Handwerkersoftware: Sinnvoll vergleichen und entscheiden
Mit der passenden Handwerkersoftware können Betriebe ihre Verwaltung automatisieren, Zeit einsparen und Arbeitsabläufe effizienter gestalten - Vorausgesetzt, sie wählen die passende Lösung. Wir geben dir einen Überblick und zeigen, was du beim Vergleich von Softwarelösungen beachten solltest.
Die analoge Planung mit Stift, Zettel, Outlook oder Excel hinter sich lassen und die Prozesse im eigenen Betrieb mit Hilfe der richtigen Handwerkersoftware auf ein neues Level heben? Das wollen viele Betriebe.
Der Haken: Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Anbieter, die zwar alle Prozessoptimierung versprechen, in ihrer Funktionstiefe und -vielfalt jedoch sehr unterschiedlich sind. Wer sich hier vorschnell entscheidet, steht später häufig vor dem Problem: Entweder mit einer unpassenden Software arbeiten oder auf eine bessere Lösung umsteigen. Beides kostet allerdings nicht nur Nerven, sondern auch Geld.
Damit das nicht passiert, haben wir hier einen umfassenden Leitfaden erstellt, der einfach und übersichtlich die wichtigsten Punkte zum Thema “Handwerkersoftware richtig wählen” zusammenfasst.
Key-Takeaways:
Die Frage der Definition: Eine Handwerkersoftware ist ein digitales Tool, das Handwerksbetrieben bei der Automatisierung ihrer täglichen Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse hilft.
Must-haves und weitere Optimierungen: Handwerkersoftware-Lösungen sind vielfältig. Die wichtigsten Tools wie Angebots- und Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement bringen die meisten Anbieter mit. Bei tiefergehenden Optimierungen sollten Handwerker genauer hinschauen.
Schwierigkeiten bei der Implementierung: Die Implementierung einer Softwarelösungen setzt ein gutes Change Management voraus. Schulungen für Mitarbeiter, versteckte Kosten und Zukunftstauglichkeit sollten außerdem berücksichtigt werden.
Inhalt
1. Was ist eine Handwerkersoftware?
1.1 Must-have! - Das sollte Handwerkersoftware mitbringen
1.2 Handwerkersoftware für tiefere Prozessoptimierungen
2. Die richtige Handwerkersoftware? So gehts!
2.1 Bedarfsanalyse: Was brauche ich eigentlich?
3. Handwerkersoftware implementieren: Was muss ich beachten?
Was ist eine Handwerkersoftware?
Eine Handwerkersoftware ist eine digitales Tool, das Handwerksbetrieben bei der Verwaltung und Optimierung ihrer täglichen Geschäftsprozesse hilft. Sie deckt unterschiedlichste Bereiche ab, darunter:
- Angebots- und Rechnungsstellung
- Projekt- und Auftragsmanagement
- Digitale Zeiterfassung und mobile Lösungen
- Kunden- und Kontaktverwaltung (CRM)
- Papierlose Dokumentenverwaltung
Warum auf Handwerkersoftware setzen?
Handwerksbetriebe, die die passende Softwarelösung richtig einsetzen, können dadurch Arbeitsabläufe optimieren, Kosten senken und Mitarbeiter gezielt einsetzen, so dass sie unterm Strich mehr Aufträge mit weniger Aufwand erledigen können.
1. Mehr Zeit fürs Handwerk
Papierstapel, unübersichtliche Excel-Listen und manuelle Rechnungen fressen gerade in kleineren Handwerksbetrieben viel Zeit. Eine Handwerkersoftware reduziert den bürokratischen Aufwand enorm, das viele Abläufe bereits während der Ausführung automatisch erfasst und gespeichert werden. Handwerker können sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
2. Effiziente Planung und Automatisierung
Tools automatisieren die Rechnungsstellung und Buchhaltung, wodurch Angebote und Rechnungen direkt aus erfassten Daten generiert werden können. Zusätzlich sorgt eine digitale Projektverwaltung dafür, das Aufträge und Fortschritte jederzeit für alle Mitarbeiter sichtbar sind.
3. Skalierbarkeit für wachsende Betriebe
Um wachsen zu können, brauchen Betriebe klare Prozesse. Mit der richtigen Software lassen sich Abläufe so anlegen, dass Unternehmen nachhaltig skalieren können, ohne strukturelle Schwierigkeiten zu bekommen.
Must-have! - Was sollte eine Handwerkersoftware mitbringen?
Werfen wir nun einen Blick auf die oben genannten Kernprozesse. Folgende Features sollte eine Handwerkersoftware in jedem Fall mitbringen:
- Angebots- und Rechnungsstellung: Die einfache digitale Erstellung von Angeboten und Rechnungen ist eine Grundvoraussetzung. Hier sollte die Software professionelle Vorlagen liefern, Dienstleistungen und Materialkosten automatisch berechnet und in steuerkonformen Formaten dokumentieren können.
- Projekt- und Auftragsverwaltung: Auch eine zentrale Übersicht über alle laufenden und offenen Aufträge ist wichtig, sodass mehrere Aufgaben problemlos koordiniert und einzelne Aufträge jederzeit in ihrem Bearbeitungsstand nachverfolgt werden können.
- Digitale Zeiterfassung: Ein weiteres Must-have ist die digitale Zeiterfassung, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeits- und Pausenzeiten einfach und präzise zu erfassen. Auch eine mobile Zeiterfassung (per App) sollte möglich sein, so dass Handwerker auch beim Kunden vor Ort ihre Arbeitszeit festhalten können.
- Digitalisierung von Dokumenten, papierloses Büro: Eine Handwerkersoftware sollte in jedem Falle dafür sorgen, dass die gesamte Dokumentenverwaltung zentral und papierlos über die Bühne gehen kann. Ein zentraler Zugriff auf hinterlegte Dokumente und Stammdaten vereinfacht die Zusammenarbeit und spart enorm viel Zeit.
- Kunden- und Kontaktverwaltung (CRM): Auch das Kundenmanagement ist ein wichtiger Punkt und sollte nicht zu kurz kommen. Die Software sollte ein gutes CRM bieten, mit dem sich Kundenkontakte sowie Informationen zu vorherigen Aufträgen an einem zentralen Ort speichern lassen, Anfragen und Termine übersichtlich verwaltet werden können und die Kundenhistorie schnell überblickt werden kann.
Handwerkersoftware für tiefere Prozessoptimierungen
Die wichtigsten Must-have-Funktionen einer Handwerkersoftware wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Auftragsmanagement sind in den meisten Lösungen enthalten und bilden die Basis für die digitale Grundausstattung eines Handwerksbetriebs.
Wer langfristig effizienter arbeiten und seinen Betrieb skalieren möchte, benötigt allerdings erweiterte Funktionen für tiefere Prozessoptimierungen. Hier zeigt sich, dass nicht jede Handwerkersoftware zu jedem Betrieb passt – denn die Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche, Unternehmensgröße und Geschäftsmodell.
Wann reicht eine Standard-Handwerkersoftware nicht mehr aus?
Viele Anbieter bewerben ihre Lösungen als All-in-One-Handwerkersoftware – doch in der Praxis kann eine solche Lösung nur bis zu einem gewissen Punkt funktionieren.
Denn Gewerbe und Betriebe unterscheiden sich in ihren Anforderungen und Prozessen stark voneinander. Gerade wenn es komplexer wird, passt nicht jede Software zu jedem Betrieb. Grundsätzlich gilt:
- Kleinere Handwerksbetriebe profitieren bereits enorm von den Automatisierungsmöglichkeiten einer Standart-Lösung, da hier gerade die Auftrags- und Rechnungsstellung sowie die Zeiterfassung Mühe machen.
- Wachsende und spezialisierte Betriebe brauchen jedoch weitere, tiefergreifende Funktionen, die auf ihre individuellen Abläufe zugeschnitten sind.
Außendienstbetriebe (wie SHK- oder Elektro-Unternehmen) profitieren beispielsweise von einem leistungsfähigen Field Service Management (FSM), das Einsatzplanung, Routenoptimierung und eine vielseitige mobile App bietet.
Stationäre Betriebe (Schreinereien oder Metallbau) wiederum haben andere Herausforderungen, z. B. in der Lager- und Materialverwaltung oder der Ressourcenplanung.
Beispiele für erweiterte Funktionen in Handwerkersoftware
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Einsatz- und Ressourcenplanung
Für Betriebe mit wachsender Mitarbeiterzahl und komplexeren Prozessen wird eine detaillierte Einsatz- und Ressourcenplanung wichtig, um Material, Mitarbeiter, Aufträge und Termine schnell und übersichtlich planen und nachverfolgen zu können.
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Handwerksbetriebe mit Außendienst sollten besonderes Augenmerk auf die mobile App legen. Die App stellt nicht nur einen permanenten Kontakt zwischen Innen- und Außendienst sicher, sondern bietet auch Funktionen wie digitale Checklisten, die Möglichkeit, Aufmaß zu nehmen, ein digitales Bautagebuch und eine integrierte Zeiterfassung.
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Ebenfalls wichtig für Betriebe mit Außendienst ist ein optimierte Routenplanung. Dieses Tool hilft dabei, die effizientesten Wege zu den Einsatzorten zu berechnen, wodurch Zeit und Fahrtkosten gespart werden.
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Eine integrierte Material- und Lagerverwaltung bietet einen umfassenden Überblick über die Bestände und ermöglicht die exakte Nachverfolgung des Materialverbrauchs. Bei niedrigen Beständen können automatische Nachbestellungen getätigt werden, was Materialengpässe vermeidet.
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Wer richtig digitalisiert, erhöht seine Produktivität und wird somit mehr Aufträge umsetzen. Umso wichtiger wird es, die Auftragslage und Umsätze präzise auswerten zu können und zentrale Kennzahlen im Blick zu behalten. Handwerkersoftware-Lösungen bieten hierzu Tools wie Dashboards und detaillierte Statistiken, die die Geschäftsführung bei der datenbasierten Entscheidungsfindung unterstützten.
Die richtige Handwerkersoftware? So gehts!
Die Wahl der richtigen Software hängt also von den eigenen Anforderungen, Prozessen, Bedürfnissen und künftigen Ausrichtungen des Betriebes ab.
Das Problem: Kleinere Handwerksbetriebe, die mit Hilfe von Handwerkersoftware in die Digitalisierung einsteigen wollen, haben oft alle Hände voll zu tun und entsprechend wenig Zeit, um ausgiebig zu planen und zu analysieren. Um hier etwas Starthilfe zu geben, haben wir im Folgenden die wichtigsten Fragen der Bedarfsanalyse aufgelistet.
Bedarfsanalyse: Was brauche ich eigentlich?
✅ Folgende Fragen unterstützen dich, deine Anforderungen zu definieren:
- Größe und Struktur des Betriebs: Wie viele Nutzer sollen mit der Handwerkersoftware arbeiten? Wo wird gearbeitet? Lokal oder regional?
- Spezialisierung des Handwerksbetriebs: In welcher Handwerksbranche bist du tätig? Gibt es spezielle Vorschriften oder Anforderungen in deiner Branche, die die Software berücksichtigen muss?
- Geschäftsprozesse: Welche Hauptprozesse möchtest du verwalten? Gibt es wiederkehrende Probleme in deinen aktuellen Geschäftsabläufen, die du verbessern möchtest? Welche Auftragsarten müssen abgedeckt werden, und wie viele Aufträge sollen mit dem System bearbeitet werden?
- Technologie und Integration: Nutzt du bereits spezielle Tools? Und wenn ja, lassen sich diese in die Handwerkersoftware problemlos integrieren?
- Budget und Ressourcen: Wie viel Budget hast du für die Handwerkersoftware vorgesehen? Gibt es Mitarbeiter in deinem Betrieb, die sich mit IT auskennen und die Software verwalten können, oder benötigst du einen Service mit Support und eine Prozessberatung?
- Zukunftspläne: Wohin soll sich dein Unternehmen entwickeln? Planst du eine Erweiterung deines Dienstleistungsangebots oder eine Ausweitung deiner Betriebsgröße? Welche Anforderungen könnten dann wichtig sein?
- Nutzererfahrung und Schulung: Welche Erfahrungen haben du und dein Team bisher mit Handwerkersoftware gemacht? Besteht Bedarf an Schulungen oder einer intuitiven Benutzeroberfläche?
Handwerkersoftware implementieren: Was muss ich beachten?
Die richtige Handwerkersoftware sollte sich deinem Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.
Daher ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass sich die Software reibungslos in deine Unternehmensstruktur integrieren lässt.
Hier können sowohl menschliche (Widerstand gegen Veränderung) als auch technische (Probleme beim Datentransfer) Hürden auftauchen.
Zu welchen Widerständen es bei der Implementierung im Einzelnen kommen kann, ist oft nicht sofort ersichtlich. Auch hier heißt es also: geduldig sein und nichts überstürzen. Hier die wichtigsten Punkte, die du bei der Implementierung beachten solltest:
Fragen zum Anbieter
- Wird der Softwarehersteller auf lange Sicht am Markt sein?
- Ist das Geschäftsmodell der Softwareherstellers nachhaltig?
- Entspricht die Software geltenden Gesetzen und Regeln?
- Ist der Hersteller transparent, was Datenschutz und Softwareänderungen betrifft?
- Welche Schnittstellen brauchst du? Stehen diese zur Verfügung?
- Hat der Softwarehersteller Erfahrung mit deiner Branche?
- Was ist das Profil des Softwareanbieters? (Art, Alter, Sicherheit)
- Wie erfolgt das Onboarding?
- Wie werden meine Daten übertragen und gesichert?
- Sind der Anbieter und die Lösung GoBD- und DSGVO-konform?
- Ist die Benutzeroberfläche modern, intuitiv und einfach zu bedienen?
1. Datentransfer: Wie integriere ich bereits vorhandene Betriebsdaten in die neue Software?
- Datenmigration: Stelle sicher, dass bestehende Daten in das System der Handwerkersoftware übertragen werden können. Dies betrifft unter anderem Kundeninformationen, Auftragsdaten und Finanzinformationen.
- Datenintegrität: Stelle sicher, dass während des Integrationsprozesses keine Daten verloren gehen oder beschädigt werden.
- Kompatibilität: Prüfe, ob die neue Software kompatibel mit den Formaten der implementierten Daten ist.
2. Einarbeitung: Sind meine Mitarbeiter auf den Umstieg vorbereitet?
- Schulung und Support: Deine Mitarbeiter werden täglich mit der neuen Handwerkersoftware arbeiten müssen. Damit dies reibungslos funktioniert, sind Schulungen und Workshops oft unerlässlich. Berücksichtige dabei auch die unterschiedlichen Technikaffinitäten.
- Change Management: Bereite deine Mitarbeiter frühzeitig auf den anstehenden Systemwechsel vor. Kommunikation und Einbeziehung der Beschäftigten sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
- Testphase: Entscheide dich nur für eine Software, die du auch testen kannst. So kannst du am besten herausfinden, ob sie zu deinen Anforderungen passt.
3. Budgetierung: Habe ich alle Kosten im Blick?
- Anschaffungs- und Betriebskosten: Berücksichtige nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Kosten der neuen Handwerkersoftware. Dies umfasst beispielsweise Lizenzen, Schnittstellen und Supportleistungen.
- Versteckte Kosten: Achte auf versteckte Kosten, die beispielsweise für zusätzliche Funktionen, Datenmigration oder spezielle Anpassungen anfallen.
- ROI-Betrachtung: Beziehe den erwarteten Return on Investment (ROI) mit ein. Prüfe also regelmäßig, ob die Software die erwartete Effizienzsteigerung und Umsatzgenerierung für einen bestimmten Zeitraum erfüllen konnte.
4. Wachstum und Skalierung: Wie geht es nach dem Start weiter?
- Skalierbarkeit: Stelle sicher, dass die Software mit deinem Unternehmen mitwachsen kann, sowohl in Bezug auf die Nutzeranzahl als auch auf den Funktionsumfang.
- Anpassung an zukünftige Bedürfnisse: Eine gute Handwerkersoftware sollte flexibel sein und auch Änderungen in deinen Prozessen abbilden können. So stellst du sicher, dass die Software mit deinem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Anforderungen anpassen kann.
- Langfristige Partnerschaft: Ein guter Softwareanbieter ist ein langfristiger Partner, der gemeinsam mit deinem Unternehmen wächst. Stelle daher sicher, dass dir kontinuierliche Updates sowie die Integration neuer Technologien geboten werden, die den zukünftigen Anforderungen deines Unternehmens gerecht werden.
Fazit
Mit der passenden Handwerkersoftware können Betriebe ihre Effizienz um ein Vielfaches steigern, Kunden-, Auftrags- und Ressourcenmanagement regeln sowie die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst, Büro und Baustelle optimieren. Da aber nicht jede Handwerkersoftware zu jedem Betrieb passt, gestaltet sich die Suche nach der passenden Anwendung oft schwieriger als gedacht.
Handwerker sollten sich bei der Suche ausreichend Zeit nehmen, die Strukturen und Abläufe in ihren Betrieben genau analysieren und herausstellen, wo in den eigenen Prozessen Optimierungsbedarf ist. Nur wenn die individuellen Bedürfnisse des Betriebes klar sind, kann eine gezielte und richtige Wahl getroffen werden.