Effizientes Facility Management durch digitale Bestandsaufnahme

Gebäude ganzheitlich in Schuss halten – dies ist die tägliche Mission von unzähligen Facility Managern. Die digitale Bestandsaufnahme hilft dabei, immer den Überblick zu behalten

„Das Beste an meinem Job? Mir wird nie langweilig“, meint Henry Sorge. Der Mittdreißiger hat früh seinen Traumjob gefunden. Als Facility Manager arbeitet er bei einem mittelständischem Immobilien-Dienstleister und betreut mit einem zehnköpfigen Team fünf größere Objekte in seiner Heimatstadt. Henrys Tagespläne sehen tatsächlich täglich anders aus. Während er Anfang der Woche die Wartung einer Heizungsanlage organisiert, kümmert er sich mittwochs um die Pflege der Grünflächen und bespricht freitags den Umbau eines Objekts mit den Architekten. Von Langeweile definitiv keine Spur. Doch diese Vielseitigkeit ist auch eine immense Herausforderung. „Anfangs war es gar nicht leicht, alle Bereiche mit hunderten eigenen Aufgaben, Abläufen und Produkten im Blick zu behalten“, schaut Henry zurück.

Objektdaten, Protokolle, Aufträge – alles sicher und zentral in der Cloud

Geholfen hat ihm eine Facility Management Software. Sie ist Henrys täglicher Begleiter, sein wichtigstes Werkzeug, um regelmäßige und kurzfristig dazukommende Aufgaben zu koordinieren – von der jährlichen Klimaanlagen-Inspektion und wöchentlichen Treppenreinigung bis zum Austausch einer defekten Leuchtstoffröhre. Henry schätzt an der Software nicht nur das einfache Anlegen und Zuweisen von Aufträgen an einen Technikerkollegen. Er nutzt sie auch zur Bestandsaufnahme. Für jedes Service-Objekt gibt es eine digitale „Kartei“, in der alle Grundrisse, Informationen und verbauten Produkte mit genauen Bezeichnungen, Seriennummern und Zustandsbschreibungen hinterlegt sind. Ganz gleich, ob Heizkessel, Klimaanlage oder Türklinke. Außerdem sind hier wiederkehrende Wartungstermine und sämtliche aktuellen Aufträge notiert. Ein digitales Archiv vereint in der Software-App zudem alle wichtigen Dokumente wie Prüfprotokolle oder Bedienungsanleitungen.

Ein paar Klicks und Henry weiß also, welche Technik in welchem Gebäude zu finden und in welchem Zustand sie ist. Entsprechend gezielt kann er seine Techniker-Kollegen mit Aufträgen versorgen. Sie haben über das Tablet oder Smartphone ebenfalls Zugriff auf alle Objektdaten. Früher, so hat Henry das von älteren Kollegen erfahren, lag dieses Wissen oft bei wenigen Fachleuten. Verabschiedeten sie sich in Rente, ging ein Teil davon verloren – heute ist es in einem Cloud-Speicher zentral gespeichert und für alle gleichermaßen abrufbar.

Digitale Checklisten und Auswertungen erleichtern das Facility Management

Eine weitere Funktion der Software ist „Gold wert“ für Henrys Organisation: die digitalen Checklisten. Hier können für verschiedene Prozesse bestimmte Punkte individuell festgelegt werden, die von den Technikern auf jeden Fall bei einer Reparatur oder Wartung erledigt werden müssen. Die Liste schafft zweimal Sicherheit: Der Techniker kann nachprüfen, ob er wirklich nichts vergessen hat und Henry hat einen sicheren Nachweis über die erledigten Einzelschritte – inklusive hochgeladener Fotos von der getanen Arbeit.

Und mit dem Dashboard erhält Henry in schnell erschließbaren Grafiken, Tabellen und Listen einen Überblick über aktuelle Aufträge. Es liefert auch wertvolle Auswertungen zu zurückliegenden Arbeiten und Aufwänden sowie verwendeten Materialien und den zurückgelegten Kilometern der Techniker. So kann er frühzeitig gegensteuern, wenn bei einem Objekt oder Kollegen die Kosten überdurchschnittlich hoch ausfallen. „Mit dem Dashboard kann ich ein wenig mein Controller-Faible ausleben und Prozesse optimieren“, freut sich Henry. Für ihn steht fest: Mit einer digitalen Bestandsaufnahme sind Facility Manager auf der smarten und sicheren Seite.

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