Verfahrensanweisung: Was du wissen musst

Je genauer auszuführende Arbeiten und Prozesse definiert sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler vermieden und Qualitätsansprüche eingehalten werden können. Ein wichtiges Dokument ist dabei die Verfahrensanweisung, mit der sichergestellt wird, dass einzelne Schritte korrekt und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen durch klare Verfahrensanweisungen die Effizienz und Qualität ihrer Arbeit grundsätzlich steigern können. Ein besonderes Augenmerk legen wir dabei auf die Vorteile digitale Verfahrensanweisungen in Serviceprozessen - beispielsweise durch Checklisten.

Was ist eine Verfahrensanweisung?

Eine Verfahrensanweisung ist ein Dokument, das festlegt, welche Schritte innerhalb eines Prozesses in welcher Reihenfolge und von wem ausgeführt werden sollen. Sie stellt sicher, dass Abläufe effizient, korrekt und fehlerfrei durchgeführt werden, unterstützt die Einhaltung von Qualitätsstandards und gesetzlichen Vorgaben und schafft eine klare Grundlage für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit einzelner Arbeitsschritten.

Zusätzlich besitzen Verfahrensanweisungen eine strategische Relevanz, da sie flexibel an die Unternehmensstruktur angepasst werden können und somit maßgeblich die Gestaltung und Weiterentwicklung individueller Prozesse unterstützen.

Verfahrensanweisung und Arbeitsanweisung: Was ist der Unterschied?

Auch die Arbeitsanweisung verfolgt die oben genannten Ziele und wird daher häufig mit der Verfahrensanweisung verwechselt. Der Unterschied der beiden Formulare liegt im Detaillierungsgrad.

Die Verfahrensanweisung bezieht sich auf die übergeordneten Abläufe eines Prozesses und legt fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge von welchen Verantwortlichen auszuführen sind. Sie strukturiert das große Ganze aus der Vogelperspektive.

Die Arbeitsanweisung ist wesentlich spezifischer auf einzelne Arbeitsschritte eines bestimmtes Prozesses gerichtet, der technisch oder praktisch durchzuführen ist. Während die Verfahrensanweisung den Rahmen für den Gesamtprozess vorgibt, dient die Arbeitsanweisung als konkrete Handlungsanleitung.

Verfahrensanweisung vs. Arbeitsanweisung: Ein Beispiel

Stellen wir uns ein Produktionsbetrieb vor, in dem eine Maschine regelmäßig gewartet werden muss. Die Verfahrensanweisung würde in diesem Beispiel angeben, wer für die Wartung verantwortlich ist, wann die Wartungen stattfinden und welche Schritte in welcher Reihenfolge durchzuführen sind, während sich die Arbeitsanweisung auf einen spezifischen Prozess innerhalb dieses Ablaufes beziehen würde, beispielsweise eine genaue Anweisung zum Austausch eines Luftfilters.

Warum sind Verfahrensanweisungen wichtig?

Verfahrensanweisungen sorgen für mehr Sicherheit in der Ausführung von Prozessen und garantieren einen Qualitätsstandard, der auch bei wechselnden Mitarbeitern gehalten werden kann. Somit können Leistungen konsistent erbracht werden. Hier die Vorteile im Überblick:

• Fehlerreduktion: Klare Anweisungen verhindern Missverständnisse und Fehler, da jeder Schritt genau definiert ist.
• Qualitätssicherung: Durch die Standardisierung von Abläufen wird sichergestellt, dass Qualitätsansprüche eingehalten werden, unabhängig davon, wer den Prozess ausführt.
• Effizienzsteigerung: Strukturierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen, da keine Unklarheiten entstehen und jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist.
• Sicherstellung der Compliance: Verfahrensanweisungen helfen, gesetzliche Vorgaben und branchenspezifische Standards einzuhalten, was besonders bei Audits oder Zertifizierungen wichtig ist.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Dokumentierte Abläufe ermöglichen eine einfache Rückverfolgbarkeit – ideal für Problemlösungen oder Optimierungsmaßnahmen.
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter können sich anhand klarer Vorgaben schneller in Prozesse einarbeiten und direkt produktiv werden.
• Risikominimierung: In sicherheitskritischen Bereichen wie Wartung oder Instandhaltung senken Verfahrensanweisungen das Risiko von Unfällen oder Fehlbedienungen.
• Flexibilität und Weiterentwicklung: Verfahrensanweisungen lassen sich an veränderte Bedingungen oder neue Anforderungen anpassen, was die langfristige Prozessoptimierung fördert.

Welche Punkte sollte eine Verfahrensanweisung enthalten?

Es gibt keine fest vorgeschriebenen Vorgaben bezüglich der inhaltlichen Gestaltung einer Verfahrensanweisung. Der Aufbau hängt von der Branche, den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Prozessabläufen ab.

Dennoch gibt es Standards und bewährte Praktiken, an denen sich Unternehmen orientieren können. Hier die grundlegendsten Punkte im Überblick:

• Zweck: Beschreibung, warum die Verfahrensanweisung notwendig ist und welche Ziele sie verfolgt, z. B. Effizienzsteigerung oder Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Anwendungsbereich: Festlegung, für welche Prozesse, Abteilungen oder Standorte die Anweisung gilt und in welchem Kontext sie verwendet wird.
• Prozessbeschreibung: Schritt-für-Schritt-Darstellung der Abläufe, die einheitliche und fehlerfreie Arbeitsprozesse sicherstellt.
• Verantwortlichkeiten: Definition, wer welche Schritte ausführt und wer für die Überprüfung oder Freigabe verantwortlich ist.
• Sicherheitsmaßnahmen: Hinweise zu Risiken und Schutzmaßnahmen, um Mitarbeiter und Prozesse zu sichern.
• Änderungshistorie: Dokumentation von Anpassungen mit Datum und Begründung für transparente Nachvollziehbarkeit.

Verfahrensanweisungen in Serviceprozessen

In Serviceunternehmen kommt der Verfahrensanweisungen eine besondere Rolle zu, da hier neben spezifischen Arbeitseinsätzen auch Prozesse im Feld koordiniert werden müssen. Verfahrensanweisungen betreffen hier also die Einsatzplanung, Routenplanung sowie die Arbeit vor Ort. Schauen wir uns diese Segmente genauer an.

Verfahrensanweisungen in der Einsatzplanung

• Klare Verantwortlichkeiten: Die Verfahrensanweisung in der Einsatzplanung definiert, welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen für bestimmte Aufgaben zuständig sind.
• Priorisierung: Prozesse werden nach Dringlichkeit und Verfügbarkeit standardisiert, sodass kein Zeitverlust durch ineffiziente Entscheidungen entsteht.
• Digitalisierung: In Verbindung mit moderner Software können Verfahrensanweisungen die Planung automatisieren und sicherstellen, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden, etwa Arbeitszeitvorgaben oder spezifische Kundenanforderungen.

Verfahrensanweisungen in der Routenplanung

• Optimierung der Wegstrecken: Mithilfe moderner Softwarelösungen können Wegstrecken in Echtzeit und unter Berücksichtigung aktueller Verkehrsinformationen optimiert werden.
• Kombinierte Aufträge:Klare Verfahrensanweisung können festlegen, wie mehrere Aufträge auf einer Route sinnvoll gebündelt werden, um unnötige Fahrten zu vermeiden.
• Umgang mit Unvorhergesehenem: Verfahrensanweisungen regeln, wie bei unerwarteten Verzögerungen oder Ausfällen (z. B. Staus, Straßensperrungen) zu handeln ist, um den Kunden dennoch rechtzeitig zu erreichen.

Verfahrensanweisungen auf der Baustelle

• Einheitliche Arbeitsschritte: Jeder Schritt, vom Auspacken der Werkzeuge bis zur Überprüfung der Arbeit, wird durch Verfahrensanweisungen dokumentiert und standardisiert.
• Sicherheitsvorschriften: Verfahrensanweisungen enthalten klare Vorgaben zu Arbeitssicherheit und Unfallvermeidung, etwa beim Umgang mit gefährlichen Geräten.
• Kommunikation mit dem Kunden: Vorgaben regeln auch, wie der Techniker den Kunden über den Status und das Ergebnis der Arbeit informiert oder offene Fragen klärt.

Digitale Verfahrensanweisungen mit moderner Software

Um sicherzustellen, dass Verfahrensanweisungen klar definiert und von allen Mitarbeitern jederzeit einsehbar sind, sollten diese digitale abgebildet werden. Unternehmen, die breiter angelegte Prozesse effizient umsetzen wollen, brauchen hierfür eine moderne Softwarelösung, mit der sich unterschiedliche Abläufe koordinieren und aufeinander abstimmen lassen.

Softwarelösungen bieten verschiedene Tools wie digitale Kanban-Boards, Plantafeln und Checklisten, die nicht nur genaue Anweisungen vorgeben, sondern in Echtzeit mit dem Innendienst synchronisiert sind, so dass alle Mitarbeiter den aktuellen Projektverlauf verfolgen können. Die Vorteile im Detail:

Fazit:

Klare Verfahrensanweisungen garantieren gut strukturierte, effiziente Prozesse, und sichern festgelegte Qualitätsstandards. Mit digitalen Tools wie Checklisten, Kanban-Boards und Plantafeln wird ihre Umsetzung nicht nur einfacher, sondern auch flexibler und transparenter.

Gerade für Serviceunternehmen, die neben der möglichst genauen Koordinierung von Arbeitsabläufen die Steuerung des Außendienstes im Blick haben müssen, ist der Einsatz von Softwarelösungen zu empfehlen. Das bedeutet weniger Fehler, mehr Zeit und höhere Flexibilität. Darüber hinaus sichern Softwarelösungen den Anschluss an die digitale Zukunft.