Auftragssteuerung - aber effizient!

Wie in vielen Handwerksbetrieben hielt bei GBS Kühlanlagen die Digitalisierung Schritt für Schritt Einzug. Wo früher alle Störungen auf einem Schreibblock erfasst und telefonisch an die Monteure durchgegeben wurden, übernahm 2016 der Messengerdienst WhatsApp die Rolle des Telefons. Störungen wurden vom Block abfotografiert und als Bild an die entsprechenden Monteure geschickt.

In den vielen WhatsApp-Threads war es für den Innendienst schwer, die Übersicht über die bis zu 25 Aufträge pro Tag zu behalten. Welcher Auftrag steht morgen an? Welche Monteure sind unterwegs? Welche Störungen oder Wartungen sind bereits abgeschlossen?

Zur gleichen Zeit kam auch eine eigens entwickelte Software zum Einsatz, um die Aufträge übersichtlicher zu verteilen. Sogar eine separate App wurde beauftragt, damit die Monteure beim Kunden die Aufträge digital bearbeiten konnten. Diese Lösung wurde 2019 noch einmal neu programmiert, um die Erfahrungen der letzten Jahre einfließen zu lassen.

Nicht nur waren Kosten und Zeitaufwand für die Pflege und Nutzung der Software hoch. Es fehlte nach wie vor an grundlegenden Funktionen, die in der Programmierung jedoch aufwendig gewesen wären. So gab es keine richtige, digitale Anlagendokumentation. Bei Fragen musste die Kundenakte umständlich durchsucht werden. Und auch die Arbeitszeiterfassung blieb lückenhaft, weil die Dokumentation weiterhin händisch erfolgte.

Anfang 2021 begaben sich die Geschäftsführer Dominik Stark und Dominik Wildner deshalb auf die Suche nach einer ganzheitlichen Lösung für ihren wachsenden Betrieb.

»Die Digitalisierung war ein langer Lernprozess für den Betrieb. Seit Dominik Wildner und ich 2019 den Betrieb übernommen haben, fokussieren wir uns auf effiziente Lösungen, die wirklich den gesamten Prozess der Auftragsbearbeitung abbilden«.
Dominik Stark, Geschäftsführer GBS Kühlanlagen

Der Lösungsansatz mit mfr®

Seit Oktober 2021 arbeitet die GBS Kühlanlagen GmbH mit mfr. Positiv überrascht hat die Geschäftsführer nicht nur die schnelle Gewöhnung der Mitarbeitenden an das neue System.

»Das Handling der mobilen App ist sehr intuitiv und durch die online verfügbaren Schulungsvideos ist das System leicht zu verstehen. Somit kommt jeder Mitarbeiter sehr schnell damit zurecht«. Dominik Stark, Geschäftsführer GBS Kühlanlagen

Auch die Erreichbarkeit und das offene Ohr des mfr-Serviceteams hat sie überzeugt.

Mittlerweile ist mfr aus dem Alltag des Betriebs nicht mehr wegzudenken. Über das System läuft die gesamte Planung der Montage- und Wartungseinsätze, die minutengenaue Arbeitszeiterfassung mit automatischer Zuordnung zu den Aufträgen sowie die Kunden- und Anlagendokumentation.

Selbst das Ersatzteilmanagement erfolgt teilweise über mfr. Wenn ein Teil bestellt wird, hinterlegt der Einkauf die zugehörige mfr-Auftragsnummer in der Bestellung. In mfr wird der Bestellverlauf in den Nachrichten des jeweiligen Auftrags dokumentiert. Erreicht das Ersatzteil das Lager, wird im Auftrag das Lagerfach eingetragen und das Ersatzteil in der Materialliste auf “Ersatzteil mitnehmen” gesetzt. Somit wissen die für den Auftrag eingeteilten Monteure sofort, welche Materialien sie einladen müssen und wo sie diese finden.

Drei Funktionen haben GBS Kühlanlagen das Leben besonders vereinfacht:

1. Die digitale und mobil verfügbare Anlagendokumentation inklusive Historie stellt sicher, dass die Monteure alle Materialien und Informationen vorliegen haben, bevor sie zum Kunden fahren.  
2. Die KI-gestützte automatisierte Einsatz- und Routenplanung bietet eine optimale Übersicht und ein einfaches, schnelles Eintakten der Aufträge und Monteure.
3. Die automatische, gesetzkonforme Zeiterfassung ermöglicht eine minutengenaue Abrechnung der Arbeitszeiten.

»Der Support reagiert schnell auf Fragen oder Probleme. Und Verbesserungsvorschläge werden gerne angenommen«. Dominik Stark, Geschäftsführer GBS Kühlanlagen

Der Zugewinn

Das Planen und Steuern der täglich bis zu 25 Aufträge ist längst ein Kinderspiel. Kundendaten können schnell und einfach herausgesucht und gefiltert werden. Der Innendienst weiß jederzeit Bescheid, wie der Stand beim Außendienst ist.

Aufgrund der mobilen Dokumentation erhält der Innendienst auch viel weniger Anrufe vom Einsatzort, denn den Monteuren liegen alle Informationen über die mfr-App auf ihren Tablets und Smartphones vor - von der einzelnen Anlage bis zur gesamten Kundenhistorie. Das schafft Kapazitäten, um auch mit dem kleinem Innendienstteam die wachsende Zahl an Monteuren zu steuern.

Die genaue und vollständige Dokumentation schafft auch die Grundlage, dass bei Wartungs- und wiederkehrenden Serviceaufträgen bereits vor dem Einsatz die benötigten Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien besorgt werden können. Dadurch hat sich die Anzahl der Leerfahrten und Wiederholungstermine massiv reduziert, was sich wiederum positiv sowohl auf die Moral der Mitarbeitenden, als auch auf die Kostenstruktur des Betriebs ausgewirkt hat.

Mit der digitalen Zeiterfassung wurden nicht nur Unklarheiten und etliche Nachfragen aus dem Weg geräumt. Die GBS Kühlanlagen GmbH kann sich auch sicher sein, die Gesetzeslage bezüglich der Zeiterfassung sehr gut zu erfüllen.

»Durch MFR konnten wir in kurzer Zeit mehrere Servicemonteure einstellen, ohne einen zusätzlichen Innendienstmitarbeiter zu benötigen«. Dominik Stark, Geschäftsführer GBS Kühlanlagen