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Change Management - Definition, Umsetzung, Chancen

Gezieltes Change Management ist eine Schlüsselkomponente für Unternehmen, die sich auf einem wechselhaften Markt längerfristig etablieren wollen. Wie die Transformation gelingt, und welche Rolle dabei die passenden Software spielt, erfährst du in diesem Artikel.

Bild: Was ist Change Management?

Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln wollen, ist Veränderung unvermeidlich. Seit dem Aufkommen des Internets und der darauf folgenden Etablierung weiterer technischer und digitaler Neuerungen ist eine solche Transformation für Unternehmen mit immer größeren Herausforderungen verbunden. Um diese bewältigen zu können, ist ein gezieltes, gut strukturiertes Vorgehen nötig. Kurz gesagt: Es braucht ein effizientes Change Management.

In diesem Artikel erfährst du, was genau mit Change Management gemeint ist, welche Schritte sich dahinter verbergen und welche Vorteile sich für Unternehmen bieten, die vor Veränderungen nicht zurückschrecken und für Transformationen offen sind.

Key Takeaways:

  • Wachstum durch Veränderungen: Veränderungen, ob durch Technologie, Prozessoptimierung oder im Kundenservice, sind unerlässlich für das Wachstum eines Unternehmens.
  • Effektives Change Management: Gezielte Anwendung von Prozessen, Methoden und Fähigkeiten, um Mitarbeiter erfolgreich in den Wandel einzubinden und den Nutzen von Projekten zu maximieren.
  • Mitarbeiterintegration und Projektoptimierung: Die erfolgreiche Integration der Mitarbeiter in Veränderungsprozesse durch effektives Change Management optimiert den Projektnutzen und unterstützt das Unternehmen auf seinem Weg zum Erfolg.

Was ist Change Management?

Change Management ist ein strukturierter Prozess, der die Veränderungen innerhalb eines Unternehmens plant, steuert und begleitet. Ziel dabei ist es, die Prozesse von der theoretischen Planung bis zur praktischen Umsetzung genauestens im Blick zu behalten.

Ein Kernelement des Chance Managements ist das aktive Miteinbeziehen der Mitarbeiter. Oft treffen strukturelle Transformationen auf erhebliche Widerstände beim Personal. Aufgabe des Change Managements ist es an dieser Stelle, für offene, transparente Kommunikationskanäle zu sorgen, in denen ein klarer Austausch möglich ist.

Warum ist Change Management wichtig?

Werden Veränderungen zu schnell und unkonzentriert geplant, zu hektisch umgesetzt oder unbewacht implementiert, kann dies für Unternehmen erhebliche Folgen haben. So können sich Planungsfehler erst zu einem Zeitpunkt bemerkbar machen, wo ihre Behebung eine komplette Neuausrichtung verlangen würde.

Ohne Chance Management besteht zudem die Gefahr, dass einzelne Arbeitsprozesse unsauber ineinanderfließen, Medienbrüche entstehen oder unnötige Arbeitsschritte nicht umgangen werden können. Gerade dort, wo neue Technologie auf alte trifft, häufen sich Probleme dieser Art. Um die Wichtigkeit eines funktionierenden Change Management stärker hervorzuheben, schauen wir uns im Folgenden ein Bereich an, wo eine schrittweise und mit Vorsicht geplante Transformation enorm wichtig ist: Die Digitale Transformation.

Change Management in der digitalen Transformation

Von digitaler Transformation ist dann die Rede, wenn Unternehmen auf moderne Technologien umsteigen, um ihre Prozesse effizienter abbilden zu können. Das umfasst beispielsweise den Einsatz von Cloud Computing, künstlicher Intelligenz oder dem Internet der Dinge (IoT).

Da dieser Umstieg oft mit besonders tiefgreifenden Veränderungen in den eigenen Unternehmensprozessen und Arbeitsweisen verbunden ist, spielt das Change Management hier eine besonders herausragende Rolle. Hier die wichtigsten Punkte.

  • Medienbrüche: Die digitale Transformation zielt auf saubere, glatte Prozesse, die Zeit sparen und Effizienz steigern. Integriert man neue Technologie vorschnell in alte Systeme, kann es allerdings zu Medienbrüchen kommen - also zu Störungen im Übertragungs- und Kommunikationsfluss -, die das Gegenteil bewirken und den Prozessablauf behindern.
  • Insellösungen: Ohne Change Management besteht die Gefahr, dass Unternehmen bei der Digitalisierung zu sogenannten Insellösungen greifen, d.h. zu einzelnen Software-Tool, die über keine Schnittstellen verfügen und demnach nicht kompatibel sind. Ein Change Management hat dies im Blick und sorgt dafür, dass Systeme gewählt werden, mit denen ein nahtloser Datenfluss gewährleistet ist.
  • Mitarbeiterschulungen: Neue Softwarelösungen und Technologien setzen neues Wissen im Umgang mit denselben voraus. Das Change Management sorgt hier dafür, dass Mitarbeiter Workshops und Schulungen besuchen, die dieses Wissen bereitstellen.
  • Produktivitätseinbußen: Ist der Übergang zur neuen Technologie nicht gezielt geplant und geregelt, kann dies zu kurzfristigen Produktivitätseinbußen führen.
  • Fehlende Strategie: Ohne strukturiertes Change Management besteht außerdem die Gefahr, dass digitale Initiativen nicht mit den Unternehmenszielen abgestimmt sind.

Die Rolle der Mitarbeiter

Den Mitarbeitern kommt im Change Management eine besondere Rolle zu. Dies gilt nicht nur in Bezug auf die Vorbereitung und Schulung im Umgang mit neuen, digitalen Tools, sondern auch hinsichtlich der Entscheidungsfindung selbst. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die tagtäglich mit den Tools arbeiten und sich mit den Funktionen entsprechend wohl fühlen müssen.

Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, das mehrere Techniker im Außendienst beschäftigt und seine Prozesse mithilfe digitaler Transformation verschlanken will. Es wählt dazu eine Field-Service-Management-Software, mit der sich Mitarbeiter im Feld besser koordinieren, Ressourcen planen und Fahrtrouten effizienter berechnen lassen.

Ein gutes Change Management bezieht die Techniker in die Software-Wahl mit ein und klärt dabei wichtige Fragen der Anwendbarkeit: Wie einfach gestaltet sich die Arbeit auf der Baustelle? Wie nachvollziehbar lassen sich die Einsätze mit der Software planen? Wie intuitiv ist die Bedienung. Wie helfen die vorhandenen Funktionen in der Kommunikation mit dem Kunden?

Die Ziele des Change Managements zusammengefasst:

  1. Erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen
  2. Minimierung von Widerstand und Frustration bei Mitarbeitern
  3. Erhöhung von Akzeptanz und Engagement
  4. Steigerung der Effizienz und Produktivität der Organisation
  5. Anpassung an sich ändernde Anforderungen und Herausforderungen
  6. Förderung einer positiven Unternehmenskultur und offenen Kommunikation
  7. Sicherstellung einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams
  8. Identifizierung von Risiken und Lösungen zur Risikominimierung
  9. Erhöhung der Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit
  10. Erreichung strategischer Ziele und Vision der Organisation

Wie wird Change Management umgesetzt?

Change Management in der Praxis erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Während theoretische Modelle wie Lewin's, Kotter's oder ADKAR nützliche Grundlagen bieten, ist es entscheidend, diese an die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens anzupassen. Der Fokus sollte auf der Entwicklung von Change-Kompetenzen und der kontinuierlichen Beobachtung und Anpassung des Prozesses liegen. Grob kann der Change-Prozess in 5 Schritte untergliedert werden.

Die 5 zentralen Schritte im Change Management

  • Strategie zur Veränderung: Identifiziere die Gründe, den Umfang und die Ziele der Veränderung. Beantworte wichtige Fragen wie: Warum wird die Veränderung angestrebt? Wer ist betroffen? Wer trägt die Verantwortung? Definiere klar, was verbessert werden soll. Eine präzise Zieldefinition schafft die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung.
  • Change Management Plan: Entwickle einen Plan zur Steuerung und Kontrolle der Veränderung. Dieser umfasst Projektbeschränkungen, Genehmigungsprozesse für Änderungen, Ressourcenplanung und Richtlinien für Dokumentation und Kommunikation. Der Plan hilft, die Auswirkungen auf Mitarbeiter und Kunden vorherzusehen und zu kontrollieren.
  • Mitarbeiter einbeziehen: Fokussiere auf Transparenz und offene Kommunikation. Teile Informationen so vollständig und einfach wie möglich, um Gerüchten vorzubeugen. Höre den Mitarbeitern zu und berücksichtige ihre Anliegen und Ideen. Sei bereit, auf persönliche Fragen und Bedenken einzugehen. Veränderung ist eine Teamleistung.
  • Veränderungen umsetzen: Nachdem eine solide Wissensbasis aufgebaut und die Mitarbeiter vorbereitet wurden, beginne mit der Implementierung. Sei darauf vorbereitet, mit Druck und unerwarteten Herausforderungen umzugehen. Unterstütze deine Mitarbeiter kontinuierlich, um das Veränderungsprojekt zum Erfolg zu führen.
  • Fortschritt bewerten und Erfolge feiern: Evaluiere die Ergebnisse der Veränderungen. Würdige Erfolge und reflektiere Fehler für zukünftige Verbesserungen. Teile frühe Erfolge, um die positiven Auswirkungen der Veränderungen zu demonstrieren. Feiere Fortschritte, um die Motivation aufrechtzuerhalten und den Widerstand gegen Veränderungen zu reduzieren.
  • Wer trägt die Verantwortung für Change Management?

    Ein gängiger Irrtum ist es, zu denken, dass Change Management allein in der Verantwortung der obersten Führungsebene liegt. Tatsächlich liegt die Verantwortung für Change Management bei der gesamten Führungsebene, einschließlich Führungskräften auf mittlerer Ebene, und erfordert die aktive Beteiligung und Unterstützung aller Mitarbeiter.

  • Betrifft Change Management nur Veränderungen in der Organisation?

    Ein verbreitetes Missverständnis besteht darin anzunehmen, dass Change Management nur auf die Organisationsebene abzielt. Tatsächlich beinhaltet es auch die Unterstützung der Mitarbeiter bei individuellen Veränderungen, wie zum Beispiel das Umgewöhnen an neue Arbeitsabläufe oder das Annehmen neuer Rollen.

  • Sind Change Management und Projektmanagement miteinander identisch?

    Nein, Change Management und Projektmanagement sind unterschiedliche Disziplinen, die jedoch eng miteinander verbunden sind. Während das Projektmanagement den Rahmen für die Umsetzung von Veränderungen liefert, befasst sich das Change Management mit den menschlichen Aspekten und der Akzeptanz von Veränderungen.

Fazit:

Ob durch die Einführung neuer Technologien, Prozess-Updates, Reorganisationen oder Verbesserungen im Kundenservice - Veränderungen sind für das Wachstum und die Rentabilität jedes Unternehmens unabdingbar. Erfolgreiches Change Management ist also die Anwendung von Prozessen, Methoden, Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, um Mitarbeiter auf die richtige Weise in den Wandel eines Unternehmens einzubinden und damit den Nutzen eines Projektes zu optimieren.

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