Liquidität von Handwerksbetrieben verbessern durch Bürosoftware

Mieten für Lager und Werkstatt, Löhne für Mitarbeiter, Kosten für Materialeinkauf – die Liste an Ausgaben in Handwerksbetrieben ist lang. Kommen die Einnahmen aber ins Stocken, kann dies schon nach kurzer Zeit zu Liquiditätsengpässen führen. Dazu kommt: Zu spät bezahlte Rechnungen hinterlassen keinen guten Eindruck bei Lieferanten, Mitarbeitern, Subunternehmern und Banken. Umso wichtiger ist es, dass erbrachte Leistungen und verbrauchte Materialien unkompliziert beim Kunden in Rechnung gestellt werden. Denn je einfacher Rechnungen erstellt werden können, desto schneller kommen Betriebe an ihr Geld.

Wie das gelingen kann? Mit bisherigen Rapport-Zetteln, die ein Handwerker nach getaner Arbeit erst in die entsprechende Ablage des Büros legen muss, sicherlich nicht. Nicht selten kommt es vor, dass die Zettel erst Tage nach der Erledigung im Büro landen. Dann dauert es nochmals einige Zeit, bis die Buchhaltung die Daten des Rapports in einer Rechnung zusammenfasst und rausschickt. Wenn zusätzlich noch Rücksprachen zu den Daten nötig sind – etwa wegen einer schlecht lesbaren Handschrift oder ungenauen Angaben – vergeht weitere wertvolle Zeit.

Rechnungen in wenigen Klicks erstellen

Mit einer aktuellen Bürosoftware lassen sich diese Prozesse enorm beschleunigen und sauberer erledigen. Erst recht, wenn sie mit einer digitalen Auftragsabwicklung verknüpft ist. Hierbei dokumentieren Handwerker am Smartphone oder Tablet ihre Leistungen und Arbeitszeiten sowie alle verbrauchten Materialien. Fertige Textbausteine für oft wiederkehrende Arbeitsschritte und eine Datenbank mit allen angebotenen Materialien und jeweils hinterlegten Endkundenpreisen sorgen dafür, dass die digitalen Rapport-Zettel in wenigen Klicks ausgefüllt sind – und bestenfalls sofort in der Cloud gespeichert werden.

Eine Cloud ist ein virtueller Datenspeicher, der von allen berechtigten Mitarbeitern eines Betriebs über das Internet erreichbar ist bzw. mit dem relevante Daten abteilungsübergreifend und über verschiedene Software-Anwendungen synchronisiert wird. So haben die Kollegen der Buchhaltung sofort alle Daten eines Auftrags in ihrer Bürosoftware vorliegen und können bereits wenige Minuten später Abschlags- oder Schlussrechnungen erstellen und sie als PDF-Dateien per E-Mail an die Kunden verschicken. Inklusive korrekter Kundendaten, passender Rechnungsnummern und exakter Postenbeschreibungen. Bei kleinen Betrieben können dies auch die Handwerker selbst vornehmen, sobald ihr Auftrag erfüllt ist.

Voller Überblick über die künftige Liquidität

Jede Rechnung ist in der Software dem jeweiligen Kunden zugeordnet und in übersichtlichen Dateiablagen hinterlegt. Dadurch können sie leicht wiedergefunden werden, sollte es nachträglich Fragen geben. Sehr hilfreich ist auch die Dashboard-Funktion: Hier lassen sich alle offenen Rechnungen überblicken und abschätzen, wie die Liquidität der nächsten Tage, Wochen und Monate aussieht. Dies ist besonders für die Geschäftsführung wichtig, um auf Basis valider Daten betriebliche Entscheidungen treffen zu können – beispielsweise ob das finanzielle Fundament die Investition in ein neues Betriebsfahrzeug oder einen weiteren Angestellten zulässt.

Genauso einfach und fix lassen sich mit einer Bürosoftware übrigens auch Angebote erstellen, was ebenfalls die Liquidität nachhaltig verbessern kann. Denn wer schneller mit einem Angebot überzeugt, sichert sich auch mehr neue Aufträge und Kunden. Ein Win-Win auf ganzer Strecke.