Inspektion: Das Handwerk in der Praxis digital machen

Ob zur Prävention von Schäden, zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder zur Optimierung von Anlagen – eine genaue Inspektion ist in vielen Fällen eine wichtige Voraussetzung für die Sicherstellung fehlerfreier Produktionsabläufe. In der Regel bildet sie die Grundlage für weiterführende Wartungs- oder Reparationsarbeiten und zählt damit zu den Schlüsselfunktionen der Instandhaltung und der Wartung.

In diesem Beitrag zeigen wir, welche Aufgaben der Inspektion zukommen, wie diese mittels digitaler Tools effizienter gelöst werden können, und warum Inspektionen in der digitalen Zukunft immer seltener stattfinden werden.

Was ist eine Inspektion?

Eine Inspektion ist eine systematische und geplante Überprüfung technischer Anlagen, Maschinen, Geräte oder Gebäude, um deren aktuellen Zustand zu erfassen und potenzielle Mängel frühzeitig zu erkennen. Sie konzentriert sich auf die Zustandserfassung und Dokumentation, ohne dabei selbst Maßnahmen wie Wartung oder Reparatur durchzuführen.

Das Hauptziel einer Inspektion ist es, Sicherheit und Funktionalität von Anlagen zu gewährleisten. Besonders bei sicherheitskritischen Einrichtungen wie Heizungen, elektrischen Installationen oder Aufzügen ist die regelmäßige Überprüfung unabdingbar. Durch Inspektionen lassen sich potenzielle Risiken minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Gleichzeitig tragen sie zur Verfügbarkeit von Anlagen bei, indem sie deren Leistungsfähigkeit sicherstellen und ungeplante Ausfälle vermeiden.

Rechtliche Grundlagen zur Inspektion

Die rechtliche Grundlage für viele Inspektionen wird durch spezifische Normen und gesetzliche Vorschriften detailliert geregelt. Beispiele hierfür sind die DIN EN 13306, die standardisierte Begriffe und Prinzipien für die Instandhaltung definiert, oder die DIN EN ISO 9001, die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem vorgibt. Im Bereich elektrischer Anlagen kommen die VDE 0100-600 (Errichtung von Niederspannungsanlagen, Prüfung) oder die VDE 0113-1 (Sicherheitsanforderungen für Maschinen) zum Tragen. Darüber hinaus legen Arbeitsschutzgesetze wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verbindliche Vorgaben für die Prüfung und den sicheren Betrieb von Arbeitsmitteln fest.

Die strikte Einhaltung dieser Normen und Vorschriften stellt sicher, dass die Betriebssicherheit gewährleistet ist und rechtliche Konsequenzen somit vermieden werden. Dies wiederum sichert Betriebsgenehmigungen sowie Zertifizierungen.

Prävention durch Inspektion

Die wirtschaftliche Bedeutung von Inspektionen darf nicht unterschätzt werden. Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, teure Reparaturen zu vermeiden und die Lebensdauer von Anlagen zu verlängern. Durch die frühzeitige Erkennung von Mängeln lassen sich zudem kostspielige Ausfälle verhindern. Nicht zuletzt schaffen Inspektionen Vertrauen bei Kunden und sorgen für eine langfristige Bindung, da sie Professionalität und Zuverlässigkeit demonstrieren.

Welche Inspektionsarten gibt es?

Inspektionen sind in der Regel der erste Schritt im Rahmen einer vorbeugenden Instandhaltung und helfen dabei, Abnutzungen oder Schäden frühzeitig zu erkennen, um ungeplante Ausfälle zu vermeiden.

Je nach Zielsetzung und Umfang unterscheidet man zwischen verschiedenen Inspektionsarten: Die einfachste Form ist die Sichtprüfung, bei der ein Prüfer durch eine rein visuelle Kontrolle äußerlich erkennbare Mängel, wie Risse, Korrosion oder Verschleiß feststellt. Funktionsprüfungen gehen einen Schritt weiter, indem getestet wird, ob alle technischen Komponenten und Funktionen einer Anlage ordnungsgemäß arbeiten. Ergänzend dazu gibt es die Messprüfung, bei der spezifische physikalische oder chemische Parameter, wie Temperatur, Druck oder Spannung, mithilfe von Messgeräten genau erfasst werden.

Darüber hinaus sind in vielen Fällen zustandsorientierte Inspektionen notwendig. Diese konzentrieren sich auf kritische Bauteile und untersuchen gezielt spezifische Schwachstellen, beispielsweise bei Verdacht auf Materialermüdung oder Korrosionsschäden. Zustandsorientierte Inspektionen erfordern häufig den Einsatz moderner Technologien wie Ultraschall, Thermografie oder Endoskopie, um auch schwer zugängliche Bereiche zuverlässig bewerten zu können.

Inspektionen stehen somit am Anfang des Wartungszyklus und bilden die Grundlage für weitere Maßnahmen, wie Reparaturen oder den Austausch von Bauteilen. Durch die richtige Wahl der Inspektionsart können sowohl die Betriebssicherheit als auch die Lebensdauer von Anlagen effektiv verbessert werden.

Wie läuft eine professionelle Inspektion ab?

Eine Inspektion verläuft in mehreren klar definierten Phasen:

1. Vorbereitung:
• Terminplanung: Abstimmung mit dem Kunden und Festlegung der Prüftermine.
• Checklisten erstellen: Anlegen von Prüfplänen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte erfasst werden.
• Materialbereitstellung: Sicherstellen, dass das benötigte Equipment verfügbar ist (z. B. Messgeräte).
• Schulungen: Prüfer auf Besonderheiten der Anlage oder neue Vorschriften hinweisen.
2. Durchführung vor Ort:
• Visuelle Prüfung: Überprüfung der sichtbaren Komponenten auf Schäden, Verschleiß oder Korrosion.
• Funktionstests: Testen der Funktionsfähigkeit wichtiger Teile und Systeme.
• Messungen: Durchführung von Temperatur-, Druck- oder Spannungsmessungen je nach Anlage.
• Fotodokumentation: Aufnahme von Fotos zur Veranschaulichung von Mängeln oder Auffälligkeiten.
3. Dokumentation:
• Ergebnisse erfassen: Alle Feststellungen direkt in einer digitalen Lösung dokumentieren.
• Mängelberichte erstellen: Detaillierte Beschreibung von Auffälligkeiten und deren mögliche Ursachen.
• Empfehlungen formulieren: Vorschläge für Wartungs- oder Reparaturmaßnahmen.
4. Berichterstellung:
• Ergebnisse aufbereiten: Erstellung eines strukturierten Berichts, der alle relevanten Informationen zusammenfasst.
• Inhalte des Berichts: Dazu gehören eine Zusammenfassung der Ergebnisse, Fotos und Messdaten sowie konkrete Empfehlungen und nächste Schritte.
• Kundenkommunikation: Sicherstellen, dass der Bericht verständlich und nachvollziehbar präsentiert wird.
5. Nachbereitung:
• Folgearbeiten planen: Mängel und Maßnahmen in das Aufgabenmanagement überführen.
• Archivierung: Berichte sicher speichern und für zukünftige Inspektionen zugänglich machen.

Inspektion mit mobiler Software

Mit der richtigen Software können Inspektionen nicht nur systematischer, sondern auch sicherer und zeitsparender gestaltet werden. Besonders Serviceunternehmen, die täglich vor Ort arbeiten, profitieren von digitalen Tools, die Prozesse optimieren und dokumentieren. Im Bereich der Inspektionen ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Direkte Datenerfassung: Techniker erfassen Inspektionsdaten wie Fotos, Videos und Notizen direkt vor Ort über eine mobile App. Automatisch hinzugefügte GPS-Daten und Zeitstempel sorgen für eine lückenlose Dokumentation, ohne nachträgliche Datenübertragung.
• Checklistenintegration: Digitale Checklisten stellen sicher, dass kein Arbeitsschritt übersehen wird. Techniker können sie Schritt für Schritt abhaken, was eine konsistente und vollständige Dokumentation ermöglicht.
• Echtzeitkommunikation: Ergebnisse werden sofort synchronisiert, sodass das Backoffice direkt Zugriff auf aktuelle Daten hat. Dies verbessert die Abstimmung und beschleunigt Entscheidungen.
• Automatische Berichte: Mit einem Klick lassen sich vollständige, fehlerfreie Berichte erstellen und an Kunden oder interne Abteilungen versenden. Das spart Zeit und sorgt für professionelle Dokumentation.
• Mobile App-Unterstützung: Alle Funktionen sind mobil verfügbar – auch offline. Daten werden bei Verfügbarkeit einer Internetverbindung automatisch synchronisiert.
• Sichere Datenverwaltung: Alle Daten werden zentral gespeichert und geschützt, was Nachvollziehbarkeit und Sicherheit gewährleistet.
• Ressourcenplanung: Inspektionsdaten lassen sich direkt mit Einsatz- und Ressourcenplanungstools verknüpfen, um Mitarbeiter und Materialien optimal einzusetzen.

Moderne Serviceprozesse ohne Inspektion?

In modernen Instandhaltungsverfahren entfällt die klassische Inspektion immer häufiger. Grund dafür sind technologische Innovationen wie Künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT), die es ermöglichen, Anlagen und Maschinen kontinuierlich in Echtzeit zu überwachen.

Dabei werden IoT-Sensoren an Maschinen und Anlagen angebracht, die kontinuierlich Betriebsdaten wie Temperatur, Motorgeschwindigkeit oder Vibrationen erfassen und in Echtzeit analysieren. Wird eine Abweichung vom normalen Betriebszustand erkannt, können Techniker umgehend reagieren, bevor es zu einem Ausfall kommt.

Datenbasierte Anlagenüberwachung, wie sie beispielsweise in der Predictive Maintenance genutzt wird, ersetzt die klassische Inspektion in vielen Fällen. Der Zustand der überwachten Assets wird permanent kontrolliert, wodurch präventive Maßnahmen punktgenau geplant werden können.

Trotz der technologischen Fortschritte bleibt die Inspektion mittels moderner Softwarelösungen wichtig – insbesondere in Bereichen, in denen IoT-Technologien aufgrund hoher Kosten oder struktureller Gegebenheiten nicht flächendeckend eingesetzt werden können. Digitale Tools wie mobile Checklisten, Echtzeit-Dokumentation und automatisierte Berichte bieten eine effiziente und kostengünstige Alternative, um Prozesse systematisch und zuverlässig zu gestalten.

Best Practices und Tipps für dein Unternehmen

Folgende Praktiken können wir dir empfehlen, um deine Inspektion besonders effizient zu gestalten:

Fazit:

Inspektionen sind ein zwingend notwendiges Verfahren zur Qualitätssicherung von Produktionsprozessen. Die genaue Dokumentation von Verschleißursachen und Fehlern ist eine Grundvoraussetzung für zielgerichtete Wartungen und Reparaturen. Mit Hilfe digitaler Softwarelösungen lassen sich nicht nur Inspektionen effizienter gestalten, sondern auch die Dokumentation vereinfachen und die Kommunikation mit Kunden verbessern. Unternehmen, die auf strukturierte Abläufe und moderne Technologien setzen, sparen bei Instandhaltungsmaßnahmen Zeit und stellen sich zugleich zukunftssicher auf.