Arbeitsanweisung: Definition, Umsetzung und Struktur

Die Art der Arbeitsanweisung kann einen großen Einfluss auf den langfristigen Erfolg deines Unternehmens haben. Wer seine Mitarbeiter - auch über die gesetzlichen Anforderungen hinaus - gut anweist, kann Anwendungsfehler vermeiden, das Betriebsklima verbessern und eine Konstanz in der Qualität seiner Arbeitsprozesse und Dienstleistungen sicherstellen.

Wir geben dir einen Einblick ins Thema, zeigen, wie du eine Arbeitsanweisung erstellst und besprechen die Vorteile digitaler Anweisungen per Checklisten.

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Eine Arbeitsanweisung gibt detailliert vor, welcher Mitarbeiter was für eine Tätigkeit mit welchen Hilfsmitteln wie, wound wann auszuführen hat. Ziel dabei ist, sicherzustellen, dass Arbeitstätigkeiten möglichst genau ausgeführt und beständige, nachvollziehbare Ergebnisse geliefert werden. Darüber hinaus dient die Arbeitsanweisung zur Minimierung von Risiken und Fehlern während der Produktion oder der Umsetzung von Arbeitseinsätzen. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern Vorgaben geben, machen damit von ihrem Direktionsrecht Gebrauch, welches ihnen laut Gewerbeordnung zusteht.

Grundsätzlich kann man zwischen zwei Formen von Arbeitsanweisungen unterscheiden. Auf der einen Seite die Anweisungen, die vom Arbeitsschutzgesetz gefordert werden, um Unfälle und Gesundheitsschäden zu verhindern. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber aber freiwillig Arbeitsanweisungen erstellen, um die Qualität seiner Marke, seiner Produkte und der Umsetzung seiner Dienstleistungen sicherzustellen.

Vom Arbeitsschutzgesetzt geforderte Arbeitsanweisungen

• Sicherheitsanweisungen: Diese Anweisungen beziehen sich auf die Bedienung und den Umgang mit Maschinen, Geräten und gefährlichen Stoffen. Sie basieren auf der Betriebssicherheitsverordnung und der Gefahrstoffverordnung.
• Notfallanweisungen: Anweisungen, die das Verhalten im Notfall, beispielsweise bei Feuer oder Unfällen, regeln.
• Hygieneanweisungen: In Branchen mit hohen Hygieneanforderungen - beispielsweise in der Lebensmittelverarbeitung, im Gesundheitswesen oder der Pharmaindustrie - gelten vorgeschriebene Verfahren zur Einhaltung der Hygiene.
• Arbeitsverfahren: Arbeitsanweisungen zur sicheren Ausführung von Arbeitsverfahren, die besondere Gefahren mit sich bringen. Hierzu gehören zum Beispiel Arbeiten in gefährlichen Höhen oder mit elektrischem Strom.

Vom Arbeitgeber freiwillig vorgegebene Arbeitsanweisungen

• Ausführungsanweisungen: Bei einigen Anlagen oder Geräten kann eine bestimmte Reihenfolge von Schritten für die Prüfung, Wartung oder Reparatur wichtig sein. Diese stehen in einer genauen Ausführungsanweisung. Sie kann auch dazu genutzt werden, um Tätigkeiten in ihrer Reihenfolge so zu organisieren, dass sie maximal effizient durchgeführt werden.
• Qualitätsrichtlinien: Der Arbeitgeber kann produkt- und diesntleistungsspezifische Arbeitsanforderungen vorgeben, um die Qualität seines Angebots zu sichern.
• Kleiderordnung: Anweisungen zum Tragen bestimmter Kleidung am Arbeitsplatz sind möglich. Hierbei stehen meist praktische, repräsentative oder hygienische Aspekte im Vordergrund.
• Allgemeine Verhaltensregeln: Der Arbeitgeber kann Anweisungen zum Umgang mit Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und Kunden geben, um das Arbeitsumfeld und -klima zu verbessern.
• Umweltschutz: Um mögliche umweltschädliche Auswirkungen seines Unternehmens zu minimieren, kann der Arbeitgeber Anweisungen zum Umgang mit Abfällen und Ressourcen geben.

Wie erstelle ich eine Arbeitsanweisung?

Viele Unternehmen orientieren sich bei der Erstellung ihrer Arbeitsanweisungen an den zehn W-Fragen. Dieser Ansatz hat sich aufgrund seiner einfachen Zugänglichkeit und guten Nachvollziehbarkeit bewährt und bietet nach wie vor einen guten Leitfaden.

Grundsätzlich gilt: Halten dich bei der Formulierung deiner Anweisungen möglichst kurz. Verständlichkeit und Präzision sind hier das A und O. sSo sorgst du für weniger Nachfragen und eine genauere Ausführung.

Die zehn W-Fragen als Leitfaden

• Wer soll die Tätigkeit ausführen? Stell zunächst klar, wer die in deiner Arbeitsanweisung beschriebene Tätigkeit auszuführen hat.
• Was genau umfasst die Aufgabe? Hier solltest du die auszuführende Tätigkeit möglichst detailliert und unmissverständlich formulieren.
• Wofür soll die Aufgabe ausgeführt werden? Die Vorgabe eines klaren Aufgabenziels sorgt in den meisten Fällen für mehr Verständnis bei dem ausführenden Arbeitnehmer.
• Wie ist die Aufgabe auszuführen? Vergiss nicht, den Arbeitsablauf, am besten Schritt für Schritt, in deiner Arbeitsanweisung festzuhalten. Hier bieten sich auch Checklisten an.
• Mit welchen Arbeitsmitteln ist die Aufgabe auszuführen? Deine Arbeitsanweisung sollte deutlich machen, welche Werkzeuge, Maschinen, Instrumente oder Mittel zur Durchführung der Arbeit verwendet werden sollen.
• Wo befindet sich der Einsatzort? Mach klar, wo genau sich der Einsatzort der Aufgabe befindet, bzw. von wo aus die Aufgabe erledigt werden soll.
• Wie viel soll produziert werden? Falls möglich, gib auch die zu produzierende Menge an.
• Wie viel Zeit darf die Tätigkeit in Anspruch nehmen? Wichtig ist auch eine klare Angabe der für die Aufgabe aufzuwendenden Zeit.
• Wie gut muss das Ergebnis sein? Mit einer klaren Vorgabe des Qualitätsniveaus stellst du eine Kontinuität deiner Produkte und Produktion sicher. Dies ist unter anderem dann wichtig, wenn ein Unternehmen eine Zertifizierung anstrebt.
• Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es? Die Vorgabe von Arbeitssicherheitsstandards ist essentiell für eine Arbeitsanweisung, und darf unter keinen Umständen vergessen werden.

Was unterscheidet eine Arbeitsanweisung von einer Verfahrensanweisung?

Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen werden häufig in einem Atemzug genannt, können aber klar voneinander unterschieden werden. Die Verfahrensanweisung beschreibt übergeordnet die Prozesse und Aufgabenfolgen, die in einem Unternehmen durchgeführt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Hier geht es um das "Was?" und "Warum?" eines Prozesses. Die Arbeitsanweisung ist - im Rahmen der definierten Verfahrensweise - eine detaillierte Anleitung zur Durchführung einzelner Aufgaben. Hier liegt der Fokus auf dem "Wie?"

Kurz: Verfahrensanweisungen sind abstrakter und allgemeiner gehalten und richten sich auf größere Prozesse. Arbeitsanweisungen sind detaillierter und ausführlicher auf spezifische Tätigkeiten gerichtet.

Vorteile von freiwilligen Arbeitsanweisungen

Arbeitgeber, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus freiwillige Arbeitsanweisungen geben, können die Umsetzung ihrer Dienstleistungen und somit auch die Qualität ihres Angebots im Ganzen nachhaltig verbessern. Das Engagement des Arbeitgebers kann darüber hinaus ein wichtiger Aspekt für die Ausrichtung der Unternehmenskultur sein und die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöhen. Die wichtigsten Vorteile freiwilliger Arbeitsanweisungen haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Höhere Effizienz: Es können Abläufe und bestimmte Arbeitsreihenfolgen festgelegt werden, die logisch aufeinander aufbauen und auf Effizienz ausgerichtet sind.

Optimierung der Arbeitsprozesse: Arbeitgeber, die wiederholt Vorgaben zur Ausführung von Arbeitsprozessen geben, haben dadurch die Möglichkeit, diese im Detail zu variieren und zu verändern, ohne den gesamten Prozess umgestalten zu müssen. Hier kann mehr Produktivität erreicht werden.

Erhöhte Produktivität: Je präziser eine Arbeitsanweisung formuliert ist, desto produktiver ist die Ausführung. Dadurch wird die Gesamtproduktivität deines Unternehmens gesteigert.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Nicht zu unterschätzen ist auch der Faktor, dass sich deine Mitarbeiter wohl und wertgeschätzt fühlen, wenn der Arbeitgeber sich um ihr Wohlergehen kümmert.

Höhere Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz: Jedes Arbeitsumfeld birgt besondere Risiken. Daher ist es sinnvoll, zusätzliche, berufsspezifische Sicherheitshinweise zu geben, um besondere Unfallrisiken und berufsbedingte Krankheiten möglichst zu vermeiden. Dies fördert ein sicheres Arbeitsumfeld und kann mit Arbeitsausfällen verbundene Kosten senken.

Verbesserung der Kundenwahrnehmung: Das Engagement eines Arbeitgebers wird auch von Kunden wahrgenommen! Dies gilt nicht nur hinsichtlich der Qualität des Angebots, sondern auch für die Reputation deines Unternehmens auf dem Markt.

Repräsentanz der Unternehmenswerte: Indem Arbeitgeber bestimmte Unternehmenswerte in Form von Zielsetzungen in die Arbeitsanweisungen einbetten, können sie die Unternehmenskultur stärken und dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter mit den Unternehmenswerten identifizieren.

Schnellere Einarbeitungszeit: Generell tragen Arbeitsanweisungen dazu bei, dass neue Mitarbeiter schneller in die betrieblichen Prozesse eingearbeitet werden können. Arbeitsanweisungen, die über gesetzliche Anforderungen hinausgehen, können diesen Prozess zusätzlich beschleunigen.

Digitale Arbeitsanweisungen

Das wachsende Marktangebot stellt Unternehmen, die langfristig gut positionieren und langfristig Fuß fassen wollen, vor große Herausforderungen. Dazu zählt die Optimierung betriebsinterner und -externer Abläufe ebenso wie die nachhaltige Qualitätssicherung und Dokumentation geleisteter Arbeit.

Tools, die digitale Arbeitsanweisungen ermöglichen, können in diesen Bereichen für mehr Effizienz und Sicherheit sorgen. Während manuell verfasste Arbeitsanweisungen zusätzlichen Papierkram verursachen und für Unübersichtlichkeit sorgen, sind digital verfasste Anweisungen sicher gespeichert und jederzeit nachvollziehbar. Da die Anweisungen in der Regel auf jedem digitalen Endgerät erstellt, variiert und eingesehen werden können, ist zudem mehr Flexibilität und auch kurzfristiges Anleiten möglich. Dieser Aspekt spielt eine große Rolle, wo komplexe Arbeitseinsätze im Außendienst oder Remote-Arbeitsmodelle an der Tagesordnung sind.

Vorteile digitaler Arbeitsanweisung per Checkliste

Digitale Arbeitsanweisungen werden häufig in Form von Checklisten gegeben. Hierbei handelt es sich in der Regel um ein einfache, schrittweise Liste von Aufgaben und Prüfungen, die abgearbeitet werden müssen. Checklisten verbinden nicht nur Einfachheit, Effizienz und Effektivität, sondern gewährleisten auch ein interaktives Arbeiten, bei dem einzelne Arbeitsschritte während der Ausführung abgehakt, markiert und - je nach Software oder App - mit Notizen angereichert werden. Das ermöglicht eine transparente Verwaltung laufender Aufgaben sowie ein revisionssicheres Archivieren abgeschlossener Projekte.

Ist die digitale Checkliste als Tool in einer umfassenderen Software - wie beispielsweise mfr - eingebettet, können einzelne Arbeitsschritte zudem spontan nachgefragt und besprochen werden, was die Qualität von Arbeitseinsätzen zusätzlich erhöht. Hier die Vorteile digitaler Arbeitsanweisungen per Checkliste im Überblick:

Fazit:

Arbeitsanweisungen sorgen für konstant laufende Arbeitsprozesse und stellen sicher, dass eine einheitliche Qualität des Angebotes gewahrt wird. Arbeitgeber, die über die gesetzlichen Forderungen hinaus freiwillige Arbeitsanweisungen geben, können davon in vielerlei Hinsicht profitieren. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet, Abläufe verfeinert und das Unternehmensklima verbessert werden, was auch auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens Einfluss hat. Geschieht das Ganze mithilfe digitaler Checklisten, können Aufgaben transparent verwaltet und revisionssicher archiviert werden, was schlussendlich für ein sauberes Arbeiten und zufriedene Kunden sorgt.