Serviceeinsätze in Echtzeit steuern – So klappt es bei Betrieben zur Bautrocknung

Ein Blick in den Terminplan von Klaus Renne offenbart, wie vielseitig sein Job als Fachkraft für Bautrocknung ist. Mit einfach einen Kondens- oder Adsorptionstrockner aufstellen und weiterfahren, ist es nicht getan. Zum einen sind in seinem Betrieb vier Dutzend solcher Trockner im Einsatz – und alle sollten regelmäßig auf den Baustellen begutachtet werden. Zum anderen muss Klaus Renne regelmäßig zu Messterminen ausfahren, um die Feuchtigkeit im Beton oder Putz zu überwachen. Zwischendurch bringen immer wieder Wasserschäden den eigentlichen Tagesplan durcheinander. Denn in solchen Momenten muss schnell reagiert werden, damit sich bei den betroffenen Gebäuden schwere Folgeschäden verhindern lassen.

Dass Klaus Renne bei dieser Fülle an Einsatzorten und Aufträgen dennoch entspannt ist, liegt an seinem Tablet. Darauf ist eine Software für Servicetechniker installiert, die ihm alle anstehenden Aufträge eines Tages oder einer Woche anzeigt. Jeder Auftrag ist ein Ticket, in dem alle wichtigen Daten vermerkt sind: Ort, Termin, konkrete Aufgaben und Geräte. Er muss dafür nicht jeden Morgen ins Büro fahren und sich Auftragszettel abholen. Nach einem Auftrag tippt er seine Arbeitszeiten und erledigten Aufgaben einfach in das Ticket – Rapportzettel auf Papier musste er noch nie ausfüllen.

Alle Auftragsdaten sind sofort synchronisiert und abrufbar

Rennes Kollege im Innendienst arbeitet ebenfalls mit der Software für Serviceeinsätze. Er koordiniert an seinem Rechner die eingehenden Aufträge und weist sie in dem Kalender mit wenigen Klicks einem der zwölf Servicetechniker zu. Dabei sieht er sofort, wer an besagtem Tag noch Kapazitäten hat und bestenfalls vorher oder nachher in der Nähe ist.

Ist ein Auftrag für Klaus Renne angelegt, erhält der eine Push-Nachricht auf seinem Tablet und weiß sofort Bescheid – denn alle Daten zur Einsatzplanung werden in der Cloud gespeichert und sind in Echtzeit bei allen Kollegen synchronisiert. Ändert sich kurzfristig etwas – etwa durch eine Krankmeldung, eine Terminverschiebung seitens des Kunden oder eine Havarie – kann der Innendienst per Drag & Drop den Auftrag zu einem anderen Termin oder Techniker verschieben.

Schnelle und flexible Einsatzplanung bei kurzfristigen Havarien

„Besonders praktisch für uns alle im Betrieb ist die integrierte Google Maps-Karte“, sagt Klaus Renne. „Mit ihr plant mein Bürokollege effiziente Tagesrouten für uns Servicetechniker – und wir können uns einfach hinlotsen lassen, auch an Staus vorbei“, ergänzt er. Dieser Routenplaner für Servicetechniker macht sich sowohl bei der Terminpünktlichkeit als auch bei den Benzinkosten bemerkbar – während ersteres deutlich stieg, konnten letztere gesenkt werden. Da die Fahrzeuge mit GPS-Trackern versehen sind, kann der Innendienst jederzeit sehen, wo sich die Kollegen aktuell befinden. So entscheidet er bei Havarien in Echtzeit, welcher Servicetechniker einspringen kann – ohne lange Anfahrten und viele Anrufe.

Mithilfe der digitalen Einsatzplanung lassen sich auch wiederkehrende Serviceeinsätze auf einer Baustelle sehr schnell terminieren und festlegen – beispielsweise Zwischenmessungen und ergänzende Heizgeräte. Dabei unterstützen auch vorab angelegte Textbausteine für bestimmte, weitgehend standardisierte Aufgaben. Ein Klick und schon sind die Details für einen Arbeitsschritt angelegt und für den Servicetechniker abrufbar. Mit diesem Set-up zur Planung der Serviceeinsätze kann Klaus Rennes Betrieb auch beim Nachwuchs punkten. Schon öfter hat er mitbekommen, dass sich Azubis und junge Mitarbeiter bewusst für seinen modern aufgestellten Betrieb entschieden haben.