Was ist ein Medienbruch?

Effiziente Abläufe sicherstellen und gleichzeitig den Kundenanforderungen gerecht werden - das möchte natürlich jedes Unternehmen gerne schaffen. Ein Hindernis, das sich hierbei immer wieder auftut, ist der sogenannte Medienbruch.

Wir zeigen dir, was genau ein Medienbruch ist, wann Medienbrüche entstehen, und wie du einen fehlerfreien Informations- und Produktionsfluss in deinem Unternehmen sicherstellen kannst.

Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch ist eine Unterbrechung oder Inkonsistenz im Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens.Besonders häufig treten solche Brüche dort auf, wo Informationen von einem Medium (z. B. Papierdokumente) in ein anderes Medium (z. B. digitale Systeme) übertragen werden. Kritische Felder sind hierbei die Datenerfassung, -verarbeitung und -übertragung.

Medienbruch Beispiele

Ein Medienbruch kann in unterschiedlicher Form auftreten. Beispielsweise dort, wo Daten manuell eingegeben werden, Informationen doppelt erfasst werden oder ein Informationsverlust bei der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten vorliegt. Hier einige Praxisbeispiele:

• E-Mail-Korrespondenz und Telefonanrufe: In nahezu allen Betrieben findet die Kommunikation mit Kunden per E-Mail oder Telefon statt. Werden nun die internen Arbeitsabläufe auf Papier oder in anderen Systemen festgehalten, kann dies zu Übertragungsfehler, Missverständnissen und damit zu einem Medienbruch führen.
• Verwendung unterschiedlicher Softwarelösungen: Auch wenn unterschiedliche, nicht unmittelbar kompatible Softwarelösungen innerhalb eines Betriebes zum Einsatz kommen, sind Medienbrüche sehr wahrscheinlich. Wenn die Buchhaltung beispielsweise eine andere Software verwendet als die Auftragsverwaltung, müssen Daten manuell zwischen ihnen übertragen werden. Das kann zu Datenverlust führen.
• Mobile Anwendungen und Desktop-Systeme: Es kommt vor, dass Daten zwar mobil erfasst werden, die eigentliche Verarbeitung aber in einem Desktop-System erfolgt. Ohne nahtlose Synchronisierung zwischen mobilen und Desktop-Plattformen können Verzögerungen und Inkonsistenzen auftreten. Ein Medienbruch entsteht.

Gründe für Medienbrüche

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum es in Unternehmen zu einem Medienbruch kommen kann. Einige Betriebe - insbesondere in der Handwerker-Branche - halten starr an traditionelle Arbeitsweisen fest; andere Unternehmen digitalisieren ihre Prozesse wiederum nicht konsequent genug, so dass sie bei einem Hybrid-Modell stecken bleiben, das eine hohe Anfälligkeit für Medienbrüche hat.

Unternehmen, die Medienbrüchen vorbeugen oder bestehende überwinden wollen, müssen sich intensiv mit ihren eigenen Betriebsprozesses auseinandersetzen. Denn: Das Vermeiden von Medienbrüchen hat nicht zuletzt etwas mit Unternehmenspflege und -gestaltung zu tun. Ist man hier nachlässig oder starr, riskiert man Unterbrechungen in den eigenen Prozessen. Hier einige Beispiele dazu:

• Traditionelle Arbeitsweisen: Viele Unternehmen halten an analoge Arbeitsprozesse fest, die sich zwar über Jahre hinweg bewährt haben, vor dem Hintergrund digitaler Möglichkeiten jedoch ineffizient geworden sind. Ein Beispiel wäre hier die Abhängigkeit von physischen Dokumenten und manuellen Eintragungen. Werden in solchen Betrieben digitale Lösungen implementiert, ist das Risiko eines Medienbruches groß.
• Mangelnde Integration von Systemen: Es kommt vor, dass Unternehmen eine Vielzahl an Insellösungen einsetzen, um ihre Prozesse abzubilden. Da diese Tools auf spezifische Kerngebiete gerichtet und nicht miteinander verknüpfbar sind, kommt es zu einer Zerstückelung der Informationen, was eine ganzheitliche Betrachtung des Geschäftsprozesses nahezu unmöglich macht. Die manuelle Übertragung von Daten zwischen diesen Systemen verursacht Medienbrüche und erhöht die Fehleranfälligkeit.
• Schneller technologischer Wandel: Neue Technologien entwickeln sich in rasender Geschwindigkeit, was Unternehmen vor große Herausforderung stellt. Wollen sie nicht den Anschluss verlieren, müssen sie auf dem neusten Stand bleiben und befinden sich dadurch stets im Zugzwang. Hier besteht die Gefahr, dass schnell neue Lösungen für bestimmte Problemfelder gefunden werden müssen. Ein Medienbruch droht hierbei an der Stelle, wo alte und neue Systeme aufeinandertreffen, die Informationen zwischen diesen Systemen aber nicht adäquat überliefert werden kann.
• Hybridprozesse: Unternehmen, die nicht vollständig digitalisiert sind, bleiben oft bei hybriden Modellen stehen, bei denen analoge und digitale Prozesse parallel laufen. Ähnlich wie bei den traditionellen Arbeitsweisen wird hier ein Medienbruch sehr wahrscheinlich, da Informationen manuell zwischen den Systemen hin- und hergeschoben werden müssen.
• Unzureichende Schulung von Mitarbeitern: Grundsätzlich ist es wichtig, seine Mitarbeiter ausreichend in der Nutzung neuer Technologien zu schulen. Denn nach wie vor stehen hinter Datenerfassung, -eingabe und -übertragung menschliche Entscheidungen. Sind die Mitarbeitenden mit der Technik überfordert oder hegen andere Widerstände, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen nicht korrekt von einem Medium ins andere übertragen werden.

Was für Auswirkungen kann ein Medienbruch haben?

Medienbrüche können starke Auswirkungen auf nahezu alle Bereiche innerhalb eines Unternehmens haben. Dies betrifft insbesondere die Wettbewerbsfähigkeit, Kundenzufriedenheit, Datensicherheit und die den finanziellen Sektor.

Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Tippfehlern, Missverständnissen und Datenfehlern. Besonders schwerwiegend sind die Folgen dieser Fehler dann, wenn sie sich auf geschäftskritische Informationen beziehen.

Hohe Kosten: Der zusätzliche Zeitaufwand für manuelle Dateneingaben und -übertragungen führt zu höheren Personalkosten.

Kundenunzufriedenheit: Medienbrüche führen oft zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen oder Anfragen führen, was sich negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Wettbewerbsnachteil: Können Unternehmen einen Medienbruch nicht überwinden, werden sie es zunehmend schwerer haben, neue Technologien und Prozesse in ihren Betriebsablauf zu implementieren. Das schränkt ihre Innovationsfähigkeit ein und führt zu einen klaren Wettbewerbsnachteil.

Sicherheitsrisiken: Manuelle Datenübertragungen und nicht integrierte Systeme erhöhen das Risiko von Datenverlusten.

Wie kann ich einen Medienbruch verhindern?

Um einen Medienbruch zu verhindern, können Unternehmen zu verschiedenen Lösungen greifen, die ihre Abläufe auf organisatorischer, technischer und prozessualer Ebene verändern. Hier einige Beispiele, wie sich, je nach Unternehmen und digitaler Infrastruktur, Medienbrüche vorbeugen lassen.

• Prozesse standardisieren: Die wohl einfachste Methode, einem Medienbruch vorzubeugen, ist die Standardisierung der eigenen Prozesse, also die Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren für die Erfassung, Verarbeitung und Übertragung von Informationen.
• Vollständige Digitalisierung: Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die eigenen Prozesse mithilfe einer Software vollständig zu digitalisieren. Wichtig ist hierbei, darauf zu achten, dass die Software tatsächlich alle Prozesse des eigenen Unternehmens abbilden kann.
• Integration von Systemen: Wer von einer vollständigen Digitalisierung - beispielsweise mittels einer allround-Software-Lösung - absieht, kann auf digitale Tools zurückgreifen, um einzelne Geschäftsbereiche nahtlos miteinander zu verbinden. Hierbei gilt es natürlich, darauf zu achten, dass mit der Einführung neuer Lösungen keine neuen Medienbrüche entstehen.
• Schulung von Mitarbeitern: Ob allround-Lösung oder digitale Tools - deine Mitarbeiter sollten regelmäßig in der Nutzung der entsprechenden Software-Lösungen geschult werden.
• Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung: Um einen Medienbruch frühzeitig zu erkennen, ist es wichtig, die eigenen Systeme und Prozesse stets genau zu analysieren und zu prüfen, an welcher Stelle Abläufe eventuell effizienter gestaltet werden können?

Wie helfen Software-Lösungen bei Medienbrüche?

Richtig eingesetzt, sorgt die passende Software-Lösung dafür, dass all deine Prozesse optimal aufeinander abgestimmt sind und es in deinem Unternehmen zu keinen Medienbruch kommt. Darüber hinaus können Softwarelösungen die Effizienz deines Betriebes auch in anderen Bereichen enorm steigern.

Je nach Art und Branche des Betriebs oder Unternehmens kommen hierbei unterschiedliche Software-Lösungen zum Einsatz. Unternehmen, die lediglich um den sauberen Ablauf betriebsinterner Prozesse bemüht sind, können dafür ein ERP-System integrieren. Handwerksbetriebe, die ihre Prozesse weitergehend optimieren möchten, sollten nach einer Handwerkersoftware suchen. Unternehmen, die viel Arbeiter im Außendienst einsetzen, sind mit einer Field-Service-Management-Software gut beraten.

Welche Software für ein ein Unternehmen die richtige ist, ist immer von den spezifischen Anforderungen und individuellen Prozessen abhängig.

Mit der richtigen Lösung lassen sich eine nahtlose Integration und Verwaltung aller betrieblichen Prozesse umsetzen - von der Auftragsverwaltung über die Terminplanung bis hin zur Rechnungsstellung.

Die wichtigsten Vorteile von Software-Lösungen im Überblick

Fazit:

Unternehmen, die das Aufkommen eines Medienbruchs verhindern und bereits entstandene Medienbrüche überwinden können, optimieren damit ihre Prozesse, steigern die Kundenzufriedenheit und können sich langfristig Wettbewerbsvorteile sichern. Werden Medienbrüche hingegen ignoriert, besteht die Gefahr, den Anschluss zu verlieren und im dynamischen Marktumfeld ins Hintertreffen zu geraten. Es ist daher unerlässlich, die Chancen digitaler Lösungen zu erkennen und diese aktiv in den Unternehmensalltag zu integrieren.