Ein wiederkehrendes Problem ineffizienter Tourenplanung besteht darin, dass anstehende Routen nicht in der Terminplanung berücksichtigt werden, was zu einer chaotischen Abfolge von Aufträgen führt. Mitarbeiter fahren kreuz und quer durch die Stadt, Leerfahrten stapeln sich, Zeit geht verloren und der Kraftstoffverbrauch schießt unnötig in die Höhe.

Betriebe, die ihre Tourenplanung optimieren wollen, können zu Tools wie GPS-Tracker und Softwarelösungen zur Routenplanung greifen, mit denen sich Termine, Einsatzorte und Fahrwege präzise aufeinander abstimmen, Mitarbeiter im Feld mobil steuern und Auftragsänderungen in Echtzeit mit dem gesamten Team synchronisieren lassen.

In diesem Blog zeigen wir, wie digitale Tourenplanung funktioniert, welche Features und Vorteile sie dir bietet und wie du den Umstieg schaffst.

Schlechte Tourenplanung kostet Geld!

Wer die Touren seiner Mitarbeiter mit analoger Plantafel, Excel-Tabelle oder Notizzettel ausrichtet, merkt immer dann, wenn der erste Notfalleinsatz ins Haus flattert, dass diese Methoden an ihre Grenzen stoßen. Hat die Disposition keinen genauen Überblick über Fahr- Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter im Feld, können kurzfristige Einsätze nur schwer eingeplant werden.

Das Resultat: Drängende Aufträge schieben sich zwischen die Planung, wodurch Kundenanschlüsse verpasst und Abläufe durcheinandergebracht werden. Es braucht allerdings nicht erst solche Extremfälle, um zu erkennen, wo die Probleme einer analogen Tourenplanung liegen. In der gesamten Disposition wird oftmals Optimierungspotential verschenkt.

• Mitarbeiter fahren unnötig lange Strecken zwischen ihren Einsätzen
• Abstimmungen zwischen Innen- und Außendienst sind aufwendig und fehleranfällig
• Auftragsänderungen müssen über lange Wege kommuniziert werden.

Unternehmen, die hier nicht nachsteuern und ihre Prozesse optimieren, nehmen nicht nur frustrierte Teams, unnötige Leerfahrten und damit hohe Kosten in Kauf, sondern unzufriedene Kunden und lange Wartezeiten. die Konkurrenz an sich vorbeiziehen zu lassen.

Tourenplanung digitalisieren? Darauf kommt es an!

Eine digitale Tourenplanung kann hier Abhilfe schaffen und die oben genannten Probleme beseitigen. Vorausgesetzt, man wählt die richtigen Tools. Die analoge Planung einfach in ein digitales Format zu übertragen ist zwar im Grunde Digitalisierung, hat aber nichts mit Prozessoptimierung zu tun. Hier geht es weniger um die Form, als um die Bedienung. Erfolgt diese weiterhin manuell, ist wenig gewonnen. Wenn du digitale Tourenplanung umsetzen willst, solltest du also eine Software wählen, die folgende Punkte abdeckt:

• Automatische Tourenoptimierung: Die Software sollte Fahrtzeiten, Auftragsprioritäten, Qualifikation von Mitarbeitern und geografische Faktoren wie die Entfernung zwischen den Einsatzorten berücksichtigen, um die bestmögliche Abfolge von Terminen und Routen zu berechnen und immer die passenden Techniker einzusetzen.
• Echtzeit-Synchronisation: Außendienstmitarbeiter sollten alle aktuelle Änderungen sowie Kunden- und Auftragsinformationen automatisch auf die mobile App erhalten – ohne ständiges Nachfragen.
• Mobile Zeiterfassung: Die Software sollte eine digitale Zeiterfassung mitbringen, die eine flexible Fahrtkostenberechnung ermöglicht und zwischen Werk- Fahrt- und Arbeitszeit unterscheidet. Auch für die weitere Optimierung deiner Einsätze ist das wichtig.
• Schnelle Kundenbenachrichtigung: Es kann immer vorkommen, dass Einsätze von unvorhergesehen Problemen wie Unfällen oder Staus unterbrochen werden. Hier sollte ein schneller Kundenkontakt sowie eine rasche Umplanung - falls möglich - erfolgen können.

Die wichtigsten Features für die Tourenplanung

Fassen wir zusammen: Eine gute Tourenplanung baut grundlegend auf zwei Hauptsäulen. Die sinnvolle Planung der Routen selbst, bei der die effiziente Abfolge einzelner Einsätze im Mittelpunkt steht, und der nahtlosen Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst, die gewährleistet, dass alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind.

Ein dritter wichtiger Punkt sind natürlich die Einsätze der Mitarbeiter bei den Kunden selbst, die möglichst reibungslos verlaufen sollten, so dass geplante Anschlusstermine wie geplant angefahren werden können.

Im Folgenden gehen wir etwas genauer auf die wichtigsten Funktionen ein und geben einen Überblick, wie die richtige Softwarelösung bei der Optimierung eurer Touren hilft.

Automatisierte Termin- und Routenplanung

Eine digitale Termin- und Routenplanung sorgt dafür, dass du Qualifikation, Verfügbarkeit, Standort und Fahrzeit deiner Mitarbeiter immer im Blick hast. Einige Softwarelösungen arbeiten hier bereits mit Künstlicher Intelligenz, sodass diese Parameter bei der Auftragsvergabe automatisch berücksichtigt werden und die geeignetsten Mitarbeiter mit wenigen Klicks eingeplant werden können.

Digitale Plantafel mit Echtzeitsynchronisation

Die digitale Plantafel bietet dir eine übersichtliche Darstellung deiner Ressourcen, Aufträge und Termine. Dabei wird der Status deiner Aufgaben angezeigt und die anstehenden Fahrzeiten visualisiert. Diese Echtzeitsynchronisation zwischen Außendienst und Backoffice ermöglicht eine bessere Kontrolle, minimiert Verzögerungen und verbessert die Koordination im Team.

Optimierte Personal- und Ressourcenplanung

Wichtig ist außerdem eine gute Personal- und Ressourcenplanung, mit der sich interne und externe Mitarbeiter, Werkzeuge und Fahrzeuge intuitiv und schnell verplanen planen, sodass eine maximale Auslastung der Kapazitäten möglich ist und Leerlaufzeiten auf ein Minimum reduziert werden. Unnötige Wartezeiten entfallen dadurch und alle verfügbaren Ressourcen werden maximal effizient genutzt.

GPS-Tracking und Google Maps-Integration

Einige Softwarelösungen bieten eine Verfolgung der Fahrtwege per GPS-Tracking an, um eine nahtlose Echtzeitüberwachung zu gewährleisten. Der live-Standpunkt kann so über eine virtuelle Karte (bspw. Google Maps) mitverfolgt werden.

Mobile App für Außendienstmitarbeiter

Eine leistungsstarke mobile App ist der Dreh- und Angelpunkt einer effizienten Tourenplanung, da sie die Kommunikation zwischen Arbeiter im Feld und dem Backoffice gewährleistet. Der Außendienst kann nicht nur alle wichtigen Auftrags- und Kundeninformationen in der App abrufen, sondern erhält auch auftragsspezifische digitale Checklisten, die zielsicher und effizient durch die einzelnen Aufträge führen. Auch die Zeiterfassung läuft über die App. Hinzukommen weitere wichtige Tools wie Projekt-Chats, Fotofunktion, mobile Warenlager und die Möglichkeit, Serviceberichte und Rechnungen noch vor Ort zu schreiben.

Tourenplanung verbessern: Wie gehe ich vor?

Wer sich für die Implementierung einer Software für die Tourenplanung entscheidet, sieht sich mit einer breiten Auswahl an möglichen Lösungen konfrontiert. Hier gilt zunächst der Grundsatz: Zeit lassen, nichts überstürzen.

Eine vorschnelle Wahl kann Geld und Zeit kosten; beispielsweise dann, wenn sich in der praktischen Anwendung herausstellt, dass wichtige Funktionen fehlen, die man bei der Wahl nicht auf dem Schirm hatte.

Im Folgenden haben wir eine kleine Anleitung zusammengestellt, die bei der Wahl der richtigen Softwarelösung helfen kann.

1. Klare Ziele & Anforderungen definieren

Bevor du eine Software wählst, analysiere deine aktuellen Abläufe und lege fest, welche Funktionen unverzichtbar sind. Prüfe, ob bestehende Systeme integriert werden können, und erstelle eine Liste mit „Must-haves“ und „Nice-to-haves“.

2. Passende Software auswählen

Vergleiche Lösungen anhand relevanter Funktionen wie GPS-Tracking, Echtzeitsynchronisation und mobile App-Fähigkeiten (z. B. Offline-Modus). Achte darauf, dass die Software nicht nur effizient plant, sondern sich nahtlos in deine Prozesse einfügt.

3. Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Binde dein Team aktiv in den Einführungsprozess ein, um Akzeptanz zu sichern. Kläre Nutzen und Vorteile für alle Beteiligten – von der Geschäftsführung bis zum Außendienst – und setze auf Schulungen sowie Workshops.

4. Datenqualität sicherstellen

Eine präzise Tourenplanung erfordert aktuelle Daten zu Standorten, Qualifikationen, Aufträgen und Fahrzeugen. Qualität und Vollständigkeit der Daten sind entscheidend für eine effiziente Nutzung der Software.

5. Testphase & kontinuierliche Optimierung

Starte mit einer Testphase, um die Software im realen Einsatz zu prüfen. Miss den Erfolg anhand von KPIs wie kürzeren Fahrtzeiten oder reduzierten Kosten und passe Prozesse regelmäßig an, um langfristig optimale Ergebnisse zu erzielen.

Fazit: Zukunftsfähigkeit durch digitale Routenplanung

Unternehmen, die ihre Tourenplanung und ihren Außendienst auf die Höhe der Zeit bringen und zukunftsfähig sein wollen, kommen an der Einführung einer professionellen Softwarelösung nicht vorbei.

Eine sinnvolle Planung der täglichen Touren sowie eine perfekte Kommunikation können gerade bei größeren Unternehmen - und bei solchen, die wachsen wollen - über die analoge Planung nicht im ausreichenden Maße sichergestellt werden.

Neben Zeit- und Kosteneinsparungen spielt auch die Anschlussfähigkeit an moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz und dem Internet of Things (IoT) eine wichtige Rolle. Bereits heute haben Unternehmen durch diese Technologien die Möglichkeit, eine nahtlose Anlagenüberwachung und neue Geschäftsmodelle zu implementieren, was große Wettbewerbsvorteile mit sich bringt.