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Wartungsvertrag: Definition, Form und Vorteile

Ein Wartungsvertrag bietet Planungssicherheit und sorgt für eine bessere Kostenkontrolle. Wir erklären, was Wartungsverträge sind, wie sie auszusehen haben und welche Rolle sie in Zeiten digitaler Innovationen spielen.

Bild: Wartungsvertrag

Die Wartung und Instandhaltung von Anlagen, Maschinen und anderen Betriebsmitteln ist ein umfangreicher Prozess, der viele Zwischenschritte miteinschließt. Ein Wartungsvertrag bringt diese Schritte in eine verbindliche Form, regelt den Umfang, Ablauf sowie die vereinbarten Ziele von Wartungsprozessen, und sorgt somit für Planungssicherheit bei Dienstleister und Kunden.

Wir zeigen dir, welche Vorteile ein Wartungsvertrag bringt, welche Punkte er beinhalten sollte und warum Wartungsverträge auch in Zeiten moderner Anlagenüberwachung wichtig sind.

Was ist ein Wartungsvertrag?

Ein Wartungsvertrag ist eine verbindliche Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber und einem externen Dienstleister, der sich damit für die Ausführung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten verpflichtet. In einem Wartungsvertrag wird detailliert festgelegt, welche Geräte oder Gegenstände in welchen Abständen wie oft gewartet werden.

Ziel eines Wartungsvertrages ist es, die regelmäßige und fachgerechte Wartung von Maschinen, Anlagen und technischen Betriebsmitteln vertraglich zu sichern, um deren Funktionalität und Lebensdauer zu gewährleisten und planbare Kosten zu ermöglichen.

Formale Unterschiede

Formal und inhaltlich können Wartungsverträge stark variieren. Welche Leistungen sie im Einzelnen beinhalten, unterscheidet sich je nach Kundenbedürfnis. So gibt es Wartungsverträge, die als Werkverträge zu lesen sind, den Dienstleister also explizit zur Erbringung eines klar definierten Ergebnisses verpflichten. Andere Wartungsverträge sind formal Dienstverträge, die zur Erbringung bestimmter Leistungen verpflichten, ohne dass dabei ein konkretes Ergebnis garantiert wird. Hier liegt der Fokus also stärker auf der Tätigkeit, weniger auf dem Ergebnis.

Wann ist ein Wartungsvertrag sinnvoll?

Nicht für jede Wartungs- oder Instandhaltungsarbeit muss zwingend ein Wartungsvertrag aufgesetzt werden. Ob eine formelle Verbindlichkeit sinnvoll ist, hängt von dem jeweiligen Fall ab. Sowohl der Dienstleister wie auch der Kunde können jedoch in mehrfacher Hinsicht von einem Wartungsvertrag profitieren.

Zunächst bietet ein Vertrag Sicherheit und Verlässlichkeit, was insbesondere dort von Vorteil ist, wo Wartungsarbeiten über einen längeren Zeitraum hinweg in bestimmten Intervallen wiederholt werden. Anlagenbesitzer können mit dem Vorlegen eines Wartungsvertrages zudem nachweisen, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind, und alles getan haben, um Risiken zu minimieren. Dort, wo regelmäßige Wartungen Pflicht sind, ist ein detailliertes Dokument darüber hinaus ein wichtiger Nachweis.

Im Folgenden einige Beispiele, in denen das Aufsetzen eines Wartungsvertrages sinnvoll ist.

  • Regelmäßige Wartung komplexer Systeme: Ein Wartungsvertrag sollte geschlossen werden, wenn regelmäßige Wartungen für die Funktionsfähigkeit und Sicherheit von komplexen Systemen oder Maschinen nötig sind. Dies ist beispielsweise bei Heizungsanlagen, Klimaanlagen, Aufzügen oder IT-Systemen der Fall.
  • Spezielles Fachwissen: Wenn die Wartung eines komplexes System (z.B. im medizinischen Bereich) spezielles Fachwissen voraussetzt, das weder intern vorhanden noch schnell abrufbar ist, sollte ein Wartungsvertrag aufgesetzt werden. Dieser kann auch eine Notfall-Reparatur-Garantie enthalten, so dass Störungen schnell und kostengünstig behoben werden können.
  • Garantieansprüche aufrechterhalten: Oft setzen Anlagen- und Gerätehersteller regelmäßige Wartungen voraus, damit Garantieansprüche aufrechterhalten bleiben. Ein Wartungsvertrag stellt sicher, dass diese Wartungen dokumentiert und ordnungsgemäß durchgeführt werden.
  • Sicherheits- und Compliance-Gründe: In manchen Branchen - z.B in der Lebensmittelindustrie und im Gesundheitswesen - sind regelmäßige Wartungen nicht nur sinnvoll, sondern gesetzlich vorgeschrieben, um die Einhaltung von Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Welche Vorteile bringt ein Wartungsvertrag?

Sowohl der Dienstleister als auch der Kunde können von einem Wartungsvertrag auf unterschiedlichste Weise profitieren. Welche Vorteile die vertragliche Vereinbarung für die Parteien bringt, haben wir im Folgenden aufgelistet.

Vorteile für den Dienstleister

  • Sichere Einnahmequelle: Wartungsverträge bieten dem Dienstleister eine stabile und vorhersehbare Einnahmequelle gemäß den vereinbarten Gebühren oder Pauschalen.
  • Langfristige Kundenbindung: Wartungsverträge fördern eine langfristige Beziehung zum Kunden, was die Kundenbindung stärkt und Möglichkeiten bietet, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
  • Bessere Planung: Wartungsverträge ermöglichen eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast über das Jahr hinweg, was die Auslastung der Mitarbeiter verbessert. Außerdem können notwendige Ressourcen besser geplant werden.
  • Zusätzliche Serviceangebote: Der Dienstleister kann neben der regulären Wartung auch zusätzliche Dienstleistungen wie Updates, Upgrades und Notfallreparaturen anbieten. Auch sind umfassendere Wartungspakete denkbar, die zusätzlich Einnahmen generieren können.
  • Feedback und Analyse: Durch den beständigen Kontakt zum Kunden erhalten Unternehmen, die Wartungsservice in einem Wartungsvertrag festhalten, auch beständig Feedback, was zur Verbesserung des eigenen Angebotes und zur Analyse der Leistung beiträgt.

Vorteile für den Kunden

  • Planbare Koste und Budgetierung: Wartungsverträge bringen den Vorteil einer klaren und vorhersehbaren Kostenstruktur. Das hilft Unternehmen dabei, ihr Budget besser zu planen und unerwartete Ausgaben zu vermeiden. Wartungskosten s
  • Betriebssicherheit und Zuverlässigkeit: Regelmäßige Wartung verringert die Gefahr von Verschleiß und Ausfällen, wodurch die Betriebssicherheit sowie die Zuverlässigkeit von Anlagen und Maschinen erhöht wird.
  • Garantie und Support: Wartungsverträge beinhalten oft garantierte Reaktionszeiten für Notfälle, was die Ausfallzeiten minimiert und den Betrieb sicherstellt. Zudem profitieren Kunden oft von einem priorisierten Zugang zu zu technischen Support- und Reparaturdiensten.
  • Allumfassender Service: Je nach vertraglicher Vereinbarung, müssen sich Kunden nicht um die Organisation und Durchführung der Wartung kümmern. Der Wartungsvertrag sichert sie darüber hinaus ab, dass alle Wartungsarbeiten gemäß den gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsstandards durchgeführt werden.
  • Zugriff auf Fachwissen: Wartungsverträge sichern den Zugriff auf qualifizierte Techniker und spezialisiertes Fachwissen, das intern möglicherweise nicht vorhanden ist.

Wie sollte ein Wartungsvertrag aussehen?

Ein Wartungsvertrag sollte klar, umfassend und detailliert darlegen, welche Leistungen dem Kunden vom Dienstleister zugesichert werden. Der Vertrag sollte deutlich machen, welche Geräte wie oft gewartet werden, und welche Schritte dabei im Einzelnen zur Anwendung kommen.

Wie bereits erwähnt können Wartungsverträge im Detail stark variieren. Das liegt daran, dass Dienstleister unterschiedliche Angebote machen, häufig Zusatzleistungen oder Servicepakete anbieten. Anderseits haben auch die Kunden unterschiedliche Bedürfnisse. Grundsätzlich sollte ein Wartungsvertrag folgende Punkte beinhalten:

  • Die Vertragsparteien: Vollständige Namen und Adressen des Kunden und des Dienstleisters, sowie Namen und Positionen der Personen, die den Vertrag unterzeichnen.
  • Der Vertragsgegenstand: Detaillierte Auflistung der Anlagen, Maschinen, Geräte und/oder Systeme, die gewartet werden sollen. Die Adressen und Standorte, an denen die Wartungsarbeiten durchgeführt werden.
  • Beschreibung der Leistung: Detaillierte Beschreibung der durchzuführenden Wartungsarbeiten, einschließlich Inspektionen, Reinigungen, Austausch von Verschleißteilen, Updates und Upgrades. Außerdem die Angabe der Intervalle, in denen die Wartungsarbeiten durchgeführt werden, sowie - falls vorhanden - optionale oder zusätzliche Dienstleistungen wie Notfallreparaturen, Support-Hotlines, Fernwartung etc.
  • Reaktionszeit und Verfügbarkeit: Festlegung der maximalen Reaktionszeit im Notfall oder bei Störungen )z.B. innerhalb von 12 Stunden), sowie Angaben zu den Servicezeiten (z.B. werktags von 8:00 bis 18:00 Uhr, 24/7-Bereitschaft)
  • Vertragsdauer und Kündigung: Das Beginn- und Enddatum des Vertrags; die Bedingungen für automatische Betriebsverlängerung sowie Kündigungsfristen und die Bedingungen, unter denen der Vertrag vorzeitig beendet werden kann.
  • Pflichten und Verantwortlichkeiten: Eine detaillierte Auflistung der Pflichten des Dienstleisters und des Kunden.
  • Vertraulichkeit und Datenschutz: Eine Vertraulichkeitsvereinbarung zum Schutz von Informationen sowie die Verpflichtung zur Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften.

Wartungsverträge in der modernen Anlagenüberwachung

Mit dem technologischen Fortschritt und den Neuerungen der Künstlichen Intelligenz haben sich Wartungs- und Instandhaltungsprozesse stark verändert. Anlagen und Maschinen werden heute zum Teil mit IoT-Sensoren und spezieller Analyse-Software überwacht. Die permanente Erhebung und Auswertung von Maschinendaten ermöglicht eine Anlagenüberwachung in Echtzeit, bei der sämtliche Prozesse jederzeit mitverfolgt und kontrolliert werden können.

Neben innovativen Konzepten wie Digitalen Zwillingen und prädiktiver Wartung haben sich damit auch neue Geschäftsmodelle wie Asset-as-a-Service oder Smart Field Service herausgebildet, bei denen die Wartung und Instandhaltung ein wichtiger Faktor ist.

Vor dem Hintergrund dieser technischen und digitalen Innovationen erscheint das Aufsetzen eines Wartungsvertrages zunächst veraltet. Aber auch hier spielt die vertragliche Absicherung eine wichtige Rolle - beispielsweise wenn es darum geht, den Einsatz von IoT-Geräten und den Umfang des angebotenen Services genau zu regeln.

Leistungsumfang und Service-Level-Agreements (SLAs)

Der Wartungsvertrag kann dabei helfen, den angebotenen Service im Detail auszuformulieren und zu spezifizieren. Beispielsweise kann der Vertrag genau darlegen, welche prädiktiven Wartungen angeboten werden und wie weitreichend diese sind. So kann festgehalten werden, ob es bei der Erkennung potenzieller Abweichungen bleibt, oder ob die praktischen Wartungsarbeiten vor Ort Teil des Angebotes sein sollen.

So können, je nach Servicemodell, klare Leistungskennzahlen festgelegt werden, die den genauen Umfang des Angebotes definieren.

Datenmanagement

Ein Wartungsvertrag kann die Datenerfassung und -nutzung genauer regeln, sprich festlegen, welche Daten von IoT-Geräten erfasst und weitergeleitet werden und wer Zugang zu diesen Daten hat. Hierbei können auch Bestimmungen hinsichtlich der Datensicherheit und zum Schutz der erhobenen Daten getroffen werden, um Datenschutzrichtlinien entsprechend einzuhalten.

Technologie und Infrastruktur

Der Wartungsvertrag beschreibt die IoT-Geräte und Technologien, die zur Erfassung und Analyse von Wartungsdaten verwendet werden. Außerdem kann er genau beschreiben, wie die IoT-Infrastruktur in bestehende Systeme integriert wird und welche Schnittstellen dabei eventuell genutzt werden.

Wartungsprozesse und -zyklen

Der Vertrag beschreibt den Prozess der prädiktiven Wartung, einschließlich der Identifizierung von Wartungsbedarfen und der Planung der Wartungsintervallen. Außerdem werden Regelungen getroffen, die den Umgang mit unerwarteten Ausfällen oder Problemen festlegen.

Berichterstattung und Dokumentation

Der Vertrag kann festlegen, in welchen Intervallen der Kunde - insofern er keinen unmittelbaren Zugang zur Plattform hat - über den Zustand der überwachten Anlagen und Betriebsmittel informiert wird.

Schulung und Support

Es ist vorstellbar, dass der Vertrag Schulungsprogramme für das Personal des Kunden umfasst, um den Umgang mit der IoT-Technologie und den Wartungssystemen zu erleichtern. Darüber hinaus werden die Supportdienste definiert, die der Dienstleister anbietet, um bei Problemen oder Fragen zu helfen.

  • Was ist ein Wartungsvertrag?

    Ein Wartungsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber und einem Dienstleister, der sich zur Wartung und Instandhaltung von Geräten, Maschinen oder Systemen verpflichtet.

  • Warum ist ein Wartungsvertrag wichtig?

    Ein Wartungsvertrag bietet Planungssicherheit, ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle, minimiert Ausfallzeiten und stellt sicher, dass Wartungsarbeiten regelmäßig und professionell durchgeführt werden.

  • Welche Vorteile bietet ein Wartungsvertrag?

    Der Dienstleister profitiert von einem Wartungsvertrag insofern, als er sich auf eine sichere Einnahmequelle verlassen kann, die Kundenbindung vertiefen und besser planen kann. Der Kunde profitiert von planbaren Kosten, einer erhöhten Betriebssicherheit sowie von Garantie- und Supportleistungen.

  • Wann ist ein Wartungsvertrag sinnvoll?

    Ein Wartungsvertrag sollte dann geschlossen werden, wenn Unternehmen regelmäßige Wartung komplexer Systeme sicherstellen müssen, die Wartungsarbeit spezielles Fachwissen voraussetzt oder Garantieansprüche aufrecht erhalten werden müssen.

Fazit:

Ein Wartungsvertrag bietet sowohl für Dienstleister als auch für Kunden zahlreiche Vorteile. Neben der Sicherstellung regelmäßiger Wartungsarbeiten - was Ausfallzeiten minimiert und den Betriebsprozess optimiert -, bietet eine vertragliche Vereinbarung Planungssicherheit und Kostenkontrolle. Besonders wichtig sind Wartungsverträge für die Instandhaltung komplexer Systeme, wo sie auch sicherstellen, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten und Garantieansprüche aufrecht erhalten bleiben. Im Zeiten modernen Anlagenüberwachung können Wartungsverträge den Einsatz moderner Technologien wie IoT und prädiktive Wartung regeln.

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