Zeiterfassung: Das Wichtigste im Überblick

Auch wenn bislang kein neues Gesetz zur Zeiterfassung verabschiedet wurde, sind Arbeitgeber nach aktueller Rechtsprechung verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen.

Unternehmen, die diesen Prozess einfacher und zugleich präziser gestalten wollen, greifen hierfür bereits auf digitale Alternativen zurück.

In diesem Artikel zeigen wir, worauf Arbeitgeber bei der Zeiterfassung achten sollten, wie digitale Tools dabei helfen und warum eine präzise Zeiterfassung eine wichtige Voraussetzung für nachhaltige Prozessoptimierung ist.

Zeiterfassung: Das müssen Arbeitgeber wissen

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter täglich zuverlässig und nachvollziehbar zu erfassen. Wie genau die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, ist bislang nicht genau festgelegt. Sowohl digitale wie auch analoge Lösungen sind legitim. Wichtig ist, dass die Erfassung folgende Parameter abbildet:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Gesamtdauer der Arbeitszeit
• Pausen und Unterbrechungen

Warum ist korrekte Zeiterfassung wichtig?

Wer Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst, verstößt gegen das Arbeitszeitgesetzt, und mit mit entsprechenden Konsequenzen rechnen. Hinzukommt, dass der Arbeitgeber im Streitfall keine belastbaren Nachweise vorzulegen hat. Nicht zuletzt steigen die Ansprüche von Seiten der Mitarbeiter - Transparenz und Fairness sind wichtige Werte auf dem Arbeitsmarkt.

Worauf sollten Arbeitgeber achten?

Arbeitgeber sollten auf ein verlässliches, leicht bedienbares und manipulationssicheres System zurückgreifen, um Zeiten genau und verlässlich erfassen zu können. Speziell im Handwerk sollte zudem darauf geachtet werden, dass auch mobile Zeiten abgebildet werden können.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

Um Zeiten einfach und genau zu erfassen, bieten sich zahlreiche digitale Tools an, die fehleranfällige Stundenzettel und unübersichtliche Excel-Tabellen abgelöst haben. Die wichtigsten Vorteile einer digitalen Zeiterfassung sind die hohe Genauigkeit und die geringere Fehleranfälligkeit.

Hinzukommen Bürokratieabbau und weniger Zettelwirtschaft, wodurch enorm viel Zeit gespart werden kann, was sich unmittelbar auf die Effizienz eines Unternehmens auswirkt und schnell bemerkt macht. Insbesondere dort, wo Unternehmen an mehreren Projekten parallel arbeiten und Arbeitszeiten bestimmten Aufträgen zuordnen müssen, erleichtern die digitale Zeiterfassung den Verwaltungsaufwand enorm.

Zeiterfassung im Handwerk

Im Handwerk ist der Umstieg auf digitale Zeiterfassung mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden, die bei der Implementierung eines entsprechenden Systems berücksichtigt werden sollten.

Der Grund: Handwerksbetriebe beschäftigen häufig Mitarbeiter im Außendienst, weshalb die digitale Zeiterfassung hier zugleich eine mobile Lösung in App-Format mitbringen sollte. Zum anderen verlangen wechselnde Einsatzorte eine Zeiterfassung, die Rüst-, Fahr- und Arbeitszeiten präzise voneinander trennt.

Das sollte eine Zeiterfassung im Handwerk mitbringen:

• Mobile Einsatzorte: Handwerker arbeiten oft auf wechselnden Baustellen, weshalb eine mobile Zeiterfassung per App unerlässlich ist.
• Unterschiedliche Zeitarten: Rüstzeit, Fahrzeit, Arbeitszeit und Pausen sollten idealerweise klar voneinander getrennt erfasst werden können.
• Projektbezogene Zeiterfassung: Arbeitszeiten müssen konkret Aufträgen zugeordnet werden können – für eine exakte Abrechnung und Projektbewertung.
• Offline-Fähigkeit der App: Auf Baustellen ist nicht immer Netz verfügbar – die Zeiterfassung sollte auch offline zuverlässig funktionieren.
• Einfache Bedienung: Die Lösung muss für das Team im Außendienst intuitiv und ohne Schulungsaufwand nutzbar sein.
• Rechtssicherheit: Die Zeiterfassung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und verlässliche Nachweise ermöglichen.
• Integration in bestehende Systeme: Die Lösung sollte sich idealerweise in bestehende Prozesse und Software integrieren lassen – z. B. Lohnabrechnung oder Projektplanung.
• Transparenz und Kontrolle: Vorgesetzte benötigen jederzeit einen aktuellen Überblick über Einsatzzeiten und Fortschritt auf der Baustelle.

Welche App zur Zeiterfassung?

Auf digitalen Zeiterfassung umzusteigen, ist zunächst recht einfach - App-Anwendungen gibt es genug. Probleme entstehen dort, wo Unternehmen plötzlich merken, dass die gewählten Tools nicht zu den Abläufen im eigenen Betrieb passen, weil wichtige Features - wie beispielsweise eine Offline-Funktion - fehlen.

Daher sollten Handwerker bei Wahl einer Lösung zur digitalen Zeiterfassung nichts überstürzen und besser zwei Mal hinsehen. Hier einige Punkte, die dabei hilfreich sein können:

• Wie viel Budget steht mir zur Verfügung? Lege fest, was du investieren willst – und was du langfristig brauchst.
• Wie sehen meine Abläufe aus? Wie viele Mitarbeitende beschäftigst du, wie viele davon sind mobil unterwegs? Nutze nur Tools, die deine Realität abbilden – z. B. auch Teamzeiten oder mobile Einsätze.
• Wie viel will ich optimieren? Brauchst du nur eine einfache Zeiterfassung oder auch Funktionen wie ein digitales Fahrtenbuch oder automatische Weiterverarbeitung?
• Wo will ich hin? Es empfiehlt sich grundsätzlich, auf ein System zu setzen, das mitwächst – z. B. durch Schnittstellen oder skalierbare Module.
• Wo will ich hin? Schau dir auch Erfahrungsberichte anderer Handwerksbetriebe an, die ihre Arbeitszeiten bereits per App erfassen.

Mehr als Zeiterfassung: Prozessoptimierung mit Software

Handwerksbetriebe, die eine Umstellung auf digitale Zeiterfassung in Betracht ziehen, sollten bei der Suche nach einem geeigneten System zusätzliche Funktionen berücksichtigen.

Arbeiter im Außendienst profitieren beispielsweise von Tools wie Fotodokumentation oder Checklisten. Funktionen wie Einsatz- und Ressourcenplanung können ebenfalls zur Optimierung der Außendienstarbeit beitragen.

Hier stoßen herkömmliche Zeiterfassung-Apps schnell an ihre Grenzen. Unternehmen können stattdessen auf eine professionelle Handwerkersoftware oder Field-Service-Management-Lösung zurückgreifen. Neben Tools zur Zeiterfassung bieten solche Lösungen umfangreiche Funktionen, mit denen Betriebe digitale transformieren und ihre Prozesse und Abläufe vollumfänglich optimieren können.

• Funktionsvielfalt: Funktionen wie Fotodokumentation, Checklisten und intelligente Einsatzplanung unterstützen die gesamte Organisation im Arbeitsalltag – zentral gebündelt in einem System.
• Vernetzung von Geschäftsprozessen: FSM-Lösungen bieten Tools für Auftragsmanagement, Ressourcenplanung, Abrechnung und Zeiterfassung, die nahtlos ineinandergreifen.
• Bessere Kundenkommunikation: Moderne Systeme beziehen den Kunden aktiv in die Prozesse ein – etwa durch digitale Unterschriften, automatisierte Statusupdates oder übersichtliche Leistungsnachweise.
• Skalierbarkeit: Viele Zeiterfassungs-Apps stoßen mit zunehmender Teamgröße oder steigender Projektanzahl an ihre Grenzen. Softwarelösungen hingegen sind auf Wachstum ausgelegt.

Fazit:

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist klar – wie sie umgesetzt wird, liegt beim Unternehmen. Gerade Handwerksbetriebe profitieren von digitalen Lösungen, die den Aufwand reduzieren, Transparenz schaffen und Prozesse nachhaltig verbessern.

Wichtig ist, ein System zu wählen, das zum Betrieb passt – in Bezug auf Größe, Abläufe, Außendienst und Zukunftspläne. Wer auf durchdachte Lösungen setzt, schafft die Basis für rechtssichere Abläufe und echte Prozessoptimierung.