CAPA: Ein Überblick

Qualitätsmanagement klingt mühsam, ist aber für ein Unternehmen, das Produkte oder Dienstleistungen anbietet und langfristig erfolgreich sein möchte, ein Muss. Ein wichtiger Teil des Qualitätsmanagement (QM) ist CAPA - Corrective and Preventive Action. Hier erfährst du, was das genau heißt.

Definition

CAPA, kurz für Corrective and Preventive Action (korrigierende und präventive Maßnahmen), ist eine ganzheitliche Arbeitsweise zur Fehleridentifikation, -analyse und -behebung in Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen. Dabei geht es nicht nur um die sofortige Fehlerbehebung, sondern auch um die langfristige Vermeidung von Problemen. Ziel ist es, die Qualität zu steigern, Risiken zu minimieren und die Effizienz der Abläufe zu verbessern. CAPA untersucht nicht nur die Symptome, sondern auch die zugrunde liegenden Ursachen von Problemen, um nachhaltige Lösungen zu entwickeln und zukünftige Schwierigkeiten zu verhindern. Ursprünglich im Bereich der Medizinprodukte entstanden, hat sich CAPA heute zu einer Arbeitsweise entwickelt, die man in allen Produktions- und Dienstleistungsbranchen einsetzen kann.

CAPA umfasst somit  zwei Hauptkomponenten:

• Korrigierende Maßnahmen (Corrective Actions):

Nach dem allgemein anerkannten ISO 9000-Standard ist eine Korrekturmaßnahme (manchmal auch als korrektive Maßnahme bezeichnet) eine “Maßnahme zum Beseitigen der Ursache einer Nichtkonformität und zum Verhindern des erneuten Auftretens.”

Korrigierende Maßnahmen dienen dazu, spezifische Probleme zu beheben, die bereits aufgetreten sind. Das kann beispielsweise das Korrigieren von Fehlern in Produkten, das Optimieren von Abläufen oder das Schulen von Mitarbeitern zur Vermeidung zukünftiger Fehler umfassen.

Ein konkretes Beispiel dafür wäre, dass man nach einer falschen Kalibrierung einer Schweißmaschine in einer Metallwerkstatt die Einstellungen überprüft und korrigiert, um sicherzustellen, dass die Schweißnähte künftig die erforderliche Festigkeit aufweisen und Qualitätsmängel vermieden werden.

• Präventive Maßnahmen (Preventive Actions):

Eine Präventivmaßnahme (manchmal auch Vorbeugungsmaßnahme genannt) ist nach ISO 9000-Standard eine “Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einer möglichen Nichtkonformität oder einer anderen möglichen unerwünschten Situation.”

Präventive Maßnahmen dienen dazu, potenzielle Probleme proaktiv zu verhindern. Dies kann durch die Einführung verbesserter Prozesse, Schulungen der Mitarbeiter, regelmäßige Systemüberprüfungen oder andere vorbeugende Maßnahmen erreicht werden.

Präventivmaßnahmen können sowohl in Bezug auf ein konkretes Produkt als auch mit Blick auf das gesamte Qualitätsmanagement angewendet werden. Hier sind zwei Beispiele:

1. Vor der Einführung eines neuen Produktdesigns führt das Engineering-Team eine umfassende Risikoanalyse durch, um potenzielle Sicherheitsprobleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Dies kann die Wahl robusterer Materialien oder die Implementierung zusätzlicher Sicherheitsfunktionen beinhalten, um das Risiko von Fehlfunktionen oder Verletzungen zu minimieren.
2. Zur Verbesserung der Softwarequalität implementiert das Unternehmen ein fortgeschrittenes Schulungsprogramm für Entwickler, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Best Practices und Techniken verstehen. Durch eine bessere Qualifizierung der Mitarbeiter wird das Risiko von Fehlern während des Entwicklungsprozesses verringert und die Gesamtqualität der Softwareprodukte erhöht.

Diese Vorteile bietet dir CAPA

Ein effektives CAPA-System bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem es einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Lösung von Problemen bietet. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile im Detail:

Herausforderungen bei der Implementierung von CAPA

Obwohl CAPA zahlreiche Vorteile bietet, können bei der Implementierung auch einige Herausforderungen auftreten:

• Normvorschriften: Mittels ISO 9001 ist festgelegt, wie das Qualitätsmanagement eines Unternehmens genau organisiert sein muss: Zu diesen Normen gehören die Erfassung von Kundenanforderungen und Feedback, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, risikobasiertes Denken bei der Identifizierung von Qualitätsproblemen, die Planung und Kontrolle von Änderungen, die Bewertung der CAPA-Effektivität sowie interne Audits zur Überprüfung der Konformität und Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
• Komplexität: Der CAPA-Prozess kann kompliziert sein, da viele Abteilungen und Beteiligte beteiligt sind.
• Ressourcenbedarf: Um CAPA effektiv umzusetzen, benötigt es Zeit, Geld und das Engagement der Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens.
• Dokumentation und Nachverfolgung: Die ordnungsgemäße Dokumentation und Nachverfolgung von CAPA-Maßnahmen ist entscheidend, kann jedoch mühsam sein und erfordert ein robustes Dokumentenmanagement.
• Kommunikation und Koordination: Eine gute Kommunikation und Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen und Beteiligten ist wichtig, kann aber eine Herausforderung darstellen.
• Widerstand gegen Veränderungen: Manche Mitarbeiter könnten sich gegen Veränderungen in etablierten Prozessen oder Arbeitsabläufen wehren.
• Schulung und Kompetenz: Mitarbeiter müssen möglicherweise geschult werden, um die notwendigen Fähigkeiten für CAPA zu erlernen.
• Messung und Verbesserung: Die Messung der Wirksamkeit von CAPA-Maßnahmen und deren kontinuierliche Verbesserung sind entscheidend, erfordern aber zusätzliche Zeit und Ressourcen.

Anwendung von CAPA

Die Anwendung von CAPA erfolgt in mehreren Schritten:

• Identifikation von Problemen: Probleme werden durch interne Audits, Kundenbeschwerden, Fehlermeldungen oder andere Mechanismen zur Qualitätsüberwachung identifiziert.
• Ursachenanalyse: Es wird eine gründliche Analyse durchgeführt, um die Ursachen der Probleme zu verstehen und festzustellen, warum sie aufgetreten sind.
• Korrekturmaßnahmen: Basierend auf der Ursachenanalyse werden geeignete Korrekturmaßnahmen entwickelt und umgesetzt, um das Problem zu beheben.
• Präventive Maßnahmen: Zusätzlich zu den Korrekturmaßnahmen werden präventive Maßnahmen ergriffen, um ähnliche Probleme in Zukunft zu verhindern.
• Überwachung und Überprüfung: Der Fortschritt der durchgeführten Maßnahmen wird überwacht, regelmäßig überprüft und gegebenenfalls kontinuierlich angepasst und weiterentwickelt, um sicherzustellen, dass die Probleme dauerhaft gelöst sind und sich nicht wiederholen.

Ein praktisches Beispiel:

Ein Handwerksunternehmen, das Möbel herstellt, bemerkt, dass bei einigen Stühlen häufig die Beine brechen. Um dieses Problem zu lösen, führt das Unternehmen eine CAPA durch:

• Identifikation des Problems: Das Unternehmen analysiert die Beschwerden von Kunden und stellt fest, dass bei einer bestimmten Chargennummer häufige Beinbrüche auftreten.
• Ursachenanalyse: Eine Untersuchung ergibt, dass bei der Montage der Beine unzureichende Klebstoffe verwendet wurden, was zu einer Schwächung der Verbindung führte.
• Korrekturmaßnahmen: Das Unternehmen ruft die betroffenen Stühle zurück, repariert sie mit hochwertigem Klebstoff und bietet den Kunden kostenlose Reparaturen an.
• Präventive Maßnahmen: Um zukünftige Brüche zu verhindern, überprüft das Unternehmen seine Montageverfahren und implementiert strengere Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass alle Möbelstücke den Standards entsprechen.
• Überwachung und Überprüfung: Durch die Anwendung von CAPA kann das Handwerksunternehmen nicht nur das aktuelle Problem lösen, sondern auch sicherstellen, dass ähnliche Probleme in Zukunft vermieden werden, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und Reputation führt.

Fazit:

CAPA ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Qualitätsmanagementsystems und trägt dazu bei, die Produktqualität zu verbessern, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Obwohl die Implementierung mit Herausforderungen verbunden sein kann, überwiegen die Vorteile für Unternehmen, die sich für die Einführung eines robusten CAPA-Systems entscheiden. Durch eine systematische Herangehensweise können Unternehmen langfristig von einem verbesserten Qualitätsniveau und gestärktem Kundenvertrauen profitieren.