Handwerkersoftware: Sinnvoll vergleichen und gut entscheiden

Die analoge Planung mit Stift, Zettel, Outlook oder Excel hinter sich lassen und endlich die richtige Handwerkersoftware finden, um aufwendige Arbeitsprozesse zu automatisieren: Was einfach klingt, stellt für viele Handwerksbetriebe eine schwierige Entscheidungen dar. Denn auf dem Software-Markt tummeln sich mittlerweile zahlreiche Angebote, die unter dem Begriff Handwerkersoftware zusammengefasst sind.

Für welche Handwerksbetriebe bieten sich All-In-One-Lösungen an? Wo genügt eine einfache Bürosoftware? Wer sollte zu einer FSM-Lösung greifen? Wir geben einen Überblick und helfen dir bei der richtigen Entscheidung.

Was ist eine Handwerkersoftware?

Definition von Handwerkersoftware

Eine Handwerkersoftware ist eine digitales Tool, das darauf abzielt, Handwerksbetrieben bei der Verwaltung und Optimierung ihrer täglichen Geschäftsprozesse zu helfen.
Sie unterstützt bei Aufgaben wie Kundenmanagement, Auftragsabwicklung, Personalverwaltung, Rechnungsstellung, Materialverwaltung und Projektplanung, um Abläufe zu straffen und effizienter zu machen, Mitarbeiter besser einzusetzen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, die Verwaltung zu vereinfachen, Kosten zu sparen und Zeit zu gewinnen.

Welche Bereiche deckt eine Handwerkersoftware ab?

☝️ Vorweg: Die eine Handwerkersoftware, die als Ideallösung für alle Betriebe herhalten und universell eingesetzt werden kann, gibt es nicht.

Das leuchtet ein, wenn man bedenkt, wie unterschiedlich einzelne Gewerke und Betriebe ausgerichtet sind. Andere Prozesse bringen schließlich andere Anforderungen mit sich; andere Anforderungen verlangen andere Lösungen.

Anbieter von Handwerkersoftware wissen das, und fokussieren sich daher oft von vornherein auf bestimmte Kernkompetenzen.
So bieten einige Softwarelösungen viel auf dem Gebiet der Angebots- und Rechnungsstellung, andere überzeugen in der Projektplanung, wiederum andere haben sich auf die Steuerung von Kundendienst und Außendiensteinsätzen spezialisiert.

💡 Jede Handwerkersoftware ist ein Schwergewicht in bestimmten Gebieten, schwächelt dafür aber oft an anderen Stellen. Auch wenn sie als All-in-One angeboten werden.

Wenn du Handwerker bist und nach einer passenden Software suchst, solltest du diesen Aspekt im Blick behalten und die angebotenen Leistungen mit deinen Ansprüchen abgleichen.

Die grundlegende Frage: All-in-One oder Best of Breed?

Die Frage, welcher Ansatz in der Softwareauswahl der beste ist, existiert seit es Software gibt.

Ist All-in-One oder Best of Breed besser?

Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort, da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat und daher die eine oder andere Strategie besser passt.

3 Ansätze für die Wahl der richtigen Strategie

Best of Breed (BoB): Hier wird für verschiedene Geschäftsprozesse die jeweils Beste und spezialisierteste Lösung auf dem Markt gewählt.

• Ziel: Maximierung der Funktionalität und Leistung in spezifischen Bereichen durch Nutzung der führenden Systeme in jedem Sektor.
• Typischer Einsatz: Wird meist von größeren Unternehmen gewählt, wenn in bestimmten Geschäftsbereichen spezialisierte Software benötigt wird, die die besten Features und höchste Effizienz bietet.
• Herausforderungen: Die Integration verschiedener Systeme kann komplex sein, was zu Problemen mit der Datenkonsistenz wie Datensilos und erhöhten IT-Kosten führen kann.

Best of Suite (BoS): Eine All-in-One-Lösung oder Plattform mit entsprechenden Modulen die verschiedene Bereiche abdecken. Viele Handwerkersoftware-Lösungen fallen in diesen Bereich und decken alle Prozesse von Angeboten über Planung bis Rechnungsstellung ab.

• Ziel: Maximierung der betrieblichen Effizienz durch einheitliche Softwarelösungen, die mehrere Geschäftsprozesse innerhalb einer einzigen integrierten Suite abdecken.
• Typischer Einsatz: Ideal für kleinere Unternehmen, die eine integrierte Lösung für Rechnungsstellung, Planung, mobile App, ERP und CRM suchen, um die Komplexität des Managements mehrerer Systeme zu reduzieren und klare Prozessvorgaben zu haben.
• Herausforderungen: Kann spezielle oder hochspezialisierte Anforderungen nicht immer effektiv erfüllen, was zu Kompromissen in bestimmten Funktionsbereichen führen kann. Sie können außerdem recht starr in ihren Anpassbarkeit auf die eigenen Prozesse sein.

Hybrider Ansatz: Eine Basis-Lösung oder Kernsystem, das bereits viel abdeckt aber das durch branchenspezifische Module oder Integrationen erweitert werden kann. Dieser Ansatz versucht die Vorteile von BoB und BoS zu nutzen. Es ist ein flexibler und skalierbarer und damit ein besonders zukunftsfähiger und moderner Ansatz.

• Ziel: Kombination der breiten Abdeckung einer BoS mit der spezialisierten Funktion von BoB-Systemen, um Anforderungen effektiv und flexibel zu adressieren.
• Typischer Einsatz: Wird gewählt, wenn de Lösung flexibel und skalierter sein soll. So eine Lösung kann entweder als umfassende BoS für Unternehmen eingesetzt werden, die eine einheitliche Lösung bevorzugen, oder als BoB, wenn spezielle Funktionen mit anderen Systemen integriert werden sollen.
• Herausforderungen: Integrationskomplexität und Verwaltung unterschiedlicher Module können technische Unterstützung und erweiterte Ressourcen erfordern. Setzt generell gutes Wissen über die eigenen Prozesse voraus.

So wählst du die richtige Handwerkersoftware

1. Bedarfsanalyse: Was benötigt mein Handwerksbetrieb?

Um im nächsten Schritt die richtige Handwerkersoftware für deinen Betrieb zu wählen, solltest du dir zuerst deine Anforderungen klar machen.

🎯 Zielsetzung

Frage dich zu Beginn, welche Ziele du mit der Handwerkersoftware erreichen möchtest.
Das kann beispielsweise die Verbesserung der Kundenkommunikation und Zufriedenheit, eine schnellere Rechnungsstellung oder auch die optimierte Steuerung des Außendienstes sein.

Überlege dir auch, welche Mehrwerte du von der Software erwartest.
Das kann Zeiteinsparung, Kostenreduzierung oder höhere Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter sein.

✅ Folgende Fragen unterstützen dich, deine Anforderungen zu definieren:

Größe und Struktur des Betriebs:

• Wie viele Nutzer sollen mit dem System arbeiten?
• Arbeitest du hauptsächlich lokal, regional oder auch überregional?

Spezialisierung des Handwerksbetriebs:

• In welcher Handwerksbranche bist du tätig (z.B. Elektro, Sanitär, Bau)?
• Gibt es spezielle Vorschriften oder Anforderungen in deiner Branche, die die Software berücksichtigen muss?

Geschäftsprozesse:

• Welche Hauptprozesse möchtest du mit der Software verwalten (z.B. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Projektabwicklung, Materialverwaltung, Dienstleistung)?
• Gibt es wiederkehrende Probleme in deinen aktuellen Geschäftsabläufen, die du verbessern möchtest?
• Welche Auftragsarten müssen abgedeckt werden?
• Wie viele Aufträge sollen mit dem System bearbeitet werden?

Technologie und Integration:

• Welche bereits vorhandenen Systeme oder Softwarelösungen nutzt du und müssen integriert oder ersetzt werden?
• Wie wichtig ist die Mobilität und der Zugriff von verschiedenen Standorten oder unterwegs?

Budget und Ressourcen:

• Wie viel Budget hast du für die Handwerkersoftware vorgesehen?
• Hast du Mitarbeiter, die sich mit IT auskennen und die Software verwalten können, oder benötigst du einen Service mit Support und eine Prozessberatung?

Zukunftspläne:

• Wohin soll sich dein Unternehmen entwickeln? Planst du eine Erweiterung deines Dienstleistungsangebots oder eine Ausweitung deiner Betriebsgröße?
• Welche Anforderungen könnten dann wichtig sein?

Nutzererfahrung und Schulung:

• Welche Erfahrungen haben du und dein Team bisher mit Handwerkersoftware gemacht?
• Besteht Bedarf an Schulungen oder einer intuitiven Benutzeroberfläche?

2. Welche Funktionen sollte meine Handwerkersoftware mitbringen?

Die Funktionen einer Handwerkersoftware hängen von deinem Betrieb ab.

Analyse deine Prozesse und entscheide, was du wirklich brauchst.
Willst du deine Angebots- und Rechnungsstellung verbessern, könnte eine einfache Bürosoftware ausreichen.
Willst du hingegen deine Einsätze straffen und deinen Außendienst oder Wartungen besser koordinieren, solltest du zu einer Software mit Plantafel oder sogar Routen- und Einsatzplanung greifen.

Soll das Ganze aber auch optimiert werden und auch eine Wartungsplanung berücksichtigen, bietet sich eine Field Service Management Software wie mfr an.

Eine Liste aller Funktionen einer Handwerkersoftware:

Büro & Buchhaltung

⬜️ Angebots und Rechnungsstellung (Revisionssicher)

⬜️ Mahnwesen

⬜️ Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Kunden- und Kontaktmanagement:

⬜️ Kontakte, Kunden, Lieferanten verwalten

⬜️ Kundenkommunikation

⬜️ Kundenportal

⬜️ Subunternehmerverwaltung

Stammdaten- und Informationsmanagement:

⬜️ Artikelstamm

⬜️ Materialdatenbank

⬜️ Leistungsverzeichnis

⬜️ Geräte- und Anlagenverwaltung (Asset Management)

Auftrags- und Projektmanagement:

⬜️ Aufmaß und Kalkulation

⬜️ Auftragsverwaltung

⬜️ Baumappe

⬜️ Dokumentenverwaltung

Termin- und Ressourcenplanung:

⬜️ Termin- und Einsatzplanung

⬜️ Personalplanung

⬜️ Wartungsplanung

⬜️ Routenoptimierung

⬜️ Plantafel

⬜️ Echtzeit-Übersicht

Mobilität und Außendienst:

⬜️ Mobile App

⬜️ Offline Funktion

⬜️ GPS-Tracking

⬜️ Fahrtenbuch

⬜️ Digitale Checklisten, Formulare & Protokolle

⬜️ Kundenunterschrift

⬜️ Fotodokumentation

⬜️ Material & Leistungserfassung

⬜️ Kommunikation & Chat

Allgemeine Verwaltung

⬜️ Berichte

⬜️ Dashboard

⬜️ Analysefunktionen

⬜️ Vorlagen

Arbeits- und Zeitmanagement:

⬜️ Zeiterfassung

⬜️ Aufgabenverwaltung

⬜️ Urlaube- und Krankheiten

Schnittstellen und Datenübertragung

⬜️ Zapier (Workflows erstellen)

⬜️ Schnittstellen zu lexoffice, easybill, HubSpot, SAP

⬜️ E-Rechnungen mit ZUGFeRD

⬜️ CSV-Export und -Import von Artikeln und Positionen

⬜️ IDS-Warenkörbe (empfangen und senden)

⬜️ UGL (Import und Export)

⬜️ GAEB (Import und Export)

⬜️ SHK-Connect

⬜️ Datev

⬜️ DATANORM

3. Was sollte ich bei der Wahl einer Handwerkersoftware beachten

Die richtige Handwerkersoftware sollte sich deinem Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.

Daher ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass sich die Software reibungslos in deine Unternehmensstruktur integrieren lässt.
Hier können sowohl menschliche (Widerstand gegen Veränderung) als auch technische (Probleme beim Datentransfer) Hürden auftauchen.

Zu welchen Widerständen es bei der Implementierung im Einzelnen kommen kann, ist oft nicht sofort ersichtlich. Auch hier heißt es also: geduldig sein und nichts überstürzen.

Im Folgenden geben wir dir Fragen an die Hand, die dir die Wahl des Anbieters erleichtern können.

Fragen zum Anbieter

• Wird der Softwarehersteller auf lange Sicht am Markt sein?
• Ist das Geschäftsmodell der Softwareherstellers nachhaltig?
• Entspricht die Software geltenden Gesetzen und Regeln?
• Ist der Hersteller transparent, was Datenschutz und Softwareänderungen betrifft?
• Welche Schnittstellen brauchst du? Stehen diese zur Verfügung?
• Hat der Softwarehersteller Erfahrung mit deiner Branche?
• Was ist das Profil des Softwareanbieters? (Art, Alter, Sicherheit)
• Wie erfolgt das Onboarding?
• Wie werden meine Daten übertragen und gesichert?
• Sind der Anbieter und die Lösung GoBD- und DSGVO-konform?
• Ist die Benutzeroberfläche modern, intuitiv und einfach zu bedienen?

💡 Startups mit Risikokapital können eine Exit-Strategie haben oder Funding entzogen bekommen. Dein Risiko ist also höher als bei etablierten Herstellern.

Wichtige Punkte, um Hürden in der Einführung zu vermeiden

1. Datentransfer: Wie integriere ich bereits vorhandene Betriebsdaten in die neue Software?

• Datenmigration: Stelle sicher, dass bestehende Daten in das System der Handwerkersoftware übertragen werden können. Dies betrifft unter anderem Kundeninformationen, Auftragsdaten und Finanzinformationen.
• Datenintegrität: Stelle sicher, dass während des Integrationsprozesses keine Daten verloren gehen oder beschädigt werden.
• Kompatibilität: Prüfe, ob die neue Software kompatibel mit den Formaten der implementierten Daten ist.

2. Einarbeitung: Sind meine Mitarbeiter auf den Umstieg vorbereitet?

• Schulung und Support: Deine Mitarbeiter werden täglich mit der neuen Handwerkersoftware arbeiten müssen. Damit dies reibungslos funktioniert, sind Schulungen und Workshops oft unerlässlich. Berücksichtige dabei auch die unterschiedlichen Technikaffinitäten.
• Change Management: Bereite deine Mitarbeiter frühzeitig auf den anstehenden Systemwechsel vor. Kommunikation und Einbeziehung der Beschäftigten sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
• Testphase: Entscheide dich nur für eine Software, die du auch testen kannst. So kannst du am besten herausfinden, ob sie zu deinen Anforderungen passt.

3. Budgetierung: Habe ich alle Kosten im Blick?

• Anschaffungs- und Betriebskosten: Berücksichtige nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Kosten der neuen Handwerkersoftware. Dies umfasst beispielsweise Lizenzen, Schnittstellen und Supportleistungen.
• Versteckte Kosten: Achte auf versteckte Kosten, die beispielsweise für zusätzliche Funktionen, Datenmigration oder spezielle Anpassungen anfallen.
• ROI-Betrachtung: Beziehe den erwarteten Return on Investment (ROI) mit ein. Prüfe also regelmäßig, ob die Software die erwartete Effizienzsteigerung und Umsatzgenerierung für einen bestimmten Zeitraum erfüllen konnte.
  
  

4. Wachstum und Skalierung: Wie geht es nach dem Start weiter?

• Skalierbarkeit: Stelle sicher, dass die Software mit deinem Unternehmen mitwachsen kann, sowohl in Bezug auf die Nutzeranzahl als auch auf den Funktionsumfang.
• Anpassung an zukünftige Bedürfnisse: Eine gute Handwerkersoftware sollte flexibel sein und auch Änderungen in deinen Prozessen abbilden können. So stellst du sicher, dass die Software mit deinem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Anforderungen anpassen kann.
• Langfristige Partnerschaft: Ein guter Softwareanbieter ist ein langfristiger Partner, der gemeinsam mit deinem Unternehmen wächst. Stelle daher sicher, dass dir kontinuierliche Updates sowie die Integration neuer Technologien geboten werden, die den zukünftigen Anforderungen deines Unternehmens gerecht werden.

Fazit

Mit der passenden Handwerkersoftware können Betriebe ihre Effizienz um ein Vielfaches steigern, Kunden-, Auftrags- und Ressourcenmanagement regeln sowie die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst, Büro und Baustelle optimieren. Da aber nicht jede Handwerkersoftware zu jedem Betrieb passt, gestaltet sich die Suche nach der passenden Anwendung oft schwieriger als gedacht.

Handwerker sollten sich bei der Suche ausreichend Zeit nehmen, die Strukturen und Abläufe in ihren Betrieben genau analysieren und herausstellen, wo in den eigenen Prozessen Optimierungsbedarf ist. Nur wenn die individuellen Bedürfnisse des Betriebes klar sind, kann eine gezielte und richtige Wahl getroffen werden.