Software as a Service (SaaS): Ein Überblick

Viele Unternehmen sind auf Softwarelösungen angewiesen, um ihren betrieblichen Alltag bewerkstelligen zu können. Software-as-a-Service, kurz SaaS, bietet hier ein flexibles Modell, das Kunden mehr Bewegungs- und Gestaltungsfreiheit bietet. Statt einmalig für eine Software zu bezahlen, an deren Prozesse man dann gebunden ist, zahlt der Kunde beim SaaS-Modell für die Nutzung der Software in Raten. Für regelmäßige Updates, die Implementierung neuer Funktionen und Technologien sorgt der Anbieter.

In diesem Artikel erfährst du, wie SaaS funktioniert, welche Vorteile ein solches Modell bietet und warum SaaS auch in Zeiten rasanter technologischer Entwicklungen eine Schlüsselrolle einnimmt.

Definition von SaaS

Software as a Service (SaaS) ist ein innovatives Modell zur Bereitstellung von Software, bei dem Anwendungen über das Internet verfügbar gemacht und von externen Anbietern gehostet werden. Im Gegensatz zur traditionellen “On-Premise” Softwareinstallation, bei der Programme direkt auf lokalen Rechnern oder Servern installiert werden müssen, greifen Nutzer bei SaaS über einen Webbrowser auf die Anwendungen zu. Dies eliminiert die Notwendigkeit einer physischen Installation und reduziert den Wartungsaufwand erheblich.

SaaS wird typischerweise im Abonnement-Modell angeboten. Nutzer zahlen eine regelmäßige Gebühr, die monatlich oder jährlich fällig wird, und erhalten im Gegenzug kontinuierlichen Zugang zur Software.

Ein weiterer großer Vorteil von SaaS ist die Zugänglichkeit. Da die Anwendungen über das Internet bereitgestellt werden, können Nutzer von praktisch überall auf die Software zugreifen - vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung.

Nicht zuletzt übernimmt der SaaS-Anbieter die vollständige Wartung und regelmäßige Updates der Software. Nutzer profitieren somit stets von der neuesten Version der Anwendung, ohne sich um die Installation von Updates oder die Behebung technischer Probleme kümmern zu müssen. Dies reduziert den Aufwand für die IT-Abteilungen erheblich und stellt sicher, dass die Software immer auf dem neuesten Stand und sicher ist.

Beispiele für SaaS-Anwendungen

SaaS-Anwendungen finden sich in nahezu allen Geschäftsbereichen. Hier sind einige Beispiele:

• Customer Relationship Management (CRM): CRM-Lösungen bieten umfassende Funktionen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebsprozessen. Sie helfen Unternehmen beispielsweise, Kundeninteraktionen zu verfolgen und Verkaufschancen zu identifizieren. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist die Plattform “Salesforce”, die es Unternehmen ermöglicht, Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten und zu optimieren.
• Enterprise Resource Planning (ERP): ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Sie integrieren verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Personalwesen und Beschaffung in einer zentralen Plattform. Bekannte Beispiele hierfür sind Tools wie “Oracle NetSuite” oder die “Sage Business Cloud”.
• Projektmanagement: Projektmanagement-Tools helfen bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten. Sie ermöglichen es Teams, Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Beliebte Projektmanagement-Tools sind “Asana” oder “Trello”, die bei der Organisation Aufgaben helfen und das Zusammenarbeiten im Team erleichtern.

Integrierte Softwarelösungen

Neben diesen Einzelanwendungen gibt es spezielle Software-Lösungen, die CRM-, ERP- und Projektmanagement-Tools mit weiteren Funktionen verbinden, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und Arbeitsschritte zu synchronisieren. Unternehmen, die nicht zwischen verschiedenen Anbietern wechseln wollen, können zu solch integrierten Lösungen greifen.

Wichtig hierbei ist, dass sich Unternehmen im Klaren darüber sind, welche Prozesse sie wie abbilden wollen. Denn auch wenn integrierte Software-Lösungen über eine breite Palette an Funktionen verfügen, konzentrieren sich die Anbieter im Kern auf die Optimierung bestimmter Abläufe. Das kann beispielsweise die effiziente Gestaltung von Außendiensteinsätzen, die Ressourcenplanung oder das Kundenmanagement sein. Um die für ein Unternehmen optimale Lösung zu finden, muss das Unternehmen zunächst die eigenen Prozesse unter die Lupe nehmen und genauestens analysieren.

Vorteile von SaaS für Unternehmen

SaaS bietet zahlreiche Vorteile, die es Unternehmen ermöglichen, effizienter zu arbeiten und ihre IT-Kosten zu senken. Diese Vorteile betreffen sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte.

Technische Vorteile:

• Einfache Implementierung: SaaS-Anwendungen können schnell und ohne komplexe Installationsprozesse in Betrieb genommen werden. Dies reduziert den Zeitaufwand und die Kosten für die Einführung neuer Software.
• Automatische Updates: Der Anbieter kümmert sich um alle Updates und Wartungsarbeiten, sodass die Nutzer stets die neueste Version der Software verwenden. Dies stellt sicher, dass Sicherheitslücken geschlossen und neue Funktionen sofort verfügbar sind.
• Skalierbarkeit: SaaS-Lösungen sind flexibel skalierbar. Unternehmen können die Nutzung der Software je nach Bedarf erhöhen oder verringern, ohne in zusätzliche Hardware investieren zu müssen. Dies ist besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen oder solche mit saisonalen Schwankungen.

Betriebswirtschaftliche Vorteile:

• Kosteneffizienz: SaaS reduziert die Notwendigkeit für hohe Anfangsinvestitionen in Software und Hardware. Unternehmen zahlen in der Regel eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr, was die Kosten planbar und überschaubar macht.
• Zugänglichkeit: SaaS-Anwendungen sind über das Internet von überall aus zugänglich, was die Zusammenarbeit und Flexibilität fördert. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der Remote-Arbeit immer mehr an Bedeutung gewinnt.
• Fokus auf Kernkompetenzen: Durch die Auslagerung von IT-Aufgaben an den SaaS-Anbieter können Unternehmen ihre internen Ressourcen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren. Dies führt zu einer höheren Effizienz und Produktivität.

SaaS für moderne Unternehmen

In einer fluiden Marktlandschaft, die stetigen Veränderungen unterworfen ist, kann die einmalige Anschaffung von Software mit großen Gefahren verbunden sein. Denn nicht alle Lösungen können so nachgerüstet werden, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens langfristig mithalten können. Das Ergebnis sind dann starre Prozesse, die einer Neuausrichtung und Marktanpassung im Weg stehen.

Neben den bereits genannten technischen und betriebswirtschaftlichen Vorteilen bieten SaaS-Modelle auch auf dieser Ebene einen optimalen Ausweg. Unternehmen können auf modernste Technologie zugreifen, ohne sich dabei in Abhängigkeiten zu begeben. Daher bietet SaaS enormen Spielraum für die Abbildung und Gestaltung individueller Prozesse.

Moderne Unternehmen, die auf SaaS setzen, können Kundenbedürfnisse besser abbilden und personalisierte Angebote schaffen. Dies wiederum ermöglicht die Umsetzung progressiver, serviceorientierter Geschäftsmodelle wie beispielsweise Asset-as-a-Service. Hier die Zusammenhänge kurz und knapp im Überblick:

• SaaS-Modelle verlangen keine starre Bindung am Produkt, wodurch Prozesse stetig überprüft, individuell angepasst und agil gestaltet werden können, ohne dass dies mit hohen Kosten verbunden ist.
• Diese Bewegungsfreiheit erlaubt es, zuvor analysierte Kundenbedürfnisse aktiv in das eigene Angebot einzuspeisen und die Prozesse dementsprechend auszurichten.
• Mit zunehmender Ausrichtung am Kundenbedürfnis rückt der Service immer stärker in den Mittelpunkt des eigenen Angebotes.
• In letzter Konsequenz werden dadurch moderne Geschäftsmodelle im Rahmen der Servitization möglich, bei denen das Serviceangebot im Mittelpunkt steht.

Da sich Anbieter von SaaS-Modellen ebenfalls an den Kundenbedürfnissen orientieren und daran interessiert sind, gemeinsam mit ihren Kunden zu wachsen, ist eine stetiger Austausch gesichert.

Was sollte eine gute SaaS-Lösung einem Unternehmen bieten?

Eine qualitativ hochwertige SaaS-Lösung sollte verschiedene Funktionen und Merkmale aufweisen, die den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden. Wie weiter oben bereits erwähnt, ist die Wahl der richtigen Software hoch individuell und von den unternehmenseigenen Prozessen abhängig. Hier einige Orientierungspunkte, die bei der Suche helfen können.

Funktionalität:

• Umfangreiche Features: Die Software sollte eine breite Palette an Funktionen bieten, die spezifische Geschäftsanforderungen adressieren. Dies kann von CRM-Funktionen über Projektmanagement-Tools bis hin zu Finanz- und Buchhaltungssoftware reichen.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienbarkeit sind entscheidend, um die Akzeptanz und Produktivität der Nutzer zu erhöhen. Schulungen und Tutorials können den Einstieg erleichtern.
• Integration: Die Fähigkeit, nahtlos mit anderen Softwarelösungen und Systemen zu interagieren, ist wichtig für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Eine gute SaaS-Lösung sollte offene APIs oder andere Integrationsmöglichkeiten bieten.

Sicherheit und Compliance:

• Datensicherheit: SaaS-Anbieter sollten hohe Sicherheitsstandards einhalten, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Dies umfasst Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und strenge Zugriffskontrollen.
• Compliance: Die Software sollte alle relevanten gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften erfüllen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzsektor.

Support und Service:

• Kundensupport: Ein zuverlässiger und reaktionsschneller Kundensupport ist wichtig, um bei Fragen oder Problemen schnell Hilfe zu erhalten. Dies kann über verschiedene Kanäle wie Telefon, E-Mail oder Chat erfolgen.
• Schulungen und Ressourcen: Der Anbieter sollte Schulungsmaterialien und Ressourcen bereitstellen, um den Nutzern den Einstieg und die effektive Nutzung der Software zu erleichtern. Webinare, Online-Tutorials und ausführliche Dokumentationen sind hier hilfreich.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:

• Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte sich an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens anpassen lassen. Customizing-Optionen und flexible Einstellungen sind hierbei wichtig.
• Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit dem Wachstum des Unternehmens skalierbar sein, ohne dass grundlegende Änderungen erforderlich sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Software langfristig zu nutzen und mit ihr zu wachsen.

Fazit:

SaaS bietet Unternehmen eine effiziente und flexible Möglichkeit, ihre Softwareanforderungen zu erfüllen. Durch die Bereitstellung von Anwendungen über das Internet können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Zusammenarbeit und Flexibilität verbessern. Eine gute SaaS-Lösung sollte sicher, anpassungsfähig und leicht integrierbar sein, um den vielfältigen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden.