Weil Einfachheit Zuverlässigkeit stärkt

Die Servicefahrzeuge der Hückstädt GmbH sorgen im norddeutschen Plön bereits von weitem für gute Laune. In leuchtendem Gelb und mit großer Sonne und Meereswoge im Logo flitzen sie über das flache Land südöstlich von Kiel. Selbst nachts oder sonntags bringen sie Abhilfe bei allen Themen rund um Heizung und Sanitär.

Für Lars Hückstädt, Geschäftsführer des Familienbetriebs in dritter Generation, war es schon immer wichtig, für seine Kunden exakt dann da zu sein, wenn diese sein Team brauchten. Mitte der 2010er Jahre wurde dies mit der wachsenden Anzahl von Anfragen und dem sich anbahnenden Fachkräftemangel jedoch immer herausfordernder. Die Hückstädt GmbH arbeitete zu diesem Zeitpunkt bereits mit einer Branchensoftware, die versprach, möglichst alle Facetten abzudecken. Jedoch entpuppte sich diese als zu komplex und zugleich unbeweglich. Die Belegschaft kämpfte mit der umständlichen Handhabung – und musste zusätzlich akzeptieren, dass sie ihre gut geölten Abläufe der Software anpassen mussten.

Darüber hinaus erfolgte ein Großteil der Arbeitsschritte weiterhin manuell. Aufträge wurden an einer Pinnwand geplant. Die Dokumente mussten mit Durchschlägen ausgedruckt werden. Entsprechend zeitaufwendig waren Auftragsplanung und die abschließende Sicherstellung, dass die Dokumentation der Monteure vollständig, lesbar und pünktlich im Büro landete.

Wo bereits digitalisiert worden war – wie bei der Angebots- und Rechnungsstellung – handelte es sich um Insellösungen. Diese erforderten letztlich trotz allem manuelle Eingaben. Und wo bereits Schnittstellen existierten, kam es bei Updates einer der Softwarelösungen auch mal zu Ausfällen, weil plötzlich die Schnittstelle nicht mehr funktionierte.

Für Lars Hückstädt war klar, dass der Arbeitsaufwand für jeden einzelnen Auftrag zu hoch ist, um bei der angespannten Personallage die gewünschte Qualität und Zuverlässigkeit halten zu können.

»Unsere bestehende Branchensoftware war so komplex, dass unsere Monteure das Gefühl hatten, auf der Baustelle auch noch Büroarbeiten übernehmen zu müssen«. Lars Hückstädt, Geschäftsführer der Hückstädt GmbH

Der Lösungsansatz mit mfr®

Ab 2016 suchte Lars Hückstädt nach einer neuen Lösung. Ziel war es, die Abläufe insbesondere der täglichen Arbeitsplanung zu verschlanken und die Monteure auf der Baustelle bestmöglich zu unterstützen.

Hilfe fand Hückstädt bei einem befreundeten Unternehmen, das bereits mfr® im Einsatz hatte. Sein Team schaute sich dort vor Ort an, wie die Lösung im laufenden Betrieb funktionierte – und war überzeugt.

»Die Besichtigung des Betriebs hat uns damals gezeigt, wie gut und reibungslos gearbeitet werden kann. Hier war es sehr sympathisch, über die gemeinsamen Herausforderungen in unserem Berufsfeld zu sprechen und zu sehen wie diese gelöst wurden. Somit hatten wir gleich ein starkes Vertrauen, das bei Softwareverkäufern fehlt, die keine Erfahrung aus der Praxis haben.« Lars Hückstädt, Geschäftsführer der Hückstädt GmbH

Drei Eigenschaften und Funktionen haben die Hückstädt GmbH besonders beeindruckt:

1. Die einfache Oberfläche garantiert eine optimale Handhabbarkeit und maximale Übersicht selbst auf der Baustelle. Die Monteure finden sich schnell zurecht und erhalten genau die Informationen, die sie benötigen.
2. Trotz der Einfachheit garantieren umfangreiche Funktionen und Schnittstellen, dass Arbeitsschritte nicht mehr doppelt oder gar dreifach durchgeführt werden müssen. Von der Angebotserstellung, Routen- und Einsatzplanung über das mobile Lager und die gesamte Dokumentation auf der Baustelle bis zur Kundenkommunikation und Rechnungsstellung läuft alles über die cloudbasierte Lösung von mfr®. Die Integration mit Zapier – einer Plattform, die Stand September 2022 die Definition individueller Datenübertragungsprozesse zwischen über 5000 gängigen Apps und Programmen ermöglicht – erlaubt eine beinahe unbegrenzte Digitalisierung und Verknüpfung von Abläufen.
3. Die individuell anpassbaren Checklisten sowie Templates für zum Beispiel Arbeitsberichte garantieren ein professionelles Auftreten und Rechtssicherheit in der Dokumentation. Zusammen mit der Auftragshistorie für jeden Kunden kann das Team von Hückstädt schnell und verbindlich auf Rückfragen oder Reklamationen reagieren.

»Ich bin froh, dass ich die E-Mails der Handwerkskammern und Verbände über die Digitalisierung des Handwerks nicht lesen muss. Einfach weil wir deutlich besser aufgestellt sind als mit den Vorschlägen der Handwerkskammer. Lars Hückstädt, Geschäftsführer der Hückstädt GmbH

Der Zugewinn

Dass Einfachheit in der Digitalisierung sich in Umsatzsteigerung übersetzt, kann Lars Hückstädt bestätigen. Der deutlich schlankere Workflow im Büro sowie das Vermeiden von Doppelarbeiten durch Dokumentationsfehler, Missverständnisse und Medienbrüche haben die Kosten gesenkt und die Bearbeitung von mehr Aufträgen ermöglicht.

»Wir haben bereits nachgerechnet: Die monatlichen Lizenzgebühren für mfr haben wir bereits innerhalb der ersten Tage durch optimiertes Arbeiten wieder reingeholt.« Lars Hückstädt, Geschäftsführer der Hückstädt GmbH

Was das im Alltag bedeutet, verdeutlichen zwei Beispiele:

1. Früher wurden pro Kundendienstmonteur nur zwei Wartungen am Vormittag eingeplant. Der Nachmittag wurde für eventuelle Störungsmeldungen frei gehalten. Da die Planung und die Information der Monteure mündlich und über Papier erfolgte, kamen diese mittags auf den Betriebshof, nur um auf mögliche Notfälle zu warten. Da heute alles digital läuft, können Notfälle viel flexibler eingetaktet und den Monteuren übermittelt werden – ganz egal, wo diese gerade unterwegs sind.
2. Die Monteure haben über die mfr® App auf ihren Tablets immer alle Informationen zugriffsbereit. Vom Angebot über Baubeschreibungen, bis Bedienungsanleitung werden den Monteuren alle Informationen an den Auftrag angehängt. Der Kundendienst erhält damit die bestmögliche Hilfe auf der Baustelle und kann ohne Zeitverzögerung oder Fehler arbeiten. Und falls es Fragen gibt, kann über Fotos oder Livechat mit den Meistern Rücksprache gehalten werden.

2019 schloss sich für Lars Hückstädt zudem ein Kreis. So wie er sich drei Jahre zuvor bei einem befreundeten Betrieb inspirieren ließ, kam damals Arne Schadt von der Timberbau GmbH auf ihn zu. Nun wurde Hückstädt zum Mentor und brachte die Digitalisierung bei der benachbarten Plöner Zimmerei voran.

»Mit mfr® haben wir unsere Liquidität verbessert. Durch die digitale Übermittlung von Aufträgen können wir mehr Aufträge abarbeiten, unsere Monteure verbringen durch die Routenoptimierung weniger Zeit auf der Straße und mehr Zeit beim Kunden. Im Büro konnten wir einen Arbeitsplatz einsparen, da das lästige Übertragen der handgeschriebenen Zettel entfiel. Die Motivation ist gestiegen und alle Mitarbeiter schätzen die neue Software und erkennen die Arbeitserleichterung.« Lars Hückstädt, Geschäftsführer der Hückstädt GmbH