Wie Tags und Kategorien den Betriebsalltag erleichtern

Manchmal sind es kleine Dinge, die den Alltag eines Handwerksbetriebs leichter gestalten – zum Beispiel Tags und Kategorien. Was es damit auf sich hat und warum sie so hilfreich sind, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.

”Ich liebe Tags und Kategorien – sie machen die Prozesse in unserem Handwerksbetrieb so viel transparenter“, dies sagt Doris Meier. Sie arbeitet als Disponentin für einen mittelständischen Sanitärinstallationsbetrieb und nutzt zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung eine spezielle Handwerker-Software. Hier legt sie alle Kundendaten und Aufträge zentral ab und verteilt die Aufträge an die Installateure ihres Betriebs. Bevor sie aber erklärt, weshalb genau sie Tags und Kategorien so sehr schätzt, wollen wir die Begriffe kurz erklären: Unter dem Begriff ”Tag“ (englisch ausgesprochen ”Täg“) ist die Markierung von gleichen Auftrags-, Produkt- und Kundenkategorien zu verstehen.

 

Ein Beispiel: Doris hat für bestimmte Arten und Status von den Aufträgen verschiedene Kategorien angelegt – von ”Wartung“ und ”Reparatur“ über ”Ware ist da“ bis zu ”Rechnung erstellen“ und ”Notdienst“. Kommt ein Havariefall rein, legt sie ganz normal ihren Auftrag in der Software an und weist ihn der Kategorie ”Notdienst“ zu. Automatisch wird dabei eine rote Markierung ”Notdienst“ erstellt, die in der Liste aller Aufträge deutlich sichtbar ist. Jede Kategorie kann dabei ein Tag mit eigener Farbe bekommen. So erkennen alle Servicetechniker und Innendienst-Mitarbeiter auf einem Blick, um welche Art von Auftrag es sich handelt – oder welchen Status er aktuell hat.

 

Ein Klick, ein Filter

”Dies mag erstmal banal klingen, es hilft aber wirklich sehr, den Überblick zu bewahren – besonders wenn für einen Auftrag noch Ware bestellt werden musste oder ein Angebot zu erstellen ist. Dann kann ich den zugewiesenen Kollegen mit einem Klick signalisieren, dass die Ware da ist bzw. es ein Angebot braucht. Früher musste ich dafür hinterhertelefonieren und darauf hoffen, dass die Kollegen es im Kopf behalten oder sich auf einen Zettel notieren“, meint Doris Meier.

Die Tags und Kategorien haben noch einen weiteren Vorteil: Bei der Liste aller Aufträge kann nach einzelnen Auftragstypen gefiltert und sortiert werden. So muss sie nicht lange scrollen, sondern sieht zum Beispiel auf einem Blick, welche Notdienst-Aufträge aktuell offen sind. Auch die Techniker können Kategorien und Tags hinzufügen. Haben Sie einen Auftrag erledigt und alle Daten in die App hochgeladen, ergänzen sie die Kategorie ”Zur Rechnungsstellung“. So kann die Buchhaltung des Betriebs nach allen Aufträgen filtern, für die eine Rechnung raus kann.

Tags unterstützen bei der Routenplanung

Kategorien und Tags lassen sich in modernen Software-Lösungen für Handwerker auch für andere Bereiche und Prozesse anlegen. Zum Beispiel hat Doris Meier auch die Unternehmen ihrer Kunden in verschiedene Kategorien eingeteilt. Die Begriffe sind hier übrigens frei wählbar, jeder Betrieb kann daher selbst entscheiden, welche Kategorien für das eigene Geschäft wichtig sind und welche nicht.

Zusätzlich lassen sich Einsatzorte kategorisieren. Dies unterstützt Doris Meier bei der täglichen Einsatzplanung für jeden Techniker. Jeden Einsatzort eines Kunden, den sie jemals angelegt hat, versieht sie direkt mit einem Hinweis zum jeweiligen Stadtteil. Damit kann sie bei künftigen Aufträgen schneller Touren zusammenstellen, die in einer Gegend liegen und lange Anfahrtswege vermeiden.

”Am Anfang dachte ich, nee, das brauche ich nicht. Aber mittlerweile weiß ich die Tags und Kategorien wirklich sehr zu schätzen“, sagt Doris Meier. Und auch ihr Chef nutzt sie: So kann er zwischendurch immer mal nachschauen, in welchen Gegenden sein Betrieb besonders viele Kunden hat und welche Arten von Aufträgen am meisten in Anspruch genommen werden. Wissen, das ihm hilft, Geschäfts- oder Marketing-Prozesse gezielter zu steuern.

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