Digitaler Produktpass: Was ändert sich für SHK-Betriebe?

1. Das Wichtigste zum Digitalen Produktpass

Der Digitale Produktpass ist ein wichtiger Bestandteil der europäischen Ökodesign-Verordnung ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation), die Produkte auf dem EU-Markt nachhaltiger, langlebiger, reparierbarer und ressourcenschonender machen soll. Um dieses Vorhaben zu unterstützen, soll der DPP relevante Produktinformationen digital, strukturiert und maschinenlesbar bereitstellen.

Akteure wie Hersteller, Händler, Service- und Reparaturbetriebe sowie Kunden sollen künftig entlang des Produktlebenszyklus schnell auf die für sie relevanten Informationen zugreifen.

1.1 Wie greift man auf den Produktpass zu?

Der DPP wird über einen sogenannten Datenträger eindeutig mit dem physischen Produkt verbunden. In der Regel wird das ein QR-Code sein, der sich – je nach produktspezifischer Regelung – direkt auf dem Produkt, auf der Verpackung oder in den Begleitunterlagen befindet. Ein Scan führt zum Digitalen Produktpass und somit zu den Informationen, die für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind.

Wichtig: Nicht jeder Nutzer sieht automatisch sämtliche Informationen. Für jede Produktgruppe wird festgelegt, welche Akteure auf welche Daten zugreifen können. Ein Endkunde kann damit andere Informationen sehen als ein Servicetechniker, Hersteller oder eine Behörde.

1.2 Welche Informationen beinhaltet der Produktpass?

Welche Daten ein DPP konkret enthalten muss, ist nicht pauschal für alle Produkte festgelegt. Je nach Produktgruppe können dazu beispielsweise gehören:

• technische Daten, Materialien und Herkunft
• Informationen zu Nutzung und Wartung
• Reparatur- und Ersatzteilinformationen
• Angaben zu Demontage und Recycling
• Umwelt- und Nachhaltigkeitsinformationen
• Konformitäts- und Sicherheitsinformationen

Die Anforderungen werden schrittweise für einzelne Produktgruppen definiert. Für energieverbrauchsrelevante Produkte sieht der aktuelle Arbeitsplan der EU einen indikativen Zeitraum von 2026 bis 2029 für die Ausarbeitung entsprechender Anforderungen vor.

1.3 Wie wird ein Digitaler Produktpass erstellt?

Vereinfacht gesagt sammelt der verantwortliche Wirtschaftsakteur die vorgeschriebenen Produktinformationen und erstellt daraus den Digitalen Produktpass.

Die eigentlichen Produktdaten werden dabei dezentral gespeichert. Im europäischen DPP-Register werden insbesondere die eindeutigen Produktkennungen und zugehörigen Metadaten registriert. Seit dem 20. Juli 2026 ist dieses Register in Betrieb.

Anschließend wird der physische Datenträger, beispielsweise ein QR-Code, mit der eindeutigen Produktkennung verknüpft.

2. Der Digitale Produktpass in der SHK-Branche

Bevor wir uns genauer anschauen, was die Einführung des Digitalen Produktpasses konkret für SHK-Serviceunternehmen bedeutet, wollen wir zwei Schritte zurückgehen und Hersteller SHK-relevanter Anlagen und Maschinen sowie Akteure im Großhandel in den Blick nehmen. Schließlich umfasst der DPP den gesamten Lebenszyklus eines Produktes – und dieser beginnt bereits vor der Installation beim Endkunden.

Hersteller

Der Hersteller beziehungsweise verantwortliche Inverkehrbringer bringt die Wärmepumpe auf den Markt und stellt die für den Produktpass vorgesehenen Informationen bereit. Hierzu können beispielsweise technische Daten, verbaute Komponenten, Materialien oder Reparaturinformationen gehören.

Aus diesen Informationen wird ein Digitaler Produktpass erstellt und mit einer eindeutigen Produktkennung im europäischen DPP-Register registriert. Anschließend wird die Wärmepumpe mit einem physischen Datenträger, beispielsweise einem QR-Code, versehen, über den auf die digitalen Informationen zugegriffen werden kann. Die genaue Ausgestaltung wird jeweils produktspezifisch festgelegt.

• Produktpass wird digital erstellt und registriert.
• Wärmepumpe wird mit einem Datenträger, z. B. einem QR-Code, versehen.
• Wärmepumpe wird eindeutig digital identifizierbar.

Großhändler

Der Großhandel übernimmt den Digitalen Produktpass gemeinsam mit dem Produkt und stellt sicher, dass der Zugang zum DPP beim Weiterverkauf erhalten bleibt. Eigene Produktdaten muss er im klassischen Fall nicht automatisch ergänzen.

Im Vergleich zu Herstellern und Servicebetrieben verändert sich für den Großhandel damit strukturell zunächst weniger. Seine Rolle liegt vor allem darin, die Verbindung zwischen Produkt und DPP innerhalb der Lieferkette zu erhalten. Vertreiber müssen bei entsprechend regulierten Produkten beispielsweise prüfen, ob das Produkt wie vorgeschrieben mit einem Digitalen Produktpass verknüpft ist.

• übernimmt Produkt und zugehörigen DPP vom Hersteller
• stellt sicher, dass der Zugang zum DPP erhalten bleibt
• gibt Produkt und DPP an den Fachbetrieb weiter

3. SHK-Servicebetriebe: Neue Chancen dank DPP

Damit kommen wir zu dem Teil des Produktlebenszyklus, der für den klassischen SHK-Betrieb besonders interessant ist. Serviceunternehmen installieren das Produkt, nehmen es in Betrieb und betreuen es anschließend möglicherweise über viele Jahre hinweg, indem sie Wartungen durchführen, Störungen beheben, Bauteile austauschen und bestehende Anlagen modernisieren.

Der Digitale Produktpass kann dem Betrieb dabei einerseits Informationen für die tägliche Arbeit liefern. Andererseits könnte der Servicebetrieb künftig selbst eine Rolle bei der Fortschreibung bestimmter Produktinformationen spielen.

3.1. Zugriff auf Produktwissen

Bereits vor beziehungsweise zu Beginn der Installation kann der SHK-Betrieb über den Produktpass auf die für ihn freigegebenen Produktinformationen zugreifen, ohne dafür nach einer bestimmten PDF im Herstellerportal suchen zu müssen.

Je nach Ausgestaltung des DPP kann beispielsweise ein Link aus dem Bestellprozess oder ein QR-Code auf Verpackung, Begleitunterlagen oder Produkt direkt zu den Informationen führen.

Für die Installation kann das ganz praktisch bedeuten:

• Produkt eindeutig identifizieren: Der Techniker kann prüfen, welches Modell beziehungsweise welche Variante tatsächlich geliefert wurde, und die dazugehörigen Informationen aufrufen.
• Aktuelle Anleitungen direkt finden: Digitale Gebrauchsanleitungen können über den DPP bereitgestellt werden. Statt nach der passenden Version zu suchen, führt der Produktpass zum richtigen Produkt.
• Montage und Inbetriebnahme vorbereiten: Sofern die produktspezifischen Anforderungen entsprechende Angaben vorsehen, können technische Spezifikationen, Anschlussinformationen oder Hinweise zur Inbetriebnahme verfügbar sein.
• Komponenten und Zubehör besser zuordnen: Strukturierte Produktinformationen können dabei helfen, passende Bauteile und Zubehör eindeutig zu identifizieren.
• Weniger Suche in unterschiedlichen Herstellerportalen: Gerade Betriebe, die Produkte vieler Hersteller installieren, erhalten einen standardisierten Zugang zu relevanten Produktinformationen.

3.2. Der Produktpass wächst mit

Spannend ist auch, dass der Informationsumfang des DPP keineswegs statisch ist, sondern in gewissen Fällen ergänzt werden kann. Die ESPR sieht klar vor, dass für einzelne Produktgruppen festgelegt werden kann, welche Akteure Daten im Produktpass aktualisieren und welche Informationen sie ergänzen dürfen oder sogar müssen. Für einen SHK-Servicebetrieb könnte das zukünftig beispielsweise relevant werden, wenn bei einer Reparatur:

• wichtige Bauteile ausgetauscht werden.
• technische Veränderungen vorgenommen werden.
• bestimmte Reparaturen dokumentiert werden.
• andere für den weiteren Lebenszyklus relevante Informationen entstehen.

Ob und welche Wartungs- oder Reparaturdaten bei Wärmepumpen tatsächlich verpflichtend im DPP fortgeführt werden müssen, ist aktuell noch nicht festgelegt.

4. Der Digitale Produktpass und SHK-Handwerkersoftware

Für Serviceunternehmen, die bereits mit einer professionelle SHK-Software arbeiten, könnte der DPP - je nach verwendeter Lösung - weitere Vorteile mit sich bringen.

Softwarelösungen wie mfr® ermöglichen es bereits, digitale Anlagenakten mit Produktinformationen wie technischen Daten und Wartungshistorien direkt an den entsprechenden Einsatzorten zu hinterlegen, sodass Techniker während ihrer Auftrage alle wichtigen Informationen per Klick (oder per QR-Code-Scan) einsehen können. Bearbeitungshistorien werden mit jedem Auftrag automatisch fortgeschrieben und sicher im System gespeichert, ohne dass für den Techniker Mehrarbeit entsteht.

4.1. Informationen aus dem DPP in die Software integrieren

Genau in dieser Hinsicht wird der DPP interessant, denn er kann im Idealfall zu einer zusätzlichen Datenquelle für die bereits genutzte Serviceplattform werden. Die technische Ausrichtung des DPP legt eine solche Datenintegration sogar nahe: Seine Daten sollen auf offenen Standards basieren und – soweit vorgesehen – strukturiert, maschinenlesbar und über interoperable Systeme übertragbar sein.

Das bedeutet, dass im DPP hinterlegte Produktinformationen wie Hersteller, Modell, eindeutige Produktkennung oder technische Daten perspektivisch direkt in die digitale Anlagenakte übernommen werden könnten, ohne dass sie manuell eingetippt werden müssen. Welche Felder tatsächlich verfügbar sind und wie eine solche Integration technisch umgesetzt werden kann, hängt natürlich auch hier vom jeweiligen DPP und den verfügbaren Schnittstellen ab.