Im Handwerk sollte die Rechnungsstellung heutzutage nicht nur möglichst schnell, einfach und papierlos über die Bühne gehen, sondern auch Professionalität bezeugen und beim Kunden Vertrauen wecken. Um diesen Ansprüchen zu genügen, können Handwerker auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen - auf Rechnungsprogramme.

Wie bei vielen anderen modernen Tools, die Optimierung im Arbeitsalltag versprechen, gilt allerdings auch hier: Rechnungsprogramme gibt es wie Sand am Meer. Das Angebot reicht von einfachen, kostenlosen Varianten bis hin zu einer vollautomatisierten Auftrags- und Rechnungsstellung innerhalb umfangreicher Softwarelösungen.

Handwerker, die eine für ihren Betrieb passende Lösung finden wollen, sollten daher nicht zu schnell zugreifen, gründlich abwägen und vergleichen, um ärgerliche Fehlkäufe zu vermeiden.

Worauf ihr dabei besonders Acht geben solltet, welche Funktionen in eurer Rechnungsstellung auf keinen Fall fehlen dürfen, und auf welche Fragen es dabei besonders ankommt, zeigen wir euch in diesem Blog-Beitrag.

Dabei klären wir folgende Fragen

• Wie genau vereinfachen Rechnungsprogramme den Arbeitsalltag?
• Was für Rechnungsprogramme gibt es?
• Welche Funktionen sollten in Rechnungsprogrammen nicht fehlen?
• und wie könnte es nach der Optimierung weitergehen?

Was ist ein Rechnungsprogramm und warum ist es wichtig?

Was ein Rechnungsprogramm ist, steckt bereits im Namen: Es handelt sich um ein digitales Werkzeug, mit dem sich Rechnungen (und in vielen Fällen auch Aufträge) schnell und einfach erstellen und verwalten lassen. Rechnungsprogramme ersetzen also die Rechnungsstellung per Hand oder Excel durch eine digitale Lösung, was einerseits Zeit spart und andererseits weniger fehleranfällig ist. Je nach Tool und Funktionsumfang leitet das Programm dabei durch den gesamten Rechnungsstellungsprozess, was dafür sorgt, dass Handwerker mehr Zeit für ihr Handwerk haben, und sich nicht mit bürokratischer Arbeit herumschlagen müssen.

Insbesondere bei Unternehmen, die zwar große Wachstumsambitionen, aber - gerade anfangs - nur wenige Mitarbeiter haben, kann die Auftrags- und Rechnungsstellung den Arbeitsablauf extrem blockieren und die Arbeitstage in die Länge ziehen.

Denn: wer kleine, täglich wiederkehrende Schritte automatisiert, kann dadurch Kapazitäten freisetzen, was dazu führt, dass mehr Aufträge wahrgenommen werden können. Auf langer Sicht bedeutet das: Mehr Mitarbeiter, mehr Umsatz, mehr Wachstum.

Das bringen Rechnungsprogramme: Ein Überblick

Wie genau Handwerksbetriebe bei der Implementierung von Rechnungsprogrammen vorgehen können, und welche Lösungen für einzelne Betriebe in Frage kommen, schauen wir uns im Folgenden genauer an. Fassen wir zunächst die wichtigsten Vorteile moderner Rechnungsprogramme kurz und bündig zusammen:

• Zeit sparen: Rechnungsprogramme zentrieren alle wichtigen Informationen und Details wie Kundendaten, Zahlungsbedingungen und Steuerinformationen, und sorgen dafür, dass diese vollständig und koorekt auf deinen Rechnung angegeben sind.
• Klarheit und Transparenz: Die automatische Speicherung aller Transaktionen bietet eine klare Übersicht über aktuelle Zahlungsstatuten. Offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnstufen können auf einen Blick erfasst werden, wodurch Zahlungsrückstände und die aktuelle Liquidität stetig überwacht werden kann.
• Mobiles, papierloses Arbeiten: Digitale Rechnungsstellung beseitigt deine Papierrechnungen. Für Serviceunternehmen und Handwerksbetriebe mit starkem Außendienst bietet zudem eine mobile Rechnungsstellung entscheidende Vorteile. Hierfür muss das Rechnungsprogramm allerdings auf einer mobilen App funktionieren (wir kommen später noch einmal darauf zurück).

Welche Rechnungsprogramme gibt es? Was kommt für mich in Frage?

Werfen wir nun einen Blick auf das unübersichtliche Angebot an Rechnungsprogrammen und verschaffen uns etwas mehr Übersicht. Hierzu bilden wir drei Segmente, in denen sich Handwerksbetriebe - je nach Anspruch und Größe - wiederfinden können.

1. Einfache, kostenfreie Rechnungsprogramme

Zunächst sind da die einfachen, in ihrer Basisfunktion oft kostenfreien Rechnungsprogramme, die für kleinere Unternehmen und Selbstständige häufige als schnelle und einfache Lösung erscheinen. Mit diesen meist webbasierten Programmen lassen sich grundlegende Rechnungen und einfache Reports erstellen sowie Zahlungseingänge erfassen.

Die Nachteile: Das wars dann aber schon. Gerade in der Basisversion fehlen diesen Rechnungsprogrammen wichtige Funktionen, wie zum Beispiel die Verwaltung von Gutschriften oder Mahnungen. Außerdem sind hier sowohl Automatisierung als auch Anbindungsmöglichkeiten begrenzt. Das heißt, der Datenaustausch mit anderen Systemen ist sehr eingeschränkt oder gar nicht möglich, was den Arbeitsfluss behindert und der Skalierung des Betriebes im Weg steht.

Einfache, kostenreife Rechnungsprogramme können für kleine Unternehmen also allerhöchstens eine Starthilfesein - mehr nicht. Wer sich längerfristig auf dem Markt positionieren möchte, wird sich eher früher als später nach einer anderen, professionelleren Lösung umschauen müssen, oder über die Basisfunktion hinausgehen - was Geld kostet.

Vorsicht!

Oftmals ist das Preis-Leistungsverhältnis nach dem Upgrade wenig überzeugend. Der Grund: Anbieter spekulieren darauf, dass der Wechsel zu anderen Lösungen für Unternehmen mit zu viel Aufwand verbunden ist, und diese bei dem bereits genutzten Programm bleiben.

Daher empfiehlt es sich, besser gleich zu einer professionellen Rechnungsstellung zu greifen.

2. Komplexere Lösungen mit erweiterten Funktionen

Mehr Funktionalität und Wachstumschancen bieten Programme, die im mittelkomplexen Bereich angesiedelt sind. Hier erhalten Unternehmen zusätzliche Funktionen, die in den kostenfreien Programmen fehlen, zum Beispiel das Erstellen von Gutschriften oder eine automatische Mahnungserstellung. Zudem ermöglichen diese Lösungen die Integrationen mit anderen Systemen, was enorm wichtig für Handwerksbetriebe ist, die einen effizienten Arbeitsprozess auf die Beine stellen und wachsen wollen.

Beispiel

• Lexware Office: Ein Beispiel für ein Mittelgewicht in der Rechnungsstellung ist Lexware Office - eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen, Freelancer und Start-ups entwickelt wurde. Lexoffice deckt ein breites Spektrum ab - von Rechnungsstellung über Online-Banking bis hin zur Steuererklärung

Betriebe, die über eine einfache Rechnungserstellung hinausgehen möchten und eine zuverlässige Verwaltung aller Rechnungsprozesse suchen, sind in diesem Bereich gut aufgehoben.

Der große Vorteil: Da Tools wie Lexware Office über Schnittstellen verfügen, können Unternehmen von hier aus problemlos weiter wachsen und an größere Softwarelösungen anknüpfen, ohne die Struktur ihrer Rechnungsstellung signifikant ändern zu müssen. Das führt uns direkt zu unserem letzten Punkt in diesem Kapitel: zu den umfassenden Softwarelösungen.

3. Rechnungsprogramme in Softwarelösungen

Wir hatten es bereits erwähnt: Die automatisierte Auftrags- und Rechnungsstellung ist einer der ersten wichtigen Schritte in Richtung Prozessoptimierung, und erleichtert den Arbeitsalltag enorm. Betriebe, die diesen Schritt erfolgreich umgesetzt haben, haben eine gute Grundlage geschaffen, um in der Optimierung ihrer Prozesse weiterzugehen.

Was heißt das? So, wie die Rechnungsstellung automatisiert wurde, können auch weitere Unternehmensprozesse - etwa die Einsatz- oder die Ressourcenplanung - automatisiert werden. Und zwar so, dass alle Prozesse nahtlos ineinander übergehen.

Wie das geht? Die Rechnungsstellung wird dabei (z.B. mit Lexoffice) in eine umfassende Softwarelösungimplementiert, die mehrere Abteilungen wie Projektmanagement, Lagerverwaltung, Buchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement miteinander verbindet. So kann eine hohe Transparenz und eine umfassende Automatisierung über alle Geschäftsprozesse hinweg erreicht werden. Das Ergebnis: Noch mehr Zeitersparnis, klar strukturierte Arbeitsabläufe, bessere Koordination.

Achtung!

Die richtige Softwarelösung zu finden, ist ein eigenes, heikles Kapitel, das ebenso Ausdauer und genaue Abwägungen voraussetzt. Hier kommt es darauf an, wie Betriebe aufgestellt sind und welche Prozesse sie dementsprechend auf Vordermann bringen möchten. Softwareanbieter liefern bestimmte Kernkompetenzen wie Field Service Management, Projektplanung, CRM- und ERP-Funktionen und weitere einschlägige Funktionen. Auch hierzu findest du auf unserer Website wichtige Informationen.

Beispiel

• mfr®: Die mfr®-Software bietet neben der Rechnungserstellung und -verwaltung auch eine vollständige Integration in die Einsatz- und Ressourcenplanung und eignet sich für Unternehmen mit einem hohen Bedarf an Außendienstkoordination. Dazu stellt die Software eine leistungsstarke mobile App zur Verfügung, die es erlaubt, Rechnungen direkt beim Kunden zu erstellen. Die Rechnungsstellung erfolgt hierbei im nahtlosen Zusammenspiel mit Einsatz- und Auftragsplanung, wodurch eine konsistente Datenbasis und lückenlose Abrechnungsprozesse entstehen.

Umfassende Softwarelösungen richten sich an wachstumsorientierte Betriebe und Unternehmen, die in Sachen Automatisierung nicht bei der Rechnungsstellung Halt machen und sich langfristig und sicher auf dem Markt positionieren wollen.

Die wichtigen Fragen: Was brauch ich? Wo will ich hin?

Die Frage, welche Funktionen in einem Rechnungsprogramm nicht fehlen dürfen, wäre also schnell beantwortet: Automatisierte Rechnungsstellung, Gutschriften und Mahnwesen, anpassbare Vorlagen, automatischer Rechnungsversand, Schnittstellen und - für Servicebetriebe besonders wichtig - mobile Zugänglichkeit.

Die eigentlich wichtige Frage für Unternehmen, die automatisierte Rechnungsstellung implementieren wollen, sollte allerdings lauten: Was brauche ich jetzt, und wo will ich hin? Der frühzeitige Blick über den Tellerrand ist wichtig, um späteren Komplikationen frühzeitig vorzubeugen.

Auch wenn die aktuelle Notwendigkeit überschaubar ist – vielleicht sollen nur Rechnungen digitalisiert und die ein oder andere Mahnung automatisch versendet werden – ist es ratsam, von Anfang an weiter zu denken. Ein vorschneller Griff zur erstbesten Lösung mag kurzfristig attraktiv sein, birgt aber langfristig oft Risiken. Daher sollte die Suche nach dem passenden Rechnungsprogramm folgende Punkte berühren:

• Mit dem Unternehmen wachsen

Eine flexible Lösung sollte mit dem Unternehmen skalieren können. Wenn das Unternehmen wächst, sollte die Software ohne großen Wechselaufwand erweiterbar sein.

• Prozess- und Datenintegration

Einzeln stehende Systeme führen oft zu Datensilos. Lösungen mit Schnittstellen ermöglichen die Integration weiterer Prozesse wie Angebots- und Auftragsverwaltung, was Transparenz schafft.

• Langfristige Kosteneffizienz

Günstige Programme können durch fehlende Funktionen schnell teuer werden, sobald Erweiterungen nötig sind. Eine zukunftssichere Lösung spart langfristig Geld und Aufwand.

• Vermeidung von Umstellungsaufwand

Der Wechsel zu neuen Systemen erfordert oft intensive Schulungen. Mit einer skalierbaren, flexiblen Lösung lassen sich wiederholte Umstellungen vermeiden.

• Vorbereitung auf Marktveränderungen

Flexible Systeme helfen, mit Trends wie Cloud-Speicher oder mobilen Anwendungen Schritt zu halten und so die Zukunftsfähigkeit zu sichern.

Fazit

Wer als Handwerksbetrieb auf ein Rechnungsprogramm setzt, kann Zeit und Ressourcen sparen – doch die Wahl der richtigen Software will gut überlegt sein. Von einfachen, kostenlosen Programmen über mittelkomplexe Lösungen bis hin zu umfassenden Systemen bietet der Markt eine große Auswahl.

Wichtig ist, nicht nur den aktuellen Bedarf zu decken, sondern auch an zukünftiges Wachstum und die Integration weiterer Prozesse zu denken. Eine flexible und skalierbare Lösung ermöglicht langfristig reibungslose Arbeitsabläufe, spart Kosten und hilft, mit neuen Marktanforderungen Schritt zu halten. So wird das Rechnungsprogramm zur Basis für eine nachhaltige und erfolgreiche Digitalisierung.