Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung ist ein strategisches Werkzeug, das Organisationen auf allen Managementebenen nutzen, um ihre Effizienz und Effektivität zu maximieren. Sie stellt sicher, dass die benötigten Ressourcen - ob Menschen, Materialien, Finanzen oder Zeit - genau dort und wann sie benötigt werden, zur Verfügung stehen. So ermöglicht die Ressourcenplanung Unternehmen, ihre gesetzten Ziele oft nicht nur zu erreichen, sondern auch zu übertreffen.

Grundlegendes zur Ressourcenplanung

Bevor wir in die strukturelle Ausgestaltung der Ressourcenplanung einsteigen, wollen wir zunächst einmal klären, was genau damit gemeint ist, wenn von den “Ressourcen” eines Unternehmens die Rede ist. Grundsätzlich kann hier zwischen vier Ressourcen-Arten unterschieden werden: menschliche Ressourcen (Teammitglieder und deren Fähigkeiten); materielle Ressourcen (Materialien und Ausrüstung); finanzielle Ressourcen (Budget) und zeitliche Ressourcen (Projektdauer und Fristen). Bei der Ressourcenplanung kommt es nun darauf an, ein möglichst nahtloses Ineinandergreifen dieser Segmente zu gewährleisten. Denn: Je besser du die Fähigkeiten deiner Mitarbeiter, deine vorhandenen Sachmittel sowie die dir zur Verfügung stehende Zeit und dein Budget aufeinander abstimmst, desto reibungsloser funktionieren auch die Produktions- und Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen. Dies wiederum steigert Leistung und Wachstum.

Ein Beispiel: Stell dir einen Servicetechniker vor, der planlos in seinen Arbeitstag startet. Weder sein Einsatz noch die notwendigen Ressourcen sind koordiniert. Vielleicht hat er einen Auftrag, weißt aber nicht genau, wann und wo. Auch welche Materialien und Werkzeuge er für die Ausführung der entsprechenden Arbeit benötigst, ist unklar. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Zeit und Geld. Genau diese Ärgernisse werden durch eine gute Ressourcenplanung verhindert.

Ressourcenplanung ist gleich Projektmanagement?

Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, was jedoch irreführend ist. Einerseits ist die Ressourcenplanung nur ein Unterbereich des Projektmanagements. Andererseits ist sie ein zentrales Konzept in vielen Managementbereichen, einschließlich Field Service Management (FSM), Supply Chain Management, Unternehmensressourcenplanung (ERP) und Human Resources (HR).

Aufgabe der Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung ist eine Methode die die optimale Nutzung menschlicher, zeitlicher, materieller und finanzieller Ressourcen sicherstellt. Darüber hinaus fördert sie die Teamarbeit und hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf unerwartete Änderungen und unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Eine gründliche Ressourcenplanung kann daher die Erfolgschancen eines Auftrags, einer Operation oder Projekts maximieren. Hier sind einige Punkte, die die Ressourcenplanung in verschiedenen Managementbereichen regelt.

• Ressourcen effizient nutzen: Hauptaufgabe der Ressourcenplanung ist es, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen in optimaler Weise zu nutzen und somit die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern.
• Zeit- und Budgetplanung: Eine weiteres wichtigstes Element ist die fortwährende Regulierung und Kontrolle des Projektzeitplanes sowie des verfügbaren Budgets. Damit wird sicher gestellt, dass angegangene Projekte weder aus dem zeitlichen, noch aus dem finanziellen Rahmen fallen.
• Risikos rechtzeitig erkennen: Die Ressourcenplanung erhöht die Wahrscheinlichkeit, Knappheitsrisiken sowie Engpässen frühzeitig zu erkennen. Dadurch können Unternehmen rechtzeitig reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten.
• Realistische Erwartungen setzen: Eine sorgfältige Ressourcenplanung hilft sowohl dem Unternehmen wie auch den Stakeholdern dabei, sich einen überschaubaren Projektrahmen und damit realistische Erwartungen zu verschaffen.
• Teamarbeit verbessern: Wenn Klarheit über die vorhandenen Ressourcen und deren Verteilung besteht, kann dies die Zusammenarbeit im Team erheblich fördern.
• Fortwährende Verbesserung: Die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Ressourcenplanung ermöglicht es dem Projektmanagement, rechtzeitig auf unerwartete Veränderungen sowie unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

Ressourcenplanung in verschiedenen Managementmethoden

Die Ressourcenplanung ist der Schlüssel zur effektiven und effizienten Gestaltung von Projekten und täglichen Operationen. Dabei ist sie nicht auf das Projektmanagement beschränkt sondern findet auch Anwendung in folgenden Bereichen:

• Im Projektmanagement konzentriert sich die Ressourcenplanung darauf, spezifische Ressourcen wie Zeit, Budgets, Personal und Material effizient zu allokieren und zu verwalten, um die festgelegten Projektziele zu erreichen. Die Planung umfasst die Erstellung von Zeitplänen, die Zuweisung von Aufgaben und die Sicherstellung, dass jedes Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens erfolgreich abgeschlossen wird.
• Field Service Management (FSM) verwendet Ressourcenplanung, um den Einsatz von mobilen Mitarbeitern, Fahrzeugen, Ausrüstung und Material für Kundendienstleistungen effektiv zu koordinieren. Ziel ist es, Techniker basierend auf ihren Fähigkeiten, Verfügbarkeit und geografischer Lage zu planen und zuzuweisen, um eine schnelle und effiziente Reaktion auf Kundenanfragen sicherzustellen.
• In der Unternehmensressourcenplanung (ERP) ist die Ressourcenplanung ein integraler Bestandteil der Integration und Koordination aller zentralen Geschäftsprozesse. Sie unterstützt die Steuerung von Finanzen, Personalwesen, Produktion und Lieferkette durch vernetzte Softwarelösungen, was eine effiziente Nutzung aller Unternehmensressourcen ermöglicht.
• Das Supply Chain Management (SCM) profitiert von der Ressourcenplanung, da es den Fluss von Waren, Informationen und Finanzen von der Quelle bis zum Verbraucher optimiert. Die Planung beinhaltet die strategische Steuerung der Ressourcen zur Sicherstellung einer effizienten Produktion, Lagerung und Verteilung der Produkte, während gleichzeitig die Kosten minimiert werden.
• Im Bereich Human Resources (HR) ist die Ressourcenplanung darauf ausgerichtet, die Personalressourcen eines Unternehmens effektiv zu planen und zu managen. Dies umfasst die Rekrutierung, Entwicklung und den Einsatz von Mitarbeitern in einer Weise, die ihre Fähigkeiten optimal nutzt und gleichzeitig den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird, um eine hohe Arbeitsleistung und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Diese Herausforderungen bringt Ressourcenplanung mit sich

Die Implementierung einer gut strukturierten und effizienten Ressourcenplanung stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Grund hierfür sind oftmals fehlende Voraussetzung wie beispielsweise die notwendige Software oder ein gut funktionierendes Projektmanagement. Doch auch der Planungsprozess selbst ist alles andere als ein Selbstläufer, verlangt Kontinuität und die Bereitschaft zu konstruktiven Veränderungen. Im Folgenden haben wir einige Herausforderungen aufgelistet, die mit der Erstellung einer Ressourcenplanung auf dich zukommen:

Wie den Herausforderungen begegnen?

Diesen Herausforderungen begegnest du am besten mit sorgfältiger Planung, klarer Kommunikation und einem effektiven Projektmanagement. Mit der richtigen Software lassen sich diese Punkte anpacken und somit die optimalen Voraussetzungen für die Ein- und Durchführung einer Ressourcenplanung schaffen.

Je nach Unternehmen bieten sich hier unterschiedliche Lösungen. Serviceunternehmen mit Außendiensttechnikern beispielsweise, sollten auf eine Field-Service-Management-Lösung zurückgreifen, mit der sich einzelne Arbeitsschritte, Arbeitszeiterfassungen und weitere Daten dokumentieren lassen. Handwerksbetriebe profitieren von einer Handwerkersoftware, mit der Kalkulationen für Projekte erstellt und Mitarbeiter sowie Material für Aufträge organisieren und geplant werden können. Schauen wir beim Thema Software aber noch einmal genauer hin.

Wie Software bei Ressourcenplanung helfen kann

Mit der richtigen Software kannst du die Arbeitsprozesse in deinem Unternehmen beschleunigen, dir einen klaren Überblick über die Einsatzfähigkeit deiner Mitarbeiter verschaffen sowie Arbeitsklima und Teamfähigkeit nachhaltig verbessern. Wie weiter oben bereits erwähnt, variieren hier die Anforderungen je nach Unternehmensgröße und -branche. So bieten sich gerade für größere Betriebe - wo sich das Organisieren und Kalkulieren oft als schwierig erweist - Software-Lösungen an. Doch auch kleinere Unternehmen sollten hier nicht vorschnell zurückschrecken. Tools wie Excel oder Ticketsysteme sind mittlerweile längst überholt, fehleranfällig und vergleichsweise kompliziert zu bedienen.

Für die Ressourcenplanung bieten sich vor allem SaaS-Lösungen an. Durch die unmittelbare Vernetzung aller Mitarbeiter lässt sich die Auslastung der Ressourcen in Echtzeit überwachen und steuern. Gleichzeitig hat jeder Mitarbeiter über die Cloud Zugriff auf die wichtigsten Daten. Bietet die Software darüber hinaus eine mobile App,können Aufträge, Arbeitszeit und Materialverbrauch deiner Mitarbeiter exakt dokumentiert, abgeglichen und verwaltet werden. Daraus ergeben sich wichtige Daten, die Prognosen erlauben und somit mehr Planungssicherheit für künftige Projekte bieten.

Diese Tools sollte eine Software zur Ressourcenplanung mitbringen

• Auftragsverwaltung: Die benötigte Ressourcen können definiert und bevorstehende Aufgaben mit Arbeitsanweisungen über Checklisten festgelegt werden.
• Projektplanung: Planung, Überwachung und Visualisierung von laufenden Projekten ist möglich.
• Einsatzplanung und Routenoptimierung: Visualisierung der Verfügbarkeit von Ressourcen und optimierte Planung sowie Terminierung unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Fahrzeiten. Unterstützung durch K.I. möglich.
• Materialverwaltung: Der mobile Lagerbestand in Fahrzeugen kann in Echtzeit überwacht werden. Damit wird sichergestellt, dass für einen Auftrag das richtige Material verfügbar ist.
• Mobile App: Über eine mobile App kann der Außendienst gesteuert und Informationen bereitgestellt werden. Darüber hinaus ist es möglich, Berichterstellung und Checklisten digital zu dokumentieren.
• Arbeitszeiterfassung: Ermöglicht einen Überblick über die Arbeitszeit aller Mitarbeiter
• Reporting: Alle Daten wie beispielsweise Zeiterfassung und Materialverbrauch laufen strukturiert an einem Ort zusammen und können ausgewertet und visuell in Diagrammen dargestellt werden.

Fazit

Die Ressourcenplanung ist entscheidend, um die Effizienz eines Unternehmens zu steigern und sowohl Zeit als auch Kosten zu optimieren. Sie ermöglicht es, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und auf unvorhergesehene Ereignisse flexibel zu reagieren. Eine gute Ressourcenplanung kann Unternehmen jeder Größe bei der Optimierung ihrer Prozesse und der Förderung ihres Wachstums helfen. Die Nutzung moderner Softwarelösungen, die die Ressourcenplanung und -verwaltung unterstützen, ist dabei besonders empfehlenswert, um diese Ziele zu erreichen.