Transparenz zwischen den Gewerken

Der Bereich von Jörg Schwerdtner als Head of Operations bei der vitronet Projekte GmbH, hat wenig Zeit zum Verschnaufen. Schließlich hat die aktuelle Bundesregierung (Stand Dezember 2023) sich das Ziel gesetzt, den deutschlandweit flächendeckenden Ausbau mit Gigabit-Netzen bis 2025 zu erreichen. So lesen sich die jährlichen Ergebnisse der vitronet Gruppe wie Superlativen: über 10.000 km Glasfasertrasse verlegt, über 50.000 Haushalte angeschlossen, über 250.000 Home Passed erstellt.

Jörg Schwerdtner schafft das mit über 65 Mitarbeitenden im Außenteam des Kabelzugs und der Kabelmontage. Zehn weitere kümmern sich um die Planung und Disposition.

Nun ist sein Bereich nicht allein auf weiter Flur. Er muss sich eng mit den anderen Bereichen der vitronet Gruppe, u.a. der Generalplanung und dem Tiefbau, abstimmen, die vor- oder nachgelagerte Arbeiten leisten. Das bedarf eines hohen Maßes an Wissenstransfer und Transparenz.

In der Vergangenheit kam es durch die papierbasierte und oftmals handschriftliche Übergabe von Informationen immer wieder zu Engpässen und Unklarheiten. Die Dokumentation der Arbeiten vor Ort erfolgte in der Regel über analoge Medien und wurde erst am Ende der Arbeitswoche digitalisiert. Dadurch war die Dokumentation auf mehrere Plattformen verteilt, was die Konsolidierung zur Rechnungsstellung erschwert und verzögert hat.

»Früher gab es in unserem Unternehmen viele Wissenssilos, die verhinderten, dass alle gleichermaßen über ein Projekt informiert waren. Durch die analoge Vorgehensweise ging viel Information über den Ablauf und die Ergebnisse verloren. Auch konnten wir die Historie nicht zeitnah auswerten, um die zukünftige Planung zu optimieren.«. Jörg Schwerdtner, Head of Operations bei der vitronet Projekte GmbH

Der Lösungsansatz mit mfr®

Jörg Schwerdtner weiß aus Erfahrung, was eine gute cloudbasierte, mobile Software leisten muss. Schließlich war er über 10 Jahre für das Partnermanagement eines internationalen Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmens verantwortlich. So konnte er, als vitronet 2021 mit der Suche nach einer Digitalisierungslösung begann, aus dem Effeff definieren, was die Software bieten muss.

Dabei lag sein Fokus nicht auf dem Versuch, die sprichwörtliche “eierlegende Wollmilchsau” zu finden. Vielmehr konzentrierte er sich auf die grundlegende Architektur der Software sowie die Handhabbarkeit. Schließlich sollte die Lösung potenziell auch für andere Gewerke funktionieren.

Und in einem diversen Konzern – der vitronet Gruppe – mit über 2.700 Mitarbeitenden aus über 30 Ländern und allen Altersgruppen, welche an mehr als 40 Standorten arbeiten, sind Einfachheit und Zugänglichkeit der Software entscheidend bei der Akzeptanz und Effizienz.

Drei Gründe haben vitronet deshalb besonders von mfr überzeugt:

1. Die übersichtliche, intuitive Oberfläche, auf der sich alle Mitarbeitenden schnell zurechtfinden.
2. Offene Schnittstellen zu den relevanten anderen Softwarelösungen im Unternehmen, damit nicht die gesamte IT neu aufgebaut werden muss. mfr ermöglicht mit der Schnittstelle zur Plattform Zapier die Integration von über 6.000 gängigen Programmen und Apps.
3. Einfacher Import und Export von Auftragsinformationen schafft Transparenz und Wissenstransfer zwischen den Gewerken.

»mfr bietet ein sehr gutes und stabiles Grundgerüst für die digitale Auftragsbearbeitung. Und durch die vorhandenen Schnittstellen haben wir ein Ökosystem geschaffen, welches genau auf unsere Bedürfnisse angepasst ist«. Jörg Schwerdtner, Head of Operations bei der vitronet Projekte GmbH

So können die Teams “Tiefbau”, "Montage" und “Kabelzug” ohne Probleme alle Auftragsdaten zwischen den verschiedenen Systemen über SQL austauschen. Die Zeiterfassung in mfr wird direkt in das Mastersystem für die Rechnungsstellung exportiert. Und für die Managementberichte werden die Key Performance Indicators (KPIs) aus mfr exportiert und im Power BI Dashboard integriert.

»In mfr habe ich für mein Unternehmen das beste User Interface am Markt gefunden. Für meine Mitarbeitenden ist das Arbeiten mit der Software spielend leicht«. Jörg Schwerdtner, Head of Operations bei der vitronet Projekte GmbH

Der Zugewinn

Seit Mai 2022 kommt mfr beim Team des Kabelzugs und der Kabelmontage zum Einsatz.

Die vitronet Projekte GmbH nutzt die cloudbasierte Software für den kompletten Prozess der Auftragsbearbeitung für Störungen und Projekte: vom Auftragseingang über die Qualifizierung und Einsatzplanung bis zur Auftragsbearbeitung vor Ort und den Abschluss des Auftrags.

Die Dokumentation auf der Baustelle erfolgt in Echtzeit ohne Verzögerung. Durch die mobile Dokumentation liegen nun auch alle Arbeitsprotokolle zentral im System vor. Diese können bei Nachfragen gezielt durchsucht werden oder zu einer Gesamthistorie zusammengeführt werden, um Folgeaufträge noch besser projektieren zu können. Dadurch hat sich sowohl die Abstimmung zwischen den Gewerken, als auch die Transparenz nach innen und außen verbessert.

Und wo es früher zwischen Fertig- und Rechnungsstellung schon mal eine deutliche Verzögerung gab, vergeht heute zwischen Bau und Abrechnung ein Tag. Aktuell wird intern überprüft, ob mfr auch in den anderen Gewerken genutzt werden kann.

»Durch mfr habe ich eine tagesaktuelle Übersicht über das, was die Teams deutschlandweit machen. Und unsere Kunden können wir viel transparenter und professioneller bedienen«. Jörg Schwerdtner, Head of Operations bei der vitronet Projekte GmbH