Weshalb sich GPS-Tracking auch für den Handwerksservice lohnt

Manchmal muss es schnell gehen – sehr schnell. Da ruft ein Kunde mitten im Winter wegen einer ausgefallenen Heizungsanlage an und erwartet, dass der Schaden in kurzer Zeit behoben wird. ”Genau solche Momente waren früher unsere Worst Cases“, erzählt Holger Less. Er verteilt als Disponent eines mittelständischen SHK-Betriebes die Aufträge an seine rund 20 Kollegen. ”Ich musste mehrere Techniker anrufen und fragen, ob sie Zeit haben und in der Nähe sind“, so Less.

Mit dem Umstieg auf eine cloud-basierte Handwerker-Software ist aus dem Worst Case nun eine leicht zu bewältigende Herausforderung geworden. An seinem PC plant Holger nicht nur in wenigen Klicks und Mausbewegungen die Einsätze seiner Kollegen. Er sieht auf der integrierten Google-Karte auch jederzeit live, wo sich die Techniker aktuell befinden. So kann er in einem Notfall sofort erkennen, wer in der Nähe ist. Und mit einem weiteren Blick in die Auftragstickets der Techniker kann Holger abschätzen, ob jemand für den spontanen Einsatz verfügbar ist oder ob es unrealistisch ist.

Wie das funktioniert? Jedes Fahrzeug des SHK-Betriebs ist über die bewährte OBD2-Schnittstelle mit einem GPS-Tracker ausgestattet und sendet automatisch die jeweiligen Standortdaten an die Software. So behält Holger immer den Überblick und kann in Echtzeit auch kurzfristige Aufträge sehr effizient steuern. Außerdem genügt ihm ein Blick, um einen ungeduldigen Kunden am Telefon zu sagen, wann der Techniker ankommen wird.

Echtzeit-Einblick in die Transporter

Eine sinnvolle Ergänzung zum GPS-Tracking der Betriebsflotte ist das Plug-in ”Mobiles Lager“. ”Es macht jeden Transporter zu einem eigenen kleinen Lager“, so Less. Konkret bedeutet das: Er sieht am Rechner, was die Techniker in ihrem Fahrzeug an Artikeln, Werkzeugen und Materialien an Bord haben.

Auch das ist äußerst hilfreich, um bei Notfällen schnell den richtigen Techniker loszuschicken. Dank des virtuellen Lagereinblickes weiß Holger nämlich sofort, wer die richtigen Tools für die Havarie dabei hat. So kann es vorkommen, dass er nicht den Techniker auswählt, der am nächsten dran ist, sondern den, der das benötigte Material bereits an Bord hat, um zeitintensive Fahrten zum Lager oder Großhandel zu vermeiden. Es muss also niemand mehr quer durch die ganze Stadt geschickt werden. Zumal das GPS-Modul auch die Techniker ohne Umwege direkt zum Ziel führt.

Alles exakt dokumentiert im E-Fahrtenbuch

Der GPS-Tracker zahlt sich auch für die Buchhaltung aus. Denn er liefert nebenbei alle relevanten Daten, die für ein elektronisches Fahrtenbuch notwendig sind – mit sämtlichen Fahrtstrecken und Parkpositionen. Die Daten können digital in der Software oder als PDF-Dokument gespeichert werden und in Tages- oder Jahresberichten ausgegeben werden.

Mit dieser genauen Dokumentation lassen sich jährlich pro Fahrzeug bis zu 2.500 Euro an Steuern sparen. Und sie hilft auch, mögliche private von den vielen dienstlichen Fahrten exakt voneinander zu trennen.

Dashboards für den Mobilitäts-Check

Und nicht zuletzt schafft GPS-Tracking auch mehr Transparenz über die Fahrtendynamik des gesamten SHK-Betriebs. Mithilfe von Tabellen und Grafiken in dem Dashboard-Bereich der Software erkennt der Betriebs-Chef mit wenigen Blicken, wie viele Kilometer die einzelnen Mitarbeiter unterwegs waren. Informationen also, die bei künftigen Leasing-Verhandlungen viel Wert sein können – oder um zu prüfen, wie die Flotte künftig noch nachhaltiger und effizienter gelenkt werden kann.

"Es ist nur ein Mini-Gerät, aber das GPS-Trackingmodul hat unsere Prozesse enorm verbessert und effizienter gemacht“, resümiert Holger Less.