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Was ist Ressourcenplanung?

Wie funktioniert die Ressourcenplanung und welche Vorteile bietet sie Unternehmen aus den Bereichen Service und Handwerk?

Ressourcenplanung im Kalender

 

Grundlagen der Ressourcenplanung

Stell dir vor, du bist ein Servicetechniker. Du startest deinen Arbeitstag und niemand hat die Ressourcen geplant. Du hast vielleicht einen Auftrag, aber du weißt nicht, wann und wo. Geschweige denn, welches Material und Werkzeug du dafür brauchst und ob es verfügbar ist.
Oder ihr habt nur einen Meetingraum und alle wollen gleichzeitig rein, weil ihr keinen Belegungsplan habt.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet Zeit, Geld und Nerven. Genau das verhindert und optimiert die Ressourcenplanug. Am besten funktioniert das mit der Unterstützung von geeigneter Software wie einem ERP-System oder Field Service Management.

 

Definition Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung ist die bedarfsgerechte und effiziente Organisation, Einteilung und Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens, die dazu gebraucht werden, damit Aufträge reibungslos durchgeführt werden können. Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass beispielsweise Material, Maschinen und Mitarbeiter zur richtigen Zeit am Richtigen Ort sind.

 

Ressourcen richtig managen

Die Ressourcenplanung ist Teil des Ressourcenmanagement und des Projektmanagements.

Ressourcenmanagement bedeutet, dass Ressourcen so eingesetzt werden, dass ihr Potenzial voll ausgeschöpft wird und sie dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bringen.

Dabei soll eine Überlastung vermieden werden und die Ressourcen flexibel einsetzbar bleiben.
Es ist also das “Wie” der Ressourcenplanung. Es legt die Methoden, Abläufe, Tools und Software fest, die eine effiziente Ressourcenplanung ermöglichen sollen.

 

Was sind überhaupt Ressourcen?

Alles was du brauchst, um einen Auftrag oder ein Projekt erfolgreich auszuführen, zählt zu den Ressourcen deines Unternehmens. Dazu zählen vor allem Mitarbeiter, Raum, Zeit und Material.

Je besser du Mitarbeiter und deren Fähigkeiten, Material, Ausrüstung, Zeit, Budget, Fahrzeuge und Subunternehmer einsetzt, desto reibungsloser funktionieren die Abläufe.
Mehr Überblick und Kontrolle über diesen Prozess bedeutet, dass du die Leistung und das Wachstum deines Teams und deines Unternehmens besser lenken kannst.

 

Mitarbeiter und Material sind Ressourcen

Mitarbeiter und Material sind wichtige Ressourcen.

 

Für wen lohnt sich Ressourcenmanagement

Du musst nicht hunderte Mitarbeiter haben, um deine Ressourcen mithilfe von Tools und Software effizient zu managen.
Klare Prozesse und gute Struktur sind Schlüsselfaktoren für Unternehmen, die wachsen wollen - egal ob Handwerksbetrieb mit 5 oder Serviceunternehmen mit 500 Mitarbeitern.

 

Was sind die Herausforderungen?

Eine bedarfsgerechte Ressourcenplanung und ein effektives Ressourcenmanagement sind für viele Unternehmen eine Herausforderung. Fehlen grundlegende Prozesse, werden Probleme reaktiv gelöst.

Besonders deutlich wird dies während unsicherer Zeiten. Hohe Auftragslast und Risikofaktoren wie Lieferengpässe und Mitarbeiterausfälle können Unternehmen schnell an Ihre Grenze bringen.
Das Ergebnis: Kunden haben lange Wartezeiten. Materialien und Mitarbeiter sind nicht rechtzeitig verfügbar. Der Überblick über Kosten und Fristen geht verloren. Jeder versucht überall Brände zu löschen und alle Mitarbeiter stehen unter Stress.

Dem gilt es mit einem guten Ressourcenmanagement und -planung entgegenzuwirken.

 

Ressourcen richtig planen und einsetzen

 

Das Ziel der Ressourcenplanung ist es, ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage herzustellen und verfügbare Ressourcen vorausschauend einzuteilen.
Erst wenn Ressourcen dynamisch und flexibel eingesetzt werden können, kann ein Unternehmen auch auf ungeplante Ereignisse souverän und schnell reagieren.

 

Wichtige Kriterien für eine effiziente Ressourcenplanung:

Ressourcen zuteilen:

  • Bedarfsermittlung und -vorhersage für einen Auftrag oder Projekt
  • Planung und Terminierung der Ressourcen:
    Die Verfügbarkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt muss geprüft und im Gesamtkontext sichergestellt werden.
    Priorisierung der Mitarbeiter nach Qualifikationen und Fähigkeiten und optimierte Zuweisung.

Ressourceneinsatz überwachen:

  • Verfügbarkeits- und Kapazitätsübersicht in Echtzeit

Ressourcen vorausschauend planen:

  • Auswertungen von Daten für Vorhersagen
  • Optimierung der Anfahrten
  • Vermeidung von Lücken in der Planung

Kapazitäten managen

Die Kapazitätsplanung stellt sicher, dass Ressourcen - in diesem Fall vor allem Mitarbeiter - nicht überlastet werden.

Dafür ist wichtig zu kalkulieren, wie viele Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur Verfügung stehen und wie viel Zeit diese haben, um eine Aufgabe zu erledigen.

Wenn die Auslastung deiner Mitarbeiter und Materialien immer bei 100% liegt, hast du ein hohes Risiko, nicht entsprechend auf unvorhergesehene Ereignisse wie den Ausfall von Maschinen oder Mitarbeitern reagieren zu können.

Ein Teil der Kapazitäten sollten frei bleiben für ungeplante Aktivitäten wie:

  • Notfälle
  • Ausfälle von Mitarbeitern
  • Lieferengpässe

Planbare Aktivitäten in kurzfristigem und langfristigem Rahmen. Aufträge sind meist kurzfristige Einsätze, die Ressourcen nicht lange binden. Projekte dauern oft längere Zeit und bedürfen einer umfangreichen Ressourcenplanung.

Routineaktivitäten wie Wartungen und die Einhaltung von Serviceverträgen lassen sich gut vorplanen.

 

Der Faktor Zeit

Für eine gute Planung musst du nicht nur wissen, wie lange deine Mitarbeiter ungefähr für eine Aufgabe brauchen, sondern du musst auch sicherstellen, dass diese Aufgabe effizient erledigt werden kann, damit mehr Zeitkapazitäten frei werden.

Mit den richtigen Tools sparst du Zeit, indem du unnötige Arbeitsschritte vermeidest. Steuere beispielsweise Außendienstmitarbeiter über eine mobile App, in der wichtige Informationen immer abgerufen werden können. Dadurch werden Fehler vermieden und Aufträge schneller abgeschlossen. Gleichzeitig kann so auch die Arbeitszeit unkompliziert erfasst werden.

Einen Überblick über Urlaubs- und Arbeitszeiten, Überstunden, Krankheitstage und die Zeiterfassung jedes Mitarbeiters spielen in der Einteilung der Ressourcen ebenfalls eine wichtige Rolle.

 

Kalkulation und Kostenplanung

In der Projektplanung sind Kalkulation und Kostenplanung sowie deren Überwachung erfolgsentscheidend. Der Ressourcenbedarf für ein Projekt muss so exakt wie möglich abgeschätzt werden. Transparenz über die einzelnen Kosten ist wichtig, um zu kontrollieren, dass der Budgetrahmen nicht gesprengt wird.

 

Unkalkulierbare Kosten durch Ressourcenplanung reduzieren:

Es kostet dich Geld, wenn deine Mitarbeiter unnötige Anfahrten haben, weil sie schlecht informiert sind oder das richtige Material und Werkzeug fehlt.

Mit einer guten Ressourcenplanung gewährleistest du, dass dein Unternehmen wirtschaftlich agiert - auch falsche Kalkulationen oder Kosten aufgrund von Reklamationen können so umgangen werden.

 

Ressourcen werden gezielt geplant

Software für die Planung und Überwachung mobiler Ressourcen.

 

Die richtige Software zur digitalen Ressourcenplanung

 

Jedes Unternehmen hat entsprechend seiner Größe und Branche unterschiedliche Anforderungen.
Mit der richtigen Software zur Ressourcenplanung beseitigst du Hindernisse, die deine Mitarbeiter am Arbeiten und dein Unternehmen am Wachsen hindern.

Mittlerweile sind einzelne Tools wie Excel und Ticketsysteme für die Ressourcenplanung überholt.
Einen Vorteil bieten vor allem SaaS-Lösungen. Durch die unmittelbare Vernetzung aller Mitarbeiter und Informationen lässt sich die Auslastung der Ressourcen in Echtzeit überwachen und steuern. Gleichzeitig stehen wichtige Daten jedem Mitarbeiter über die Cloud immer zur Verfügung.

Durch exakte Aufgabenbeschreibungen in einer mobilen App, kann die Zeit, die ein Mitarbeiter mit einer Arbeit verbringt, besser gemanaged und vorhergesagt werden.

Durch eine nahtlose Verbindung aller Mitarbeiter lassen sich Probleme gemeinsam schnell lösen.
Dadurch steigerst du die Produktivität deiner Mitarbeiter und die Qualität der durchgeführten Arbeiten.

Werden die Arbeiten in einer App dokumentiert und wichtige Daten wie beispielsweise der Materialverbrauch darüber erfasst, können auf dieser Basis zukünftige Aufträge und Projekte besser kalkuliert werden.

Je besser der Kapazitätsbedarf vorhergesagt werden kann, desto präziser können Ressourcen eingesetzt werden. Bestenfalls ist das mit Unterstützung von Algorithmen oder sogar Künstlicher Intelligenz möglich.

 

Wichtige Tools einer Software zur Ressourcenplanung:

  • Auftragsverwaltung

    Benötigte Ressourcen werden definiert und Aufgaben mit Arbeitsanweisungen über Checklisten festgelegt.

  • Projektplanung

    Kalkulation von Projekten und Überwachung und Visualisierung des Projektstatus.

  • Einsatzplanung und Routenoptimierung

    Visualisierung der Verfügbarkeit von Ressourcen und optimierte Planung und Terminierung unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Fahrzeiten. Unterstützung durch K.I. möglich.

  • Materialverwaltung

    Den mobilen Lagerbestand in Fahrzeugen in Echtzeit überwachen und sicherstellen, dass für einen Auftrag das richtige Material verfügbar ist.

  • Mobile App

    Darüber steuerst du den Außendienst, stellst Informationen bereit und ermöglichst digitale Dokumentation über Checklisten und Berichtserstellung.

  • Zeiterfassung

    Ermöglicht einen Überblick über die Performance der Mitarbeiter.

  • Reporting

    Alle Daten wie beispielsweise Zeiterfassung und Materialverbrauch laufen strukturiert an einem Ort zusammen und können ausgewertet und visuell in Diagrammen dargestellt werden.

 

Als Serviceunternehmen mit Außendiensttechnikern kannst du eine Field Service Management Lösung einsetzen, um deine mobilen Ressourcen effizient zu steuern.
Handwerksbetriebe profitieren von einer Handwerkersoftware, mit der du Kalkulationen für Projekte erstellen und Mitarbeiter sowie Material für Aufträge organisieren und planen kannst.

 

Du hast Fragen? Matthias zeigt dir gern, wie du deine Ressourcen mit mfr® organisierst.