So erstellen Handwerksbetriebe in wenigen Klicks Rechnungen

Ohne Rechnung keine Bezahlung - klingt banal, ist aber so. Umso wichtiger ist es, dass das Erstellen von Rechnungen so einfach wie möglich geht, damit der eigene Betrieb immer liquide bleibt.

”Moment, ich schreibe fix noch eine Rechnung vom Gerüst aus, dann geht die heute noch an den Kunden“ – dies ist keine Science-Fiction-Szene, es ist tägliche Routine bei Jörg Rams. Der Dachdeckermeister tippt auf dem Tablet schnell die verbrauchten Materialien sowie seine benötigte Zeit ein und erstellt in wenigen Klicks eine Rechnung.

Sein Vater hatte dafür manchmal mehrere Wochen gebraucht, musste sich spätabends durch all die Rapport- und Auftragszettel wühlen und daraus Rechnungen schreiben – anfangs händisch, später mit einer alten Word-Textsoftware. Hatte er viel zu tun auf den Dächern seiner mittelgroßen Heimatstadt konnte es schon mal vorkommen, dass er über einige Wochen hinweg nicht dazu kam, Rechnungen zu schreiben. Da wurde es schon mal ab und an knapp am Monatsende, wenn er vorher große Materialeinkäufe vorschießen musste.

”Selbst mit Word lief nicht alles glatt“, erinnert sich Jörg. Er hatte einen alten PC aufgetrieben und im Betrieb aufgestellt. Allerdings löste die Software nicht das Problem der sich angestauten Rechnungen. Es kam außerdem immer wieder zu Rechen- und Tippfehlern. Da stimmt mal die Rechnungsnummer nicht, weil nicht richtig weitergezählt wurde. Dann änderte sich nicht automatisch der Mehrwertsteuerbetrag, nachdem noch ein Posten dazu kam.

Auftrags- und Rechnungsdaten in einer App

Als Jörg den kleinen Dachdeckerbetrieb vor drei Jahren komplett übernahm, wollte er mit diesem Stress nichts zu tun haben. Er investierte in eine Office- und Einsatzplanungs-Software für Handwerker, die das Thema Rechnungen ein für alle Mal erleichtert. ”Alle Daten liegen in der Cloud, sowohl die Auftrags- als auch die Kundendaten. So ist immer alles aktuell für alle Mitarbeiter – auf allen Geräten. Mittlerweile nutze ich auch eine Schnittstelle zu unserem Großhandel – da kommen die tagesaktuellen Artikelpreise in das Programm“, erzählt Jörg.

Gerade hat er ein kleines Projekt abgeschlossen. Noch auf dem Gerüst öffnet er in der App das Auftragsticket mit den Kontaktdaten des Kunden und weiteren Angaben zum Auftrag. Noch schnell die erfassten Zeiten integrieren und auf den Button klicken – schon erstellt die App eine digitale Rechnung im PDF-Format. Mit der korrekten Rechnungsnummer und Mehrwertsteuer. Das Dokument schickt Jörg direkt per E-Mail raus an den Kunden und hat die Aufgabe schnell aus dem Kopf.

Für wiederkehrende Aufgaben hat Jörg Textbausteine angelegt, die er bei der Rechnungsstellung einfach anwählt und schon ist die Beschreibung eines Postens aufgeführt – ohne es jedes Mal neu eintippen zu müssen. Besonders unterwegs ist das eine echte Zeitersparnis.

Offene Rechnungen mit Tags markieren

Falls Jörg und seine Mitarbeiter erst später im Büro die Rechnungen erstellen möchten, vergeben sie dem abgeschlossenen Auftrag in der App einfach einen sogenannten Tag – eine farbige Markierung mit der verschiedene Status eines Auftrags schnell erkennbar werden. ”Bereit für Rechnung“ prangt dann hellgrün an den Auftragstickets, für die Rechnungen geschrieben werden können.

Jörg kann dann auch gezielt nach allen so markierten Tickets suchen und sicher gehen, dass er keine Rechnung vergisst.

Und es gibt noch einen Benefit für den Dachdecker: Er kann seine Rechnungen auch durchsuchen. Beispielsweise brauchte er vor kurzem für ein Angebot eine zeitliche Einschätzung für eine bestimmte Aufgabe. Also suchte er in seiner App nach ”Blitzableiter“ und fand in wenigen Sekunden die passende Rechnung. Jörg kann sich gar nichts anderes mehr vorstellen als die digitale Rechnungserstellung. ”Selbst mein Vater ist mittlerweile davon überzeugt, dass sich die Kosten für die Handwerker-App lohnen“, freut sich Jörg.

 

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