Softwarelösungen bieten vielfältige und hochfunktionale Tools, die Serviceunternehmen den Arbeitsalltag erleichtern, Abläufe automatisieren und Prozesse flüssiger gestalten. Eine wichtiges Werkzeug ist dabei die mobile App, die einerseits für eine nahtlose Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst sorgt, andererseits den Technikern und Monteuren ein perfektes Arbeiten auf der Baustelle ermöglicht.

Schwierig wird es allerdings, wenn der optimale Einsatz der App-Anwendungen eine stabile Internetverbindung voraussetzt, der Monteur aber (mal wieder) ohne Netz im Keller steht. Dann wars das mit dem fehlerfreien, optimierten Prozessablauf.

Daher sollten Unternehmen besser zwei Mal hinschauen, wenn sie auf der Suche nach der passenden Softwarelösung sind. Das Zauberwort lautet hierbei: Offline-Funktion. Denn bahnbrechende Prozessoptimierung versprechen viele Anbieter - dafür garantieren, dass die Optimierung nahtlos läuft und nicht von Netzschwankungen oder -unterbrechungen beeinflusst wird, können bei weitem nicht alle.

In diesem Blog wollen wir genauer auf die Wichtigkeit der Offline-Funktion eingehen und zeigen, warum dieses nur selten beachtete Tool im Grunde der Dreh- und Angelpunkt einer umfassenden digitalen Transformation ist.

Prozesse digitalisieren: Breite Auswahl, wichtige Entscheidungen

Egal, ob es um die Einsatzplanung, das Erstellen von Checklisten und Serviceberichten, Prozessdokumentation mittels digitaler Bautagebücher oder eine präzise Zeiterfassung geht – moderne Softwarelösungen helfen dir dabei, deine Arbeitsprozesse effizient abzubilden und den entscheidenden Schritt in Richtung zukunftssicheres Wirtschaften zu machen. Für Unternehmen, die mithilfe moderner Software digital transformieren wollen, stehen dabei - je nach Kernkompetenz - in der Regel bestimmte Hauptfunktionen im Vordergrund.

So werden Betriebe, die vermehrt auf Außendienst setzen, nach einer Software suchen, die mit einer starken Einsatzplanung auftrumpft und dazu eine schnelle mobile App bietet, die den Servicetechnikern vor Ort die Arbeit erleichtert.

Soll es wiederum in der Kundenverwaltung besser laufen, wird man sich nach einer Lösung umschauen, die ein solides CRM-System bietet, womit sich die Dokumentation und Arbeit mit Stammdaten automatisieren lässt und eine flexible Angebots- und Auftragserstellung umgesetzt werden kann.

Wie auch immer sich Unternehmen entscheiden, wichtig ist, dass die Prozessoptimierung nicht nur problemlos umgesetzt werden kann, sondern dass der optimierte Prozess nach der Implementierung auch Bestand hat und und auch dort läuft, wo die Umstände nicht ideal sind.

Die Offline-Funktion: Selten beachtet, oft vermisst!

Softwarelösungen - gerade solche, die eine breite Prozessoptimierung ermöglichen - sind vielfältig und komplex. Sie bieten eine Vielzahl aufeinander abgestimmter Funktionen an, die ineinandergreifen und im Zusammenspiel ein optimales Arbeiten ermöglichen.

Die Kehrseite: Wo viel Angebot ist, können entscheidende Details schnell übersehen werden. Nicht nur fehlt es Unternehmen häufig an Zeit und Geduld, um in Frage kommende Angebote ausgiebig zu testen und genauestens zu vergleichen. Im unübersichtlichen Funktionen-Tumult werden auch häufig Nachteile außer Acht gelassen, die, sind sie einem erstmal bewusst geworden, eigentlich auf der Hand liegen.

In diese Rubrik gehört ohne Zweifel auch die Offline-Funktion. Wer mehr Geschwindigkeit und Effizienz in seine Einsätze und Arbeitsabläufe bringen will, lässt sich leicht von vielversprechenden Optimierungstools überzeugen, ohne dabei den Fakt zu berücksichtigen, dass eine fehlende Internetverbindung dem Ganzen schnell einen Strich durch die Rechnung machen kann.

Funktionieren die Tools in der mobile App nicht ohne Netztabdeckung, wird es früher oder später zu Zeitverzögerungen und Unterbrechungen kommen, die sich nicht nur auf den gesamten Produktionsablauf auswirken, sondern auch unzufriedene Kunden nach sich ziehen und somit der Reputation des Unternehmens nachhaltig schaden können.

Im Servicebereich ein Muss!

Gerade Monteure und Servicetechniker arbeiten oft an Orten, an denen die Netzverbindung eingeschränkt oder gar nicht verfügbar ist – im Keller, in Tiefgaragen oder abgelegenen Baustellen. Um hier die angepriesenen Software-Tools effizient einsetzen zu können, ist der Offline-Modus eine Grundvoraussetzung.

Fehlt der mobile App die Möglichkeit, Arbeitseinsätze wie Wartungen und Reparaturen auch ohne stabile Netzabdeckung durchzuführen, ziehen sich die Arbeitsprozesse unter Umständen in die Länge.

Die Servicetechniker müssten in diesem Falle die einzelnen Arbeitsschritte - die in der App sonst automatisch mit dem System synchronisiert werden - per Screenshots festhalten und im Nachhinein ins System übertragen. Ein umständliches Prozedere, das weit von dem entfernt ist, was man sich von der Automatisierung durch Digitalisierung der eigenen Prozesse versprochen hat.

Schauen wir uns im Folgenden etwas genauer an, wie genau die Offline-Funktion funktioniert.

So funktioniert Software mit Offline-Funktion!

Stellen wir uns zur Veranschaulichung der Offline-Funktion folgendes Szenario vor: Du bekommst den Auftrag, eine Wärmepumpe in einem abgelegenen Gebiet zu warten. Dank deiner Software kann dein Innendienst den Auftrag schnell an den passenden Servicetechniker weitergeben, und dem Kunden anschließend die entsprechende Ankunftszeit mitteilen.

Der Auftrag erscheint nun - mit relevanten Informationen - in der mobile App des Technikers, der sich schnellstmöglich auf den Weg macht. Kaum am Einsatzort angekommen, stellt er fest, dass die Internetverbindung schwach ist.

Dank der Offline-Funktion kann er nun dennoch planmäßig mit der Arbeit beginnen. Er öffnet die im Auftrag hinterlegte Checkliste und führt die Wartung der Wärmepumpe wie vorgeschrieben Schritt für Schritt durch. Neben der automatischen Dokumentation der erledigten Arbeitsschritte erfasst er dabei seine Arbeitszeit, hinterlegt in der Checkliste eventuelle Zusatzinformationen sowie Fotos, führt sein Bautagebuch etc. Die Daten werden dabei lokal in der App gespeichert, so das nichts verlorengeht.

Ist der Auftrag erfolgreich abgeschlossen und eine konstante Internetverbindung vorhanden, werden die in der App hinterlegten Daten automatisch mit dem System synchronisiert und alle Informationen – von der Checkliste bis zu den Arbeitszeiten – übertragen. So sind alle Mitarbeiter sofort auf dem neusten Stand.

Die Vorteile der Offline-Funktion im Überblick

1. Kontinuität der Arbeitsabläufe: Können Mitarbeiter ihre Aufgaben auch dann ausführen, wenn das Netz ausfällt, werden Unterbrechungen und Verzögerungen verhindert, wodurch das Effizienzversprechen, das von modernen Softwarelösungen ausgeht, auch tatsächlich eingehalten werden kann.
2. Vermeidung von Datenverlust: Die Offline-Funktion stellt sicher, dass alle erfassten Daten lokal gespeichert und - sobald wieder Netz vorhanden ist - mit dem System synchronisiert werden, sodass keine Daten verloren gehen und eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsprozesse sichergestellt ist.
3. Flexibilität: Wenn Arbeitseinsätze unabhängig von der Netzabdeckung durchgeführt werden können, bietet dies Unternehmen enorm viel Flexibilität in der Planung von Einsätzen.
4. Erhöhte Produktivität: Techniker müssen nicht warten, bis eine Internetverbindung wiederhergestellt ist. Sie können ihre Arbeit sofort und vollständig ausführen.

Fazit: Erfolgreich digitalisieren ist ohne Offline-Funktion nicht möglich.

Mit der Offline-Funktion wird sichergestellt, dass die zentralen Versprechen der Digitalisierung - Effizienzsteigerungen, Prozessoptimierung, Kosten- und Zeiteinsparung - eingehalten und in die Tat umgesetzt werden können.

Denn so groß und vielseitig die Optimierungsmöglichkeiten durch den Einsatz moderner Tools sind, so filigran ist auch die technologische Infrastruktur dahinter. Kleinste Unstimmigkeiten (wie temporäre Verbindungsschwierigkeiten) können hier schnell den gesamten Prozessablauf blockieren, sodass nacharbeiten nötig werden, die die an anderer Stelle erzielten Zeiteinsparungen wieder zunichte machen. Die Offline-Funktion sichert hier ein weites Feld ab.

Besonders wichtig ist das für Service-Unternehmen, die flexibel an verschiedenen Einsatzorten tätig sind und Außendienstmitarbeiter beschäftigen, die häufig an Orten ohne stabile Internetverbindung arbeiten. Hier wäre es nicht übertrieben, zu behaupten, dass eine Offline-Funktion unbedingt notwendig ist, um die Vorteile digitaler Tools voll auszuschöpfen.