Digitale Unterschrift im Handwerk: Für perfekte Abschlüsse

Mit der digitalen Signatur steht und fällt das Versprechen des papierlosen Büros. Betriebe, die ihre Arbeitsprozesse vollumfänglich automatisieren möchten, sollten daher bei der Software-Wahl darauf achten, dass papierlos auch wirklich papierlos heißt. Denn: Nichts ist ärgerlicher als glatt laufende Prozesse, deren Potenzial durch ineffiziente Abschlüsse ausgebremst werden.

Genau das passiert häufig: Softwarelösungen stellen Kernfunktionen wie Einsatzplanung oder automatische Rechnungsstellung in den Mittelpunkt, sparen aber kleinere Tools wie Offline-Funktion oder eben die digitale Kundenunterschrift aus. Wenn Serviceberichte aber erst exportiert, dann per E-Mail versendet, analog unterschrieben, wieder eingescannt und anschließend weitergeschickt werden müssen, kann von Digitalisierung kaum mehr die Rede sein.

In diesem Blog schauen wir uns die digitale Unterschrift etwas genauer an. Wir zeigen, was rechtlich gilt, worauf Handwerker achten müssen und welche Vorteile des bietet, wenn Kunden digital unterschreiben.

Digitale Unterschrift – Grundlegendes

Die digitale Unterschrift ist eine elektronische Signatur, die als rechtsgültiger Ersatz für eine handschriftliche Unterschrift dient. Sie ermöglicht eine schnelle, sichere und effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen, was insbesondere im Handwerk und Servicebereich Arbeitszeiten deutlich verringern kann. Digitale Signaturen reduzieren Papieraufwand, erleichtern die Archivierung und ermöglichen eine vollständig Dokumentation von Aufträgen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die digitale Unterschrift unterliegt in Deutschland und der EU klaren gesetzlichen Regelungen. Zentral ist hier die 2016 in Kraft getretene eIDAS-Verordnung, die drei Arten digitaler Signaturen unterscheidet:

1. Einfache elektronische Signatur (EES) – z. B. eine eingescannte Unterschrift oder eine digitale Eingabe auf einem Tablet. Diese ist rechtlich zulässig, hat aber eine geringere Beweiskraft.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – erfordert eine eindeutige Identifikation des Unterzeichnenden und eine Verschlüsselung. Sie bietet eine höhere Sicherheit und Beweiskraft.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – die höchste Sicherheitsstufe, die nur mit einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdienstanbieters (z. B. D-Trust, SwissSign) erstellt werden kann. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen rechtlich gleichgestellt.

Digitale Unterschrift im Handwerk

Handwerker, die sich vom Papierkram lösen und auf eine digitale Signatur umsteigen wollen, sollten folgende Punkte im Auge behalten.

Rechtsgültige Grundlagen

Für die meisten Geschäftsvorgänge im Handwerksbereich genügt die einfache und fortgeschrittene Signatur. Die qualifizierte Singnatur wird im alltäglichen Geschäftsprozess selten benötigt.

Praktische Umsetzung

Um die digitale Unterschrift in den Arbeitsalltag zu integrieren, können Handwerksbetriebe auf Software oder Apps zurückgreifen, die das digitale Unterschreiben auf Smartphones oder Tablets ermöglichen. Cloudbasierte Lösungen sind dabei von Vorteil, da sie den Zugriff auf Dokumenten von überall aus ermöglichen.

Herausforderungen und Besonderheiten

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Handwerksbetriebe auf die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) achten. Hier sollte bereits bei der Wahl der Software bzw. der App darauf geachtet werden, inwieweit der Anbieter für den Schutz der Daten sorgt.

Auch die Wahl der passenden Software fällt nicht immer leicht, da es viele Anbieter gibt, die ähnliche Versprechungen machen. Hier helfen Vergleiche und Kundenrezensionen.

Eine weitere Herausforderung kann die Integration in bestehende Prozesse darstellen. Denn wichtig ist, dass die digitale Unterschrift in die gesamte Digitalisierungsstrategie des Handwerksbetriebs eingebunden wird.

Digitale Unterschrift in der Digitalisierung

Wenn Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren und auf Vordermann bringen, bedeutet das in erster Linie, dass aus vielen Teilprozessen ein organischer Gesamtprozess wird. Bedeutet: Einzelne, bislang separat voneinander laufende Schritte werden genau aufeinander abgestimmt, so dass sie möglichst nahtlos ineinandergreifen.

Die Vorteile klarer Arbeitsprozesse liegen auf der Hand: Zeiteinsparung, mehr Effizienz, höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Planungssicherheit sowie eine sichere Positionierung am Markt, die auch langfristig Bestand hat und nicht von der nächsten Schwankung eingerissen wird.

Wo viel Mechaniken ineinandergreifen, kann aber auch vieles übersehen werden. Wie weiter oben bereits angedeutet, sind nicht nur die Kernprozesse, sondern auch die vor- und nachbereitenden Abläufe wichtig, wenn es um Digitalisierung und Automation geht. Hier kommt - neben anderen Tools - die digitale Unterschrift ins Spiel. Fehlt diese, werden viele Vorteile verspielt.

Heißt im Klartext: Die beste Ressourcen-, Einsatz- und Routenplanung, die saubersten Arbeitsprozesse beim Kunden vor Ort werden hinfällig, wenn am Ende der digitalen Reise Stift und Papier warten.

Digital unterschreiben in mfr®

Die Digitale Signatur als Teil einer umfassenden Digitalisierung ist vor allem dort von Vorteil, wo Handwerker im Außendienst unterwegs sind und Wartungen oder Reparaturen bei Kunden vornehmen. Wie ein nahtloser Prozessablauf mitsamt abschließender digitaler Kundenunterschrift aussehen könnte?

Ein Beispiel aus der mfr-Praxis

• Der Servicetechniker erhält seinen digitalen Auftrag direkt auf sein Tablet oder Smartphone.
• Neben allen auftragsspezifischen Informationen und Dokumenten enthält der Auftrag auch eine digitale Checkliste, die der Techniker vor Ort schrittweise abarbeitet.
• Erledigte Arbeitsschritte werden dabei direkt abgehakt, was in Echtzeit mit dem Büro synchronisiert wird, so dass auch der Innendienst immer auf dem neusten Stand ist.
• Sind alle Schritte abgearbeitet, unterschreibt der Kunde digital in der App. Aus der Checkliste wird dann per Knopfdruck ein Servicebericht erstellt, der direkt als PDF-Format exportiert werden kann.
• Der Servicebericht enthält eine Übersicht der erledigten Arbeitsschritte sowie die Unterschriften des Technikers und des Kunden.
• Ein weiterer Klick, und der Bericht wird per Mail an den Kunden geschickt. Im Büro wurde er währenddessen automatisch gespeichert, so dass er später problemlos an die digitale Rechnung gehängt werden kann.

Digital unterschreiben, Erstlösungsrate erhöhen

Nicht selten müssen Techniker Zwischenberichte erstellen, um den Fortschritt ihrer Einsätze dem Kunden und dem Unternehmen gegenüber transparent zu machen. Auch hier ist die digitale Unterschrift von großem Wert und spart Zeit, die mit der Vorbereitung und Digitalisierung analoger Unterlagen einhergeht.

Kann der Servicebericht in wenigen Sekunden unterschrieben, exportiert und weitergeleitet werden, spart man nicht nur Arbeitszeit und Fahrtwege, sondern erhöht zugleich auch die Erstlösungsrate und vermeidet somit Folgetermine. Das wiederum sorgt für zufriedene Kunden.

Fazit - Ein Muss im Handwerk

Die digitale Kundenunterschrift ist in modernen Softwarelösungen für Handwerks- und Servicebetriebe ein Muss – nicht nur ein nettes Extra, sondern eine notwendige Funktion, die sicherstellt, dass die Automatisierungspotenziale anderer Tools vollständig genutzt werden und Arbeitsabläufe effizient und sauber abgeschlossen werden.

Handwerksbetriebe und Serviceunternehmen sollten bei der Wahl ihrer Software daher nicht nur auf die Optimierung der Kernprozesse achten, sondern auch kleinere Anwendungen wie Offline-Funktion und digitale Kundenunterschrift im Blick behalten.

Durch die digitale Signatur sparen Techniker wertvolle Zeit, steigern ihre Erstlösungsrate und vermeiden unnötige Folgetermine. Das führt zu mehr Einsätzen und letztlich zufriedeneren Kunden.