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Im letzten Blogpost hatte ich die Qualitätssicherung während der Projektplanung näher beleuchtet. Die wichtigste Erkenntnis dabei: Qualitätssicherung setzt bereits ganz am Anfang eines Projekts an und zieht sich wie ein roter Faden durch einen Auftrag. Dabei ist es unabhängig, ob es sich um eine Installation, Regelwartung oder Reparatur handelt.Am deutlichsten wird das natürlich bei den Arbeiten des Servicetechnikers beim Kunden vor Ort. Qualitätssicherung bedeutet auch hier nicht nur ein letztes Prüfen, ob alle Aufgaben ordnungsgemäß abgeschlossen wurden. Wäre dies der einzige Aspekt, würde ein einfaches Durchlesen der Protokoll-Checkliste ausreichen. Die Qualitätssicherung vor Ort ist deshalb eng mit der Auftragsplanung verzahnt. Wie können SHK-Betrieben mit einer mobilen Auftragsverwaltungs-Software wie Mobile Field Report aber Qualitätssicherung bei ihren Servicetechnikern umsetzen (ohne dass es für Unmut sorgt)?
Wie schon im vorhergehenden Blogpost erläutert, benötigt der Servicetechniker vor allem alle notwendigen Informationen zu einem Auftrag. Nur so kann er diesen auch reibungslos und zeiteffizient umsetzen.
Der Servicetechniker benötigt für eine fehlerfreie und verzögerungsfreie Auftragsbearbeitung:
Qualitätssicherung mit mfr bei der Installation einer Badewanne.
Bei Mobile Field Report werden alle Auftragsdokumente – von den Anleitungen, über die Termine und die Routen bis zu den Checklisten – mobil auf dem Tablet oder dem iPhone bereitgestellt. Der Servicetechniker kann schnell und papierlos auf alle Daten zugreifen. Diese sind stets auf dem letzten Stand, denn alle Informationen werden auf einer sicheren Cloud abgelegt und ständig synchronisiert.
Mit diesem Aspekt der mobilen Dokumentation direkt vor Ort während der Auftragsbearbeitung kommen wir zu einem weiteren Punkt: dem Umgang mit Zusatzinformationen wie Fotos, Schadensmeldungen, Mängelanzeigen, Notizen zu Folgeaufträgen etc.
Meist werden diese Informationen separat geführt, z. B. per Kamera, Post-its oder Randbemerkungen auf der Papiercheckliste. Die Projektleitung darf dann im Nachgang alles mühsam zusammenführen. Ein Puzzlespiel, das man eigentlich nur verlieren kann.
Die Dokumentation vor Ort muss deshalb vor allem in einem einzigen, mobilen System erfolgen. Fotos müssen dem Auftragsprotokoll direkt zugeordnet werden können. Genauso auch jegliche Zusatzinformationen, die für die Auswertung eines Auftrags von Belang sind. Das können Erläuterungen sein, weshalb bestimmte Aufgaben nicht erfüllt wurden. Es kann sich dabei aber auch um Hinweise zu Folgeaufträgen handeln.
Dieser „Ein-System-für-alles“-Ansatz ist entscheidend für eine umfassende und lückenlose Qualitätssicherung bei Bearbeitung von Serviceaufträgen – und das Kernprinzip von Mobile Field Report.
Wie häufig passiert es, dass ein Kunde nach einem abgeschlossenen Auftrag anruft und reklamiert? Der Auftrag wäre nicht richtig oder unvollständig abgeschlossen worden. Der Servicetechniker habe etwas vergessen.
Eine digitale, mobile Auftragsbearbeitung sichert SHK-Betriebe in zweifacher Weise gegen solche Fälle ab:
Nicht zuletzt ist die Qualitätssicherung auch eine Frage der betriebswirtschaftlichen Unternehmensführung und der Mitarbeiterführung.
Wie lange hat der Servicetechniker für einen Auftrag benötigt? Hat die Routen- und Kapazitätsplanung funktioniert? Gab es Verzögerungen oder unverhältnismäßige Abweichungen vom Plan?
Diese Fragen können SHK-Betriebe nur beantworten, wenn eine saubere Arbeitszeiterfassung erfolgt. Gerade bei Servicetechnikern, die oft ganztägig unterwegs sind, ist dies nicht immer einfach. Natürlich kann man die Arbeitsleistungen erfolgsbasiert überprüfen: Wurden alle Aufträge pünktlich abgeschlossen? Wer seine Prozesse optimieren möchte (z. B. um weiter zu wachsen) oder eine Vergleichbarkeit von Aufträgen und Mitarbeitern wünscht, muss die Nachvollziehbarkeit der Arbeitsstunden sicherstellen.
In Mobile Field Report erfolgt die Arbeitszeiterfassung über die Login-Zeit des Servicetechnikers in den Auftragsdokumenten. Startet er die Checkliste, startet auch die Erfassung. Setzen Servicetechniker und Kunde die Unterschrift unter das digitale Protokoll, wird die Erfassung gestoppt. So wird klar ersichtlich, wie lange der Servicetechniker für die konkrete Servicedienstleistung benötigt hat. Beste Grundlage, um nachfolgend in die Optimierung zu gehen – falls notwendig.
Qualitätssicherung beim Servicetechniker umfasst vor allem drei Dinge:
In allen drei Fällen bedeutet dies: direkt vor Ort beim Kunden. Mit einer mobilen Arbeitsplattform wie Mobile Field Report schaffen SHK-Betriebe somit eine Arbeitsumgebung, in der Qualitätssicherung in der Projektplanung UND Projektumsetzung einfach mitläuft – ohne dass den Mitarbeitern ein Mehraufwand zufällt.
Wenn Sie mehr über die Qualitätssicherungs-Aspekte von mfr für SHK-Betriebe erfahren möchten: Besuchen Sie unser Demoportal oder vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Termin für eine Live-Demo von mfr.
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