Ressourcenplanung: Alles, was du wissen musst

Jedes Unternehmen greift für die Umsetzung seiner Projekte und Aufträge auf vorhandene Ressourcen zurück. Ob am Ende eines Projektes Verluste oder Gewinne stehen, ist maßgeblich davon abhängig, wie geplant, bedacht und abgestimmt diese Ressourcen eingesetzt wurden. Insbesondere dort, wo sich Aufträge stapeln, Anforderungen komplexer werden und sich Marktanforderungen ändern, stehen Unternehmen hierbei vor immer größeren Herausforderungen.

Um Ressourcen wie Mitarbeiter, Material und Kapazitäten maximal effizient einzusetzen, müssen diese so aufeinander abgestimmt werden, dass eine perfekte Ressourcenverteilung entsteht, die weder zu Überlastung noch zu Leerlaufzeiten führt. Diese Justierung übernimmt die Ressourcenplanung. Das Ziel: Optimale Auslastung aller vorhandenen Mittel, um nahtlose Abläufe sicherzustellen und die Produktivität im Ganzen zu erhöhen.

In diesem Artikel gehen wir ausführlich auf das Thema Ressourcenplanung ein. Wir zeigen, welche Bedeutung sie im Projektmanagement spielt, worauf du bei der Erstellung eines Ressourcenplans achten solltest, und warum moderne Softwarelösungen wie mfr® das Ganze um ein Vielfaches vereinfachen.

Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung beschreibt im Projektmanagement die strukturierte Organisation, Zuweisung und Steuerung aller Ressourcen, die für die Umsetzung von Aufgaben, Projekten oder Aufträgen benötigt werden. Ziel ist es, alle vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen, so eine ideale Auslastung entsteht und Unternehmensziele möglichst effizienz erreicht werden.

Ressourcenplanung: Ein Beispiel

Stell wir uns einen Servicetechniker vor, der planlos in seinen Arbeitstag startet. Weder der Einsatz noch die notwendigen Ressourcen sind koordiniert. Er bekommt einen Auftrag, dazu die Kundenadresse und eine grobe Beschreibung des zu lösenden Problems, aber keine weiteren Informationen. Welche Materialien und Werkzeuge er für die Ausführung seiner Arbeit benötigt, ist unklar.

Der Techniker erscheint beim Kunden und muss nun zunächst genauere Informationen zum Problem einholen. Schnell stellt sich heraus: Es fehlen die notwendigen Werkzeuge, um das Problem zu 100% zu beheben. Die Folge: Entweder eine Fahrt zurück in den Betrieb, oder ein nächster Termin. Beides ist weder im Sinne des Kunden, noch im Sinne des Unternehmens.

Mit einer gelungenen Ressourcenplanung lassen sich Probleme dieser Art vermeiden. Zeiten, Material und Qualifikationen werden hier auftragsspezifisch justiert. In Verbindung mit einer guten Einsatzplanung, ist der Techniker schon vor Beginn seines Auftrags bestens Informiert, hat genau das richtige Werkzeug an Bord und bringt die notwendige Qualifikation mit.

Welche Ressourcen werden geplant?

Grundsätzliche werden im Projektmanagement je nach Unternehmen drei bzw. vier Ressourcenarten unterschieden.

• Personelle Ressourcen: Zu den personelle Ressourcen eines Unternehmens gehören Mitarbeiter und Projektleiter, sowie deren Verfügbarkeiten und speziellen Qualifikationen.
• Sachressourcen: Unter Sachressourcen sind Maschinen, Geräte, Werkzeuge und Fahrzeuge zu verbuchen, also Mittel, auf die Mitarbeiter zugreifen, um ihre Arbeit erledigen zu können.
• Finanzressourcen: Finanzressourcen beziehen sich einerseits auf das vorhandene Budget, andererseits die anfallenden Projektkosten. Zu letzterem gehören Lohn- und Stundenkosten sowie die finanzellen Aufwendungen für etwaige externe Leistungen.
• Zeitliche Ressourcen: Auch die Zeit- und Terminplanung kann Teil der Ressourcenplanung sein. Verfügbarkeiten, Projektzeiträume, Meilensteine und Pufferzeiten müssen exakt festgelegt werden. In einigen Unternehmen wird die Zeitplanung allerdings als separater Teilbereich des Projektmanagements geführt.

Unterschiedliche Ansätze der Ressourcenplanung

Es können drei Ansätze der Ressourcenplanung unterschieden werden. Die kurzfristige “operative” Planung, die mittelfristige “taktische” und die langfristige “strategische”.

• Operative Ressourcenplanung: Plant kurzfristige Projekte oder Aufgaben, wobei sichergestellt werden soll, dass alle notwendigen Aufgaben im zeitlichen Rahmen umgesetzt werden können.
• Taktische Ressourcenplanung: Befasst sich mit der Planung von Projekten und Entscheidungen, die etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Hierbei wird mittelfristig geplant und längerfristige Ziele in Handlungsmuster übersetzt.
• Strategische Ressourcenplanung: Hier geht es um das Umsetzung langfristiger Ziele. Die zentrale Frage lautet: Wie können Ressourcen nachhaltig und im Einklang mit den gesetzten Projekt- und Unternehmenszielen eingesetzt werden?

Ziel der Ressourcenplanung

Ressourcenplanung zielt darauf ab, die Fähigkeiten der Mitarbeiter, die genutzten Sachmittel sowie die zur Verfügung stehende Zeit unter Berücksichtigung vorhandener Kapazitäten und Finanzen so aufeinander abzustimmen, dass Produktions- und Arbeitsläufe ideal ineinandergreifen und eine optimale Ressourcenauslastung entsteht.

Unproduktive Wartezeiten, Mehrfachfahrten und Unpünktlichkeit werden durch klare Strukturierungen reduziert. Im Umkehrschluss steigt damit die Reputation eines Unternehmens, was zu mehr Kundenzufriedenheit führt und die Wahrscheinlichkeit für Folgeaufträge und einer langfristigen Positionierung am Markt erhöht.

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Wie bereits erwähnt, ist die Ressourcenplanung ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und beeinflusst maßgeblich, wie effizient Projekte umgesetzt werden können. Dabei arbeitet sie wechselwirkend mit anderen Teilbereichen wie Terminplanung, Kostenkontrolle und Risikomanagement zusammen.

Darüber hinaus wirkt sich die exakte Planung von Ressourcen und Kapazitäten direkt auf die Projektsteuerung aus. Insbesondere in folgenden Bereichen:

• Effizienz: Eine strukturierte Ressourcenplanung erhöht die Auslastung und reduziert Leerzeiten, wodurch das Projekt effizienter gesteuert wird.
• Risikomanagement: Frühzeitige Engpässe oder Überlastungen werden durch kontinuierliches Ressourcenmonitoring erkannt und verhindert.
• Budget: Wer Ressourcen gezielt einsetzt, reduziert Mehraufwände und hält Budgets zuverlässiger ein.
• Kommunikation: Klare Ressourcenübersichten ermöglichen präzise Fortschrittsberichte gegenüber Auftraggebern und Stakeholdern.

Step-by-step: Wie gelingt Ressourcenplanung?

Im Zuge der Ressourcenplanung sollten folgende Fragen geklärt und schrittweise abgearbeitet werden:

• Projektumfang: Welche Aufgaben und Projekte stehen an und bis wann müssen sie erledigt sein?
• Mitarbeiter-Verfügbarkeit:  Welche Mitarbeiter sind verfügbar und in welchem Umfang können sie eingeplant werden?
• Mitarbeiter-Zuweisungen: Wie können Aufgaben im Rahmen der Ressourcenverteilung sinnvoll zugewiesen werden?
• Verfügbares Material: Welche Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge werden wann benötigt und sind sie aktuell verfügbar?
• Zusätzliche Beschaffung: Welche Materialien, Tools, Software oder Ausrüstung sind vorhanden, was muss beschafft oder gemietet werden?
• Projektort und Infrastruktur: Wo findet der Auftrag statt? Werden zusätzliche Räumlichkeiten oder Infrastruktur benötigt?
• Finanzielle Mittel: Wie hoch ist das geplante Auftragsbudget und wie wirken sich einzelne Ressourcen auf die Kostenstruktur aus?
• Flexibilität: Wie kann auf kurzfristige, unerwartete Änderungen reagiert werden?

Neben der Klärung dieser Fragen ist es wichtig, den Ressourcenplan möglichst übersichtlich zu strukturiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar zu gestaltet. Eine zugängliche Struktur sorgt dafür, dass Engpässe und ausgeschöpfte Kapazitäten frühzeitig erkannt und abgewendet werden können. Stimmt der Plan, können weitere Aufgaben problemlos angegangen werden.

Diese Herausforderungen bringt Ressourcenplanung mit sich

Eine gut strukturierte Ressourcenplanung stellt eine große Herausforderungen dar. Unternehmen fehlt es häufig an den notwendigen Voraussetzungen, wie beispielsweise die passende Software oder ein gut funktionierendes Projektmanagment. Auch der Planungsprozess selbst geht nicht ohne weiteres leicht von der Hand.

Im Folgenden haben wir euch einige Herausforderungen aufgelistet, die euch beim Implementieren einer guten Ressourcenplanung begegnen könnten.

Ressourcenplanung mit moderner Software

Zeitgemäße Ressourcenplanung kommt nicht ohne professionelle Tools bzw. einer entsprechenden Softwarelösung aus. Tools wie Excel oder Ticketsysteme sind mittlerweile längst überholt, fehleranfällig und vergleichsweise kompliziert zu bedienen.

Doch welche Lösung sollten Unternehmen wählen? Für die Planung und Steuerung von Ressourcen  bieten sich vor allem SaaS-Lösungen an. Durch die unmittelbare Vernetzung aller Mitarbeiter lässt sich die Auslastung der Ressourcen in Echtzeit überwachen und steuern. Gleichzeitig hat jeder Mitarbeiter über die Cloud Zugriff auf die wichtigsten Daten. Bietet die Software darüber hinaus eine mobile App, können Aufträge, Arbeitszeit und Materialverbrauch deiner Mitarbeiter exakt dokumentiert, abgeglichen und verwaltet werden.

Daraus ergeben sich wichtige Daten, die Prognosen erlauben und somit mehr Planungssicherheit für künftige Projekte bieten. Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten Funktionen, die dir den Weg zu einer guten Ressourcenplanung ebnen.

Fazit

Die Ressourcenplanung ist entscheidend, um die Effizienz eines Unternehmens zu steigern und sowohl Zeit als auch Kosten zu optimieren. Sie ermöglicht es, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und auf unvorhergesehene Ereignisse flexibel zu reagieren. Eine gute Ressourcenplanung kann Unternehmen jeder Größe bei der Optimierung ihrer Prozesse und der Förderung ihres Wachstums helfen. Die Nutzung moderner Softwarelösungen, die die Ressourcenplanung und -verwaltung unterstützen, ist dabei besonders empfehlenswert, um diese Ziele zu erreichen.