IT- und Telekommunikationsleistungen exakt und digital abrechnen

Ohne IT und Telekommunikationstechnik geht heute kaum noch etwas. Entsprechend voll sind die Auftragsbücher von IKT-Unternehmen. Eine ihrer großen Herausforderungen: Die genaue Erfassung und Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten.

Telefonanlagen und Server einrichten, Managed Services und Cloud-Speicher integrieren, IT-Sicherheitsmaßnahmen planen und umsetzen oder Branchensoftware implementieren – das Leistungsspektrum von IT- und Telekommunikationsunternehmen ist breit gefächert. Und es erfordert einen engen Kontakt mit den Kunden, inklusive zahlreicher Einzelarbeiten vor Ort. Und genau die sollten möglichst exakt erfasst werden, um sie transparent und sicher für Kunden und Buchhaltung aufbereiten zu können.

Große IKT-Unternehmen aus dem Software-Bereich sind hierbei meist schon gut aufgestellt – quasi ein Heimspiel. Doch bei kleinen und mittelständischen Service-Anbietern sind noch nicht flächendeckend smarte Lösungen zur Arbeitszeiterfassung vorhanden. Obwohl sie viele interne Prozesse effizienter und sicherer gestalten – von der Lohnabrechnung bis zur Rechnungsstellung. Hinzu kommt: Bald wird das Thema Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in der EU zur Pflichtaufgabe. Der Europäische Gerichtshof hat darüber im Jahr 2019 entschieden. Wann genau die Pflicht in Deutschland gilt ist noch offen – noch muss das Arbeitsgesetz dafür angepasst werden. Mit den bereits jetzt verfügbaren Lösungen können sich Unternehmen aber rechtzeitig auf die neue Regelung einstellen.

Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung

Angenommen, ein mittelständisches Systemhaus mit 30 Service-Technikern bietet seinen Kunden ein Full-Service-Portfolio an. Es entwickelt Konzepte für die IT-Infrastruktur, implementiert Hardware und Software und kümmert sich auch später um Wartungen, Reparaturen und Updates. Bei dieser Fülle an unterschiedlichen Aufgaben den Überblick zu bewahren und minutengenau die Zeit zu erfassen, war bisher kein leichtes Unterfangen. Meist wurden im Nachhinein von den Service-Technikern grobe Zeitschätzungen auf Papier oder Excel-Tabellen notiert. Bis die bei der Buchhaltung und im Personalbüro ankamen, dauerte es manchmal einige Tage.

Mit einer digitalen Zeiterfassung über Apps oder Online-Portale ist dies hingegen eine Sache weniger Minuten. Die Techniker tracken nicht nur exakt die komplette Werkszeit ihres Arbeitstages, sie können auch jeden einzelnen Arbeitsschritt eines Auftrags erfassen und einer konkreten Tätigkeit zuordnen. Bevor es losgeht, klickt der Techniker in der App auf den Startbutton – nach getaner Arbeit beendet er das Tracking. Auch Pausen werden auf diese Weise gespeichert – und mit passenden Erweiterungen lassen sich automatisch Fahrzeiten und gefahrene Kilometer dokumentieren.

Zusätzlicher Mehrwert: hilfreiche Reportings

Da die Daten aus der App in der Cloud-Software gesichert werden, sind sie auch für die Mitarbeiter im Büro sofort einzusehen. Zugleich werden in der Cloud alle erfassten Zeitdaten sicher archiviert. Daraus können schließlich wertvolle Reportings erstellt werden – für einzelne Tage oder Monate genauso wie für einzelne Mitarbeiter und Ereignisse. Die digitale Arbeitszeiterfassung sorgt demnach für mehr Transparenz im eigenen Unternehmen. Zusätzlich ergeben sich aus den Daten hilfreiche Rückschlüsse für die künftige Erstellung von Angeboten – beispielsweise indem der Vertrieb valide Zahlen zum zeitlichen Aufwand bestimmter Tätigkeiten vorliegen hat.

Und wie bereits erwähnt: Demnächst ist eine solche Zeiterfassung für alle Unternehmen in der EU verpflichtend. Hier gilt also: Besser früher als zu spät reagieren.

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