Fahrtkosten sparen durch intelligente Planung

1. Termine und Routen intelligent planen

Ein wiederkehrendes Problem ineffizienter Routenplanung besteht darin, dass Aufträge und Kundentermine im Tagesgeschäft unstrukturiert vergeben werden. Das passiert unter anderem dann, wenn bei der Planung neuer Aufträge bereits festgelegte Termine nicht berücksichtigt werden, wodurch Mitarbeiter im Außendienst wortwörtlich Zick-Zack-Kurse fahren müssen.

Ein Beispiel: Der Kunde stellt eine Anfrage, der Innendienst sucht ein freies Zeitfenster im Kalender, bietet einen Termin an, der Kunde bestätigt, das Angebot wird geschrieben, der Auftrag terminiert.

Das Problem: Hierbei wird lediglich die Verfügbarkeit des Technikers berücksichtigt, nicht aber dessen Standort oder die Aufträge, die zeitlich vor und nach dem neuen Termin liegen. Da kann es schnell passieren, dass von A nach C gefahren wird, um anschließend B anzusteuern. Das führt zu Extrafahrten, die nicht nur die Geduld der Mitarbeiter auf die Probe stellen, sondern auch Unmengen an Ressourcen verschwenden.

Bei einem Techniker mit fünf Einsätzen täglich kann so schnell über eine Stunde unnötige Fahrzeit entstehen. Hochgerechnet auf ein Jahr und ein Team von zehn Technikern sind das bereits tausende verschwendete Kilometer und entsprechend hohe Kraftstoff- und Personalkosten.

Moderne Routenplanung mit Software

Moderne Tools wie mfr® helfen dabei, genau das zu verhindern. Einsätze und Routen werden so strukturiert, dass Techniker Aufträge effizient und geografisch sinnvoll abarbeiten können.

Im besten Fall steht hierfür eine KI-gestützte Einsatzplanung zur Verfügung, die für jeden Auftrag den optimalen Techniker berechnet, indem folgende Parameter automatisch berücksichtigt werden:

• Die Qualifikation des Technikers – ist er für diesen Auftrag zertifiziert?
• Die Verfügbarkeit des Technikers – welche Zeitfenster sind noch offen?
• Der aktuelle Standort des Technikers – wo befindet er sich gerade im Tagesverlauf?
• Die kürzeste Fahrzeit zum nächsten Auftrag – ebenfalls unter Berücksichtigung des Standortes.

Das Ergebnis sind Tagesrouten, die nicht nur auf dem Papier funktionieren, sondern auch in der Praxis. Neue Aufträge, die kurzfristig eingehen, werden automatisch in die bestehende Route integriert, ohne dass der Innendienst manuell umplanen muss. Das spart nicht nur Fahrzeit, sondern entlastet auch die Disponenten erheblich.

2. Der große Kostenfresser: Zweitanfahrten

Neben ineffizienter Routen aufgrund chaotischer Planung gibt es einen weiteren großen Kostenfresser: Zweitanfahrten. Für viele Unternehmen entstehen hierbei täglich Unmengen an Sprit- und Personalkosten. Aktuelle Field-Service-Benchmarks zeigen: branchenübergreifend liegt die durchschnittliche First-Time-Fix-Rate bei 74–75%. Rund ein Viertel der Einsätze erfordert also mindestens eine Zweitanfahrt.

Die Ursachen sind beinahe immer dieselben: fehlende Informationen und unzureichende Vorbereitung. Wenn die einzige Information, die der Techniker zum Auftrag erhält lautet: “Wärmepumpe defekt” lautet, ist es schwer, sich entsprechend für den Auftrag zu rüsten. Das Resultat ist fehlendes Werkzeug, fehlende Tauschteile etc.

Für Unternehmen ist das in mehrfacher Hinsicht teuer:

• Problemsuche ist keine Problembehebung und somit Verlust produktiver Arbeitszeit.
• Doppelte Fahrtkosten, doppelten Zeitaufwand und gebundene Technikerkapazität.
• Mit jeder Zweitanfahrt droht schlechte Repuation und potentieller Kundenverlust verbunden.

First-Time-Fix-Rate erhöhen

Der Schlüssel zu einer höheren First-Time-Fix-Rate liegt in einem lückenlosen Informationsfluss von der Auftragsannahme bis zur Ausführung vor Ort. Softwarelösungen wie mfr® schaffen dafür die Grundlage, indem sie alle relevanten Daten zentral bündeln und für jeden Beteiligten jederzeit zugänglich machen.

Konkret bedeutet das:

• Vollständige Auftragshistorie: Insofern es sich nicht um einen Neukunden handelt, hat der Techniker die gesamte Auftragshistorie im Blick. Er sieht, welche Arbeiten beim Kunden bereits durchgeführt wurden, welche Teile verbaut sind und ob es bekannte Problemstellen gibt.
• Auftragsinformationen: In jedem Auftrag können umfassende informationen und Dokumente hinterlegt werden, auf die der Techniker jederzeit zugriff hat. So können entsprechende Materialien und Werkzeuge aufgerüstet werden.
• Mobiles Warenlager: Über die Servicetechniker App zeigt in Echtzeit, welches Material auf dem Fahrzeug verfügbar ist. Fehlende Teile können rechtzeitig angefordert werden, bevor der Techniker losfährt.
• Projekt-Chat: Tauchen vor Ort unerwartete Fragen auf, können Techniker direkt mit dem Backoffice kommunizieren – ohne Anruf, ohne Wartezeit, ohne Missverständnisse.

Das Ergebnis: Die First-Time-Fix-Rate steigt messbar, Zweitanfahrten werden zur Ausnahme, und die Kundenzufriedenheit verbessert sich nachhaltig.

3. KPIs: Kosten und Effektivität im Blick behalten

Die oben aufgezählten Tools und Maßnahmen tragen zuverlässig zur Effizienzsteigerung in der Routen- und Auftragsplanung bei. Ein weiterer wichtiger Punkt ist nun, die Effizienz und Wirkung dieser Maßnahmen genau im Blick zu gehalten und regelmäßig zu prüfen, ob sich Eingriffe tatsächlich rentieren.

Hierfür braucht es zwei Dinge: eine lückenlose Dokumentation aller Einsätze sowie die Möglichkeit, die erhobenen Daten strukturiert auszuwerten. Im Kern geht es um folgende, im Außendienst relevante Kennzahlen:

• Durchschnittliche Fahrtzeit pro Einsatz
• First-Time-Fix-Rate
• Aufträge pro Techniker und Tag
• Reaktionszeit

Um diese Kennzahlen zuverlässig zu erheben und später präzise auswerten zu können, stellen moderne Softwarelösung verschiedene Tools zur Verfügung:

• Digitale Checklisten: mit klaren Arbeitsvorgaben und Pflichtfeldern für eine einheitliche und lückenlose Dokumentation direkt vor Ort.
• Automatische Synchronisation: Jeder abgeschlossene Arbeitsschritte wird automatisch mit dem System synchronisiert und im Auftrag gespeichert.
• Digitale Dashboards: Alle im Feld erhobenen Kennzahlen fließen automatisch ins Dashboard und werden dort übersichtlich in Diagram-Form dargestellt.

Fazit

Fahrtkosten im Außendienst lassen sich nicht durch Appelle an Techniker oder Disponenten senken. Was du brauchst, sind systematische Prozesse und die richtigen digitalen Werkzeuge. Wer Routen intelligent plant, Techniker optimal einsetzt und Informationen lückenlos weitergibt, reduziert nicht nur Kosten, sondern steigert zugleich die Kundenzufriedenheit und die Kapazität des gesamten Teams. Moderne Lösungen wie mfr® machen genau das möglich: Sie liefern moderne Einsatzplanung, breite Auftragsinformationen, automatische Dokumentation im Feld und Tools zur Auswertung der erhobenen Kennzahlen.