Alles, was du über GoBD wissen musst

GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dahinter verbergen sich Richtlinien, die du als Unternehmer bei der Verwaltung digitaler Unternehmensdaten berücksichtigen musst.

Warum die Grundsätze der GoBD für die Buchführung in deinem Unternehmen wichtig sind, welche Pflichten sich daraus ergeben, und wie dir Softwarelösungen bei der Umsetzung von Verwaltungsaufgaben helfen können, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Definition von GoBD

Die GoBD - kurz für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - ist ein umfassendes Regelwerk, das festlegt, wie elektronische Buchführungsdaten und Dokumente in Unternehmen zu führen und aufzubewahren sind.

Vom deutschen Bundesministerium der Finanzen eingeführt, hat die GoBD seit 2015 Gültigkeit. Grund für die Einführung waren die zunehmenden Veränderungen innerhalb der Arbeitswelt, in der - gerade im Zuge der Digitalisierung - immer mehr analoge Prozesse digital abgelöst wurden.

Das Hauptziel der GoBD-Richtlinien besteht darin, klare und verbindliche Vorschriften für die digitale Buchführung und Dokumentation unternehmerischer Praktiken festzulegen. Damit sollen Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit der Buchführung sichergestellt werden, um eine solide Grundlage für die finanzielle Transparenz und Rechenschaftspflicht zu schaffen

Kernpunkte der GoBD

Mit der GoBD wurden Prinzipien, die sich in der analogen Buchführung bewährt haben, ins digitale Feld übertragen. Die Verwaltung analoger Dokumente wird - parallel zur GoBD - von der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) geregelt. Die Ausrichtungen der beiden Grundsätze sind nahezu identisch.

Die GoBD legt unter anderem fest, dass digitale Dokumente nicht einfach verschwinden, überschrieben, nachträglich geändert oder gelöscht werden dürfen, ohne dass dies nachvollziehbar dokumentiert wird. Darüber hinaus gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, um die langfristige Verfügbarkeit und Integrität von Daten zu gewährleisten.

Regelmäßige Backups und umfassende Sicherheitsmaßnahmen sind ebenfalls Teil der GoBD-Richtlinien, um Datenverluste und unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Finanzbehörden Zugriff auf die elektronischen Buchführungsdaten haben, sollte es zu einer Prüfung kommen.

Deine Pflichten als Unternehmer

Als verantwortungsbewusster Unternehmer ist es essentiell, die GoBD in allen geschäftlichen Aktivitäten gewissenhaft umzusetzen, um Rechtskonformität und Integrität der Buchführung zu gewährleisten. Dies beinhaltet:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:
• Keine Buchung ohne Beleg.
• Lückenlose Verfahrensdokumentation für Transparenz und Prüfbarkeit.
• Vollständigkeit:
• Festhalten aller Geschäftsvorfälle mit eindeutigen Beleginformationen.
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Dokumente.
• Richtigkeit:
• Wahrheitsgemäße und rechtlich korrekte Dokumentation der Geschäftsvorfälle.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen:
• Zeitnahe Erfassung und Buchung von Geschäftsvorfällen zur Vermeidung von Manipulationen.
• Unterschiedliche Zeitspannen für bargeldlose und barre Transaktionen.
• Ordnung:
• Systematische Erfassung von Buchungen für Dritte nachvollziehbar gestalten.
• Getrennte Aufzeichnungen für verschiedene Umsätze zur Sicherstellung einer übersichtlichen Buchführung.
• Unveränderbarkeit:
• Gewährleistung der Feststellbarkeit des ursprünglichen Inhalts von Dokumenten zu jeder Zeit.
• Lückenlose Dokumentation von Änderungen oder Löschungen, um Manipulationen vorzubeugen.

Zusätzlich müssen Unternehmer sicherstellen, dass alle Buchführungsunterlagen und elektronischen Daten revisionssicher aufbewahrt werden. Dies erfordert angemessene Sicherheitsmaßnahmen und eine regelmäßige Überprüfung der Integrität und Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Daten gehören Aufzeichnungen, Bücher, Lageberichte, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Organisationspapiere, Arbeitsanweisungen, geschäftliche Briefe und Mails, Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen, Zahlungseingänge und Kaufverträge.

Wie wird dein Unternehmen GoBD-konform?

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Dokumente GoBD-konform verwalten? Neben der Verwendung professioneller Buchführungs- und Bürosoftware gilt es vor allem, regelmäßige Überprüfungen anzustellen und die rechtliche Lage im Blick zu behalten. Folgende Punkte können dir dabei helfen, GoBD-konform zu werden und zu bleiben.

• Verwende anerkannte Buchführungs- oder Bürosoftware, die den Standards der GoBD entspricht und regelmäßig aktualisiert wird, um etwaige Änderungen der Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen. Die mfr Bürosoftware hilft dir beispielsweise dabei, GoBD-konforme Rechnungen zu erstellen.
• Dokumentiere sämtliche geschäftlichen Transaktionen detailliert und nachvollziehbar. Erfasse Meta-Informationen wie Zeitstempel und Benutzeridentitäten, um die Nachvollziehbarkeit zu erleichtern.
• Stelle sicher, dass alle elektronischen Dokumente und Daten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Implementiere geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
• Überprüfe regelmäßig deine Buchführungsprozesse und -systeme, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen der GoBD entsprechen. Schulen und sensibilisieren deine Mitarbeiter für die Einhaltung der GoBD und die Bedeutung der ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation.
• Ergänze dein Compliance-Programm durch regelmäßige interne Audits und externe Prüfungen, um sicherzustellen, dass deine Geschäftspraktiken den GoBD-Standards entsprechen. Diese Audits helfen dabei, potenzielle Schwachstellen aufzudecken und Maßnahmen zur Verbesserung zu identifizieren.
• Halte dich über Änderungen und Aktualisierungen der GoBD auf dem Laufenden und passe entsprechend deine internen Prozesse und Systeme an. Dies kann durch die regelmäßige Teilnahme an Schulungen, Seminaren oder durch die Zusammenarbeit mit externen Beratern erfolgen, die auf Compliance spezialisiert sind.
• Implementiere ein effektives Dokumentenmanagement-System, das die Langzeitarchivierung von Geschäftsunterlagen gemäß den GoBD-Anforderungen ermöglicht. Dies gewährleistet, dass alle erforderlichen Dokumente für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum verfügbar und zugänglich sind.

Wie Softwarelösungen helfen können

Hast du dich dafür entschieden, die Verwaltung deiner Dokumente mit Hilfe einer Software zu regeln, solltest du nichts überstürzen und dir zunächst die Prozesse in deinem Unternehmen anschauen.

Der Grund? Es gibt eine Vielzahl an Software-Angeboten, mit denen sich nicht nur Dokumente verwalten, sondern auch andere Unternehmensbereiche optimieren lassen.

Sollte es dir tatsächlich nur um die Sicherstellung einer GoBD-konformen Dokumentenverwaltung gehen, genügt dir vielleicht eine einfache Bürosoftware. Bemerkst du allerdings, dass du auch in anderen Bereichen nachjustieren könntest, kommen eventuell auch andere Lösungen in Frage, die mehr als nur Buchhaltungs-Tools bieten.

Die Wahl ist hier von der individuellen Ausrichtung deines Unternehmens abhängig. Größe, Produktionsschwerpunkt, Zukunftsausrichtung und die Betriebsprozesse spielen dabei eine wichtige Rolle.

Softwarelösungen wie mfr bieten nicht nur Funktionen zur GoBD-konformen Erstellung und Archivierung von Dokumenten, sondern können auch zur Optimierung deiner Ressourcen- und Einsatzplanung sowie bei der Koordination deines Außendienstes helfen. Hinsichtlich der Buchhaltung bieten dir Softwarelösungen folgende Features:

• Dokumente automatisch erstellen: Rechnungen, Quittungen und andere Belege können automatisch und GoBD-konfrom erstellt werden.
• Sichere Archivierung: Dokumente können sicher gespeichert werden und sind vor Verlust und unbefugten Zugriff geschützt.
• Änderungsnachverfolgung: Erfolgt eine Änderungen an Dokumenten, wird diese automatisch datiert und somit dokumentiert.
• Regelmäßige Backups: Automatisierte Backups sorgen für die regelmäßige Sicherung aller wichtigen Daten.
• Zugriffe kontrollieren: Es kann genau festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Daten hat.
• Kompatibel mit ERP- und CRM-Systemen: Beinhaltet die Softwarelösung ERP- und CRM-Systeme, oder ist mit diesen kompatibel, kann damit die Effizienz der Buchführungprozesse drastisch erhöht werden.
• Einfache Prüfbarkeit: Daten können in prüferfreundlichen Formaten exportiert werden, was die Zusammenarbeit mit Finanzbehörden erleichtert.

Fazit:

Die Einhaltung der GoBD ist wichtig für jedes Unternehmen. Sie gewährleistet nicht nur die gesetzliche Compliance, sondern auch eine transparente und nachvollziehbare Buchführung. Durch die konsequente Umsetzung der GoBD-Standards können Unternehmen potenzielle Risiken minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden sowie Geschäftspartner stärken. Wichtige Aspekte dabei sind die Verwendung geeigneter Software, detaillierte Dokumentation aller Transaktionen, sichere Datenspeicherung und regelmäßige Überprüfungen der Buchführungsprozesse. Diese Maßnahmen helfen Unternehmen nicht nur, möglichen rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen, sondern auch ihre betriebliche Effizienz und Transparenz zu verbessern.