Arbeitszeiterfassung: Ein Überblick

Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgericht im September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland zur Pflicht geworden. Arbeitgeber müssen nicht nur ein entsprechendes Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen, sondern auch dafür sorgen, dass dieses von den Mitarbeitern wirklich genutzt wird. Ob es sich dabei um einen Stundenzettel oder beispielsweise um eine App zur Zeiterfassung handelt, ist bislang dem Arbeitgeber überlassen.

In diesem Artikel werfen wir einen kurzen Blick auf die rechtliche Lage, stellen anschließend verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung vor und gehen dann ausführlich auf die Vorteile der digitalen Zeiterfassung ein.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung beschreibt den Prozess der systematischen Aufzeichnung und Dokumentation der täglich von Arbeitnehmern geleisteten Arbeitszeiten. Ruhezeiten und Pausen werden dabei nicht berücksichtig. Durch eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit können Arbeitgeber besser nachzuvollziehen, ob ihre Mitarbeiter die vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten und Überstunden rechtskonform abgearbeitet haben. Arbeitnehmer hingegen können prüfen, ob ihre Überstunden korrekt erfasst wurden.

Neben der Einhaltung rechtlicher Vorschriften sorgt die Arbeitszeiterfassung also für mehr Transparenz und Vertrauen innerhalb des Betriebes, was zu einer Verbesserung des Arbeitsklimas beitragen kann. Seit September 2022 ist die Erfassung der Gesamtarbeitszeit von Beschäftigten in Deutschland Pflicht.

Rechtliche Lage zur Arbeitszeiterfassung

• Ein Arbeitszeitgesetzt besteht in Deutschland bereits seit 1994. Laut diesem sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Mehrarbeit ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Diese Pflicht begrenzte sich allerdings auf die Erfassung von Sonntagsarbeit und Überstünden.
• Mit dem sogenannten “Stechuhr-Urteil” des Europäischen Gerichtshofes im Mai 2019 wurden Arbeitgeber europaweit in die Pflicht genommen, ein System zur Messung der Gesamtarbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen.
• Diesem Urteil kam das Bundesarbeitsgericht mit einem Beschluss im September 2022 nach. Seither sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. In welcher Form das geschehen soll, ist nicht festgelegt.
• Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD) hatte im April 2023 einen Gesetzesentwurf vorgelegt, in welchem erstmals von der Verpflichtung einer elektronischen Zeiterfassung die Rede war. Würde dieser Entwurf Gesetzt werden, fiele der Stundenzettel als Zeiterfassungsmodell beispielsweise weg. Ausnahmen sollen hier möglich sein.

Modelle zur Arbeitszeiterfassung

Vom klassischen Stundenzettel bis zur mobilen Zeiterfassung per App bieten sich Unternehmen unterschiedlichste Methoden, um die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Hier die gängigsten Methoden zur Zeiterfassung:

• Stempeluhr: Die Stempeluhr ist eine der ältesten und wohl bekanntesten Methoden zur Arbeitszeiterfassung. Hier erhalten die Mitarbeiter eine Karte, die sie zu Arbeitsbeginn und -ende an einem Gerät abstempeln. Eine einfache Variante, die jedoch sehr Fehleranfällig ist.
• Stundenzettel: Der Stundenzettel ist besonders in kleineren Handwerksbetrieben noch immer weit verbreitet. Am Ende ihrer Schichten notieren die Arbeiter dabei händisch die geleistete Arbeitszeit. Auch diese Methode ist anfällig für menschliche Fehler und bedarf einer strengen Kontrolle der Vorgesetzten.
• Digitale Zeiterfassung: Über PCs, Smartphones oder speziellen Webanwendungen erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit über einen digitalen Stempel oder per Anmeldung. Das digitale Äquivalent der klassischen Stempeluhr, welches jedoch weitere Funktionen wie die Verwaltung von Überstunden und Abwesenheiten bietet.
• Mobile Arbeitszeiterfassung: Bei der mobilen Zeiterfassung zeichnen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per App über Smartphone oder Tablet auf. Die App kann die Anwesenheit der Mitarbeiter über Standortdaten verifizieren. Funktionen wie Pausen- oder Überstundenerfassung sind in den meisten Fällen vorhanden. Damit ist die mobile Arbeitszeiterfassung die perfekte Lösung für Betriebe mit Außendienst.
• PC-Protokolle: Büro-Betriebe, die sich von der Zeiterfassung per Excel-Tabelle verabschieden wollen, können Login-Protokolle verwenden um die Gesamtarbeitszeit ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Die Aufzeichnung funktioniert hierbei über die An- und Abmeldezeiten am Computer.

Digitale Arbeitszeiterfassung

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist gegenwärtig die sicherste und zugleich effizienteste Methode zur Erfassung von Arbeitszeiten. Dabei kommen elektronische Systeme oder Softwarelösungen zum Einsatz, die Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden in Echtzeit aufzeichnen. Neben einer präzisen Zeit-Dokumentationen bieten viele digitale Modelle darüber hinaus hilfreiche Features, mit denen Arbeits- und Prozessabläufe optimiert werden können.

Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung

Ein entscheidender Vorteil der digitalen Arbeitszeiterfassung besteht darin, dass sie, im Gegensatz zu klassischen Modellen wie Stundenzettel oder Stechuhr, die geleistete Arbeitszeit in Echtzeit erfasst. Während die klassischen Modellen also darauf ausgerichtet sind, lediglich Arbeitsbeginn und -ende zu dokumentieren, bietet die digitale Variante mehr Agilität bei der Erfassung von Zwischenzeiten, was einen anderen Umgang mit der Ressource Zeit ermöglicht. Arbeitsprozesse können somit proaktiv gestaltet und moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Remote-Arbeit möglich gemacht werden. Hier die Vorteile im Überblick:

• Mehr Genauigkeit durch Echtzeiterfassung: Digitale Systeme erfassen die Arbeitszeiten deiner Beschäftigten präzise und in Echtzeit, wodurch menschliche Fehler beinahe gänzlich ausgeschlossen werden können.
• Effizienzsteigerung: Wer seine Arbeitszeit manuell erfasst, muss dafür Zeit aufwenden. Durch digitale Arbeitszeiterfassung kann diese Zeit eingespart werden, was nicht zuletzt zur Effizienzsteigerung führen kann.
• Mobilität: Digitale Zeiterfassungssysteme per App können von überall aus genutzt werden, was insbesondere für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern enorm wichtig ist. Auch Homeoffice oder Remote-Arbeitsmodelle werden dadurch möglich.
• Weniger Papierkram: Die Zeiterfassung per Stundenzettel ist nicht nur fehleranfällig, sondern produziert auch Verwaltungsaufwand, der wiederum Zeit in Anspruch nimmt. Die digitale Arbeitszeiterfassung vereinfacht das Auffinden und Verwalten wichtiger Daten, was nicht nur umweltfreundlicher ist, sondern auch weniger Stress verursacht.
• Detaillierte Analysen zu Arbeitszeiten: Die meisten digitalen Zeiterfassungssysteme bieten Funktionen zur Analyse der Arbeitszeiten. Dadurch ist es dir möglich, Personalplanung, Projektsteuerung und Kostenkontrolle immer weiter zu optimieren.
• Flexibilität: Digitale Systeme können mit deinem Unternehmen mitwachsen und sich verändernden Bedürfnissen anpassen. Sie sind flexibel und unterstützen verschiedenste Arbeitszeitmodelle.

Varianten digitaler Arbeitszeiterfassung

Es bieten sich mehrere Optionen, um die Arbeitszeit von Beschäftigten digital zu erfassen. Welches Modell ein Unternehmen wählt, sollte von den spezifischen Anforderungen und Voraussetzungen des Unternehmens abhängig gemacht werden. Wichtige Faktoren sind hier die Betriebsgröße, die Art des Betriebes, die individuellen Anforderungen und die zukünftige Ausrichtung.

Mobile Apps

Mobile Apps bieten deinen Beschäftigten die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten schnell und einfach zu erfassen. Dies ist insbesondere für sehr kleine Betriebe mit Außendienstmitarbeitern interessant. Hierbei ist zu beachten, dass die Apps recht schnell an ihre Grenzen gelangen. Was mit drei Außendienstmitarbeitern funktioniert, könnte mit sechs Beschäftigten bereits schwierig werden und organisatorische Probleme entstehen lassen. Wer seine Arbeitsprozesse im Außendienst allumfänglich organisieren, seine Einsätze professionell planen und als Betrieb wachsen möchte, sollte auf eine Field Service Management Software wie mfr setzen.

Webbasierte Systeme

Webbasierte Systeme sind Online-Plattformen, die es deinen Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten übers Internet zu erfassen und zu verwalten. Anders als die mobilen Apps sind webbasierte Zeiterfassungsmodelle plattformunabhängig, so dass der Zugriff über jeden Standard-Webbrowser per Computer, Laptop oder mobilem Geräten erfolgen kann. Dabei werden die Daten zentral auf einem Server gespeichert und verwaltet. Ein weiterer Vorteil des webbasierten Modells ist, dass es Anpassungsoptionen bietet und sich in andere Unternehmenssysteme wie HR-Software oder Gehaltsabrechnungsprogramme integrieren lässt.

Biometrische Systeme

Bei biometrischen Systemen erfolgt die Personenidentifikation und Arbeitszeiterfassung über einzigartige körperliche Merkmale wie Fingerabdrücke, Handflächenmuster oder Gesichtserkennung. Ein großer Vorteil dieser Methode ist der hohe Sicherheitsfaktor. Die gespeicherten Daten der Mitarbeiter können nur schwer gefälscht oder gestohlen werden. Da biometrische Daten nicht übertragbar sind, verhindern diese Systeme außerdem das sogenannte Buddy-Punching, bei dem Mitarbeiter für Kollegen ein- und ausstempeln. Nachteil dieser Systeme sind ihre Immobilität (es wird ein physisches Erfassungsgerät benötigt), die Notwendigkeit einer speziellen Hardware und die Tatsache, dass biometrische Verfahren große Datenschutzfragen aufwerfen können.

Besondere Anforderungen an Arbeitszeiterfassung in Service und Handwerk

Unternehmen, deren Mitarbeiter Aufträge vor Ort beim Kunden bearbeiten haben höhere Anforderungen an eine Zeiterfassung. Hier reicht es nicht den ganzen Arbeitstag zu erfassen, sondern es müssen auch Fahrzeiten sowie die Arbeitszeit am Auftrag erfasst werden, damit die Leistung später transparent abgerechnet werden kann.

Für diese Anforderungen ist die Zeiterfassung von mfr besonders gut geeignet. Hier wird die Werkzeit bei Arbeitsbeginn gestartet. In einem Auftrag kann dann die Fahrzeit gestartet werden und bei Ankunft die Arbeitszeit am Auftrag. Diese Erfassung läuft parallel zur gesamten Werkzeit. Auch Pausen lassen sich einfach per Klick erfassen.

Widerstände gegen digitale Arbeitszeiterfassung

Obwohl die Vorteile der digitalen Zeiterfassung gegenüber anderen Modellen deutlich ersichtlich sind, schrecken einige Unternehmen und Betriebe noch immer vor einer Umstellung zurück und beharren auf veraltete Methoden. Aber auch von Mitarbeitern können Widerstände ausgehen. Hier einige Bedenken, die den Umstieg behindern können:

• Datenschutz: Mitarbeiter könnten sich um ihre persönlichen Daten sorgen. Dies ist häufig dort der Fall, wo biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung zum Einsatz kommt.
• Technische Herausforderung: Nicht alle Mitarbeiter sind gleichermaßen technikaffin. Wenn es um die Einführung neuer komplexer Systeme geht, die eventuell Workshops oder Schulungen voraussetzen, kann sich schnell Frustration einstellen.
• Anderer Arbeitsalltag: Arbeitskultur und -alltag können sich durch die Einführung moderner Zeiterfassungssysteme stark verändern. Dies könnte von Mitarbeitern als Eingriff in etablierte Arbeitsläufe aufgenommen werden.
• Hohe Kosten in der Beschaffung: Die Anschaffung von Hard- und Software kann für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden sein. Dies ist besonders dann der Fall, wenn es sich um komplexe Systeme handelt, die Schulungen und Workshops voraussetzen.

Um Widerstände dieser Art zu überwinden, sollten Unternehmen den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung genau planen und sich umfassend informieren. Außerdem sollten sie ihr Vorhaben offen und transparent im Unternehmen kommunizieren, und dabei Themen wie Datenschutz, Workshops und Schulungen berücksichtigen. Zudem sollte Feedback ernst genommen und in den Implementierungsprozess einbezogen werden, um eine höhere Akzeptanz zu gewährleisten.

Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Zeiterfassung eine kluge Investition für Unternehmen darstellt. Sie steigert die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz der Arbeitszeiterfassung und trägt dazu bei, die Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien sicherzustellen. Unternehmen, die auf digitale Zeiterfassungssysteme wie mfr setzen, sind somit besser gerüstet, um die Anforderungen der modernen Arbeitswelt zu bewältigen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.