Zeiterfassung: Welche App für Handwerker?
Zeiterfassung per App ist in vielen Handwerksbetrieben mittlerweile gang und gäbe. Wir zeigen, worauf du bei der App-Wahl achten solltest!
Auch wenn das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung weiterhin auf sich warten lässt, wird im Handwerk zunehmend auf digitale Lösungen gesetzt, wenn es um die Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Beschäftigten geht. Der Grund: Die digitale Zeiterfassung per App bildet eine verhältnismäßig kostengünstige Alternative zum Stundenzettel, lässt sich in den meisten Fällen einfach bedienen und bietet viel Mobilität.
Doch das digitale Angebot ist groß und die Branchen im Handwerk unterschiedlich. Die Suche nach der passenden App oder Software kann sich daher recht schwierig gestalten. Wir zeigen, was du bei der Auswahl beachten solltest, und welche Handwerksbetriebe eventuell auf mehr als nur eine einfache Zeiterfassung-App setzen sollten.
Key Takeaways:
- Digitale Zeiterfassung für die Zukunft: Digitale Zeiterfassung per App ist bereits jetzt die einfachste und effektivste Methode, um die Arbeitszeit von Mitarbeitern zu dokumentieren.
- Vorteile von Zeiterfassung-Apps im Handwerk: In der Handwerker-Branche bietet die digitale Variante per App viele Vorteilen. Neben Zeiteinsparungen, Bürokratieabbau und Effizienzsteigerung ist hier vor allem die hohe Flexibilität zu nennen, von der gerade Außendienst-Betriebe profitieren.
- Zeiterfassung-App oder Field-Service-Management-Software?: Handwerksbetriebe mit Außendienstmitarbeitern sollten genau prüfen, ob eine simple Zeiterfassung-App ihren Ansprüchen genügt. Wer groß planen und wachsen will, sollte auf eine Field-Service-Management-Software setzten.
Zeiterfassung per App im Handwerk
Effektiv, intelligent, einfach: Die digitale Zeiterfassung per App und/oder Software hat sich bereits in vielen Handwerksbetrieben durchgesetzt. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: Die digitale Variante spart Zeit, vermeidet Fehler und erspart Zettelwirtschaft. Hinzukommt, dass die Arbeitnehmer über die notwendige Hardware - das Smartphone - bereits verfügen. Agilität und Mobilität sind weitere überzeugende Argumente für eine Zeiterfassung per App - denn die moderne Arbeitswelt verändert sich zunehmend, und der Faktor Spontanität wird auch in der Handwerker-Branche immer wichtiger.
Die digitale Zeiterfassung ist ein Brückenschlag zwischen traditionellem Handwerk und den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt. Dabei geht es nicht darum, traditionelle Handwerks-Strukturen digital zu ersetzen, sondern darum, die handwerkliche Leistung mit modernen Werkzeugen zu ergänzen. Welche Vorteile dies im Einzelnen mit sich bringen kann, zeigen wir im Folgende.
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Einige Handwerksbetriebe erfassen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten noch immer manuell, zum Beispiel per Stundenzettel oder in Excel-Tabellen. Im Vergleich zur digitalen Zeiterfassung weisen diese Methoden jedoch eine weitaus höhere Fehleranfälligkeit auf. In der Konsequenz führt dies zu Ungenauigkeiten in den Aufzeichnungen und letztlich zu fehlerhaften Berechnungen. Hinzukommt, dass die manuelle Zeiterfassung einen Mehraufwand mit sich bringt. Für Handwerksbetriebe, die an mehreren Projekten parallel arbeiten, kann es zudem schwierig werden, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten den passenden Aufträgen zuzuordnen.
Probleme dieser Art können mit Hilfe digitaler Zeiterfassung vermieden werden. Wie Handwerksbetriebe, insbesondere solche, die Außendienstmitarbeiter beschäftigen, von der Einführung digitaler Arbeitszeitmodelle profitieren können, haben wir hier aufgelistet:
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Genaue Verwaltung:
Die Zuordnung der Arbeitszeiten kann projektbasiert erfolgen, was die Budgetierung und Kontrolle von Projekten erleichtert.
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Effiziente Zeiterfassung:
Die digitale Arbeitszeiterfassung ist schneller und genauer als die manuelle Eingabe, was zur Reduzierung verwaltungstechnischer und bürokratischer Hürden beiträgt.
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Einfache Organisation:
Die richtigen App kann den Arbeitsalltag organisieren. Überstunden werden automatisch erfasst, Urlaubsanträge können problemlos digital eingereicht und Krankheitstage vermerkt werden.
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Flexibilität und Mobilität:
Für Handwerksbetriebe mit Außendiensttätigkeiten bietet die mobile Zeiterfassung per App den bedeutenden Vorteil, dass Arbeitszeiten direkt vor Ort auf der Baustelle erfasst werden können.
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Transparenz:
Durchgeführte Arbeiten können zurückverfolgt und erbrachte Leistungen somit jederzeit problemlos nachgewiesen werden.
Welche App für welchen Betrieb?
Mittlerweile gibt es zahlreiche App-Angebote, die digitale und mobile Arbeitszeiterfassung ermöglichen. Aber welche App passt zu welchem Betrieb? Auch wenn die Angebote verlockend erscheinen, sollten Handwerker hier nichts überstürzen. Die Wahl sollte möglichst genau mit den Bedürfnissen und Ansprüchen des eigenen Betriebes abgewogen werden. Wie viel Budget steht zur Verfügung? Wie groß ist der Betrieb? Gibt es Zukunftsaussichten? Wo soll es hingehen?
Bei der Suche nach der passenden Handwerker App helfen auch Erfahrungsberichte anderer Handwerksbetriebe, die bereits mit Zeiterfassungs-Apps arbeiten.
Das sollte eine Zeiterfassung-Apps mitbringen
Um die Wahl der richtigen App zu erleichtern, wollen wir euch hier einige Orientierungspunkte geben und zeigen, was eine Zeiterfassung-App leisten sollte:
- Zugänglichkeit und Bedienbarkeit: Die App sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche haben, auf der Einträge und organisatorische Planungen für alle Mitarbeiter leicht verständlich sind.
- Methoden zur Zeiterfassung: Die App sollte verschiedene Methoden zur Zeiterfassung anbieten, darunter manuelle Eingabe, mobile Erfassung sowie biometrische Erfassung, RFID-Karten und QR-Codes.
- Automatische Überstunden- und Pausenverfolgung: Die App sollte in der Lage sein, Überstunden und Pausenzeiten automatisch zu verfolgen.
- Urlaubsanträge und Abwesenheit: Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge einzureichen.
- Auftragsverfolgung: Um die Zuweisung von Ressourcen und Budgetierung zu erleichtern, sollte die App die Möglichkeiten bieten, Arbeitszeiten projektbezogen zu erfassen.
- Kompatibel für andere Systeme: Die App sollte in andere bereits vorhandene Unternehmenssysteme (beispielsweise Systeme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung) integriert werden können.
- Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit: Die Software oder App sollte in der Lage sein, sich an betriebliche Abläufe anzupassen und zukünftige betriebliche Veränderungen zu unterstützen.
- Mobile Zeiterfassung: Die App sollte es ermöglichen, Arbeitszeiten mobil zu erfassen. Dies kommt vor allem Handwerksbetrieben zugute, die Außendienstleistungen anbieten oder Remote-Mitarbeiter beschäftigen.
- Cloud-Speicher: Es sollte die Möglichkeit vorhanden sein, erfasste Daten in die Cloud zu speichern. Dies gewährleistet einen umfassenden und ortsunabhängigen Zugriff.
Beliebte Apps für Zeiterfassung im Handwerk
Das App-Angebot im Bereich Zeiterfassung ist vielfältig. Neben kostenlosen, eher einfachen Varianten - wie zum Beispiel die App zur Zeiterfassung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales - gibt es zahlreiche Alternativen von privaten Anbietern. Im Folgenden listen wir einige der beliebtesten Zeiterfassung-Apps und erläutern ihre wichtigsten Funktionen:
timr
- Zeiterfassung per App, Web und Terminal möglich
- Erfassung von Unter- und Überstunden
- Urlaubseinträge möglich
- Auftragszeiten per QR-Code-Scan möglich
TimeTrack
- Mobile App mit Stempeluhr
- GPS-Funktion mit Standortnachweis
- Unterschriftfunktion für Arbeitsnachweise
- Fotodokumentation
Crewmeister
- Zeiterfassung per Smartphone, PC oder Terminal möglich
- GPS-Funktion mit Standortnachweis
- Automatische Projektzuweisung
- Funktionen auch offline möglich
Clockify
- Zeiterfassung per Smartphone, PC oder Terminal möglich
- Zeiterfassung von Aufgaben und Projekten
- Erstellung von Arbeitsplänen möglich
- Erfassen von Projektkosten und -gebühren möglich
Clockin
- Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder PC
- Erstellen von Checklisten, Formularen, Aufträgen und Rechnungen
- Zeiterfassung per Tablet-Terminal, um Mitarbeiter an einem Ort zu erfassen
- Arbeitszeit kann Projekten, Kunden und Aufgaben zugeordnet werden
Handwerksbetriebe, die eine Umstellung auf digitale Zeiterfassung in Betracht ziehen, sollten bei der Suche nach der geeigneten App oder Software zusätzliche Funktionen berücksichtigen. Arbeiter im Außendienst profitieren beispielsweise von Tools wie Fotodokumentation oder Checklisten. Funktionen, die Einsatzplanung und Ressourcenmanagement ermöglichen, können ebenfalls zur Optimierung der Außendienstarbeit beitragen.
Das Problem hierbei: In einer herkömmlichen Zeiterfassung-App wirst du Features wie diese vergeblich suchen. Hier sollten Betriebe auf professionelle Lösungen zurückgreifen. Welche das sein könnten, zeigen wir im nächsten Punkt.
Professionelle Lösungen für Handwerker im Außendienst
Die Umstellung auf digitale Zeiterfassung kann für Unternehmen ein Anstoß für größere Veränderungen sein. Handwerksbetriebe, die ihre Arbeitsprozesse optimieren möchten, sollten über einfache Zeiterfassung-Apps hinausgehen und eine Field-Service-Management-Software wie mfr in Betracht ziehen. Diese bietet neben einer ausgefeilten mobilen Zeiterfassung auch weitere Funktionen wie Terminplanung, Auftragsverwaltung, Routenoptimierung, Inventarverwaltung und Kundenkommunikation.
Die Entscheidung - ob App oder FSM-Software - hängt auch hier von den spezifischen Anforderungen und Zielsetzungen deines Betriebes ab. Im Folgenden haben wir einige Punkte aufgelistet, die dir zeigen, wo die Unterschiede zwischen einfachen Zeiterfassung-Apps und professioneller FSM-Software liegen:
- Funktionsvielfalt: Eine Field-Service-Management-Software bietet eine breitere Funktionspalette als einfache Zeiterfassungs-Apps. Diese sind hauptsächlich auf die Dokumentation der Arbeitszeit ausgelegt. Die umfassende Planung und Organisation von Projekten und Ressourcen übersteigen die Kapazitäten dieser Tools.
- Vernetzung verschiedener Geschäftsprozesse: FSM-Software ist darauf ausgelegt, verschiedene Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Sie koordiniert nicht nur die Zeiterfassung, sondern verwaltet auch Techniker, Aufträge, Ressourcen, Abrechnungen und vieles mehr.
- Ressourcenmanagement: Zwar ermöglichen auch einige Zeiterfassung-Apps die Zuweisung bestimmter Aufträge an einzelne Mitarbeiter; eine FSM-Software macht dies jedoch basierend auf spezifischen Kenntnissen über die Fähigkeiten, den Standort und die Verfügbarkeit der Arbeiter.
- Skalierbarkeit: FSM-Software kann sich an die Bedürfnisse wachsender Unternehmen anpassen. Im Gegensatz dazu können Zeiterfassung-Apps ab einer gewissen Betriebsgröße und/oder Produktionsstärke die Koordination nicht mehr bewältigen.
- Kundenkontakt: Während Apps für digitale Zeiterfassung hauptsächlich auf die Arbeitszeitverfolgung der Mitarbeiter abzielen, bezieht eine FSM-Software die Kundenkommunikation in den Optimierungsprozess ein, auch in Bezug auf die Zeit.
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Warum sollten Handwerksbetriebe auf digitale Zeiterfassung umstellen?
Die Umstellung auf digitale Zeiterfassung bietet Handwerksbetrieben viele Vorteile. Im Vergleich zur manuellen Zeiterfassung ist die digitale Variante deutlich genauer, was zu Zeiteinsparungen und Effizienzsteigerungen führt.
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Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung per App?
Die Zeiterfassung per App ist besonders für Handwerksbetriebe mit Außendienstmitarbeitern geeignet, da sie eine mobile Zeiterfassung ohne großen Aufwand ermöglicht.
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Welche App zur Zeiterfassung?
Für welche App oder Software zur Zeiterfassung sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von den spezifischen Ausrichtungen und Bedürfnissen ab. Wichtige Faktoren sind Unternehmensgröße, Wachstumsziele und vorhandenes Budget. Außendienstbetriebe mit komplexen Arbeitsprozessen können die Implementierung einer Field-Service-Management-Software in Betracht ziehen.
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Welche Herausforderung bringt die Einführung von digitaler Zeiterfassung mit sich?
Die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung ist für viele Betriebe und Unternehmen mit Herausforderungen verbunden. Die Implementierung eines neuen Zeiterfassungssystems bedeutet betriebsinterne, strukturelle Veränderungen. Mitarbeiter müssen die neue Technik annehmen und damit vertraut gemacht werden.
Fazit:
Die Umstellung auf digitale Zeiterfassung ist für Handwerksbetriebe ein notwendiger Schritt, wenn sie in der modernen Arbeitswelt Fuß fassen wollen. Die Wahl der richtigen App und/oder Software zur Arbeitszeiterfassung sollte gut durchdacht sein. Wichtige Faktoren bei der Entscheidung sind betriebliche Ansprüche und Zielsetzungen. Die Betriebsgröße, das angestrebte Betriebswachstum sowie vorhandenes Budget und betriebliche Infrastruktur sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden. Handwerksbetriebe, die Außendienstmitarbeiter beschäftigen, finden in einer Field-Service-Management-Software eine vielversprechende Alternative zur herkömmlichen Zeiterfassung-App.
Du hast Fragen? Nils zeigt dir gern, wie du Zeiterfassung mit mfr® effizient einsetzt.
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