Rechnungswesen digitalisieren: Mehr Zeit fürs Kerngeschäft
Es ist wie es ist: Wer ein Unternehmen betreibt, muss auch Zeit und Energie für das Rechnungswesen einkalkulieren. Zum einen, damit rechtlich und wirtschaftlich alles im Reinen ist. Zum anderen, um einen Überblick zu allen Einnahmen und Ausgaben zu erhalten. Gerade für kleine Handwerksbetriebe lohnt es sich jedoch selten, eine eigene Fachkraft dafür einzustellen – also übernimmt der Chef oder ein Mitarbeiter das Rechnungsschreiben und Buchführen nebenher. Organisatorisch scheint hier teilweise die Zeit stehen geblieben zu sein: Quittungen und Rechnungsvorlagen sind auf Papier im Blaumann dabei und im Büro stapeln sich nicht abgeheftete Zettel. Etwas fortschrittlichere Betriebe arbeiten mit eigenen Word-Vorlagen und Excel-Listen, in denen alle Rechnungsdaten übertragen werden. Dies sorgt auf jeden Fall für sauberere Prozesse und mehr Überblick – aber effizient und sicher ist es dennoch nicht. Denn das manuelle Übertragen raubt viel Zeit, zudem schleichen sich schnell Tippfehler mit ein.
Rechnungswesen ohne Papier, ohne Extratouren
Dabei gibt es längst digitale Unterstützung – integrierbar ohne großen Aufwand und hohe Kosten. Hier ein Beispiel, wie es funktionieren kann: Gehen wir von einem kleinen Gas-, Wasser-, Heizungsbetrieb mit insgesamt acht Mitarbeitern aus. Alle brennen für ihre Arbeit, jeder hat sich in einem Bereich Spezialwissen angeeignet, so dass auch in einem kleinen Team eine große Bandbreite an Aufgaben zu bewerkstelligen ist. Während bis vor drei Jahren das Thema Rechnungswesen noch für schlechte Laune sorgte, kann es heute jeder Mitarbeiter in wenigen Klicks selbst erledigen.
Statt Papier sind Computer und Tablets die wichtigsten Werkzeuge für das Rechnungswesen. Auf allen Geräten befindet sich eine Cloud-Software, in der alle Kundendaten, Artikelnummern und Materialpreise hinterlegt sind. Cloud heißt: Die Daten werden auf einem sicheren, externen Server gespeichert und können von allen autorisierten Betriebsgeräten abgerufen werden. Der Vorteil: Alle Daten liegen zentral und sind aktuell für jeden Mitarbeiter einsehbar.
Immer dabei: Wertvolle Dashboards mit wichtigen Geschäftszahlen
Dazu kommt, dass in der Software bereits rechtssichere und formal korrekte Rechnungsvorlagen angelegt sind, die nach einem Auftrag direkt am Tablet ausgefüllt werden können. Kunde wählen, verwendetes Material eintragen und Arbeitszeit erfassen, fertig. Die Rechnung kann sofort als PDF per E-Mail an den Kunden geschickt werden und wird automatisch in der Software abgespeichert. Es muss also niemand mehr eine Extratour ins Büro machen, um die Quittungen und Rechnungen auf Papier in einer Ablage abzulegen. Es braucht auch niemanden mehr, der händisch alles in eine Excel-Liste überträgt – und bei mancher Handschrift nicht sicher ist, was ein bestimmtes Wort bedeutet. Besonders die integrierten Artikellisten mit den Verkaufspreisen beschleunigen das Rechnungsstellen unterwegs. Ebenso lassen sich fertige Textbausteine für oft wiederkehrende Arbeitsschritte anlegen – warum jedes Mal alles neu schreiben?
Der Chef hat noch einen weiteren Bonus in der digitalen Rechnungssoftware entdeckt: die Dashboard-Funktion. Hier kann er sämtliche offene Rechnungen überblicken und abschätzen, wie die Liquidität der nächsten Tage, Wochen und Monate aussieht. Damit schafft er sich eine bessere Basis, um betriebliche Entscheidungen treffen zu können – beispielsweise ob in ein neues Betriebsfahrzeug oder einen weiteren Angestellten investiert werden kann.
Der Effekt nach der Umstellung war deutlich: Die Last des Rechnungswesen wird auf mehrere Schultern verteilt und es bleibt mehr Zeit für die spannenden Aufgaben im Handwerksalltag. Zugleich eröffnete es die Chance, mehr Aufträge in derselben Zeit übernehmen zu können. Das hat den Teamgeist nochmals deutlich gestärkt.
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