Wie sich Subunternehmer bestmöglich steuern lassen

Zehn Objekte, acht Arbeitsstunden pro Tag, unzählige Aufgaben – dieser Herausforderung stellt sich Andreas Schuster jeden Tag aufs Neue. Er leitet ein mittelständisches Unternehmen für Facility Management und koordiniert mit seiner Assistentin 15 eigene Techniker und acht Sub-Unternehmer. Dafür brauchen beide viel Erfahrung und Fingerspitzengefühl bei der Planung der Service-Einsätze – jeder Tag ist ein feines Geflecht, bei dem sich jede Verzögerung oder falsch geplante Tour auf die kommenden Tage auswirken kann. Mittlerweile hat sich der leidenschaftliche Facility Manager aber digitale Unterstützung ins Haus geholt – sprich: eine Software zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung.

Mit ihr lassen sich nicht nur die eigenen Servicetechniker unkompliziert und mit wenigen Klicks am PC eintakten. Auch die Sub-Unternehmer haben eigene Zugänge und erhalten Tickets sowie Zugriff auf ihre relevanten Objekt- und Gerätedaten. Abrufbar ist die Software von jedem Smartphone oder Tablet aus, das die meisten eh zur Hand haben. Bisher waren für die Einsatzplanung viele Telefonate nötig – und das Vertrauen darin, dass die Sub-Unternehmer ihre Tagesabläufe selbst gut im Griff haben. Mit der neuen Software-Lösung hat Andreas nun die Sicherheit, dass die vorher festgelegten Zeitfenster möglichst effizient genutzt werden, beispielsweise durch optimal zusammengestellte Routen und die richtig qualifizierten Techniker. Denn in der App lassen sich auch Qualifikationen hinterlegen, sodass Andreas einschätzen kann, welche Person für eine bestimmte Aufgabe gut passt.

Einfach Tickets für Sub-Unternehmer anlegen

Herzstück der Software ist eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Kalender, Datenbanken und Ablagen für Dokumente sowie individuell anpassbare Vorlagen für Serviceberichte und Checklisten. Hier sind jeder Kunde und jedes Objekt mit allen Daten hinterlegt. Kommt ein Auftrag rein, schaut Andreas, welcher Techniker oder Sub-Unternehmer im gewünschten Zeitraum freie Kapazitäten hat. Heute legt er die Termine für die Gebäudereiniger und Heizungsmonteure fest, die zur regelmäßigen Wartung der Objektanlagen beauftragt sind. Dabei nutzt er die integrierte Google-Maps-Karte, um möglichst effiziente Routen zu planen. Ändert sich kurzfristig doch noch etwas, kann er das Ticket einfach per Drag & Drop zu einem anderen Zeitpunkt verschieben oder einem anderen Techniker oder Sub-Unternehmer zuweisen. Ist ein Ticket angelegt oder geändert, erhält der zugewiesene Sub-Unternehmer eine Push-Nachricht auf das Smartphone. In dem Ticket findet er direkt alle Informationen zum Auftrag und Objekt.

Die Gebäudereiniger haben eigene Checklisten und Serviceberichte – so vergessen sie keinen Arbeitsschritt und können ihre eigene Arbeit nach dem Job dokumentieren, inklusive hochgeladener Fotos und erfasster Arbeitszeiten. Diese Listen- und Berichtsvorlagen kann Andreas individuell erstellen und anpassen – mittlerweile hat er für jeden Sub-Unternehmer eigene Dokumente, was besonders bei der Einarbeitung neuer Partner viel Zeit spart.

Vertrauen und Transparenz schaffen

Die Investitionen in die neue Software haben sich längst ausgezahlt: Der Verwaltungsaufwand und die operativen Kosten sind spürbar gesunken. Zugleich läuft die Zusammenarbeit mit den Sub-Unternehmern deutlich reibungsloser. Mit den integrierten Dashboards hat Andreas außerdem einen guten Überblick über wichtige Kennzahlen seines Betriebs.

Und auch die Kunden des Facility Managers sind zufrieden: Sie erhalten automatisch Benachrichtigungen über bestätigte Termine und hochgeladene Serviceberichte. Dies schafft Vertrauen und Transparenz, die besonders im Facility Management eine stabile Basis für langfristige Partnerschaften darstellen.