergleichen – und das direkt in der Handwerker-Software und während der Auftragserstellung. So sind die benötigten Materialien nicht nur pünktlich dabei, sondern auch zum aktuell besten Einkaufspreis.