Disposition von Ressourcen: Das solltest du wissen

Disposition ist ein vielfältiger Begriffe, der in unterschiedlichen Bereichen wie Medizin, Psychologie oder Wirtschaft völlig anders definiert und verwendet wird. In diesem Beitrag beziehen wir und auf die Disposition im Rahmen der Betriebswirtschaft und klären, welche Prozesse und Abläufe sich dahinter verbergen.

Dabei gehen wir insbesondere auf die Prozessoptimierung und Ressourcenplanung im **Field Service Management** und Workforce Management ein. Wie können Ressourcen passgenau geplant, ein- und zugeteilt werden? Welche strukturellen Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Und wie helfen hier moderne Softwarelösungen? Wir gehen rein!

Disposition in Unternehmen

Was genau unter Disposition im betriebswirtschaftlichen Kontext zu verstehen ist, verrät bereits ein Blick auf den Wortstamm des Begriffes: Im Lateinischen bedeutet “disposito” so viel wie “Anordnung”, was auf eine Ausgangsbasis hinweist, die als Grundlage für weitere Entscheidungen und Handlungen dient.

In der Betriebswirtschaft ist die Disposition eine Abteilung im Unternehmen, die für die möglichst optimale “(An)Ordnung” aller betrieblichen Ressourcen zuständig ist. Das umfasst die Koordination in Bereichen wie die Beschaffung und Verwaltung von Ressourcen, worunter unter anderem Arbeitskraft, Zeit, Kapital, Betriebsmittel oder Materialien zählen.

Der Aufgabenbereich der Disponenten umfasst dabei die Bedarfsanalyse, die Beschaffung sowie die optimierte Einteilung, den Einsatz und die Steuerung. Je besser und effizienter diese Prozesse aufeinander abgestimmt sind, desto höher ist die Produktivität und Effektivität der eingesetzten Ressourcen. Die Aufgaben der Disposition sind somit vordergründig Effizienzsteigerung, Qualitätssicherung und Kostenminimierung sowie die Maximierung der Kundenzufriedenheit.

Arten der Disposition

Um alle Bereiche in einem Unternehmen abzudecken, kommen unterschiedliche Dispositions-Arten zum Einsatz. Der Fokus liegt dabei auf jeweils anderen Kernbereichen.
Hier die verschiedenen Arten der Disposition:

1. Personaldisposition: Hier kümmern sich die Disponenten um den Einsatz und die Planung von Personalressourcen. Die Ziele sind eine effiziente Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter, die Anpassung an Arbeitsvolumenschwankungen und die Optimierung der Personalkosten. Im FSM mit Mitarbeitern im Außendienst ist das eine besonders herausfordernde Aufgabe.
   
   
2. Beschaffungsdisposition: Die Beschaffungsdisposition umfasst die Planung, Steuerung und Optimierung der Beschaffungsprozesse. Ziel ist es, die benötigten Güter und Dienstleistungen in der erforderlichen Qualität, Menge, zum richtigen Zeitpunkt und zu optimalen Kosten zu beschaffen.
   
   
3. Materialdisposition: Diese Disposition umfasst die Bedarfsplanung, Steuerung, Überwachung und Lagerhaltung der Materialbestände. Das Ziel ist eine optimale Materialverfügbarkeit bei gleichzeitiger Minimierung der Lagerkosten. Im FSM umfasst das die Fahrzeuge als mobile Lager.
   
   
4. Finanzdisposition: Diese Disposition befasst sich mit der Planung, Steuerung und Überwachung der finanziellen Ressourcen eines Unternehmens, einschließlich Liquiditätsplanung, Forderungs- und Verbindlichkeitsmanagement sowie Investitionsentscheidungen.
   
   
5. Produktionsdisposition: Diese beinhaltet die Planung und Steuerung von Produktionsprozessen, einschließlich Maschinenbelegungsplanung, Terminierung von Arbeitsabläufen und Kapazitätsplanung. Sie zielt darauf ab, eine hohe Auslastung der Produktionsmittel bei Einhaltung von Lieferterminen zu erreichen.
   
   
6. Absatz- oder Vertriebsdisposition: Sie umfasst die Planung und Steuerung von Vertriebsaktivitäten, um Produkte rechtzeitig, in der richtigen Menge und am richtigen Ort bereitzustellen. Sie beinhaltet Entscheidungen über Transportwege, Lagerhaltung und Lieferzeiten.

Herausforderung der Disposition mobiler Ressourcen

Die Disposition innerhalb eines festen Standorts, beispielsweise in einer Fabrik, kann sich an mehr oder weniger gleichbleibenden Arbeitsabläufen orientieren, und auf dieser Grundlage planen. Schwieriger gestaltet sich die Disposition mobiler Ressourcen, die über den gesamten Tag hinweg gesteuert und an verschiedenen Orten vollständig und zur vereinbarten Zeit bereitstehen müssen.

Wetterereignisse, Straßenverkehr, Unpünktlichkeit, Kommunikationslücken - das sind nur einige Punkte, die die Steuerung von Außendiensteinsätzen zu einer schwierigen Aufgabe machen. Schafft es die Disposition hier nicht, optimiert zu planen, entstehen dem Unternehmen hohe Kosten. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es zu unnötig langen Fahrtzeiten zwischen den Einsatzorten, Zweitanfahrten oder Lücken in der Planung kommt.

Wer das Aufkommen dieser Probleme verhindern, seine Disposition und Außendiensteinsätze optimiert planen und steuern will, sollte das Field Service Management als Methode integrieren.

Disposition im Field Service Management

Im Field Service Management und auch Workforce Management kommt der Disposition eine Schlüsselrolle zu, denn sie stellt sicher, dass qualifizierte Techniker mit den richtigen Informationen, dem richtigen Material und Werkzeug zur richtigen Zeit beim richtigen Kunden sind.

Disponenten sorgen also mit Termin- und Routenplanung sowie Routenoptimierung für einen effizienten und reibungslosen Einsatz von Technikern und Ressourcen. Sie überwachen auch die Einsätze in Echtzeit um schnell auf Notfälle reagieren zu können.

Je nach Größe des Unternehmens haben Disponenten nur die Aufgabe der optimalen Einsatz-, Kapazitäts- und Ressourcenplanung, oder sie übernehmen auch die Funktion des Kundenservices und aller Abläufe von der Auftragserstellung bis zur Auftragsabwicklung – also bis zu dem Punkt, an dem der Außendienstmitarbeiter die Arbeit vor Ort beginnt.

Umsetzung der Disposition im Field Service Management

Zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Klingt erstmal einfach - ist es aber nicht.

Eine gute Disposition verlangt durchdachte Planung und saubere Organisation. Es ist wichtig, immer den Überblick über alle verfügbaren Ressourcen zu behalten. Hier sind einige wichtige Punkte, die eine gute Disposition ausmachen:

• Vorausschauende Ressourcenplanung: Eine erfolgreiche Disposition setzt eine genaue Kenntnis über die Verfügbarkeit all deiner Ressourcen voraus. Das bedeutet, dass der Techniker mit den richtigen Qualifikationen auch verfügbar ist, dass das mobile Lager vollständig bestückt ist und die Planung genug Kapazitäten für Notfälle frei lässt. So lässt sich auch prognostizieren, wie viele Aufträge in einem bestimmten Zeitrahmen angenommen und durchgeführt werden können.
• Qualifikation der Mitarbeiter: Nicht jeder Techniker muss Spezialist in allem sein. Oft sind die Schwerpunkte über verschiedene Mitarbeiter verteilt. Diese Qualifikationen muss die Disposition im Blick habe, damit der richtige Techniker mit der richtigen Qualifikation einem Auftrag zugeteilt wird.
  
  
• Zeitmanagement: Wer gut plant, kann mehr Aufträge umsetzen. Dazu gehört eine lückenlose Planung. Damit diese umgesetzt werden kann, muss bekannt oder vorgegeben sein, wie lange ein Auftrag dauern darf und wie lange die Anfahrtszeit zu einem Auftrag ist. Eine einfache Plantafel kann diese Informationen beispielsweise nicht bieten. Hierfür braucht es eine umfangreiche Einsatz- und Routenplanung.
  
  
• Nahtlose Kommunikation: Ob die Kommunikation mit den Kunden oder die Kommunikation mit den Mitarbeitern - je besser und vielleicht sogar automatisierter der Informationsaustausch, desto weniger kommen zeitraubende Anrufe und Nachfragen vor. Damit das klappt, braucht die Disposition einen genauen Überblick über den Status aller Abläufe und ein System, wie mit wenig aufwand alle wichtigen Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Empfänger sind.
  
  
• Markverständnis und Analyse: Wer kostensparend disponieren will, muss den Markt im Blick haben. Das umfasst die tagesaktuellen Artikelpreise sowie potenziellen Engpässen bei Materialien. Die frühzeitige Erkennung von Veränderungen ermöglicht es, die Disposition entsprechend anzupassen.
  
  
• Einsatz digitaler Systeme: Alle zuvor genannten Punkte haben eine Konsequenz, wenn sie optimal umgesetzt werden sollen, damit das Unternehmen schlank und gewinnoptimiert operieren kann: Sie funktionieren heute nicht mehr ohne die richtige Software. Wer auf manuelle, analoge oder veraltete Lösungen setzt, riskiert den Anschluss an die Konkurrenz und seine Marktposition zu verlieren.

Dispositions-Software sinnvoll einsetzen

Mit digitalen Dispositionsprogrammen wie mfr lassen sich Aufträge im Innen- und Außendienst übersichtlich organisieren und durchführen. Darüber hinaus bieten diese Lösungen zahlreiche weitere Tools, mit denen Prozesse optimiert werden können.

Im Folgenden zeigen wir, wie sich Probleme mit Dispositions-Software vermeiden lassen, und welche Vorteile sich daraus für deinen Betrieb ergeben.

Diese Probleme löst eine Dispositions-Software

• Lange Fahrtwege zwischen den Einsatzorten: Um lange Fahrt- und Umwege zwischen einzelnen Einsatzorten zu vermeiden, bieten Dispositions-Software-Lösungen häufig eine KI-gesteuerten Routenplanung an. Optimale Fahrtwege werden dabei automatisch berechnet und deinen Technikern auf der mobilen App angezeigt.
  
  
• Unproduktive Lücken und Leerzeiten in der Planung: Durch auftragsbezogene Zeitvorgaben, Live-Tracking-Funktionen und einer Fahrzeitenanzeige können deine Disponenten Lücken und Leerstellen in der Einsatzplanung schnell erkennen und entsprechend füllen.
  
  
• Zweitanfahrten wegen Fehlenden Infos oder Ressourcen: Dispositions-Software bietet eine Vielzahl an Tools, mit denen sich benötigtes Material, Kundendaten und Dokumente jederzeit einsehen lassen. Bietet die Software eine App mit einem mobilen Datenlager, kann verbrauchtes Material direkt an der Baustelle vermerkt, ans Büro weitergeleitet und nachgeordert werden. Zweitanfahrten werden dadurch hinfällig, da Informationen und Daten immer auf dem neusten Stand sind.
  
  
• Kundenunzufriedenheit durch falsche Kommunikation, Verspätung, Zweittermine: Eine gute Dispositions-Software benachrichtig deine Kunden automatisch, wenn ein Termin erstellt oder geändert wird. Das sorgt für eine transparente Kommunikation. Durch eine gute Planung kannst du darüber hinaus für Termintreue und Pünktlichkeit sorgen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

Darauf solltest du bei der Einführung einer Dispositions-Software achten

Solltest du dich für eine Verbesserung deiner Disposition durch die Nutzung digitaler Systeme entscheiden, gilt es, gut abzuwägen und nichts zu überstürzen. Es ist wichtig, dass du eine Software wählst, die auf die individuellen Bedürfnisse deines Betriebes abgestimmt ist. Umgekehrt solltest du überprüfen, inwieweit deine Betriebsstruktur auf die Einführung einer Software vorbereitet ist. Folgende Punkte gilt es dabei präventiv zu durchdenken:

• Qualität der Daten: Dispositionssysteme sind Datenverarbeitungssysteme. Wenn du also Ergebnisse von hoher Qualität erzielen willst, achte darauf, dass auch die in das System eingegebenen Daten von hoher Qualität sind.
• Akzeptanz der Mitarbeiter: Wähle eine möglichst benutzerfreundliche Software, die in deinem Betrieb auf breite Akzeptanz stößt. Oft sind auch Schulungen und Weiterbildungen von Nöten, um Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen.
• Kompatibel mit anderen Systemen: Sollten bereits andere Geschäftssysteme (z.B. ERP- oder Lagerverwaltungssysteme) im Betrieb vorhanden sein, achte darauf, dass die gewählte Software mit diesen kompatibel ist.
• Wachstumsfreundlich: Achte darauf, dass das System mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten kann. Überprüfe dazu auch die Support- und Wartungsleistungen des Softwareanbieters. Erkundige dich, ob, und wenn ja welche Funktionen oder Module dem System hinzugefügt werden können.
• Flexibilität: Unternehmen und Betriebe sind stetig mit marktechnischen Veränderungen und daraus resultierenden, neuen Anforderungen konfrontiert. Stell daher sicher, dass das Dispositionssystem deiner Wahl die nötige Flexibilität mitbringt, um sich an solcherlei Veränderungen anzupassen.
• Stetige Evaluierung: Eine regelmäßige Evaluierung ist wichtig, um Kosten und Nutzen der Software abzuwägen und sicherzustellen, dass die Verwendung des Systems wirtschaftlich sinnvoll ist.

Fazit:

Eine gute Disposition ist eine der wichtigsten Voraussetzung für einen effizienten Betrieb. Am einfachsten organisierst du Disponierungs-Prozesse mittels einer Software, die dir bei der Disposition und Einsatzplanungen hilft. Mit Hilfe einer mobilen Software wie mfr kannst du nicht nur enorm viel Zeit einsparen, sondern auch deine Ressourcennutzung optimieren und eine transparentere Kommunikation zwischen deinen Teams herstellen. Investitionen in moderne Technologien können die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens nachhaltig steigern. Sei deiner Konkurrenz so immer einen Schritt voraus!