mfr® Wissen

Auftragsbestätigung: Alles, was du darüber wissen musst

Eine Auftragsbestätigung bietet dir und deinen Kunden Sicherheit, gibt klare Prozesse vor und verhindert das Aufkommen von Missverständnissen. Wer seine Aufträge digital bestätigt, punktet beim Kunden.

Bild: Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung sorgt dafür, dass aus dem “Ja” deines Kunden ein reibungslos gestalteter und für alle Parteien nachvollziehbarer Arbeitsablauf wird. So lassen sich Missverständnisse zwischen deinem Kunden und dir von vornherein vermeiden. So sorgst du dafür, dass allen Beteiligten klar ist, wie ein Auftrag im Detail geregelt ist.

Welche Punkte eine Auftragsbestätigung enthalten sollte, und wie du sie auf- und umsetzt, erfährst du in diesem Artikel.

Key Takeaways:

  • Unverzichtbar im Geschäftsverkehr: Klare rechtssichere Vereinbarungen werden durch die Auftragsbestätigung zwischen Unternehmen und Kunden festgehalten.
  • Verhinderung von Missverständnissen und Aufbau von Vertrauen: Die Auftragsbestätigung gewährleistet Klarheit, verhindert mögliche Missverständnisse und fördert das Vertrauen zwischen den Vertragsparteien.
  • Nicht zwingend vorgeschrieben, aber empfehlenswert: Obwohl in Deutschland nicht verpflichtend, ist es ratsam, die Auftragsbestätigung in den Geschäftsprozess zu integrieren, um reibungslose Abläufe und klare Vereinbarungen sicherzustellen.
  • Automatisierte Versendung mit mfr Unternehmenssoftware: Professionelle Software wie mfr ermöglicht die automatisierte Versendung von Auftragsbestätigungen an Kunden, was effiziente Prozesse unterstützt.

Auftragsbestätigung: Definition

Die Auftragsbestätigung ist eine (meistens schriftliche) Willenserklärung, die die verbindliche Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer festhält. Sie dokumentiert die vertraglichen Inhalte und sorgt dafür, dass beide Parteien eindeutig verstehen, welche Leistungen erbracht werden sollen und zu welchen Konditionen. In der DIN 69905 wird sie als "Mitteilung über die Annahme eines Auftrages" definiert.

Auch wenn das Erstellen einer Auftragsbestätigung nicht verpflichtend ist, können alle Parteien von einer solchen Vereinbarung profitieren.

Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?

Ist ein Auftrag klar geregelt und strukturiert, bietet dies allen Geschäftspartnern maximale Sicherheit. Die Auftragsbestätigung ist daher mehr als nur die gemeinsame Vereinbarung über einen abzuleistenden Dienst.

Insbesondere für Unternehmen bietet sich hier die Chance, die Geschäftsbeziehung zu verbessern, Kundenvertrauen zu gewinnen und sich als souveräner Partner auch für kommende Aufträge zu präsentieren.

Warum die Auftragsbestätigung wichtig ist und welche Funktionen sie erfüllt, haben wir im Folgenden aufgelistet:

  • Rechtssicherheit: Die schriftliche Dokumentation  stellt eine rechtliche Verbindlichkeit und die Rechtssicherheit der Vereinbarungen sicher und schützt vor Rechtsstreitigkeiten.
  • Absicherung mündlicher Zusagen: Mündliche Absprachen kannst du in der Auftragsbestätigung schriftlich festhalten und somit rechtlich verbindlich machen.
  • Klärung von Missverständnissen: Sie beseitigt mögliche Unklarheiten bei der Auftragsvergabe, da alle Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden. Dadurch wird auch die Kommunikation zwischen den Vertragspartnern erleichtert.
  • Bestätigung von Änderungen: Falls sich die Bedingungen des Angebots ändern, kann man diese erneut in der Auftragsbestätigung bestätigen.
  • Verweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Die AGB kannst du explizit in der Auftragsbestätigung erwähnen, um ihre Gültigkeit sicherzustellen.
  • Festlegung von Lieferterminen: Die Auftragsbestätigung ermöglicht dir die genaue Festlegung von Liefer- oder Leistungsdaten, was die Planung und Koordination erleichtert.

Auftragsbestätigung mit Software automatisieren

Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse mit einer professionellen Software wie mfr regeln, können auf Tools zurückgreifen, die Auftragsbestätigungen mit wenigen Klicks erstellen und automatisch an den Kunden weiterleiten.

Mit diesen Software-Lösungen lassen sich Angebote innerhalb weniger Sekunden erstellen, Stammdaten von Kunden sicher speichern und verwalten sowie laufende Angebote in ihrem aktuellen Status jederzeit abrufen.

Die digital erstellte und verschickte Auftragsbestätigung wird im Anschluss rechtssicher neben anderen Dokumenten gespeichert und aufbewahrt.

Inhalt und Form einer Auftragsbestätigung

Wie eine Auftragsbestätigung auszusehen hat, ist nicht festgelegt? Du kannst sie als E-Mail, Post oder Fax verfassen und an den Auftragnehmer senden. Sogar den Titel des Dokuments kannst du individuell wählen, z.B. “Buchungsbestätigung” oder “Bestellungsannahme”.

Um sicherzustellen, dass deine schriftliche Auftragsbestätigung wirksam ist, sollten jedoch folgende Elemente enthalten sein:

  • Eine entsprechende einleitende Formulierung

    Stelle klar, was genau bestätigt wird und beginne dafür beispielsweise mit der Formulierung “Hiermit bestätige ich Ihnen….”

  • Menge und genaue Bezeichnung der Ware/Dienstleistung

    Du musst klar angeben, welche Produkte oder Dienstleistungen du bestellt hast.

  • Preis

    Der vereinbarte Preis für die Leistungen sollte deutlich ausgewiesen werden, damit es später keine Missverständnisse gibt.

  • Liefer- oder Leistungsdatum

    Wenn es Kosten für Versand und Verpackung gibt, sollten diese transparent sein.

  • Zahlungskonditionen

    Die Zahlungsbedingungen, einschließlich Fristen und Zahlungsmethoden, müssen klar definiert sein, damit alles glatt läuft.

  • Liefer-/Verpackungskosten

    Wenn es Kosten für Versand und Verpackung gibt, sollten diese transparent sein.

  • Hinweise zum Eigentumsvorbehalt

    Wenn ein Eigentumsvorbehalt besteht, solltest du das in der Auftragsbestätigung erwähnen.

  • Speziell vereinbarte Regelungen

    Jegliche besonderen Vereinbarungen, wie Abschlagszahlungen oder Rabatte, sollten ebenfalls in der Auftragsbestätigung aufgeführt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Angebotsbestätigung?

Nahe beieinander und daher oft verwechselt: Die Begriffe Angebots- und Auftragsbestätigung. Bei genauerem Hinsehen liegt der Unterschied jedoch klar auf der Hand.

Bei der Auftragsbestätigung bestätigt der Dienstleister oder Hersteller dem Kunden seinen Auftrag zu bestimmten Konditionen. Wenn ich zum Beispiel eine Bohrmaschine zu einem reduzierten Preis bei einem Händler bestelle, bekomme ich per E-Mail die Bestätigung, dass ich dieses Produkt zu diesem Preis in einem bestimmten Zeitraum geliefert bekomme.

Bei der Angebotsbestätigung wiederum, bestätigt der Kunde ein ihm gestelltes Angebot. Wenn ein Handwerksbetrieb einem Kunden zum Beispiel ein schriftliches Angebot für den Umbau seines Badezimmers unterbreitet, prüft der Kunde das Angebot und entscheidet sich gegebenenfalls dazu, es anzunehmen. Um dies zu bestätigen, sendet er dem Handwerker eine Angebotsbestätigung zurück. In diesem Dokument erklärt der Kunde, dass er das Angebot angenommen hat und die Arbeiten gemäß den darin festgehaltenen Konditionen durchgeführt werden sollen.

  • Wann sollte eine Auftragsbestätigung erstellt werden?

    Es ist ratsam, eine Auftragsbestätigung immer dann zu erstellen, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, ohne zuvor ein Angebot erhalten zu haben. Ebenso ist sie erforderlich, wenn eine bereits vereinbarte Bestellung oder ein Auftrag geändert wird.

  • Ist die Auftragsbestätigung eine gesetzliche Pflicht?

    In Deutschland existiert keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Auftragsbestätigung. Dennoch ist die Verwendung einer Auftragsbestätigung im geschäftlichen Kontext weit verbreitet und bietet sowohl Auftraggebern als auch Auftragnehmern zusätzliche Sicherheit, insbesondere bei größeren Projekten.

  • Inwiefern ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?

    Die Auftragsbestätigung dient in erster Linie der Dokumentation und Klarheit: Sie ist ein Nachweis der getroffenen Vereinbarungen. Sowohl der Auftragnehmer (z.B. in Bezug auf Lieferfristen) als auch der Auftraggeber (z.B. in Bezug auf Zahlungsfristen) sind also an die Auftragsbestätigung gebunden, wenn sich auf beiden Seiten eine Willenserklärung nachweisen lässt (z.B. durch die Annahme eines Angebots, der Aufgabe einer Bestellung oder eines Vertragsabschlusses). Gerade im Falle größerer Projekte und Aufträge ist ein von beiden Parteien unterschriebener Vertrag somit wesentlich wichtiger als die Auftragsbestätigung.

  • Was ist der Unterschied zwischen einer Auftragsbestätigung und einer Rechnung?

    Es ist wichtig zu beachten, dass eine Auftragsbestätigung nicht mit einer Rechnung gleichzusetzen ist, sofern sie nicht ausdrücklich als solche gekennzeichnet ist. Die Rechnungsstellung muss immer in schriftlicher Form erfolgen, während die Auftragsbestätigung primär dazu dient, die Details der Bestellung oder des Auftrags festzuhalten und die Vertragsbedingungen zu klären.

  • Muss ich die Auftragsbestätigung unterschreiben?

    Eine Auftragsbestätigung muss weder von dir noch vom Kunden unterschrieben werden. Wenn du allerdings auf der absolut sicheren Seite sein willst, dass zwischen dir und dem Kunden ein Einverständnis besteht und du dich absichern willst, kannst du den Kunden um eine Unterschrift bitten.

Fazit:

Die Auftragsbestätigung ist unverzichtbar für deinen Geschäftsverkehr, wenn du Vereinbarungen zwischen dir und dem Kunden rechtssicher festhalten willst. Sie bietet Klarheit, verhindert Missverständnisse und schafft Vertrauen zwischen den Vertragsparteien. Auch wenn sie in Deutschland nicht zwingend vorgeschrieben ist, empfiehlt es sich, sie in den Geschäftsprozess zu integrieren, um reibungslose Abläufe und klare Vereinbarungen zu gewährleisten. Professionelle Unternehmenssoftware wie mfr bietet dir zudem die Möglichkeit, Auftragsbestätigungen automatisiert als Statusmail an deine Kunden zu senden.

Setze auf Zukunft. Arbeite mit mfr®.