Digitalisierung im Handwerk - Vom richtigen Einstieg bis zur Optimierung

Chance oder Risiko? Das Thema Digitalisierung wird auch im Handwerk kontrovers diskutiert. Während die einen die Möglichkeiten für effizientere Abläufe und eine erleichterte Organisation sehen, befürchten andere tiefgreifende Veränderungen oder den Verlust bewährter Strukturen.

Dabei nutzen viele Handwerksbetriebe bereits digitale Tools, um ihren Arbeitsalltag zu optimieren - beispielsweise bei der Zeiterfassung oder der Angebots- und Rechnungsstellung. Und doch bleibt die Skepsis groß. Sorgen um den Erhalt von Arbeitsplätzen, technische Hürden oder der Widerstand gegen Veränderungen sind weit verbreitet. Oft liegt die Ursache in fehlender Klarheit darüber, was Digitalisierung im Handwerk konkret bedeutet.

Genau hier wollen wir ansetzen: Wir beleuchten die wichtigsten Grundlagen, zeigen, welche digitalen Lösungen für Handwerksbetriebe sinnvoll sind – und warum viele Ängste unbegründet sind.

Digitalisierung im Handwerk - Geht's auch konkreter?

Grundsätzlich bedeutet Digitalisierung im Handwerksbereich, dass Betriebe digitale Technologien einsetzen, um ihre Prozesse in allen Arbeitsbereichen zu verbessern. Vorrangige Ziele sind hierbei das Einsparen von Zeit, die Automatisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen sowie die Steigerung der Effizienz.

Darüber hinaus gibt es weitere, feingliedrigere Optimierungsmöglichkeiten, die je nach Betrieb variieren. Daher ist es auch sinnvoll, genau zu unterscheiden, wenn wir von Digitalisierung im Handwerk sprechen.

Von automatischer Rechnungsstellung bis zur KI-Einsatzplanung

Der kleine Tischlerei-Betrieb, der auf Tools zurückgreift, um seine Rechnungsstellung zu automatisieren, befindet sich genau genommen bereits im Digitalisierungs-Prozess.

Ebenfalls im Digitalisierungs-Prozess, aber an einem völlig anderen Punkt, befindet sich das Haustechnikunternehmen, das nicht nur seine Rechnungsstellung, sondern die gesamte Einsatz- und Ressourcenplanung sowie die Koordinierung seines Außendienstes mit Hilfe einer modernen Softwarelösung steuert.

In beiden Fällen sprechen wir von Digitalisierung. Zugleich aber von anderen Gewerken und somit von anderen Voraussetzungen, Anforderungen und Prozessen.

Klarheit schaffen

Geht es um Digitalisierung im Handwerk, sollten wir also konkret werden: Um welchen Betrieb aus welchem Gewerk handelt es sich? Wie viel Mitarbeiter sind beschäftigt? Wie sehen die Prozesse gegenwärtig aus? Wie können sie verbessert werden? Welche Tools sind dafür nötig?

So steigen Handwerker ein

Um euch einen möglichst klaren und nachvollziehbaren Überblick zu geben, wollen wir das Thema Digitalisierung im Handwerk im Folgenden in zwei Kapitel teilen.

Einstieg in die Digitalisierung

Im Einstieg befassen wir uns mit kleineren, aber in der Praxis bereits enorm hilfreichen Tools zur Prozessautomatisierung. Interessant ist das für Betriebe, deren Arbeitsalltag von Papierbergen und Bürokram geschluckt wird, und die zwischen Rechnungsstellung und Zeiterfassung festhängen.

Tiefere Prozessoptimierung mit digitalen Tools

Im zweiten Kapitel sprechen wir über tiefergehende Optimierungen und gehen auf Lösungen ein, mit denen sich spezifische Betriebsprozesse verbessern lassen. Interessant für Betriebe, die bereits erste erfolgreiche Schritte in der Digitalisierung gemacht haben, und nun auf mehr Wachstum gehen wollen.

1. Der Einstieg - Papierloses Büro, digitale Zeiterfassung, einfache Auftragsverwaltung

Vorweg: Der Schritt in die Digitalisierung lohnt sich für Handwerker in jedem Fall, wenn er nur bedacht gesetzt wird. Gerade für kleinere Betriebe zeigen sich enorme Verbesserung wie Zeiteinsparungen und Kosteneffizienz quasi direkt nach der Einführung der entsprechenden Tools!

Hier sprechen wir von Lösungen, die vergleichsweise leicht zu implementieren sind und manuelle, administrative Aufgaben automatisieren. Dazu zählen eine digitale, mobile Zeiterfassung, die Automatisierung der Aufgabenverwaltung sowie eine digitale Angebots- und Rechnungsstellung. Handwerksbetriebe, die diese Tools implementieren, werden recht schnell merken, dass mehr Zeit fürs eigentliche Handwerk bleibt. Von welchen Funktionen und Vorteilen sie dabei vor allem profitieren, zeigen wir im Folgenden.

Angebots- und Auftragserstellung

Ein digitales Rechnungsprogramm ist oftmals der erste Schritt in Richtung eines papierloses Büro und nimmt gerade kleinen Betrieben sehr viel Arbeit ab. Das Rechnungsprogramm sollte standardisierte Angebots-Vorlagen sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten bieten. Zudem sollte die Möglichkeit bestehen, aus einem Angebot direkt einen Auftrag bzw. eine Rechnung zu generieren, um noch mehr Zeit zu sparen.

Auftragsverwaltung und Zeiterfassung

Die schnell erstellten Aufträge sollten auch schnell und übersichtlich verwaltet werden können. In kleineren Betrieben ist diese Verwaltung - ebenso wie die Zeiterfassung - oft manuell. Digitale Tools helfen, den Überblick über offene und bereits laufende Aufträge zu behalten, sodass im Tagesgeschäft perfekt koordiniert werden kann und nichts übersehen wird. Die digitale Zeiterfassung läuft dabei automatisch mit, so dass Arbeitszeiten sicher getrackt werden. Das vereinfacht die Abrechnung und macht gezielte Nachkalkulation möglich.

Digitalisierung von Dokumenten und das papierlose Büro

Aufträge, Wartungsprotokolle, Rechnungen und andere wichtige Dokumente können mit der passenden Lösung digital und zentral (z.B. in der Cloud) gespeichert werden, um für ein lückenloses Dokumentenmanagement zu sorgen. So lassen sich alle relevanten Unterlagen bei Bedarf schnell wiederfinden, Abrechnungen und Nachweisungen vereinfacht.

2. Die Optimierung - Workflows verbessern, Prozesse synchronisieren, solider Kundenservice

Handwerksbetriebe, die bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung gegangen sind, haben dank der Automatisierung nun mehr Zeit, um sich auf ihre Prozesse zu konzentrieren. Insbesondere Unternehmen, die im Bereich Wartung- und Instandhaltung (oder anderweitig im Außendienst) tätig sind, haben hier große Optimierungspotentiale.

Achtung! Wer in die Prozessoptimierung geht, sollte unbedingt darauf achten, dass die bereits genutzten Tools in die neuen Lösungen integriert werden können!

Bei der Prozessoptimierung geht es im Kern um saubere Workflows, bessere Einsatz- und Ressourcenplanung, mobiles Management im Außendienst und eine lückenlose Durchführung der Aufträge auf der Baustelle. Auch die Kundenkommunikation ist hier ein wichtiger Punkt.

Tiefere Prozessautomatisierung und Workflow-Optimierung

Durch die umfassende Automatisierung von Workflows können Aufgaben nahtlos ineinandergreifen und unnötige Verzögerungen vermieden werden. Dies betrifft besonders die Auftragsverwaltung sowie die Abstimmung und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. So lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen, und Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, was den Ablauf spürbar effizienter macht.

Außendienst-Optimierung durch mobiles Management

Betriebe mit starkem Außendienstanteil – etwa für Installationen, Instandhaltungen und Wartungen – können auf mobile Management-Tools und mobile Apps zurückgreifen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter jederzeit und von überall aus Zugriff auf alle relevanten Auftragsinformationen, Kundendaten und andere wichtige Dokumente haben. Mit einer mobile App ist ein stetiger Kontakt zwischen Innen- und Außendienst sichergestellt, wodurch Aufträge in Echtzeit mitverfolgt und potentielle Probleme sofort gemeldet werden können. Das gibt Planungssicherheit und Flexibilität im Einsatz.

Besseres Kundenmanagement und Nachverfolgung

Ein weiteres Potential in dieser Rubrik ist die Optimierung des Kundendienstes durch CRM-Funktionen. Diese Tools erlauben es, den gesamten Kundenkontakt sowie die Nachverfolgung zentral zu verwalten. Ein gutes Kundenmanagement-System stellt sicher, dass alle Kundenanfragen, Service-Termine und bisherigen Interaktionen schnell nachvollzogen werden können und dass keine wichtigen Schritte im Kundenprozess verloren gehen. Ein wichtiger Punkt, wenn es um weiteres Wachstum geht. Darüber hinaus können Unternehmen, die ihre Abläufe standardisiert haben, mit ihren Kunden Absprachen treffen, die sie zu 100% einhalten können, was die Kundenzufriedenheit enorm erhöht und die Kundenbindung dadurch nachhaltig festigt.

Fazit: Besser früh als spät

Klar ist: Handwerksbetriebe werden um das Thema Digitalisierung nur schwerlich herumkommen. Daher ist es ratsam, sich besser früh als spät mit dem Thema zu befassen und eingehend zu prüfen, in welchen Segmenten im eigenen Betrieb Optimierungspotential, oder sogar -notwendigkeit besteht. Wo es kneift und was gebraucht wird, wissen die Betriebe selbst am besten.

Gerade kleinere Betriebe können hier in recht kurzer Zeit und auf unkompliziertem Weg große Gewinne machen, indem sie mit übersichtlichen Tools Zeit sparen und lästige Prozesse automatisieren. Auch Handwerksbetriebe, die bereits erste Schritte auf dem Gebiet Digitalisierung gemacht haben und wachsen wollen, können das mit der passenden Softwarelösungen angehen. Laufen die Prozesse, gibt es im Sektor moderner Technologien genügend Ausbaupotentiel - auch hinsichtlich der unternehmerischen Ausrichtung.