Extremwetter & Versicherungsschutz: Digitale Dokumentation wird wichtiger

1. Nachweispflicht in Versicherungen: Nicht neu, aber immer bedeutsamer

Die Pflicht, technische Anlagen nach den „anerkannten Regeln der Technik" zu betreiben und zu warten, ist in den Versicherungsbedingungen vieler Sach- und Elektronikversicherungen fest verankert.

Dies gilt seit dem 1. Januar 2024 auch verbindlich für Photovoltaikanlagen. Mit den seither greifenden VdS-Klauselprüfungen ist die wiederkehrende Prüfung nach DIN EN 62446-1 (VDE 0126-23-1) keine Empfehlung mehr, sondern aktive Versicherungsauflage. PV-Anlagen unterliegen damit denselben Betreiberpflichten wie andere elektrische Anlagen.

Besonders relevant wird das durch die zunehmende Häufigkeit von Extremwetterlagen, denen PV-Anlagen aufgrund ihrer exponierten Lage auf dem Dach in besonderem Maß ausgesetzt sind:

• Starkregen → Feuchtigkeitseintritt in Anschlussdosen oder Wechselrichter, dadurch Kurzschlussgefahr
• Sturm → gelockerte oder korrodierte Modulbefestigung, Schäden an Dachhaken oder Unterkonstruktion
• Blitzschlag → fehlender oder defekter Überspannungsschutz am Wechselrichter, Folgeschäden an Modulen und Strangsicherungen

Ein lückenloser, jederzeit abrufbarer Nachweis über durchgeführte Prüfungen und Wartungen wird somit für Betreiber zu einer wichtigen Voraussetzung, um im Schadensfall nicht auf den Kosten sitzenzubleiben.

2. Versicherer schauen genauer hin

Auch in der Prüfpraxis zeigt sich: Eine unklare Zuständigkeit wird zunehmend zum Risiko. Versicherer verlangen im Rahmen der VdS-Klauselprüfungen einen klar benannten Verantwortlichen, der die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfungen nach DIN EN 62446-1 bestätigt. Fehlt diese eindeutige Zuordnung, kann sich das im Schadenfall nachteilig auf die Regulierung auswirken.

Hinzu kommt eine zweite Verschärfung: Für die Prüfung selbst reicht eine klassische Elektrofachkraft ohne PV-spezifische Schulung oft nicht mehr aus. Gefordert sind zunehmend Prüfer mit nachgewiesener PV-Kompetenz. Für Betreiber bedeutet das: Es genügt nicht mehr, irgendeine Fachkraft zu beauftragen – Qualifikation und Zuständigkeit müssen dokumentiert und im Zweifel nachweisbar sein.

3. Digitale Dokumentation für lückenlose Nachweise

Papierbasierte Prüfprotokolle sind fehleranfällig: Sie gehen verloren, werden unvollständig ausgefüllt oder liegen im Schadensfall nicht in der geforderten Form vor. Genau hier setzt digitale Dokumentation an. Ein belastbarer Nachweis umfasst in der Regel:

• Zeitstempel und Ort der durchgeführten Prüfung oder Wartung
• Name und Qualifikation der ausführenden Fachkraft
• Durchgeführte Prüfschritte inklusive Messwerten, sofern normativ gefordert
• Festgestellte Mängel und deren Behebung
• Revisionssichere Archivierung über die geforderte Aufbewahrungsfrist

Ein digitales Prüfprotokoll, das direkt beim Einsatz vor Ort erstellt wird, erfüllt diese Anforderungen zuverlässiger als eine nachträglich am Schreibtisch ausgefüllte Papierliste.

4. Weniger Stress, mehr Kunden: Die beste Lösung für Serviceunternehmen!

Serviceunternehmen, die eine nahtlose und sichere Dokumentation ihrer Einsätze sicherstellen wollen, können dies mit einer professionellen Field Service Management Software sicherstellen. Lösungen wie mfr® planen, steuern und dokumentieren Außendiensteinsätze weitgehend automatisiert und garantiert lückenlos. Aufträge werden Schritt für Schritt und während der Wartung in der mobile App dokumentiert und gespeichert. Nach Abschluss lassen sich Serviceberichte oder Wartungsprotokolle direkt aus den abgearbeiteten Checklisten per Klick generieren.

• Techniker dokumentieren Prüfschritte und Messwerte direkt auf dem mobilen Endgerät, während sie vor Ort sind.
• Protokolle werden automatisch mit Kundenauftrag, Zeitstempel und ausführender Fachkraft verknüpft.
• Alle Nachweise liegen zentral und revisionssicher vor – auffindbar in Sekunden, wenn ein Versicherer sie im Schadensfall anfordert.
• Wiederkehrende Prüftermine lassen sich planen und automatisiert nachverfolgen, sodass keine Fristen aus dem Blick geraten.

Bei guten FSM-Lösungen wird dabei der gesamte Ablauf lückenlos erfasst – von der Auftragserstellung über die Ausführung vor Ort bis zum Abschluss mit digitaler Kundenunterschrift.

5. Wie genau funktioniert digitale Dokumentation in mfr®?

Mit mfr® erhalten Mitarbeiter perfekt strukturierte Aufträge mit allen wichtigen Informationen sowie auf den Auftrag zugeschnittenen Checklisten direkt auf die mfr® mobile App. Jeder Schritt wird während der Ausführung automatisch mit dem Portal synchronisiert, sodass die Dokumentation von selbst im Hintergrund läuft. Wird der Auftrag abgeschlossen, unterschreibt der Kunde in der App. Alle Dokumente stehen sofort dem Büro zur Verfügung. Die Rechnung kann direkt im Anschluss gestellt werden. Neben der sicheren Dokumentation der Aufträge, bietet die App weitere, für den Service wichtige Tools:

• Digitale Zeiterfassung
• Digitale Checklisten
• Fotodokumentation
• Digitale Unterschrift
• Digitaler Servicebericht
• Digitale Materialerfassung (Verbrauch)