Change Management

Wenn Organisationen wachsen und sich weiterentwickeln wollen, ist Veränderung unvermeidlich.
Gerade mit den Entwicklungen seit den 90er Jahren (der Globalisierung, dem Internet und aktuell der digitalen Transformation) werden Unternehmen immer wieder mit größeren Veränderungen konfrontiert.
Solche Veränderungen haben Auswirkungen auf die gesamte Organisation, Prozesse und vor allem Mitarbeiter.
Eine bewusste Organisation der Veränderungen kann daher den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
Change Management ist der Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, solche Veränderungen erfolgreich zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren.

In diesem Artikel erfährst du, was die Definition von Change Management ist, welche Vorteile es hat und wie du Veränderungen erfolgreich in deinem Unternehmen einführst.

Was ist Change Management?

Change Management ist ein strukturierter Prozess, der Veränderungen in einem Unternehmen steuert und sicherstellt, dass diese Veränderungen erfolgreich geplant, umgesetzt und kontrolliert werden.

Dabei geht es darum, die Mitarbeiter einzubeziehen, Widerstand abzubauen und eine positive Einstellung zu den Veränderungen zu fördern.
Change Management ist wichtig, um sicherzustellen, dass eine Organisation erfolgreich mit den sich ändernden Anforderungen und Herausforderungen umgehen kann.

Warum ist Change Management wichtig?

Change Management ist wichtig, um sicherzustellen, dass Veränderungen im Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden. Wenn Veränderungen nicht sorgfältig geplant und durchgeführt werden, können sie negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Bleiben wir beim Beispiel der digitalen Transformation (was das genau bedeutet, erfährst du hier): Fehlt ein ganzheitliches Konzept, werden oft Insellösungen verwendet, die Daten nicht über Schnittstellen untereinander austauschen. Es entstehen Medienbrüche und mehr Probleme als effektive Transformation.
Wenn neue Technologien und Tools eingeführt werden, die oft auch eine Veränderung der Unternehmenskultur erfordern, ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig bei der Auswahl- und Umsetzung mit ins Boot zu holen. Ohne ein gezieltes Change Management können diese Veränderungen zu Widerstand, Frustration und Ineffizienz führen.

Change Management hilft Unternehmen dabei, negative Auswirkungen zu minimieren, indem es sicherstellt, dass Veränderungen sorgfältig geplant, durchgeführt und kontrolliert werden.
Ein erfolgreiches Change Management kann die Motivation, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation verbessern.

Wie wird Change Management umgesetzt?

Es gibt viele Modelle, um Change Management zu organisieren wie Lewin's Change Management Model, Kotter's 8-Step Change Model oder das ADKAR-Modell. Diese Modelle sind allerdings mit Vorsicht anzuwenden, da Change-Prozesse in der Praxis und in einer mittlerweile sehr dynamischen und komplexen Welt selten linear und immer individuell ablaufen. Die wichtigste Regel ist: Eigne dir Kompetenzen an und beobachte dein Unternehmen und die Effekte und Reaktionen.

Die 5 zentralen Schritte des Change Managements

1. Strategie für die Veränderung

Identifizieren von Änderungsmerkmalen

• Warum wird eine Veränderung angestrebt?
  
• Wie groß ist die Veränderung?
• Was ist der Schwerpunkt der Veränderung?
• Was sind die Vorteile?
• Wer wird von der Änderung betroffen sein?
• Wer sollte beteiligt sein?
• Wer trägt die Verantwortung?
• Wie sieht der Zeitplan aus und konkurriert er mit anderen Projekten?

Wenn du eine Strategie zur Umsetzung der Veränderung vorbereitest, ist es notwendig, diese Fragen klar und sachlich zu beantworten.

Definiere, was verbessert werden soll

Infolge deiner Antworten auf die vorhergehenden Fragen kannst du den Fokus definieren und das Hauptziel des Projektes konkretisieren.

Faustregel: Genaues Wissen darüber, was zu verbessern ist, schafft eine starke Basis für eine klare, einfache und erfolgreiche Umsetzung.

2. Change Management Plan

Was ist ein Change Management Plan? Und was ist sein Zweck?

Mit einem Change Management Plan kannst du die Änderung während der Ausführung verwalten und steuern. Er stellt auch die Kontrolle über den Projektumfang, das Budget, den Zeitplan, die Ressourcen und die Pläne für das Qualitäts- und Risikomanagement sicher.

Es ist wichtig, die Auswirkungen der Veränderungen auf Mitarbeiter und Kunden vorherzusehen und zu kontrollieren.

Die Entwicklung eines Change Management Plans

• Führe die Projektbeschränkungen (d.h. Umfang, Budget, Zeitplan und Qualität) entsprechend ihrer Prioritäten auf.
• Verfolge und genehmige jede Änderung am Projekt.
• Schätze die Wahrscheinlichkeit und den Umfang der Veränderung von Projektergebnissen und drücke dies in Form von Projektbeschränkungen aus: (d.h.: Umfang, Budget, Zeitplan und Qualität).
• Schätze den gesamten Projektaufwand (z.B. Personal, Zeit usw.), der für die Verwaltung, Bewertung und Genehmigung von Änderungsanträgen erforderlich ist.
• Definiere den Evaluierungs-Workflow und die zu erstellende Dokumentation, lege die Grundsätze fest, die bei der Evaluierung zu beachten sind, z.B. Bewertungsprioritäten und Klassifizierung der Auswirkungen von Veränderungen.
• Erstelle Richtlinien für die Integration von Änderungen in Projektdokumenten.
• Lege Richtlinien für die Kommunikation von Änderungen fest.

3. Involviere deine Mitarbeiter

Oft versuchen Projektverantwortliche, den Mitarbeitern zu erklären, dass die neue Methode, das System oder die allgemeinen Veränderungen eine gute Idee für das Unternehmen sind, nur um diese von dem Projekt zu überzeugen. Überzeugender wären allerdings der Fokus auf Transparenz. Informationen zu solch einem Projekt sollten so einfach und vollständig wie möglich weitergegeben werden. Fehlt eine klare und sachliche Kommunikation, neigen die Mitarbeiter dazu, ihr mangelndes Wissen durch eigene Informationen über die Veränderungen zu bereichern. So entstehen schnell Gerüchte und Falschinformationen. Behalte deswegen im Hinterkopf, dass du deinen Mitarbeitern hier die Tür öffnen solltest, damit sie ihre Interessen ausdrücken können. Man sollte sorgfältig zuhören, denn es könnten relevante Ideen oder Kritikpunkte geäußert werden.

Faustregel: Sei offen, sei ehrlich und halte die Kommunikationskanäle offen. Veränderung ist eine Teamleistung.

In dieser Phase sollten die Führungskräfte bereit sein, die persönlichen Anliegen der Mitarbeiter zu berücksichtigen und auf Fragen wie „Wer sollte noch involviert sein?“, „Wie können wir mit anderen zusammenarbeiten, um sie in das, was wir tun, einzubinden?“, „Muss ich neue Fähigkeiten erlernen?“, „Kann ich das?“, „Wie finde ich Zeit, diese Änderung umzusetzen?“ einzugehen.

4. Veränderungspläne umsetzen

Durch das bisher Genannte kann ein Unternehmen eine starke Wissensbasis darüber aufbauen, was im Unternehmen verbessert werden muss und wie die Umsetzung erfolgen kann. Wenn du weißt, was du umsetzen willst und deine Mitarbeiter bereit sind, dann kannst du mit der Implementierung beginnen. Es wird Druck und unerwartete Herausforderungen geben. Gehe auf deine Mitarbeiter ein und mache ihr Veränderungsprojekt zu einer Erfolgsgeschichte.

5. Fortschritt bewerten & Erfolge feiern

Eine Evaluierung bietet die Möglichkeit, zu reflektieren, was die Neuerungen bringen. Gute Ergebnisse können so gewürdigt und Fehler mit Blick auf die Zukunft reflektiert werden. Gegebenenfalls kann man anschließend über weitere, sich anschließende Pläne nachdenken .

Es lohnt sich, frühe Gewinne zu teilen und zu beweisen, dass die Veränderungen positive Auswirkungen haben. Fortschritte sollten auch gefeiert werden!

Menschen haben die Tendenz, sich aus einer Vielzahl von logischen, emotionalen und instinktiven Gründen dem Wandel zu widersetzen. Oft ist der Widerstand gegen Veränderungen ein Hauptgrund dafür, dass große organisatorische Veränderungen scheitern.

Change Management versucht mit Überzeugungs-, Verhandlungs- und Motivationstechniken, diesen Widerstand zu reduzieren.

Fazit:

Ob durch die Einführung neuer Technologien, Prozess-Updates, Reorganisationen oder Verbesserungen im Kundenservice - Veränderungen sind für das Wachstum und die Rentabilität jedes Unternehmens unabdingbar. Erfolgreiches Change Management ist also die Anwendung von Prozessen, Methoden, Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, um Mitarbeiter auf die richtige Weise in den Wandel eines Unternehmens einzubinden und damit den Nutzen eines Projektes zu optimieren.