Prüfprotokoll: Definition, Vorteile und digitale Lösungen

Wie auch bei Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten, kommt es bei der Prüfung von Anlagen und Geräten auf jedes Detail an. Ablauf, Messungen, Mängel und Ergebnisse werden dabei in einem Prüfprotokoll festgehalten. Warum das wichtig ist, welche Vorteile die Protokollierung bringt und wie eine Instandhaltungssoftware bei der Dokumentation von Prüfungen weiterhilft, erfährst du in diesem Artikel.

Prüfprotokoll: Definition

Ein Prüfprotokoll ist ein umfassender Bericht, der detailliert alle Schritte technischer und elektronischer Überprüfungen von Anlagen und Betriebsmittel festhält. Dabei wird genau dokumentiert, welcher Mitarbeiter welche Gerätschaft wann geprüft hat, wie die Prüfung vonstattenging und welche Ergebnisse dabei erzielt wurden.

Ein Prüfprotokoll enthält demnach Angaben über den Zustand des geprüften Objekts, über die während der Prüfung vorgenommenen Messungen, die identifizierten Mängel sowie Empfehlungen und Vorschläge zum weiteren Vorgehen.

Korrekturmaßnahmen selbst sind in der Regel nicht Teil des Prüfvorgangs. Diese fallen in den Bereich der Wartung und Instandhaltung.

Sind Prüfprotokolle Pflicht?

Ja. In der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist unter § 14 festgehalten, dass Arbeitgeber die Ergebnisse der Prüfungen all ihrer Betriebsmittel ordnungsgemäß zu dokumentieren haben. Arbeitgeber, die - falls gefordert - kein Prüfprotokoll vorlegen können, müssen mit zum Teil harten Konsequenzen rechnen. Ohne offizielle Dokumentation kann der Arbeitgeber schließlich nicht nachweisen, ob die betroffene Anlage den gesetzlichen Vorgaben entsprechend geprüft wurde.

Neben der BetrSichV, die die Überprüfung von Anlagen und Geräten weitflächig und allgemein regelt, gibt es die DGUV-Vorschrift 3. Diese Vorschrift greift dann, wenn es explizit um die Überprüfung elektrischer Geräte und Betriebsmittel geht.

Was ist die DGUV-Vorschrift 3?

Die DGUV-Vorschrift 3 ist eine Unfallverhütungsvorschrift, die die Sicherheit und den Schutz vor elektrischen Gefahren gewährleistet. Prüfprotokolle, denen die Untersuchung elektrischer Anlagen zugrunde liegen, müssen demnach den Anforderungen dieser Vorschrift entsprechen.

Die DGUV-Vorschrift 3 schreibt vor, welche Informationen ein Prüfprotokoll enthalten muss. Des Weiteren besagt sie, dass Prüfungen von elektrischen Anlagen und Betriebsmittel nur von einer Elektrofachkraft oder unter deren Leitung durchgeführt werden dürfen. Dies muss nach DGUV-Vorschrift immer dann geschehen, wenn eine Gerätschaft neu in Betrieb genommen werden soll oder wenn eine Änderung oder Instandsetzung an ihr vorgenommen wurde. Außerdem müssen Prüfungen in regelmäßigen Intervallen erfolgen.

Nutzen eines Prüfprotokolls

Ein Prüfprotokoll fungiert als Nachweis dafür, dass eine ordnungsgemäße DGUV Elektroprüfung durchgeführt und abgeschlossen wurde. Im Falle eines Schadens kann der Arbeitgeber durch den Prüfbericht belegen, dass er seine Sorgfaltspflicht erfüllt hat. Das Prüfprotokoll schließt im Schadensfall Fahrlässigkeit aus und ist die Grundlage dafür, dass der Versicherungsschutz gewährleistet ist.

Bei Personenschäden können Arbeitnehmer darüber hinaus Forderungen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft geltend machen. Wurde eine schadhafte Anlage jedoch nicht regelmäßig sachgemäß überprüft, kann der Arbeitgeber für Behandlungskosten und Kompensation haftbar gemacht werden. Auch für Arbeitgeber bringen Prüfprotokolle unterschiedliche Nutzen mit sich:

• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Ein Prüfprotokoll ermöglicht eine klare und nachvollziehbare Dokumentation der durchgeführten Prüfung sowie der festgestellten Ergebnisse. Dadurch können spätere Nachfragen oder Diskussionen über den Prüfungsverlauf vermieden werden.
• Qualitätssicherung: Durch die regelmäßige Durchführung von Prüfungen und die Dokumentation der Ergebnisse trägt ein Prüfprotokoll zur Qualitätssicherung bei. Potenzielle Mängel oder Abweichungen können frühzeitig erkannt und behoben werden, um die Qualität von Betriebsmittel, Anlagen oder Prozessen sicherzustellen.
• Compliance und Rechtssicherheit: In vielen Branchen sind regelmäßige Prüfungen gesetzlich vorgeschrieben. Ein Prüfprotokoll dient als Nachweis dafür, dass die erforderlichen Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden und trägt somit zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Standards bei.

Inhalt eines Prüfprotokolls

Ein Prüfprotokoll umfasst in der Regel folgende Informationen:

• Angaben zur Prüfung: Datum, Ort, Prüfer, geprüftes Objekt oder System.
• Prüfverfahren: Beschreibung des angewandten Prüfverfahrens oder der Prüfmethode.
• Ergebnisse: Feststellungen und Ergebnisse der Prüfung, einschließlich identifizierter Mängel oder Abweichungen.
• Maßnahmen: Empfohlene Maßnahmen zur Behebung festgestellter Mängel oder Abweichungen.
• Unterschriften: Unterschriften des Prüfers und gegebenenfalls des Auftraggebers zur Bestätigung der Richtigkeit des Protokolls.

Schritte zur Erstellung eines Prüfprotokolls

Unabhängig von der konkreten Situation lässt sich die Anfertigung eines Prüfprotokolls normalerweise in folgende Etappen aufteilen:

• Analyse der Anforderungen: Bevor du mit der Erstellung eines Prüfprotokolls beginnst, ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ziele zu verstehen. Dies umfasst die Festlegung der zu prüfenden Aspekte, den Zeitplan für die Durchführung der Prüfungen und die Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen.
• Entwicklung einer klaren Struktur: Basierend auf den analysierten Anforderungen sollte eine klare Struktur für das Prüfprotokoll entwickelt werden. Dies erleichtert nicht nur die Durchführung der Prüfungen, sondern auch die Auswertung der Ergebnisse.
• Festlegung von Kriterien und Standards: Um die Effektivität des Prüfprotokolls sicherzustellen, müssen klare Kriterien und Standards festgelegt werden, anhand derer die Ergebnisse bewertet werden können. Dies hilft dabei, einheitliche und vergleichbare Ergebnisse zu erzielen.
• Durchführung der Prüfungen: Nachdem das Prüfprotokoll erstellt wurde, sollten die Prüfungen gemäß den festgelegten Anweisungen durchgeführt werden. Es ist wichtig, alle relevanten Daten und Beobachtungen sorgfältig zu dokumentieren.
• Auswertung der Ergebnisse: Nach Abschluss der Prüfungen müssen die Ergebnisse ausgewertet werden. Dies beinhaltet die Überprüfung der gesammelten Daten, die Identifizierung von Trends oder Muster sowie die Bewertung der Einhaltung der festgelegten Kriterien und Standards.
• Erstellung des Abschlussberichts: Basierend auf den ausgewerteten Ergebnissen sollte ein Abschlussbericht erstellt werden. Dieser sollte die wichtigsten Erkenntnisse, Empfehlungen für Verbesserungen und gegebenenfalls Maßnahmenpläne enthalten.

Digitaler Prüfprotokolle: So hilft Instandhaltungs-Software

Kommen Arbeitgeber ihren Prüfpflichten regelmäßig nach, kann das - insbesondere bei größeren Betrieben - schnell zu einer Anhäufung von Dokumenten führen. Geprüft werden müssen nämlich nicht nur elektrische Anlagen und kleinere Betriebsmittel, sondern auch Fahrzeuge, Hebezeuge, persönliche Schutzrüstung und weiteres Arbeitsmaterial.

Hier hilft eine professionelle Instandhaltungssoftware. Neben organisatorischen Vorteilen wie Übersichtlichkeit, Entbürokratisierung, Zeiteinsparung und einer deutlichen Verbesserung der Compliance unterstützten digitale Lösungen auch bei der Anfertigung von Prüfprotokollen. Diese können beispielsweise in Form digitaler Checklisten leicht erstellt, sauber abgearbeitet, sicher gespeichert und jederzeit nachverfolgt werden.

Hiervon profitieren sowohl Betriebe, die die Prüfungen ihrer Gerätschaften von hauseigenen Technikern durchführen lassen, als auch Außendienstbetriebe, die Serviceleistungen wie Prüfung, Wartung und Instandhaltung anbieten. Auf letztere wollen wir im Anschluss etwas expliziter eingehen.

Vorteile für den Außendienst

Für den Außendienst und die Arbeit vor Ort bietet eine mobile Instandhaltungssoftware riesige Vorteile. Betriebe, die Planungs-, Wartungs- und Instandhaltungsleistungen anbieten, wollen schnell, sicher und effizient arbeiten. Dokumente wie Prüfprotokolle sollten dabei möglichst reibungslos abgearbeitet, unterschrieben und an den Kunden weitergeleitet werden können. Diese Prozedur erleichtert eine Software in mehrerer Hinsicht. Prüfprotokolle können in Form digitaler Checklisten direkt während der Prüfung erstellt, im Anschluss digital unterschrieben und an den Kunden weitergeleitet werden. Hier die Vorteile im Überblick:

Standardisierte Prozesse

Mit Hilfe digitaler Checklisten - als Prüfprotokolle - werden Anlagen- und Geräteprüfungen nach einheitlichen Standards durchgeführt. Ergebnisse werden dadurch verlässlich und vergleichbar. Darüber hinaus sorgen die Checklisten dafür, dass deine Techniker keinen Schritt übersehen.

Daten direkt erfassen und dokumentieren

Da die Daten während der Prüfung über die App direkt ins System eingegeben werden, werden Fehler, die durch späteres Ausfüllen von Papierformularen entstehen können, vermieden. Die eingegebenen Daten (beispielsweise Messwerte) werden in Echtzeit erfasst, wodurch eine sofortige Analyse und Berichterstattung möglich sind.

Bessere Verwaltung und Verfügbarkeit von Prüfprotokollen

Digitale Protokolle bringen den Vorteil mit sich, dass sie leicht auffindbar und daher jederzeit verfügbar sind. Zudem archiviert die Software die Protokolle automatisch, was die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen erleichtert. Der Vergleich von gegenwärtigen und historischen Messwerten ist schnell gemacht, Abweichungen und potenzielle Fehler schnell erkannt.

Bessere Kommunikation und mehr Kundenzufriedenheit

Digital erstellte Prüfprotokolle können schnell und einfach mit Kunden geteilt werden, was die Kundenzufriedenheit erhöht. Mängel, die während der Prüfung festgestellt wurden, können von den Technikern schnell kommuniziert, und Folgemaßnahmen dementsprechend rasch in die Wege geleitet werden.

Trendanalyse und kontinierliche Verbesserung

Gesammelte Daten können analysiert werden, um aus der Datengrundlage Trends herauszulesen, die auf wiederkehrende Probleme hinweisen und Verbesserungspotenziale offenlegen. Auch können die Prüfintervalle auf dieser Grundlage angepasst und somit die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Gerätschaften gewährleistet werden.

Optimale Anlagenprüfung mit Wartungs- und Field Service Management

Unternehmen, die Kunden ein optimales Angebot und einwandfreies Serviceerlebnis liefern wollen, können über eine einfache Instandhaltungssoftware hinausgehen und auf eine Field Service Management-Lösung wie mfr setzen.

Der Vorteil hierbei: Neben allen notwendigen Tools für eine fehlerfreie und reibungslose Durchführung von Prüfungs-, Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten, bietet die FSM-Software weitere Funktionen, die dein Serviceangebot verbessern. Hierzu gehören etwa Einsatz- und Routenplanung, Steuerung von Ressourcen sowie Tools für die Kundenverwaltung.

Gerade dort, wo Service angeboten wird, ist eine schnelle Reaktionszeit von größter Wichtigkeit. Wenn Probleme rasch erkannt, analysiert und über kurze Wege gelöst werden können, überzeugt das Kunden nachhaltig. Was die Prüfung von Anlagen und Betriebsmittel angeht, setzt dies nicht nur eine lückenlose Verwaltung von Verträgen, Intervallen, Anlagen und Geräten voraus, sondern auch Flexibilität im Feld.

Fazit:

Ein gut gestaltetes Prüfprotokoll ist ein unverzichtbares Instrument zur Sicherstellung von Qualität, Effizienz und Compliance in verschiedenen Bereichen. Klare Strukturen, präzise Anweisungen und sorgfältige Auswertungen von Ergebnissen können dazu beitragen, Prozesse zu optimieren und die Leistung zu steigern. Moderne Unternehmen sollten in Betracht ziehen, auf digitale Prüfprotokolle zu setzten. Das gilt insbesondere für Außendienstbetriebe, die die Prüfung von Anlagen und Betriebsmittel als Serviceleistung anbieten. Eine Instandhaltungssoftware hilft dabei, die Arbeitsprozesse vor Ort zu straffen, Zeit einzusparen und den Service im Sinne des Kunden auszurichten.