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Was ist Ressourcenplanung?

Wie funktioniert die Ressourcenplanung und welche Vorteile bietet sie Unternehmen aus Service und Handwerk?

Ressourcenplanung im Kalender

 

Kennen Sie das? Ihr Kunde ruft an und will wissen, wo der Techniker ist. Sie haben nicht den blassesten Schimmer, wo sich der Kollege befindet und müssen den Kunden irgendwie beschwichtigen.

Plötzlich taucht der vermisste Techniker im Büro auf und schimpft, dass er mal wieder zur falschen Zeit zum falschen Kunden, mit dem falschen Material gefahren ist – 1 Stunde lang.

Sie wissen: das war Zeit, die Sie nicht haben. Die Aufträge stapeln sich, Kunden stehen Schlange und Ihre Mitarbeiter wissen schon gar nicht mehr, wo oben und unten ist.
Es ist frustrierend.

Hier kommt die Ressourcenplanung ins Spiel.

 

 

Was sind Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement?

 

Die Ressourcenplanung ist Teil des Ressourcenmanagement und des Projektmanagements.

Ressourcenmanagement bedeutet, dass Ressourcen so eingesetzt werden, dass ihr Potenzial voll ausgeschöpft wird und sie dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bringen.

Dabei soll eine Überlastung vermieden werden und die Ressourcen flexibel einsetzbar bleiben.
Es ist also das “Wie” der Ressourcenplanung. Es legt die Methoden, Abläufe, Tools und Software fest, die eine effiziente Ressourcenplanung ermöglichen sollen.

Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen für einen Auftrag oder ein Projekt zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

 

Was sind überhaupt Ressourcen?

Alles was Sie brauchen um einen Auftrag oder Projekt erfolgreich auszuführen zählt zu den Ressourcen Ihres Unternehmens.

Je besser Sie Mitarbeiter und deren Fähigkeiten, Material, Ausrüstung, Zeit, Budget, Fahrzeuge und Subunternehmer einsetzen, desto reibungsloser sind Ihre Abläufe.
Mehr Überblick und Kontrolle über diesen Prozess bedeutet, dass Sie die Leistung und das Wachstum Ihres Teams und Ihres Unternehmens besser lenken können.

 

Mitarbeiter und Material sind Ressourcen

Mitarbeiter und Material sind wichtige Ressourcen.

 

Für wen lohnt sich Ressourcenmanagement

Sie müssen nicht hunderte Mitarbeiter haben, um Ihre Ressourcen mithilfe von Tools und Software effizient zu managen.
Klare Prozesse und gute Struktur sind Schlüsselfaktoren für Unternehmen die wachsen wollen - egal ob Handwerksbetrieb mit 5 oder Serviceunternehmen mit 500 Mitarbeitern.

 

Was sind die Herausforderungen?

Eine bedarfsgerechte Ressourcenplanung und ein effektives Ressourcenmanagement sind für viele Unternehmen eine Herausforderung. Fehlen grundlegende Prozesse, werden Probleme reaktiv gelöst.

Besonders deutlich wird dies während unsicheren Zeiten. Hohe Auftragslast und Risikofaktoren wie Lieferengpässe und Mitarbeiterausfälle können Unternehmen schnell an Ihre Grenze bringen.
Das Ergebnis: Kunden haben lange Wartezeiten. Materialien und Mitarbeiter sind nicht rechtzeitig verfügbar. Der Überblick über Kosten und Fristen geht verloren. Jeder versucht überall Brände zu löschen und alle Mitarbeiter stehen unter Stress.

Dem gilt es, mit einem guten Ressourcenmanagement und -planung entgegenzuwirken.

 

Ressourcen richtig planen und einsetzen

 

Das Ziel der Ressourcenplanung ist es, ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage herzustellen und verfügbare Ressourcen vorausschauend einzuteilen.
Erst wenn Ressourcen dynamisch und flexibel eingesetzt werden können, kann ein Unternehmen auch auf ungeplante Ereignisse souverän und schnell reagieren.

 

Wichtige Kriterien für eine effiziente Ressourcenplanung:

Ressourcen zuteilen:

  • Bedarfsermittlung und -vorhersage für einen Auftrag oder Projekt
  • Planung und Terminierung der Ressourcen:
    Die Verfügbarkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt muss geprüft und im Gesamtkontext sichergestellt werden.
    Priorisierung der Mitarbeiter nach Qualifikationen und Fähigkeiten und optimierte Zuweisung.

Ressourceneinsatz überwachen:

  • Verfügbarkeits- und Kapazitätsübersicht in Echtzeit

Ressourcen vorausschauend planen:

  • Auswertungen von Daten für Vorhersagen
  • Optimierung der Anfahrten
  • Vermeidung von Lücken in der Planung

Kapazitäten managen

Die Kapazitätsplanung stellt sicher, dass Ressourcen - in diesem Fall vor allem Mitarbeiter - nicht überlastet werden.

Dafür ist wichtig zu kalkulieren, wie viele Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur Verfügung stehen und wie viel Zeit diese haben, um eine Aufgabe zu erledigen.

Wenn die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und Materialien immer bei 100% liegt, haben Sie ein hohes Risiko, nicht entsprechend auf unvorhergesehene Ereignisse wie dem Ausfall von Maschinen oder Mitarbeitern reagieren zu können.

Ein Teil der Kapazitäten sollten frei bleiben für ungeplante Aktivitäten wie:

  • Notfälle
  • Ausfälle von Mitarbeitern
  • Lieferengpässe

Planbare Aktivitäten in kurzfristigem und langfristigem Rahmen. Aufträge sind meist kurzfristige Einsätze, die Ressourcen nicht lange binden. Projekte gehen generell über einen längeren Zeitraum und bedürfen einer umfangreichen Ressourcenplanung.

Routineaktivitäten wie Wartungen und die Einhaltung von Serviceverträgen lassen sich gut vorplanen.

 

Der Faktor Zeit

Für eine gute Planung müssen Sie nicht nur wissen, wie lange Ihre Mitarbeiter ungefähr für eine Aufgabe brauchen, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass diese Aufgabe effizient erledigt werden kann, damit mehr Zeitkapazitäten frei werden.

Mit den richtigen Tools sparen Sie Zeit, indem Sie unnötige Arbeitsschritte vermeiden. Steuern Sie beispielsweise Außendienstmitarbeiter über eine mobile App, in der wichtige Informationen immer abgerufen werden können. Dadurch werden Fehler vermieden und Aufträge schneller abgeschlossen. Gleichzeitig kann so auch die Arbeitszeit unkompliziert erfasst werden.

Einen Überblick über Urlaubs- und Arbeitszeiten, Überstunden, Krankheitstage und die Zeiterfassung jedes Mitarbeiters spielen in der Einteilung der Ressourcen ebenfalls eine wichtige Rolle.

 

Kalkulation und Kostenplanung

In der Projektplanung sind Kalkulation und Kostenplanung sowie deren Überwachung erfolgsentscheidend. Der Ressourcenbedarf für ein Projekt muss so exakt wie möglich abgeschätzt werden. Transparenz über die einzelnen Kosten ist wichtig, um zu kontrollieren, dass der Budgetrahmen nicht gesprengt wird.

 

Unkalkulierbare Kosten durch Ressourcenplanung reduzieren:

Es kostet Sie Geld, wenn Ihre Mitarbeiter unnötige Anfahrten haben, weil sie schlecht informiert sind oder das richtige Material und Werkzeug fehlt. Noch mehr, wenn Sie falsch kalkulieren oder wegen Reklamationen auf Kosten sitzen bleiben.

Mit einer guten Ressourcenplanung helfen Sie Ihrem Unternehmen wirtschaftlich zu agieren.

 

Ressourcen werden gezielt geplant

Software für die Planung und Überwachung mobiler Ressourcen.

 

Die richtige Software zur digitalen Ressourcenplanung

 

Jedes Unternehmen hat entsprechend seiner Größe und Branche unterschiedliche Anforderungen.
Mit der richtigen Software zur Ressourcenplanung beseitigen Sie Hindernisse, die Ihre Mitarbeiter am Arbeiten und Ihr Unternehmen am Wachsen hindern.

Mittlerweile sind einzelne Tools wie Excel und Ticketsysteme für die Ressourcenplanung überholt.
Einen Vorteil bieten vor allem SaaS-Lösungen. Durch die unmittelbare Vernetzung aller Mitarbeiter und Informationen lässt sich die Auslastung der Ressourcen in Echtzeit überwachen und steuern. Gleichzeitig stehen wichtige Daten jedem Mitarbeiter über die Cloud immer zur Verfügung.

Durch exakte Aufgabenbeschreibungen in einer mobilen App, kann die Zeit die ein Mitarbeiter mit einer Arbeit verbringt, besser gemanaged und vorhergesagt werden.

Durch eine nahtlose Verbindung aller Mitarbeiter lassen sich Probleme gemeinsam schnell lösen.
Dadurch steigern Sie die Produktivität ihrer Mitarbeiter und die Qualität der durchgeführten Arbeiten.

Werden die Arbeiten in einer App dokumentiert und wichtige Daten wie beispielsweise der Materialverbrauch darüber erfasst, können auf dieser Basis zukünftige Aufträge und Projekte besser kalkuliert werden.

Je besser der Kapazitätsbedarf vorhergesagt werden kann, desto präziser können Ressourcen eingesetzt werden. Bestenfalls ist das mit Unterstützung von Algorithmen oder sogar Künstlicher Intelligenz möglich.

 

Wichtige Tools einer Software zur Ressourcenplanung:

  • Auftragsverwaltung

    Benötigte Ressourcen werden definiert und Aufgaben mit Arbeitsanweisungen über Checklisten festgelegt.

  • Projektplanung

    Kalkulation von Projekten und Überwachung und Visualisierung des Projektstatus.

  • Einsatzplanung und Routenoptimierung

    Visualisierung der Verfügbarkeit von Ressourcen und optimierte planung und terminierung unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Fahrzeiten. Unterstützung durch K.I. möglich.

  • Materialverwaltung

    Den mobilen Lagerbestand in Fahrzeugen in Echtzeit überwachen und sicherstellen, dass für einen Auftrag das richtige Material verfügbar ist.

  • Mobile App

    Darüber steuern Sie den Außendienst, stellen Informationen bereit und ermöglichen digitale Dokumentation über Checklisten und Berichtserstellung.

  • Zeiterfassung

    Ermöglicht einen Überblick über die Performance der Mitarbeiter.

  • Reporting

    Alle Daten wie beispielsweise Zeiterfassung und Materialverbrauch laufen strukturiert an einem Ort zusammen und können ausgewertet und visuell in Diagrammen dargestellt werden.

 

Als Serviceunternehmen mit Außendiensttechnikern können Sie eine Field Service Management Lösung einsetzen um Ihre mobilen Ressourcen effizient zu steuern.
Handwerksbetriebe profitieren von einer Handwerkersoftware mit der Sie Kalkulationen für Projekte erstellen und Mitarbeiter und Material für Aufträge organisieren und planen können.

 

Sie haben Fragen? Matthias zeigt Ihnen gerne, wie Sie Ihre Ressourcen mit mfr effizient einsetzen.