Einsatzplanung digitalisieren

Disponenten sorgen für reibungslose Abläufe im Außendienst. Ob Excel und lose Zettel dafür die besten Werkzeuge sind? Wir begleiten zwei Disponenten bei ihrer Arbeit.

Es ist Montag, 7 Uhr, eine neue Woche beginnt beim Elektrofachbetrieb Schulze. Für Disponent Frederik bedeutet das Adrenalin pur. Vor ihm stehen 20 Handwerker und warten auf ihre Einsatzpläne für diese Woche. Zwei kurzfristige Krankmeldungen bringen Frederiks Plan in der selbst aufgesetzten Excel-Tabelle durcheinander, vier Kollegen haben neue Informationen von einer laufenden Baustelle – es gibt Verzögerungen bei einem anderen Gewerk. Frederik notiert sich alles schnell, mal auf Zettel, mal in der Tabelle. Parallel kommen die ersten E-Mails mit Kundenanfragen rein. 

Nach 20 Minuten hat sich die Montagsrunde aufgelöst, Frederik ist allein im Büro – und hat nur einen vagen Überblick, wer nun wo genau unterwegs ist. Klar, er kann sich auf jeden einzelnen Kollegen verlassen, Schulze ist eine super Truppe. Doch etwas mehr Überblick und mehr Flexibilität bei der Einsatzplanung können nicht schaden, denkt sich der erfahrene Disponent.

Ein wichtiges Werkzeug: die App zur Einsatzplanung

Von seinem Uni-Freund Stefan weiß er: Es geht auch anders, digital und mobil. Ähnlich einfach, wie eine Pizza online zu bestellen. Stefans Betrieb nutzt seit zwei Jahren eine Software zur Einsatzplanung. Damit sieht er als Disponent an seinem Rechner jederzeit, wo alle Handwerker gerade sind – und er kann sicher sein, dass jeder von ihnen auf dem direktesten Weg zum Kunden unterwegs ist. Denn dank GPS-Tracking im Fahrzeug und Google Maps-Verkehrsdaten berechnet die Software automatisch die beste Route. Die Techniker lassen sich von der App-Version auf dem Smartphone oder dem Tablet ohne Umwege lotsen. Auch die Buchhalterin ist glücklich: Jede Fahrt wird in dem integrierten Fahrtenbuch gespeichert – mit exakten Zeit- und Kilometerangaben.
Die Techniker-App ist für alle in Stefans Betrieb eines der wichtigsten Werkzeuge geworden. In wenigen Klicks legt er neue Aufträge an und weist sie bestimmten Technikern zu – je nachdem, wer wie verfügbar ist und wer in der Region an besagtem Datum bereits unterwegs sein wird. Ein paar Sekunden später sind auch die voraussichtlichen Arbeitszeiten eingetragen und der Auftrag mit einer Priorität versehen. Denn: Stammkunden haben immer Vorrang.

Tagesgeschäft dynamisch planen

In einem digitalen Kalender sind schließlich alle Aufträge eines Tages, einer Woche oder eines Monats einsehbar – übersichtlich und anpassbar. Per Drag & Drop kann Stefan Aufträge verschieben oder anderen Technikern zuweisen, die gerade besser für den Job passen. Etwa, weil sie bereits das richtige Ersatzteil an Bord haben. Seine Software bildet nämlich auch den Materialbestand eines Fahrzeugs ab. Das Beste: Alle Kollegen sind auf demselben Stand, sie wissen sofort über kurzfristige Änderungen Bescheid und haben langfristig geplante Einsätze frühzeitig im Blick.

Diese dynamische Einsatzplanung weiß Stefan besonders bei Havarien und Notdienst-Anfragen zu schätzen. Dann zählt jede Minute. Mit einem Blick sieht er in der Software, welcher Techniker in der Nähe ist und bestenfalls aktuell Zeit hat. Frederik ruft bei sich immer seinen Lieblingstechniker an – egal, wo er ist, er schaut, dass er den Notfall dazwischen schieben kann. Manchmal klappt es, manchmal kommt aber 16:30 Uhr die Nachricht: „Sorry, schaff es doch nicht, kann wer anders übernehmen?“

Digitale Einsatzplanung – Mehrwerte für alle

Demnächst möchte Frederik deshalb auf seinen Chef zugehen und ihm eine digitale Lösung zur Einsatzplanung vorschlagen. Er sieht nicht nur Mehrwerte für ihn als Disponenten: Immerhin profitieren alle davon – seine Kunden sind zufriedener, weil sie noch schneller und zuverlässiger von Schulze unterstützt werden; seine Kollegen sind gleichmäßiger ausgelastet und immer up to date; und er muss sich nicht mehr mit unübersichtlichen Excel-Tabellen und Zetteln herumplagen. Stattdessen arbeitet er zentral mit einem effizienten Tool. Und es bleibt mehr Zeit für die Optimierung der Einsatzplanung und für einen besseren Kundenkontakt – das dürfte auch seinen Chef überzeugen.

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