Wie KI die Einsatzplanung in Field-Service-Unternehmen beschleunigt

Einsatzplanung per Exceltabelle, Google Maps oder Plantafel? Das funktioniert noch gut bei fünf Mitarbeitenden im Außendienst. Spätestens ab zehn fängt es an, haarig zu werden. Den Zimmerei- und Holzbaubetrieb Timberbau aus Plön hat das in der Anfangsphase des Unternehmenswachstums stark ausgebremst. Termine wurden vergessen, Mitarbeitende falsch oder gar nicht eingetaktet. Auf der Baustelle fehlten Materialien.

Dabei steht und fällt mit der richtigen, effizienten Routen- und Einsatzplanung die Qualität der erbrachten Arbeit, die Pünktlichkeit bei der Fertigstellung und die Rentabilität eines Auftrages. Denn nur wenn der richtige Mitarbeitende zur verabredeten Zeit ohne Stress mit der geringstmöglichen Anfahrtszeit und -strecke beim Kunden ist, stimmen Qualität und Kosten.

Zwei zusätzliche Herausforderungen kommen noch hinzu:

1. die Notfallplanung bei kurzfristigen Aufträgen oder Krankmeldungen.
2. die Priorisierung umsatzstarker Aufträge in der täglichen Planung.

Einmal siebendimensionale Einsatzplanung bitte!

In einem größeren Team die täglichen Einsätze und Routen so passgenau zu planen, dass keine Fehler passieren, Kunden zufrieden sind und das Geld stimmt, kann schnell viel Verwaltungsaufwand bedeuten oder im Chaos enden. Schließlich sind es gut sieben Faktoren, die bei der Einteilung von 20+ Mitarbeitenden in Einklang gebracht werden müssen:

• Fähigkeiten: Welche Mitarbeitenden besitzen die notwendigen Erfahrungen, Skills und Zertifikate für den jeweiligen Auftrag?
• Verfügbarkeit des Teams: Wer hat noch Kapazität oder ist geplant überhaupt da und nicht krank oder im Urlaub?
• Verfügbarkeit der Kunden und automatische Terminierung: In welchem Zeitfenster kann die Baustelle betreten werden?
• Priorisierung: Welcher Auftrag ist gerade akut und bedarf besonderer Kundenpflege?
• Anfahrtszeit zum Auftragsort: Wie kann die Anfahrtszeit und somit der Spritverbrauch und Leerlaufzeit reduziert werden? Dabei spielen sowohl der Tagesstartpunkt eine Rolle, als auch die Lages des vorherigen und nachfolgenden Termins, um Termine in derselben Gegend effizient miteinander zu verknüpfen.
• Kurzfristige Änderungen im Tagesverlauf: Welche Mitarbeitenden stehen kurzfristig zur Verfügung, so dass keine Ausfälle entstehen?
• Optimale Auslastung: Wie können Lücken und unproduktive Zeiten in der Planung vermieden und alle Ressourcen gleichmäßig ausgelastet werden?

Gegenüber der Beantwortung aller Fragen auf einmal ist die Lösung eines magischen Würfels ein echtes Kinderspiel. Selbst gängige Branchensoftware für das Field Service Management, die Einsatzplanung als Funktion anbieten, kommen da an ihre Grenzen. In der Regel gehen sie nicht über die Funktionalität eines besseren Google Maps hinaus.

Was wäre also, wenn eine intelligente Einsatz- und Routenplanung genau diese Anforderungen berücksichtigt und entsprechende Vorschläge für die Tages- und Wochenplanung macht? Wie kann so eine künstliche Intelligenz speziell für Unternehmen mit mehr als 20 Field-Service-Mitarbeitenden im Alltag funktionieren?

Punktgenau geplant, heißt profitabel gearbeitet

Eigentlich ganz einfach: Indem diese kleine KI in mfr sich die Informationen aus den Profilen der Mitarbeitenden und Kunden, den geogetaggten Karten mit Fahrtzeitschätzungen und dem integrierten Kalender holt, in Millisekunden sortiert, verknüpft und die beste Lösung zur Verfügung stellt.

Bei dem Unternehmen Daikin Airconditioning GmbH beispielsweise werden im ersten Schritt bei den Kunden Termine angefragt. Liegen die Rückmeldungen vor, übernimmt mfr die Terminvorschläge, gleicht sie mit den oben genannten Informationen ab und kalkuliert die optimale Routenplanung für den jeweiligen Tag. Wer den Film »Minority Report« gesehen hat, muss sich nur an Tom Cruise erinnern, wie er auf dem Display blitzschnell Unmengen an Informationen zu einem Täterprofil verschiebt und kombiniert. Klingt nach Science Fiction, ist in mfr aber seit Anfang 2023 verfügbar. Außer natürlich, dass bei uns keine Täterprofile entstehen, sondern die Zuordnung der richtigen Mitarbeitenden zum richtigen Auftrag zur richtigen Zeit und in der richtigen Reihenfolge.

Die Disposition kann sich mit dieser KI-gestützten Einsatz- und Routenplanung nicht nur sicher sein, dass die richtigen Mitarbeitenden pünktlich beim Kunden sind. Sie erhalten auch tagesaktuelle Listen, in denen alle aktiven Mitarbeitenden mit ihren Fahrzeiten und -kilometer sowie Leistungsnachweis und Auftragsdokumentation vermerkt sind. Ist das GPS-Tracking aktiviert, wird sogar direkt ein Fahrtenbuch generiert. Damit wird neben der Planung auch die Abrechnung um einiges einfacher.

Und ganz nebenbei steht damit dem Wachstum des eigenen Betriebs ebenfalls nichts mehr im Weg, wie Timberbau nach vier Jahren mfr unter Beweis stellt.