Ressourcenplanung: Definition, Umsetzung, Digitalisierung

Mit der richtigen (oder falschen) Ressourcenplanung können ganze Unternehmenskonzepte stehen oder fallen. Wer Materialien und Kapazitäten nicht effizient und aufeinander abgestimmt einsetzt, verliert Zeit und Geld.

Aber wie gelingt eine gute Ressourcenplanung? Welche Rolle spielt sie im Projektmanagement? Und wie kann der Einsatz von Software und digitalen Tools helfen, um Planungsprozesse auf Vordermann zu bringen? Wir geben dir einen Überblick.

Was ist Ressourcenplanung

Ressourcenplanung umschreibt die Prozesse des Organisierens, Zuweisens und Managens von Ressourcen, die notwendig sind, um Aufträge durchzuführen und unternehmerische Ziele zu erreichen. Grundsätzlich werden dabei vier Ressourcen-Arten unterschieden:

• menschliche Ressourcen (Teammitglieder und deren Fähigkeiten)
• materielle Ressourcen (Materialien und Ausrüstung)
• finanzielle Ressourcen (Budget)
• zeitliche Ressourcen (Projektdauer und Fristen)

Bei einer gelingenden Ressourcenplanung werden diese Mittel so organisiert, dass sie nahtlos ineinandergreifen. Denn: Je besser du die Fähigkeiten deiner Mitarbeiter, deine vorhandenen Sachmittel sowie die dir zur Verfügung stehende Zeit und dein Budget aufeinander abstimmst, desto reibungsloser funktionieren auch die Produktions- und Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen. Dies wiederum steigert Leistung und Wachstum.

Ein Beispiel: Stell dir einen Servicetechniker vor, der planlos in seinen Arbeitstag startet. Weder sein Einsatz noch die notwendigen Ressourcen sind koordiniert. Vielleicht hat er einen Auftrag, weißt aber nicht genau, wann und wo. Auch welche Materialien und Werkzeuge er für die Ausführung seiner Arbeit benötigst, ist unklar. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Zeit und Geld. Genau diese Ärgernisse werden durch eine gute Ressourcenplanung verhindert.

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Mancherorts werden die beiden Begriffe synonym verwendet, was irreführend ist.

Der Unterschied liegt nahe: Das Projektmanagement befasst sich mit der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten; die Ressorcenplanung mit der Koordination der Mittel, die für diese Projekte benötigt werden. Das Projektmanagement blickt also aus der Vogelperspektive auf den breiteren Prozessverlauf; die Ressourcenplanung konzentriert sich auf einen eingeschränkten Aufgabenbereich. Das heißt: Scheitert die Ressourcenplanung, scheitert auch das Projektmanagement.

Die genau Planung von Ressourcen wirkt sich in mehrfacher Hinsicht auf das Projektmanagement aus:

• Effizienz: Grundsätzlich steigert es die Effizient und Effektivität des gesamtes Projektes, wenn die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Risikomanagement: Durch eine genaue Kontrolle und stetige Prüfung der vorhandenen und benötigten Ressourcen, können Engpässe Frühzeitig erkannt werden. Das hilft Projektmanagern im Risikomanagement.
• Budget: Ressourcenplanung und Budgetierung sind eng miteinander verbunden. Werden Ressourcen gezielter zugeordnet und verwaltet, können finanzielle Grenzen eingehalten und insgesamt Geld gespart werden.
• Kommunikation mit Stakeholder: Ist die Ressourcenplanung sicher, bietet dies eine bessere Grundlage für die Kommunikation mit Stakeholdern. Projektmanager können präzise Updates über den Ressourceneinsatz und die Projektfortschritte liefern. Das stärkt Vertrauen.

Aufgabe der Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung sorgt innerhalb der betrieblichen Infrastruktur dafür, dass menschliche, zeitliche, materielle und finanzielle Ressourcen optimal eingesetzt werden. Hier noch einmal die dabei anfallenden Hauptaufgaben in der Zusammenfassung:

• Ressourcen effizient nutzen: Hauptaufgabe der Ressourcenplanung ist es, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen in optimaler Weise zu nutzen und somit die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern.
• Zeit- und Budgetplanung: Eine weiteres wichtigstes Element ist die fortwährende Regulierung und Kontrolle des Projektzeitplanes sowie des verfügbaren Budgets. Damit wird sicher gestellt, dass angegangene Projekte weder aus dem zeitlichen, noch aus dem finanziellen Rahmen fallen.
• Risikos rechtzeitig erkennen: Die Ressourcenplanung erhöht die Wahrscheinlichkeit, Knappheitsrisiken sowie Engpässen frühzeitig zu erkennen. Dadurch können Unternehmen rechtzeitig reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten.
• Realistische Erwartungen setzen: Eine sorgfältige Ressourcenplanung hilft sowohl dem Unternehmen wie auch den Stakeholdern dabei, sich einen überschaubaren Projektrahmen und damit realistische Erwartungen zu verschaffen.
• Teamarbeit verbessern: Wenn Klarheit über die vorhandenen Ressourcen und deren Verteilung besteht, kann dies die Zusammenarbeit im Team erheblich fördern.
• Fortwährende Verbesserung: Die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Ressourcenplanung ermöglicht es dem Projektmanagement, rechtzeitig auf unerwartete Veränderungen sowie unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

Ressourcenplanung in verschiedenen Managementmethoden

Welche Bedeutung der Ressourcenplanung im Projektmanagement zukommt, haben wir bereits ausgeführt. Darüber hinaus gibt es allerdings weitere Management-Bereich, in der die Koordination von Ressourcen eine wichtige Rollen spielen kann. Hier ein Überblick:

• Im Projektmanagement konzentriert sich die Ressourcenplanung darauf, spezifische Ressourcen wie Zeit, Budgets, Personal und Material effizient zu allokieren und zu verwalten, um die festgelegten Projektziele zu erreichen. Die Planung umfasst die Erstellung von Zeitplänen, die Zuweisung von Aufgaben und die Sicherstellung, dass jedes Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens erfolgreich abgeschlossen wird.
• Field Service Management (FSM) verwendet Ressourcenplanung, um den Einsatz von mobilen Mitarbeitern, Fahrzeugen, Ausrüstung und Material für Kundendienstleistungen effektiv zu koordinieren. Ziel ist es, Techniker basierend auf ihren Fähigkeiten, Verfügbarkeit und geografischer Lage zu planen und zuzuweisen, um eine schnelle und effiziente Reaktion auf Kundenanfragen sicherzustellen.
• In der Unternehmensressourcenplanung (ERP) ist die Ressourcenplanung ein integraler Bestandteil der Integration und Koordination aller zentralen Geschäftsprozesse. Sie unterstützt die Steuerung von Finanzen, Personalwesen, Produktion und Lieferkette durch vernetzte Softwarelösungen, was eine effiziente Nutzung aller Unternehmensressourcen ermöglicht.
• Das Supply Chain Management (SCM) profitiert von der Ressourcenplanung, da es den Fluss von Waren, Informationen und Finanzen von der Quelle bis zum Verbraucher optimiert. Die Planung beinhaltet die strategische Steuerung der Ressourcen zur Sicherstellung einer effizienten Produktion, Lagerung und Verteilung der Produkte, während gleichzeitig die Kosten minimiert werden.
• Im Bereich Human Resources (HR) ist die Ressourcenplanung darauf ausgerichtet, die Personalressourcen eines Unternehmens effektiv zu planen und zu managen. Dies umfasst die Rekrutierung, Entwicklung und den Einsatz von Mitarbeitern in einer Weise, die ihre Fähigkeiten optimal nutzt und gleichzeitig den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird, um eine hohe Arbeitsleistung und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Diese Herausforderungen bringt Ressourcenplanung mit sich

Eine gut strukturierte Ressourcenplanung stellt eine große Herausforderungen dar. Unternehmen fehlt es häufig an den notwendigen Voraussetzungen, wie beispielsweise die passende Software oder ein gut funktionierendes Projektmanagment. Auch der Planungsprozess selbst geht nicht ohne weiteres leicht von der Hand.

Im Folgenden haben wir euch einige Herausforderungen aufgelistet, die euch beim Implementieren einer guten Ressourcenplanung begegnen könnten.

Wie den Herausforderungen begegnen?

Eine professionelle Ressourcenplanung bedarf einer professionellen Software, die entsprechende Tools zur Erfassung, Planung und Überwachung von Ressourcen zur Verfügung stellt. Welche Software für welches Unternehmen dabei in Frage kommt, ist sehr stark von den individuellen Ausrichtungen abhängig.

Serviceunternehmen, die sehr stark auf Außendienst setzten, sollten zu einer Field-Service-Management-Software greifen. Hier bietet sich Lösungen, die Material- und Personalverwaltung mit Einsatzsteuerung und Routenplanung verbinden.

Handwerksbetriebe profitieren von einer Handwerkersoftware, mit der Projekte kalkuliert sowie Mitarbeiter und Materialien organisiert werden können. Schauen wir beim Thema Software aber noch einmal genauer hin.

Ressourcenplanung mit moderner Software

Mit der richtigen Software kannst du die Arbeitsprozesse in deinem Unternehmen beschleunigen, dir einen klaren Überblick über die Einsatzfähigkeit deiner Mitarbeiter verschaffen sowie Arbeitsklima und Teamfähigkeit nachhaltig verbessern. Wie weiter oben bereits erwähnt, variieren hier die Anforderungen je nach Unternehmensgröße und -branche. So bieten sich gerade für größere Betriebe - wo sich das Organisieren und Kalkulieren oft als schwierig erweist - Software-Lösungen an. Doch auch kleinere Unternehmen sollten hier nicht vorschnell zurückschrecken. Tools wie Excel oder Ticketsysteme sind mittlerweile längst überholt, fehleranfällig und vergleichsweise kompliziert zu bedienen.

Für die Ressourcenplanung bieten sich vor allem SaaS-Lösungen an. Durch die unmittelbare Vernetzung aller Mitarbeiter lässt sich die Auslastung der Ressourcen in Echtzeit überwachen und steuern. Gleichzeitig hat jeder Mitarbeiter über die Cloud Zugriff auf die wichtigsten Daten. Bietet die Software darüber hinaus eine mobile App,können Aufträge, Arbeitszeit und Materialverbrauch deiner Mitarbeiter exakt dokumentiert, abgeglichen und verwaltet werden. Daraus ergeben sich wichtige Daten, die Prognosen erlauben und somit mehr Planungssicherheit für künftige Projekte bieten.

Diese Tools sollte eine Software zur Ressourcenplanung mitbringen

• Auftragsverwaltung: Die benötigte Ressourcen können definiert und bevorstehende Aufgaben mit Arbeitsanweisungen über Checklisten festgelegt werden.
• Projektplanung: Planung, Überwachung und Visualisierung von laufenden Projekten ist möglich.
• Einsatzplanung und Routenoptimierung: Visualisierung der Verfügbarkeit von Ressourcen und optimierte Planung sowie Terminierung unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Fahrzeiten. Unterstützung durch K.I. möglich.
• Materialverwaltung: Der mobile Lagerbestand in Fahrzeugen kann in Echtzeit überwacht werden. Damit wird sichergestellt, dass für einen Auftrag das richtige Material verfügbar ist.
• Mobile App: Über eine mobile App kann der Außendienst gesteuert und Informationen bereitgestellt werden. Darüber hinaus ist es möglich, Berichterstellung und Checklisten digital zu dokumentieren.
• Arbeitszeiterfassung: Ermöglicht einen Überblick über die Arbeitszeit aller Mitarbeiter
• Reporting: Alle Daten wie beispielsweise Zeiterfassung und Materialverbrauch laufen strukturiert an einem Ort zusammen und können ausgewertet und visuell in Diagrammen dargestellt werden.

Fazit

Die Ressourcenplanung ist entscheidend, um die Effizienz eines Unternehmens zu steigern und sowohl Zeit als auch Kosten zu optimieren. Sie ermöglicht es, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und auf unvorhergesehene Ereignisse flexibel zu reagieren. Eine gute Ressourcenplanung kann Unternehmen jeder Größe bei der Optimierung ihrer Prozesse und der Förderung ihres Wachstums helfen. Die Nutzung moderner Softwarelösungen, die die Ressourcenplanung und -verwaltung unterstützen, ist dabei besonders empfehlenswert, um diese Ziele zu erreichen.