mfr® Wissen

Was ist Projektmanagement?

Wir erklären dir, was Projektmanagement ist und wodurch sich ein kompetentes Projektmanagement eigentlich auszeichnet.

Bild: Was ist Projektmanagement

Unabhängig von der Branche eines Unternehmens kommt es oft vor, dass keine klar definierten Abläufe für das Projektmanagement vorhanden sind. Für eine Weile kann das gut gehen, aber mit der Zeit wird es immer schwieriger, organisiert zu bleiben und effizient mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Wir erklären dir in folgendem Text, warum ein gut organisiertes Projektmanagement so wichtig ist und wie du dazu kommst.

Key Takeaways:

  • Projektmanagement erfolgreich gestalten: Erfolgreiches Projektmanagement erfordert vor allem das Wissen darüber, wie man es strategisch klug angeht.
  • Moderne Technologie und zeitgemäße Methoden nutzen: Die Verwendung moderner Technologie und zeitgemäßer Methoden bietet vielfältige Möglichkeiten, Projekte auf eine geordnete und intelligente Weise zu organisieren.
  • Maßgeschneiderte Schritte für jedes Projekt: Die spezifischen Schritte, die unternommen werden müssen, hängen von den individuellen Anforderungen jedes Projekts ab.
  • Effektives Projektmanagement mit mfr: Ein professionelles Projektmanagement-Tool wie mfr Project ist das beste Werkzeug, das alle benötigten Funktionen in einem Paket bietet.

Die Definition von Projektmanagement

Wer kein Chaos im Unternehmen möchte, sollte sich Gedanken über Projektmanagement machen, denn: Ein sinnvoll durchdachtes Projektmanagement hilft dir und deinem Team bei der Organisation, Verfolgung und Durchführung von Projekten. Statt ziellos drauflos zu arbeiten, sorgt ihr mit einem kompetenten Projektmanagement dafür, dass eure Arbeit sauber geplant, effizient überwacht und termingerecht erledigt wird.

Projektmanagement bezeichnet also die disziplinierte Organisation, Leitung und Steuerung von Projekten, um definierte Ziele innerhalb bestimmter Zeit-, Budget- und Ressourcenvorgaben zu erreichen. Es ist eine ganzheitliche Herangehensweise, die sämtliche Phasen eines Projekts abdeckt, angefangen von der Ideenfindung und Projektinitiierung bis zur Projektabschlussphase.

Ein effektives Projektmanagement umfasst die Definition klarer Ziele und Meilensteine, die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Schätzung und Überwachung von Ressourcen, die Risikobewertung sowie die kontinuierliche Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Es ist nicht nur darauf ausgerichtet, Probleme während des Projektablaufs zu lösen, sondern auch darauf, diese proaktiv zu vermeiden.

Prozesse im Projektmanagement

Projektmanagement umfasst eine Vielzahl von Prozessen, die sicherstellen, dass ein Projekt effizient und erfolgreich abgeschlossen wird. Einige der wichtigsten Prozesse sind:

  • Projektinitiierung: In dieser Phase werden Projektziele, Umfang und Rahmenbedingungen festgelegt. Ein Projektmanagementplan wird erstellt, der Ressourcen und Zeitplanung definiert.
  • Planung: Der Projektmanagementplan wird im Detail erstellt, einschließlich Aufgabenlisten, Zeitplänen, Budgets und Ressourcenzuweisungen.
  • Ausführung und Kontrolle: In dieser Phase werden die geplanten Aktivitäten umgesetzt. Das Team arbeitet an den Aufgaben, die im Projektmanagementplan festgelegt sind. Ein Projektleiter überwacht den Fortschritt, gegebenenfalls mit einer entsprechenden Projektmanagement-Software.
  • Abschluss: Nach Abschluss aller Projektaktivitäten wird das Projekt abgeschlossen. Eine Abschlussbewertung und Überprüfung erfolgt.

Welche modernen Projektmanagement-Methoden gibt es?

Die Zeiten, in denen noch alles von Hand und mittels verschiedener Tools organisiert werden musste, sind vorbei. Modernes Projektmanagement ist flexibel, visuell ansprechend und passt sich dir an, nicht umgekehrt. Hier haben wir eine Auswahl verschiedener Methoden:

  • Wasserfallmodell

    Das Wasserfallmodell ist ein Ansatz, bei dem Projektphasen nacheinander und schrittweise abgeschlossen werden. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Dieser Ansatz eignet sich gut für Projekte mit klaren und stabilen Anforderungen.

  • PRINCE2-Methode

    PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine weit verbreitete Projektmanagement-Methode, die eine strukturierte und prozessorientierte Herangehensweise fördert. Sie legt besonderen Wert auf die Definition klarer Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam.

  • Methode des kritischen Pfads (CPM)

    Die Methode des kritischen Pfads (Critical Path Method) ist eine Technik, die verwendet wird, um den längsten Pfad von Aufgaben und Aktivitäten in einem Projekt zu identifizieren. Dieser längste Pfad wird als "kritischer Pfad" bezeichnet, da jede Verzögerung in den Aktivitäten auf diesem Pfad die Gesamtdauer des Projekts verlängert. Das Ziel von CPM ist es, den zeitlichen Aufwand und die Reihenfolge der Aktivitäten zu planen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

  • Scrum-Methode

    Scrum ist eine Methode, die bei der Entwicklung komplexer Produkte eingesetzt wird. In einem Scrum-Projekt werden die Aufgaben in kurzen Arbeitsphasen, den sogenannten Sprints, erledigt. Das Projektteam trifft sich regelmäßig zu Besprechungen, um den Fortschritt zu überprüfen. In diesen Treffen werden Aufgaben besprochen, der Fortschritt bewertet und Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

  • Kanban-Methode

    Kanban ist ein visuelles System zur Steuerung des Arbeitsflusses. Aufgaben werden auf einem Kanban-Board dargestellt, und die Fortschrittsverfolgung erfolgt in Echtzeit. Kanban eignet sich besonders gut für kontinuierliche Verbesserungsprozesse und Support-Teams.

  • Lean-Management

    Lean-Management basiert auf den Prinzipien der Verschwendungsminderung und Effizienzsteigerung. Es zielt darauf ab, alle Aktivitäten im Projekt so zu gestalten, dass unnötige Schritte und Ressourcenvergeudung vermieden werden. Dies fördert die Prozessoptimierung und Kosteneinsparungen.

Was bietet mir eine Projektmanagement-Software?

Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Programme (Microsoft Project, Trello, Asana oder Jira zum Beispiel), die eine bessere Planung und Übersichtlichkeit gewährleisten. Auch mfr bietet dir alles, um deine Projekte schneller, sicherer und effizienter abzuschließen. Gute Projektmanagement-Software sollte folgende Funktionen abdecken:

Aufgabenmanagement: Das Programm organisiert die Arbeit in Aufgaben und Unterprojekte, weist Aufgaben Teammitgliedern zu und verfolgt den Fortschritt.

Zeiterfassung: Diese Funktion ermöglicht die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit, um Ressourcen besser zu verwalten und den Arbeitsaufwand zu messen.

Dokumentenmanagement: Die Software speichert und organisiert Dateien und Dokumente, die für das Projekt relevant sind, und erleichtert den Zugriff für das Team.

Kommunikation und Zusammenarbeit: Das Tool stellt Werkzeuge für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team bereit.

Berichterstattung und Analyse: Diese Funktion ermöglicht die Erstellung von Berichten und Analysen zur Verfolgung des Projektfortschritts und zur Identifizierung von Trends und Problemen.

Ressourcenmanagement und Budgetierung: Die Software verwaltet Teamressourcen, einschließlich Mitarbeiter und Werkzeuge, um sicherzustellen, dass alles verfügbar ist, um das Projekt abzuschließen. Auch das Projektbudget und entsprechende Kalkulationen sollten überwacht werden können.

  • Was ist der Hauptzweck des Projektmanagements?

    Der Hauptzweck des Projektmanagements besteht darin, Projekte effizient und effektiv zu planen, durchzuführen und abzuschließen, um die definierten Ziele zu erreichen.

  • Welche Projektmanagement-Methode ist die beste?

    Die beste Projektmanagement-Methode hängt von den Projektanforderungen ab. Eine mobile Software ist jedoch immer von Vorteil.

  • Wie geht man mit Änderungen im Verlauf eines Projekts um?

    Änderungen sind in allen Projekten üblich. Sie sollten dokumentiert, bewertet und in den Zeit- und Kostenplan integriert werden. Die Kommunikation mit allen Beteiligten ist entscheidend.

  • Welche Vorteile bietet ein effektives Projektmanagement in Bau- und Handwerksprojekten?

    Effektives Projektmanagement führt zu pünktlichen Fertigstellungen, Budgetkontrolle, Qualitätsarbeit, reduziertem Risiko und zufriedenen Kunden. Es hilft auch, die Effizienz zu steigern und die Verschwendung zu minimieren.

  • Was ist der Unterschied zwischen agilem und klassischem Projektmanagement?

    Agiles Projektmanagement ist eine flexible und kleinteilige Methode zur Planung, Ausführung und Kontrolle von Projekten. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, das auf starren Plänen und festen Vorgaben basiert, betont agiles Projektmanagement die Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung. Damit zielt es mehr auf Teilergebnisse und kontinuierlichen Fortschritt, während das klassische Projektmanagement immer ein Endziel vor Augen hat. Agiles Projektmanagement lohnt sich besonders bei Projekten mit sich ändernden Anforderungen.

Fazit:

Projektmanagement ist keine Kunst, wenn man weiß, wie man es anzugehen hat. Moderne Technologie und zeitgemäße Methoden bieten dir dabei vielfältige Möglichkeiten, um deine Projekte so geregelt und smart wie möglich zu organisieren. Welche Schritte genau zu unternehmen sind, hängt vom einzelnen Projekt ab. Das beste Werkzeug ist jedoch in jedem Fall ein professionelles Projektmanagement-Tool wie mfr. Mit unserem Produkt mfr Project bieten wir dir in einem Paket alle Funktionen, die du brauchst.

Setze auf Zukunft. Arbeite mit mfr®.