Wohl temperiert – digitale Einsatzplanung für Kälte-, Klima- und Lüftungsunternehmen

Ob im Büro oder Labor, IT-Serverraum oder Kühlhaus – in den verschiedensten Bereichen sorgen Kälte- und Klimaanlagen für die richtige Temperatur. Für die Techniker heißt das: Jeden Tag warten neue Aufgaben – und die gilt es effizient zu organisieren

Mit Effizienz kennen sich die Unternehmen der Kälte-, Klima- und Lüftungsbranche bestens aus – allerdings zählt bei ihnen besonders die Energieeffizienz ihrer Anlagen. In diesem Bereich hat die Branche in den vergangenen Jahren enorme Fortschritte gemacht. Doch in Sachen Einsatzplanung ist in vielen Betrieben noch Luft nach oben. Frank Schneider erlebte dies selbst in seiner Ausbildung als Mechatroniker für Kältetechnik. Privat organisierte er einen Großteil seines Lebens digital. Und so war es für ihn eine große Umstellung als er plötzlich mit Auftrags- und Rapportzetteln auf Papier klarkommen musste. ”Was für eine Zeitverschwendung, dachte ich jedes Mal, wenn ich morgens erst am großen Wochenkalender die Aufträge des Tages ablesen und danach die einzelnen Auftragszettel aus der Ablage suchen musste“, erinnert sich Schneider. ”Da standen meist nur ein paar Worte zum Auftrag drauf, z. B. ‚Wartung Kühltunnel Backanlage‘.“

Papierformulare und Excel als Zeitkiller im Tagesgeschäft

Teilweise machte er mit seinem Ausbilder extra lange Mittagspausen, weil die Disponenten nicht auf dem Schirm hatten, dass die beiden für Nachmittag noch keinen Auftrag zugewiesen haben. An anderen Tagen lagen die Einsatzorte so weit weg, dass sie zu spät beim Kunden ankamen. ”Und nach jedem Auftrag musste ich mit meinem Ausbilder alle erledigten Tätigkeiten und verwendeten Materialien händisch in ein Formular eintragen – das hat manchmal länger als der Auftrag selbst gedauert“, meint Schneider.

Im Büro tippte dann ein Kollege die Daten in eine Excel-Tabelle. Konnte der etwas nicht richtig erkennen, musste er entweder beim Techniker nachfragen oder ergänzte „Pi mal Daumen“ die Werte. Teilweise kamen die Zettel gar nicht im Büro an, weil sie ein Kälteprofi im hektischen Tagesgeschäft verlor. ”Die heutige Kälte-, Klima- und Lüftungstechnik ist so ausgeklügelt und wird digital gesteuert, warum geht das nicht auch bei der Einsatzplanung?“, fragte sich Frank Schneider.

Dynamische Einsatzplanung – digital gesteuert mit Cloud-Software

Die Frage behielt er nicht für sich, sondern stellte sie später in Bewerbungsgesprächen bei neuen Betrieben. Einer von ihnen hatte eine Lösung parat, die den jungen Kältetechniker sofort begeisterte. Er bekam ein Tablet in die Hand gedrückt auf dem jeder Auftrag mit einem Klick abrufbar ist – inklusive aller Kontaktdaten und integrierter Navigation. Frank Schneider sagte ohne großes Zögern zu und schwärmt noch immer von der digitalen Einsatzplanung. Die Kollegen im Büro haben immer den vollen Überblick, welche Techniker an welchem Tag wie ausgelastet sind – und wo sie sich aktuell befinden. Diese Information ist vor allem bei Notfällen wie dem Ausfall der Kälteanlage bei einem Lebensmittelhersteller wichtig. Denn dann wird der Mitarbeiter hingeschickt, der am nächsten dran ist und ein passendes Zeitfenster hat.

Die gesamte Einsatzplanung läuft bei Frank Schneiders neuem Betrieb über eine Software. Neue Aufträge tippen die Disponenten in wenigen Schritten ein, bei Stammkunden sind bereits alle Kontakt- und Gerätedaten vorhanden. Es muss nichts aus Excel-Listen oder Aktenordnern gesucht werden. Durch die integrierte Karte können sie unkompliziert für jeden Techniker sinnvolle Tagesrouten planen. Da die Daten automatisch in der Cloud gespeichert werden, sind sie auch für Frank und dessen Kollegen sofort auf den Tablets verfügbar. Den morgendlichen Weg ins Büro können sie sich sparen und gleich zum ersten Auftrag starten. Die Krankmeldungen und Urlaubstage aller Mitarbeiter sind ebenfalls in der App angelegt, sodass die Disponenten dynamisch und in Echtzeit ihre Einsatzplanung organisieren können. Ändert sich kurzfristig etwas, kann der Auftrag mit der Maus zu einem anderen Termin oder Kollegen verschoben werden. Ohne großen Aufwand, ohne Zeitverlust.

Genau so hat sich Frank Schneider das immer gewünscht. Und das Tool ist so leicht und intuitiv aufgebaut, dass selbst die älteren Kollegen schnell damit zurechtkommen. Und es herrscht kaum noch dicke Luft zwischen Technikern und Innendienst, weil Termine ungünstig gelegt wurden oder wichtige Informationen statt auf dem Auftragszettel in einer Excel-Tabelle stehen.

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