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Was ist Total Quality Management?

Gibt es den Königsweg zur Optimierung der Unternehmensprozesse? Total Quality Management bietet einen der wichtigsten Ansätze dafür.

Bild: Was ist TQM?

Hast du dich jemals gefragt, was erfolgreiche Unternehmen wie Apple, Toyota und Amazon gemeinsam haben? Abgesehen von ihren beeindruckenden Produkten und Dienstleistungen ist es ihre unerschütterliche Verpflichtung zur Qualität. Doch was steckt hinter diesem Streben nach Perfektion? Die Antwort: Total Quality Management.

Wir zeigen, was hinter der TQM-Philosophie steckt, und welche Software-Lösungen hilfreich sind, um dieses Konzept in deinem Unternehmen umzusetzen.

Key Takeaways:

  • TQM steigert Wettbewerbsfähigkeit: Total Quality Management (TQM) verbessert die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen durch den Fokus auf Qualität, Effizienz und kontinuierliche Verbesserung.
  • Kundenzufriedenheit durch kontinuierliche Effizienzsteigerung: TQM steigert die Kundenzufriedenheit, erhöht die betriebliche Effizienz und sichert langfristigen Erfolg. Um diese Ziele zu erreichen, benötigt TQM kontinuierliches Engagement und fortlaufende Anpassungen in allen Bereichen deines Unternehmens.
  • Umsetzung mit TQM-Software: Das TQM-Modell ist mit einer Reihe komplexer Prozesse verbunden. Um diese erfolgreich umzusetzen, solltest du auf eine TQM-Software zurückgreifen.

Definition

Total Quality Management (TQM) ist mehr als nur ein Geschäftsansatz – es ist eine Denkweise, die sich durch das gesamte Unternehmen zieht. Es geht darum, Qualität nicht als eine Option, sondern als eine Verpflichtung zu betrachten. TQM zielt darauf ab, die Kundenzufriedenheit zu maximieren, indem es sicherstellt, dass jedes Produkt und jede Dienstleistung den höchsten Standards entspricht. Es ist eine Philosophie, die darauf abzielt, kontinuierliche Verbesserungen auf allen Ebenen des Unternehmens zu fördern. Diese Prinzipien wurden in den 1950er Jahren von japanischen Experten für Qualitätsmanagement wie Kaoru Ishikawa und W. Edwards Deming entwickelt, haben ihren Ursprung also in der japanischen Unternehmenskultur, bevor sie weltweit Anklang fanden.

Grundsätze des Total Quality Management

Einer der Vordenker des TQM, W. Edwards Deming, fasste das TQM in folgenden 14 Punkten zusammen:

  • Schaffe Konstanz im Ziel: Unternehmen sollten klare und konsistente Ziele für Qualität und Verbesserung setzen, um eine gemeinsame Ausrichtung zu gewährleisten.
  • Überarbeite nicht die Produktionszahlen und -pläne: Fokus auf Qualität statt auf Quantität, um langfristigen Erfolg zu sichern.
  • Vertraue auf Bildung und Selbstentwicklung: Investiere in kontinuierliche Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter, um ihr Potenzial voll auszuschöpfen.
  • Beende die Praxis der Masseninspektion: Konzentriere dich auf präventive Maßnahmen und Fehlervermeidung anstatt den Fehler erst später feststellen zu müssen.
  • Suche nach Fehlern und Unvollkommenheiten im System, nicht bei den Menschen: Betrachte Probleme als Anomalien im System und nicht als individuelle Versagen.
  • Führe die Null-Defekt-Philosophie ein: Strebe nach Perfektion und Fehlervermeidung in allen Prozessen und Produkten.
  • Setze Schulungen und Weiterbildung fort: Kontinuierliche Weiterbildung ist entscheidend, um die Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Bringe den Führungskräften Verantwortung bei: Führungskräfte sind für die Schaffung einer Umgebung verantwortlich, die Exzellenz und kontinuierliche Verbesserung fördert.
  • Entferne Angst aus der Arbeitsumgebung: Schaffe eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit, in der Mitarbeiter keine Angst vor Bestrafung haben, wenn sie Probleme ansprechen.
  • Beseitige starre Hierarchien und Barriers: Förderung von Teamarbeit und Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, um die Kommunikation und den Informationsaustausch zu verbessern.
  • Beseitige Jahresbewertungen oder Quoten: Vermeide Leistungsbeurteilungen, die demotivierend wirken können, und setze stattdessen auf kontinuierliches Feedback und Anerkennung.
  • Fördere den Einsatz von Selbstmanagement-Teams: Teams sollten die Verantwortung für ihre eigenen Prozesse übernehmen und sich aktiv an der kontinuierlichen Verbesserung beteiligen.
  • Fördere offene Kommunikation und Information: Sorge für transparente Kommunikation und den freien Austausch von Informationen, um die Zusammenarbeit und Effizienz zu fördern.
  • Schaffe eine Umgebung, die Innovation und Lernen fördert: Kultiviere eine Kultur, die Innovation, Experimentieren und Lernen unterstützt, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Fasst man diese Regeln zusammen, dann beruht Total Quality Management auf der Anwendung folgender Prinzipien:

  • Kundenorientierung: Der Kunde steht im Mittelpunkt von allem, was wir tun. Unternehmen, die TQM praktizieren, verstehen die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden und bemühen sich, diese bestmöglich zu erfüllen.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung, auch bekannt als "Kaizen", ist ein wesentlicher Bestandteil von TQM. Es geht darum, sich niemals mit dem Status quo zufrieden zu geben und ständig nach Möglichkeiten zur Optimierung zu suchen.
  • Führungsengagement: Erfolgreiches TQM erfordert das Engagement und die Unterstützung des Top-Managements. Führungskräfte müssen nicht nur die Vision von Qualität und Exzellenz verkörpern, sondern auch die Ressourcen und Unterstützung bereitstellen, die für die Umsetzung erforderlich sind.
  • Mitarbeiterbeteiligung: Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. TQM ermutigt zur aktiven Beteiligung der Mitarbeiter an Qualitätsinitiativen, indem sie ihre Ideen und Vorschläge zur Verbesserung der Prozesse und Abläufe einbezieht.
  • Prozessorientierung: TQM betrachtet Qualität als ein Ergebnis von effektiven Prozessen. Unternehmen müssen ihre Prozesse kontinuierlich überprüfen, optimieren und standardisieren, um eine konsistente Qualität sicherzustellen.

Vorteile und Nachteile von Total Quality Management

Unternehmen, die sich mit Total Quality Management befassen und es möglicherweise in ihre Geschäftsprozesse integrieren wollen, sollten sich genau mit den Vor- und Nachteilen von TQM auseinandersetzen.

Vorteile von Total Quality Management:

  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: TQM stellt sicher, dass die Kundenanforderungen und -erwartungen kontinuierlich erfüllt oder übertroffen werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung führt.
  • Effizienzsteigerung: Durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung und ineffizienten Prozessen können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz steigern und Kosten senken.
  • Förderung von Teamwork und Mitarbeiterengagement: TQM betont die Bedeutung von Teamarbeit, kontinuierlicher Schulung und Mitarbeiterbeteiligung, was zu einer motivierten und engagierten Belegschaft führt.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung ist ein zentraler Bestandteil von TQM, der es Unternehmen ermöglicht, sich ständig anzupassen und zu entwickeln, um den sich verändernden Marktbedingungen gerecht zu werden.

Nachteile von Total Quality Management:

  • Zeit- und Ressourcenaufwand: Die Implementierung von TQM erfordert Zeit, Ressourcen und Engagement auf allen Ebenen des Unternehmens, was für einige Organisationen eine Herausforderung darstellen kann.
  • Widerstand gegen Veränderungen: Einige Mitarbeiter könnten gegen Veränderungen, die mit TQM einhergehen, widerstehen, was die erfolgreiche Umsetzung behindern kann.
  • Komplexität: TQM ist ein komplexer Prozess, der eine klare Strategie und strukturierte Herangehensweise erfordert, um effektiv umgesetzt zu werden.

Best Practices für die Implementierung von TQM

Hat man sich einmal dazu entschieden, dass es sich bei TQM um eine sinnvolle Strategie für das eigene Unternehmen handelt, solltest du auf folgende Best Practices achten, um mögliche Probleme zu umgehen:

  • Führung durch das Top-Management:

    Das Engagement und die Unterstützung des Top-Managements sind entscheidend für den Erfolg von TQM.

  • Kontinuierliche Schulung und Weiterbildung:

    Mitarbeiter sollten regelmäßig geschult und weitergebildet werden, um sie auf dem neuesten Stand der TQM-Praktiken zu halten.

  • Etablierung von Qualitätsstandards und -prozessen:

    Es sollten klare Qualitätsstandards und -prozesse festgelegt werden, die von allen Mitarbeitern befolgt werden müssen.

  • Kundenfeedback nutzen:

    Das Feedback der Kunden sollte aktiv gesammelt und genutzt werden, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Erfolgreiche Anwendung von TQM: Wie geht das?

Klingt alles überzeugend, oder? Aber wie funktioniert denn nun die praktische Anwendung?

Die Anwendung des Total Quality Management (TQM) wird durch den PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check und Act) strukturiert und geleitet. Diese vier Hauptphasen bilden das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung von TQM in Unternehmen.

Plan: Hier werden zunächst klare Ziele formuliert sowie Strategien entwickelt, um diese zu erreichen. Dies beinhaltet die Festlegung von Qualitätsstandards, die Identifizierung von Schlüsselbereichen für Verbesserungen und die Zuweisung von Ressourcen für die Umsetzung von Maßnahmen.

Do: In der Umsetzungsphase werden die geplanten Maßnahmen und Prozesse in die Tat umgesetzt. Dies umfasst die Implementierung von Veränderungen, das Durchführen von Schulungen und die Einführung neuer Arbeitsmethoden. All das mit Blick auf die Qualitätsziele.

Check: In dieser Phase werden Leistungen und Ergebnisse analysiert, gemessen und mit den festgelegten Zielen verglichen. Dabei werden Feedback-Schleifen eingebaut, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Act: Schließlich erfolgt die Aktionsphase, in der auf Basis der Überprüfungsergebnisse Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen werden. Dies kann die Verbesserung von Prozessen, die Anpassung von Richtlinien oder die Neuzuweisung von Ressourcen umfassen. Ziel ist es, Arbeitsprozesse und Workflows kontinuierlich zu optimieren.

Wie eine Software bei der Umsetzung hilft

Komplexe Prozesse lassen sich ohne gute Vorbereitung schwer umsetzen. Um Workflows zu verbessern, eine einheitliche Kommunikationsbasis für alle Mitarbeiter zu schaffen und das Kunden- sowie Ressourcenmanagement effektiv zu gestalten, ist eine systematische Grundlage notwendig. Eine Software wie mfr kann dabei in vielen Bereichen unterstützen.

Kundenbeziehung verbessern

TQM-Software bietet dir vielfältige Lösungen, um deine Kundenbeziehungen zu verbessern. Ein zentrales Werkzeug ist das integrierte CRM-System, das die Interaktion mit Kunden und die Verwaltung von Kundendaten erleichtert. Mit einem CRM-System behältst du Stammdaten, Aufträge, E-Mails, Rechnungen und laufende Projekte immer im Blick. Dies ermöglicht ein schnelles Reagieren auf Kundenanfragen und -wünsche.

Darüber hinaus verfügen TQM-Softwarelösungen über zusätzliche Funktionen, die deine Kunden stets auf dem Laufenden halten. Diese Tools informieren automatisch über Veränderungen bei Aufträgen, Fortschritte und Neuigkeiten. Durch digitale Kundenportale können Kunden zudem jederzeit den Status ihrer Aufträge einsehen, was Transparenz schafft und die Kundenzufriedenheit steigert.

Interne Kommunikation verbessern 

Um die interne Kommunikation zu verbessern, bietet TQM-Software projektbezogene Chat-Funktionen für Echtzeit-Messaging. So bleibt dein Team stets informiert, kann Prozesse in Echtzeit verfolgen und aktiv an Veränderungen teilnehmen.

Projekte managen

Professionelle TQM-Software enthält unverzichtbare Tools zur Planung und Verwaltung von Projekten. Ein systemorientiertes Management ist im Total Quality Management entscheidend. Dafür benötigt man Funktionen, die das Planen von Ressourcen, die Steuerung von Einsätzen und das klare Definieren von Aufgaben erleichtern.

Um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen, müssen Unternehmen ihre Prozesse genau abbilden und verfolgen können. TQM-Software bietet dazu Tools wie Projekttafeln, Bautagebücher und Plantafeln, die bei der Materialverwaltung und -kalkulation helfen.

Prozesse automatisieren

Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse ist ein zentraler Aspekt von TQM, da sie die Konsistenz und Präzision der Aufgaben verbessert. Je nach Spezialisierung bieten Software-Lösungen verschiedene Möglichkeiten, um diesen Bedarf zu decken.

Unternehmen, die stark auf Außendienst setzen, profitieren besonders von automatisierten Wartungsplanungsfunktionen. Diese ermöglichen es, wiederkehrende Wartungsaufgaben im System so zu programmieren, dass Aufträge automatisch zum gewünschten Zeitpunkt erstellt und terminiert werden. Ähnliche Automatisierungsoptionen stehen auch für die Einsatz- und Ressourcenplanung zur Verfügung.

  • Für welche Unternehmen eignet sich TQM und für welche nicht?

    TQM eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, die bereit sind, sich auf eine Kultur der Qualität und kontinuierliche Verbesserung einzulassen. Es könnte jedoch weniger geeignet sein für Unternehmen, die kurzfristige Gewinne über langfristige Qualität stellen oder die nicht bereit sind, Veränderungen anzunehmen.

  • Wie kann man den Erfolg von TQM messen?

    Der Erfolg von TQM kann anhand verschiedener Kennzahlen gemessen werden, darunter Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement, Prozessverbesserungen und finanzielle Leistung.

  • Welche Herausforderungen können bei der Implementierung von TQM auftreten?

    Herausforderungen bei der Implementierung von TQM können Widerstand gegen Veränderungen, mangelnde Ressourcen und Komplexität des Prozesses sein. Es erfordert ein hohes Maß an Engagement und Durchhaltevermögen, um diese Herausforderungen zu überwinden und langfristigen Erfolg zu erzielen.

  • Wie kann TQM in kleinen Unternehmen umgesetzt werden, die möglicherweise über begrenzte Ressourcen verfügen?

    TQM kann auch in kleinen Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden, indem man sich auf einfache, aber effektive Qualitätsmethoden konzentriert und die Mitarbeiter aktiv in den Prozess einbezieht. Die Anpassung von TQM-Prinzipien an die spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens ist entscheidend für den Erfolg.

  • Wie lange dauert es in der Regel, bis Unternehmen die Vorteile von TQM vollständig realisieren?

    Die Zeit, die benötigt wird, um die Vorteile von TQM vollständig zu realisieren, kann je nach Unternehmensgröße, Branche und dem Grad der bereits vorhandenen Qualitätssysteme variieren. In der Regel kann es jedoch mehrere Jahre dauern, bis eine umfassende Umstellung auf TQM erfolgt und die Vorteile vollständig erkennbar sind.

Fazit:

Total Quality Management ist eine effektive Methode, um die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens zu erhöhen. Indem du dich auf Qualität, Effizienz und kontinuierliche Verbesserung konzentrierst, kannst du nicht nur die Kundenzufriedenheit steigern, sondern auch deine betriebliche Effizienz optimieren und dir langfristigen Erfolg sichern.

Wichtig ist dabei Ausdauer und Konsequenz. Eine erfolgreiche Implementierung von TQM fordert Engagement auf allen Unternehmensebenen sowie stetige Anpassungen und Verbesserungen der laufenden Prozesse. Hierbei hilft dir eine TQM-Software. Wer professionelle Tools verwendet und zusätzlich ausreichend Eigeninitiative aufbringt, wird sich erfolgreich positionieren und den fortlaufenden Marktveränderungen gerecht werden können.

Setze auf Zukunft. Arbeite mit mfr®.