Grundlagen für eine erfolgreiche Suche

Wer sich schon mal auf die Suche nach einer geeigneten Softwarelösung für seinen Handwerksbetrieb begeben hat, wird wohl der Aussage zustimmen, dass Handwerkersoftware alles und nichts sein kann. Das Angebot ist vielfältig, der Markt unübersichtlich und der Nutzen selten klar. Auf der einen Seite gibt es viele neue Cloud-Apps, die sich auf Kleinstbetriebe bis 5 Mitarbeiter konzentrieren und auf der anderen Seite etablierte Branchenlösungen, die sich jedoch oft schwer mit der Cloud tun und damit die Anforderungen für die Digitalisierung 2.0 nicht erfüllen.

Der Schwerpunkt liegt meistens auf der Rechnungsstellung. Das ist jedoch nur ein kleiner Teil der Aufgaben in einem Handwerksbetrieb und deckt den Kernprozess der Wertschöpfung nicht ab.

Um die richtige Handwerkersoftware zu finden, musst du zwei Teilfragen für dich beantworten:

1. Welche Abläufe möchte ich mit einem digitalen Tool abbilden?
2. Möchte ich eine All-in-One-Lösung, also möglichst viele dieser Abläufe in einer Software abdecken oder ganz individuell mehrere Tools zusammen verwenden?

Zuerst muss also allgemein klar sein, was eine Handwerkersoftware bieten muss. Nur so lohnt sich deren Implementierung in die Unternehmensprozesse wirklich. Im zweiten Schritt muss schließlich geklärt werden, welche spezifischen Anforderungen das jeweilige Unternehmen an die Software stellt - je nach Branche und Einsatzgebiet können ganz unterschiedliche Funktionen von besonderer Bedeutung sein. Es kann auch helfen, die Mitarbeiter aktiv mit einzubeziehen, wenn diskutiert wird, was man sich von einer Handwerkersoftware verspricht. Mache dir so am besten die einzelnen Abläufe klar und identifiziere mögliche Schwachstellen und Punkte mit Optimierungspotenzial.

Das Ziel: Optimierung

Die genauen Gründe, sich eine Field Service Management Software anschaffen zu wollen, können ganz verschiedenen Situationen entstammen. Erwartet wird jedoch immer, dass die Software einerseits dabei hilft, Ordnung, Struktur und Übersichtlichkeit in die Prozesse der Disponenten und Techniker zu bringen, und andererseits zu der Verwirklichung bestimmter Ziele beiträgt, wie beispielsweise Effizienz, Leistung, Wachstum und Kundenzufriedenheit zu steigern. Kurz gesagt: Eine gute Handwerkersoftware optimiert die Zusammenarbeit und die Arbeitsabläufe im Unternehmen ganzheitlich.

Diese Zielsetzung ist jeder Handwerkersoftware selbstverständlich. Allerdings zeigen sich im Aufbau und der Handhabung der verschiedenen Programme oft erhebliche Qualitätsunterschiede. Deswegen sollte man darauf achten, dass die Handwerkersoftware keine lange Einarbeitungszeit verlangt: Sie sollte benutzerfreundlich, dynamisch und intuitiv bedienbar sein, um nicht erst nach einer langen, frustrierenden Lernphase für erste Erfolgserlebnisse zu sorgen. Die Handwerkersoftware soll deine Aufgaben durch Ordnung und Struktur vereinfachen und nicht etwa dazu führen, neue Aufgaben und Probleme anzuhäufen. Sie muss komplex sein, also tiefe Funktionen haben, darf die Dinge aber nicht noch komplizierter machen.

Gleichzeitig darf nicht vergessen werden, dass ein Unternehmen möglicherweise digital aufrüsten muss, um die jeweilige Software passend einsetzen zu können. Ob die bestehende Hardware-Ausrüstung und Netzwerkleistung für die Implementierung einer Field Service Management Lösung ausreichen, sollte vor dem Erwerb einer Software durchdacht werden, um spätere Hindernisse auszuschließen.

So gelingt die Suche

Eine gute Handwerkersoftware erkennt man daran, dass man sie sowohl als All-in-One-Lösung als auch mit Schnittstellen benutzen kann. Sie deckt die Kernprozesse ab und vereint Einsatzplanung, Angebots- und Rechnungsstellung, Kundenkommunikation und Projektverwaltung. Dazu kommen oft ergänzende Funktionen wie zum Beispiel Zeiterfassung oder die Einbindung eines mobilen Warenlagers.

Neben dem möglichst großen Funktionsumfang ist es zudem von zentraler Bedeutung, zu schauen, auf welche Branchen und Unternehmensgrößen die Handwerkersoftware ausgelegt ist. Gerade für wachstumsorientierte Betriebe ist es wichtig, dass die Lösung mitwachsen kann. Informationen über die verschiedenen Softwarelösungen lassen sich sowohl online auf eigene Faust oder mittels Software-Vergleichs-Seiten als auch offline auf Fachmessen oder Kongressen sammeln. Hier gilt: Je transparenter der Anbieter den Nutzer sowohl über die Funktionen als auch über die möglichen Preismodelle informiert, desto seriöser ist er einzuschätzen. Abgeraten sei an dieser Stelle von komplett kostenlosen Programmen, da diese für die Handwerkspraxis qualitativ oft nicht ausreichen.

Die Suche nach einem Anbieter fällt leichter, wenn man bestimmte Kriterien klar definiert: Handelt es sich bei den Aufträgen im jeweiligen Unternehmen beispielsweise um langfristige Projekte oder werden eher kleinteiligere Aufgaben erledigt, die innerhalb weniger Stunden abgeschlossen sind? Fragen wie diese können auch helfen, wenn ein Anbieter sein Programm in verschiedenen, auf spezielle Bereiche zugeschnittenen Versionen anbietet: Eine Software zur Baustellenplanung benutzt man schließlich anders als eine, die beispielsweise ausschließlich bei der Planung von Wartungsarbeiten zum Einsatz kommt. Führt man sich nicht vor Augen, welche Funktionen man genau benötigt, besteht die Gefahr, eine Software mit zu vielen, zu wenigen oder schlicht unpassenden Funktionen zu erwerben.

Zieht man eine bestimmte Software einmal als Möglichkeit in Betracht, bedarf es einer genauen Analyse: Wer sich unsicher ist, ob sich der Erwerb der Software finanziell lohnt, sollte am besten eine Kosten-Nutzen-Prognose erstellen und den Nutzen mit den geschätzten Einsparungen ins Verhältnis setzen. Weitere Fragen bezüglich einer potentiellen Software sollte man am besten klären, indem man den Anbieter um ein persönliches, möglichst kostenloses Webinar bittet oder gegebenenfalls die Möglichkeit einer Testphase nutzt.

Fazit

Wer den Durchblick im Angebotschaos haben will, sollte nicht planlos auf die Suche gehen und sich stattdessen genug Zeit nehmen, um die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen vorab zu definieren. Der Findungsprozess selbst verläuft dann umso effektiver und dem gesteigerten Wachstum des Unternehmens steht mit einer professionellen Handwerkersoftware bald nichts mehr im Weg.