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Auch wenn Sie das immer wieder nervt: Ein Auftrag ist längst nicht abgeschlossen, wenn das Serviceprotokoll unterschrieben ist und der Außendiensttechniker vom Hof des Kunden fährt.
Eine umsichtige Nachbereitung der Aufträge ist genauso wichtig, wie der Auftrag selbst. Und das bedeutet in der Regel eine saubere Ablage und Auswertung. Nicht zuletzt auch eine professionelle Versendung der Ergebnisse an Ihre Kunden.
Kurz: Nachdem wir den Aspekt der Qualitätssicherung bereits in der Einsatzplanung und der Auftragsdurchführung berücksichtigt haben, sollte auch die Qualitätssicherung in der Nachbereitung eines Auftrags ernst genommen werden. Schließlich stellt diese sicher, dass:
Die Nachbereitung von Aufträgen wird vor allem deshalb stiefmütterlich behandelt, weil es Zeit kostet. Meist zu viel Zeit, die noch nicht einmal abgerechnet werden kann.
Eigentlich ist diese Ansicht jedoch nicht ganz richtig. Wie ich bereits angedeutet habe, kann eine saubere Nachbereitung der Aufträge Ihnen nicht nur Stress vermeiden, sondern auch neue Aufträge generieren.
Nichtsdestotrotz: eine Nachbereitung muss schnell und ohne viel Aufwand erledigt werden können. Denn Zeit ist am Ende doch immer noch Geld.
Um möglichst zeiteffizient und zugleich übersichtlich und sauber ihre Aufträge nachzubereiten, sollten Sie deshalb die Erfüllung ein paar wichtiger Voraussetzungen sicherstellen.
Wer kennt das nicht? Nach gut einer Woche Aufträge findet die Kamera der Außendiensttechniker ihren Weg zurück ins Büro. 50 neue Fotos sind darauf. Jetzt beginnt die mühevolle Zuordnung der Bilder zu den Aufträgen. Und Ihre Disponentin steht vor den alles entscheidenden Fragen: Welches Foto gehört zu welchem Auftrag? Und was genau soll ich da jetzt erkennen?
Sinnvoller wäre es doch, wenn die Fotos direkt während der Aufnahme dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Noch besser wäre es, wenn der Außendiensttechniker nach der Aufnahme Kommentare zum Foto ergänzen kann - direkt in der Checkliste, dem das Foto zugeordnet ist.
Mit mobile field report (mfr) haben wir das ganz einfach gelöst:
Warum Ihre Dokumente in einem universellen Dateiformat gespeichert werden sollten
Ganz einfach: damit Sie Ihre Dokumente schnell in andere Software exportieren können. Sie kennen sicherlich allzu gut die Probleme, die sich ergeben, wenn Sie z. B. Dokumente von Microsoft auf iOS überführen wollen, oder aus einem pdf Text kopieren müssen. Oder versuchen Sie mal eine Exceltabelle in einen gescheiten Servicebericht zu bringen…
Servicedokumente sollten deshalb in einem universellen Format geführt werden oder zumindest als universelles Format exportiert und wieder importiert werden können. Oftmals arbeiten jedoch Projektplanungssoftware, Instandhaltungssoftware und das Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit verschiedenen Dateitypen.
Wir haben diesen Aspekt bereits am Beispiel des Serviceunternehmens Hörburger AG erläutert, wo es darum ging, die Projektplanung nahtlos und automatisiert in eine funktionierende Auftrags-Checkliste zu überführen. In der Nachbereitung gehen wir den anderen Weg. Die Serviceprotokolle müssen ohne viel Aufwand in einen Servicebericht umgewandelt werden können. Nachfolgend sollten sie gemeinsam im DMS abgelegt werden. Es geht also vor allem um eine saubere Archivierung und Ablage.
Als universelles Dateiformat gilt das Austauschformat .xml. Sie sollten deshalb bei Ihren Softwares, die sie im Betrieb nutzen, darauf achten, dass diese einen Export in .xml unterstützen. mfr zum Beispiel nutzt dafür die universelle Schnittstellensoftware Microsoft Navision. Mit dieser Softwareunterstützung kann mfr sowohl Dokumente sauber importieren, als auch wieder verlustfrei exportieren.
So verläuft die Übertragung von Dokumenten und Informationen in Ihrem Betrieb absolut reibungslos:
So bearbeiten Sie Ihre Auftragsdokumente in allen Schritten des Auftrags ohne Verluste, Buchstabensalate und Layoutverschiebungen.
Ein wichtiger Aspekt der oben beschriebenen Abläufe ist natürlich, dass sie quasi automatisch laufen.
Die Software zur Umsetzung dieser Abläufe sollte deshalb:
Ist solch eine Software - wie mfr - erst einmal in Ihrem Betrieb umgesetzt, sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern können sogar neue Aufträge damit an Land ziehen. Denn:
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Ohne Medizintechnik geht in Kliniken und Arztpraxen nichts mehr. Damit die Geräte immer einwandfrei funktionieren, sind regelmäßige Wartungen notwendig. Wir waren bei einem Service-Betrieb für Medizintechnik, der seine Einsätze komplett digital steuert.
Auf dem Service Congress 2015 standen Digitalisierung und Industrie 4.0 im Mittelpunkt der Diskussionen.
Die Digitalisierung bringt in der Alarm- und Überwachungstechnik viele spannende Innovationen hervor. Auch die dafür zuständigen Servicebetriebe können profitieren – indem sie ihre Einsatzplanung effizienter und kostensparender organisieren.