Einführung in das Change Management

Einleitung

Jedes Unternehmen durchlebt im Laufe der Zeit Veränderungen. Ob durch die Einführung neuer Technologien, Prozess-Updates, Reorganisationen oder Verbesserungen im Kundenservice - Veränderungen sind für Wachstum und Rentabilität unabdingbar.

Ein konsistentes Management der Veränderungen trägt dazu bei, die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu minimieren.

Seit Mitte der 2000er Jahre ist das organisatorische „Change Management“ oder auch „Veränderungsmanagement“ zu einem festen Bestandteil der Unternehmenslandschaft geworden.

Was ist Change Management?

Change Management ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, um Mitarbeiter auf die richtige Weise in den Wandel einzubinden und damit den Nutzen eines Projektes zu optimieren.

Für wen ist Change Management gedacht?

Change Management ist für jedes Unternehmen gedacht – egal ob KMU oder Großunternehmen – das eine Veränderung durchführt möchte, deren Nutzen davon abhängt, dass Menschen ihr Verhalten ändern.

Ein Beispiel:

Nehmen wir die Implementierung eines CRM- oder FSM-Systems (Field Service Management). Ein solches System erfordert, dass die Techniker und Disponenten als "Benutzer" dieses neue System erlernen und angemessen nutzen. Im Gegensatz zum alten System und den papierbasierten Berichten oder Excel, die bisher wahrscheinlich für die Planung und Disposition verwendet wurden, muss der richtige Umgang mit einer neuen digitalen Lösung und die Umsetzung einiger Prozesse oft erst geübt werden. Aus unserer Erfahrung heraus, wissen wir, dass solch ein Projekt mit Hilfe eines Change Managements schneller und erfolgreicher umgesetzt werden kann.

5 Schritte des Change Managements

1. Strategie für die Veränderung

Identifizieren von Änderungsmerkmalen

• Warum wird eine Veränderung angestrebt?
  
• Wie groß ist die Veränderung?
• Was ist der Schwerpunkt der Veränderung?
• Was sind die Vorteile?
• Wer wird von der Änderung betroffen sein?
• Wer sollte beteiligt sein?
• Wer trägt die Verantwortung?
• Wie sieht der Zeitplan aus und konkurriert er mit anderen Projekten?

Wenn Sie eine Strategie zur Umsetzung der Veränderung vorbereiten, ist es notwendig, diese Fragen klar und sachlich zu beantworten.
So können Sie bestimmen, was gezielt verbessert wird.

Definieren Sie, was verbessert werden soll

Aufgrund Ihrer Antworten auf die vorhergehenden Fragen, können Sie den Fokus definieren und das Hauptziel des Projektes konkretisieren. Außerdem ist dies für die Verbesserung Ihres Prozesses unerlässlich. Dazu gehört auch die Definition der Ressourcen und Personen, die den Prozess erleichtern und Schlüsselpositionen besetzen.

Regel: genaues Wissen darüber, was zu verbessern ist, schafft eine starke Basis für eine klare, einfache und erfolgreiche Umsetzung.

2. Change Management Plan

Was ist ein Change Management Plan? Und was ist sein Zweck?

Mit einem Change Management Plan können Sie die Änderung während der Ausführung verwalten und steuern. Er stellt auch die Kontrolle über den Projektumfang, das Budget, den Zeitplan, die Ressourcen und die Pläne für das Qualitäts- und Risikomanagement sicher.

Es ist wichtig, die Auswirkungen der Veränderungen auf Mitarbeiter und Kunden vorherzusehen und zu kontrollieren.

Die Entwicklung eines Change Management Plans

• Führen Sie die Projektbeschränkungen (d.h. Umfang, Budget, Zeitplan und Qualität) entsprechend ihrer Prioritäten auf.
• Verfolgen und genehmigen Sie jede Änderung am Projekt.
• Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit und den Umfang der Veränderung von Projektergebnissen und drücken Sie dies in Form von Projektbeschränkungen aus: (d.h.: Umfang, Budget, Zeitplan und Qualität).
• Schätzen Sie den gesamten Projektaufwand (z.B. Personal, Zeit usw.), der für die Verwaltung, Bewertung und Genehmigung von Änderungsanträgen erforderlich ist.
• Definieren Sie den Evaluierungs-Workflow und die zu erstellende Dokumentation, legen Sie die Grundsätze fest, die bei der Evaluierung zu beachten sind:  Bewertungsprioritäten und Klassifizierung der Auswirkungen von Veränderungen.
• Erstellen Sie Richtlinien für die Integration von Änderungen in Projektdokumenten.
• Erstellen Sie Richtlinien für die Kommunikation von Änderungen an das Projektteam.

3. Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter

Oft versuchen Projektverantwortliche den Mitarbeitern zu erklären, dass die neue Methode, das System oder die allgemeinen Veränderungen, eine gute Idee für das Unternehmen sind, nur um diese von dem Projekt zu überzeugen. Richtig wäre jedoch Transparenz. Informationen zu solch einem Projekt sollten so einfach und vollständig wie möglich weitergegeben werden. Fehlt eine klare und sachliche Kommunikation, neigen die Mitarbeiter dazu, ihr mangelndes Wissen durch eigene Informationen über die Veränderungen zu bereichern und Gerüchte werden zu Fakten. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie ihren Mitarbeitern hier die Tür öffnen sollten, damit sie ihre Interessen ausdrücken können. Sie sollten sorgfältig zuhören, denn es könnten relevante Ideen oder Kritikpunkte geäußert werden, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Regel: Sei offen, sei ehrlich und halte die Kommunikationskanäle offen. Veränderung ist eine Teamleistung.

In dieser Phase sollten die Führungskräfte bereit sein, die persönlichen Anliegen der Mitarbeiter zu berücksichtigen und auf Fragen wie: „Wer sollte noch involviert sein?“,“ Wie können wir mit anderen zusammenarbeiten, um sie in das, was wir tun, einzubinden?“, „Muss ich neue Fähigkeiten erlernen?“, „Kann ich das?“, „Wie finde ich Zeit, diese Änderung umzusetzen?“ eingehen.

4. Veränderungspläne umsetzen

Durch das oben genannte, kann ein Unternehmen eine starke Wissensbasis darüber aufbauen, was im Unternehmen verbessert werden muss und wie die Umsetzung erfolgen kann. Wenn Sie wissen, was Sie umsetzen wollen, wenn Sie einen Plan dafür entwickelt haben und Ihre Mitarbeiter bereit sind, sich zu verändern, dann können Sie mit der Implementierung beginnen. Es wird Druck und unerwartete Herausforderungen geben. Gehen Sie auf ihre Mitarbeiter ein und machen Sie ihr Veränderungsprojekt zu einer Erfolgsgeschichte.

5. Fortschritt bewerten & Erfolge feiern

Eine Evaluierung bietet die Möglichkeit zu reflektieren, wie sie die Neuerungen nutzen und damit zurechtkommen. Dabei bietet sich auch die Möglichkeit, gute Ergebnisse zu würdigen und gegebenenfalls über neue Wege nachzudenken. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, bei Problemen rechtzeitig einzugreifen.

Es lohnt sich, frühe Gewinne zu teilen und zu beweisen, dass die Veränderungen positive Auswirkungen haben. Fortschritt sollte auch gefeiert werden!

Menschen haben die Tendenz, sich aus einer Vielzahl von logischen, emotionalen und instinktiven Gründen dem Wandel zu widersetzen. Oft ist der Widerstand gegen Veränderungen ein Hauptgrund dafür, dass große organisatorische Veränderungen scheitern.

Change Management versucht hier mit Überzeugungs-, Verhandlungs- und Motivationstechniken diesen Widerstand zu reduzieren.

Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel als Richtlinie für Ihr Unternehmen vorbereitet, um Sie zu ermutigen, mfr als mobile Kundendienstsoftware anstelle von Excel und co. zu implementieren.